Konferencja prasowa - krok po kroku

Spotkanie z mediami
Czasem sam kontakt  z mediami za pomocą informacji prasowej nie wystarczy. Jeśli mamy super newsa, która zainteresuje duże grono społeczeństwa, czyli też duże grono mediów warto zastanowić się nad zorganizowaniem spotkania z mediami. Może ono przyjąć różne formy od śniadania prasowego, przez briefing aż po tradycyjną konferencję prasową. Forma spotkania zależy od kalibru newsa jaki mamy do przekazania.

Krok 1 – planowanie konferencji
Na tym etapie zastanawiamy się nad tym jak sformułować przede wszystkim temat konferencji i jej główne przesłanie., czyli z jakim przekazem mają wyjść media z naszej konferencji.

Co jest interesujące dla mediów?

NEWS

Jak już określimy temat przystępujemy do sprecyzowania kto zabiera głos podczas konferencji, na jakich mediach nam zależy, kogo zamierzamy zaprosić, robimy listę rankingową miejsc stosownych do konferencji, planujemy catering. Na koniec przygotowujemy budżet konferencji – czyli ile to wszystko będzie nas kosztować i czy nas na to stać.

Ta część konferencji jest najważniejsza i najmniej kosztowna. Na papierze szacujemy zyski i koszty. Dopiero po takim zaplanowaniu podejmujemy decyzje o organizacji lub zaniechaniu konferencji.

Krok 2 – przygotowanie konferencji
Po pierwsze wyznacz termin konferencji. Przejrzyj dostępne kalendaria. Upewnij się, że w tym samym czasie nie będzie odbywać się konferencja o podobnej tematyce.
Następnie zdecyduj się na konkretne miejsce. Ważne, by :

Przygotuj scenariusz konferencji
Rozpisz role dla każdego występującego, prowadzącego Uwzględnij czas trwania każdego filmu bądź wystąpienia – przygotuj tzw. minutownik.  Zaplanuj czas na pytania dziennikarzy oraz odpowiedzi prelegentów.

Materiały prasowe
Napisz informację prasową. Na płycie lub pen drive wgraj analizy, tabele, wykresy, zdjęcia, materiały audiowizualne oraz logo firmy lub projekty zarówno w wersji podglądowej (jpg) jak i do druku (eps). Pamiętaj, że wszystkie materiały muszą być w najwyższej jakości nadającej się do emisji lub druku. Pamiętaj, że wolno Ci zamieścić tylko te materiały, do których posiadasz prawa autorskie, czyli zgodę autora na publikacje.
Przygotuj listy mediów, na których dziennikarze obecni na konferencji będą mogli się wpisać. Pamiętaj o naczyniu na wizytówki.  Te namiary przydadzą ci się, gdy będziesz przygotowywać monitoring po konferencji i organizować następną konferencję.

Krok 3 – próba generalna
W tym etapie skoncentruj się na przećwiczeniu konferencji i wyłapaniu ewentualnych słabych stron konferencji. Dzięki temu będziesz mieć możliwość zwrócenia szczególnej uwagi na te właśnie momenty i zminimalizowanie ryzyka poniesienia porażki. Warto w tym etapie przećwiczyć wystąpienie głównego mówcy, sprawdzić  tezy wystąpienia, puścić prezentację, sprawdzić nagłośnienie. Próba powinna odbyć się na tyle wcześnie by była możliwość wprowadzenia korekt – najczęściej jeden dzień przed konferencją jest wystarczający. Choć zdarzają się sytuacje ekstremalne, gdy konferencje organizuje się w ciągu kilku godzin, wówczas ryzyko jest bardzo duże. Oczywiście, jeśli to możliwe zaleca się planowanie konferencji ze stosowanym wyprzedzeniem.

Krok 4 – konferencja
Zawsze konferencje rozpoczynamy od powitania i podziękowania za przybycie . następnie należy przedstawić głównych osób oraz określić cel i przedstawić program spotkania. Następnie postępować zgodnie ze scenariuszem, który został przygotowany w kroku nr 3

Krok 5 – działania pokonferencyjne
Po konferencji należy przygotować monitoring mediów, czyli sprawdzić co ukazało się w mediach po naszej konferencji. Tę usługę można zlecić wyspecjalizowanej firmie lub przygotować na podstawie listy mediów obecnych na konferencji.  Następnie przygotuj raport, spisz rzeczy które bardzo dobrze się udały i wyłap niedocięgnięcia. Lista mocnych i słabych stron pozwoli na uniknięcie powtórzenia tych samych błędów przy kolejnych konferencjach.

tel. kom.  0509-216-076  e-mail: j.gaj@justpr.pl skype:justynagaj1
03-707 Warszawa ul.Floriańska6/B8 www.justpr.pl