Czy patrząc na przedstawicieli polskiego biznesu, można powiedzieć, że umiejętność prowadzenia prezentacji jest powszechna?
Można powiedzieć, że kompetencje związane z wystąpieniami publicznymi i przedstawianiem
różnego rodzaju prezentacji, w tym autoprezentacji, nie są raczej powszechne w naszym społeczeństwie, także wśród przedsiębiorców i menedżerów. Takie uogólnienie jest oczywiście krzywdzące dla wielu jednostek. Ale faktycznie zauważa się w Polsce niższy poziom kompetencji w tym zakresie niż na przykład w Stanach Zjednoczonych. Tam już dzieci mają w szkołach kursy public speaking. Oswajają się z wystąpieniami publicznymi – jak wiadomo dość stresującymi. Nabyte w szkole kompetencje są w dorosłym życiu dalej szlifowane, co sprawia, że ludzie mówią lepiej. W naszym kraju takich rzeczy szkoła nie uczy, ani średnia, ani wyższa.
Wyjaśnijmy sobie na początek, co to w ogóle jest wystąpienie publiczne. Większości z nas kojarzy się to z wyjściem przed tłum widzów.
Tak, istotnie, pierwsze skojarzenie to duże audytoria – co najmniej kilkunasto-, kilkudziesięcioosobowe lub nawet większe. Ale tak być nie musi. Zawsze gdy mówimy do dwóch, trzech lub więcej osób i chodzi nam o jasny i przekonujący przekaz służący określonym celom, występujemy publicznie.
Jak się w takim razie dobrze przygotować?
Przygotowanie do wystąpienia publicznego to absolutna podstawa. Podstawa, o której niestety rzadko się pamięta. Co ciekawe, zapominają o niej nie ci, którzy przygotowują pierwsze prezentacje. Oni z nerwów przygotowują się lepiej lub chociaż się starają. Ten grzech popełniają najczęściej rutyniarze, za bardzo polegający na swoim doświadczeniu. A plan jest wręcz koniecznością, gdy bardzo nam zależy na osiągnięciu celu i jeśli chcemy wybrnąć z każdej opresji, w jaką możemy podczas wystąpienia wpaść. Eisenhower pięknie powiedział, że plan i tak zawsze wyrzuca, najistotniejsze jest samo tworzenie planu, czyli planowanie. Właśnie planując, zbieramy najwięcej potrzebnych danych, zestawiamy je i analizujemy, obmyślamy różne wersje, składamy wszystko w logiczną całość, zastanawiamy się, co może nam pomóc, jakich możemy użyć argumentów i tak dalej, i dzięki temu przygotowujemy się lepiej. I gdy podczas prezentacji zaskoczą nas nietypowe pytania czy sytuacje, będziemy mogli z nich wybrnąć z większą gracją i refleksem.
Co powinien zawierać plan?
Trzeba przede wszystkim stworzyć ramowy plan wystąpienia: czyli zdecydować o czym, w jakiej kolejności i jak długo chcemy mówić, jak to powiedzieć, czym poprzeć swoje tezy, co chcemy pokazać, zademonstrować i tak dalej. Ale przede wszystkim trzeba się zastanowić nad tym, do kogo będziemy mówić i co chcemy osiągnąć. Tak, cele są najważniejsze! Zarówno w wymiarze informacyjnym, jak i wizerunkowym. Tymczasem z moich obserwacji wynika, że brak jasności co do tego, jaki jest cel wystąpienia, jest kolejnym bardzo powszechnym grzechem prowadzących prezentacje. Brak celu sprawia, że przekaz przestaje być spójny, logiczny, a więc jasny dla odbiorców. Co gorsza, przekaz ten zaczyna się rozmywać, bo prezenter chce powiedzieć o wszystkim. Wszystko jest dla niego ważne. A gdy tak jest, odbiorcy powoli się wyłączają lub skupiają na pojedynczych, mniej ważnych dla prezentującego wątkach. Audytorium widzi i słyszy, ale nie wie, czemu służy to, co widzi i słyszy. I tylko od zdolności oratorskich prezentera zależy wówczas, czy audytorium wytrwa do końca. A zatem decyzja, co ma być kręgosłupem prezentacji, jest na początku najważniejsza.
PRZECZYTAJ TAKŻE: W 20 sekund do sukcesu, czyli jak stworzyć elevator pitch?
Czy prawdą jest, że powinniśmy się skupiać na maksymalnie trzech głównych przesłaniach?
Tak, zgadza się. Uważam, że główne przesłanie powinno być jedno, ale oczywiście znając realia, wiem, że często musi ich być więcej. Audytorium może przyjąć i zapamiętać maksimum trzy.
Tak byłoby najlepiej i dla odbiorców, i dla prowadzącego.
Jedno, dwa przesłania pozwalają się trzymać tematu i dobrze dobrać treść, argumenty, wykresy, zestawienia, przygotować odpowiednią liczbę slajdów. Nie wiem, na czym się opierają nadto optymistyczne założenia prezenterów, że mając na wystąpienie pół godziny i dziesiątki, a czasem nawet setki slajdów, z powodzeniem można wszystko przekazać. Wtedy nie mamy już do czynienia z profesjonalną prezentacją, w której chodzi o ciekawy i jasny przekaz. To raczej swego rodzaju galop po slajdach, za którym tylko sam prezenter nadąża. A i to nie zawsze.
No dobrze. Mamy tylko jedną szansę, by zrobić dobre pierwsze wrażenie. Jak powinniśmy w takim razie zacząć?
Przede wszystkim chcę powiedzieć, że należy przestać myśleć o tym, jak się wypadnie. Myślenie o tym często paraliżuje. I może to być widać.
Na przykład trzęsące się ręce.
Tak. Zaplanowanie prezentacji, o czym już mówiliśmy, to pierwsza rzecz, jaką należy zrobić, żeby ograniczyć tremę i zrobić dobre pierwsze wrażenie. Druga bardzo ważna rzecz to postawa: głowa odpowiednio wysoko uniesiona, nie za wysoko. Należy ją trzymać prosto i szeroko otworzyć oczy, ale nie wybałuszać. Szeroko otwarte oczy i pogodna twarz oznaczają, że człowiek jest zadowolony. Robi to dobre wrażenie, bo w ten sposób okazujemy spokój i pozytywne nastawienie do audytorium, do tematu, i wreszcie do samego siebie.
Problemem może się okazać się utrzymanie na sobie uwagi publiczności. Jesteśmy na scenie, zaczęliśmy, i co dalej? Co zrobić, by nas słuchali?
Tak, utrzymanie na sobie uwagi audytorium to rzeczywiście problem. Zwłaszcza gdy słuchacze nie są zainteresowani tematem, nieszczególnie ich on dotyczy, a do wysłuchania prezentacji są właściwie zmuszeni. Ale badania andragogiczne wykazują, że nawet gdy warunki nie są tak trudne, i tak w pewnym momencie publiczność przestaje słuchać, bez względu na to, jak i o czym mówca mówi.
Co możemy wtedy zrobić? Bo przecież nie będziemy tańczyć.
To rzeczywiście byłoby ciekawe. Ale jeśli mamy się trzymać mniej szokujących metod, polecam przede wszystkim przerywniki. Najbardziej bezpiecznym przerywnikiem, który zawsze polecam, są ciekawostki i przykłady. I są bezpieczne. Z kolei dowcip, często polecany, nie jest już tak bezpieczny. Choć, rzecz jasna, dobrze dostosowany do audytorium, tematu i nastroju chwili, a także naturalnie podany działa bardzo dobrze.
No tak, i na pewno musi być śmieszny. A co w takim razie ze środkami wizualnymi? Jakieś zdjęcia, filmy?
Tego typu środki bywają bardzo pomocne. Szczególnie popularny jest dzisiaj w Polsce PowerPoint, używa się go wręcz powszechnie. Chciałbym natomiast mocno podkreślić, że inne środki, różnego rodzaju rekwizyty, to także cenna pomoc – i warto o nich pomyśleć. Świetnie przyciągają uwagę, a stosuje się je rzadziej.
Wspomniałeś już o spojrzeniu i głosie. Chciałabym do tego wrócić. Jakie są podstawowe zasady bycia na scenie, czyli właśnie operowania głosem, gestem, spojrzeniem?
Bardzo istotny jest kontakt wzrokowy z publicznością. Należy patrzeć na możliwie wiele osób. Jeśli słuchaczy jest mniej, można, a nawet trzeba patrzeć na wszystkich. Jeśli słuchaczy jest kilkudziesięciu, nie można oczywiście patrzeć na wszystkich, ale należy wówczas ogarniać wzrokiem całe audytorium, skupiając się na wybranych osobach. Utrzymywanie kontaktu wzrokowego ze słuchaczami świadczy o pewności mówcy i mocniej przykuwa uwagę słuchaczy. Niestety zbyt wiele osób zbyt często patrzy głównie na swoje slajdy albo co gorsza w podłogę lub
w przestrzeń.
A gesty?
Gesty, gesty. Tak, wspomnijmy jeszcze o ruchu. Ruchy są jak najbardziej wskazane, ale tylko spokojne i przeplatane chwilami bezruchu. Nie chodzi o to, żeby cały czas miarowo chodzić: lewo, prawo, lewo, prawo czy przód, tył, przód, tył. To nie robi dobrego wrażenia, a poza tym rozprasza słuchaczy. Dobrze jest zmieniać co jakiś czas miejsce, aby zwiększyć dynamikę wystąpienia i zbliżać się do różnych osób. Oczywiście gesty także są ważne. Cała mowa ciała jest ważna. Gesty, mimika twarzy, postawa. To wszystko mocno wpływa na siłę i wydźwięk przekazu. Zwłaszcza kiedy mówimy o ważnych rzeczach, powinniśmy stać na obydwu nogach, w lekkim rozkroku, równomiernie rozkładać ciężar ciała, trzymać głowę prosto, spokojnie i spójnie gestykulować.
Stanie na dwóch nogach to taka solidna postawa.
Dobrze powiedziane. Solidna postawa. Gdy mówimy o ważnych rzeczach, powinniśmy solidnie wyglądać.
Czyli my, nasze ciało jest poparciem dla słów.
Absolutnie tak. I właśnie ta zgodność, nazywana fachowo kongruencją lub po prostu spójnością komunikacyjną, jest absolutną podstawą wiarygodnego przekazu. Warto pamiętać, że ludzie podświadomie odczytują mowę ciała i jeśli się ona zgadza z tym, co mówimy, są bardziej skłonni nam wierzyć. W przeciwnym razie, gdy gesty przeczą słowom, wiarygodność mówcy spada.
No dobrze. Na zakończenie opowiedzmy o tak zwanych przegadanych slajdach. To najczęstsza bolączka wszelkich konferencji. Chodzi o niemieszczenie się w zaplanowanych piętnastu minutach.
Istotnie. To wielki problem, ale zaczyna się on już na etapie planowania.
Wiemy, że prezentacja ma trwać piętnaście minut. Jak przygotować się do tego, by się zmieścić w tym czasie?
Jeżeli mamy piętnaście minut, najlepiej od razu przygotować wystąpienie na dziesięć. Zostawienie marginesu to bardzo dobry pomysł. Tworzy wrażenie profesjonalizmu. A ile slajdów przygotować? No cóż, bardzo ogólnie rzecz ujmując, polecam jeden na dwie, trzy minuty. Oczywiście zależy to od tego, co slajdy przedstawiają. Jedno jest pewne: nie może ich być dużo więcej, niż mamy minut.
***
Mariusz Trojanowski, ekspert do spraw sztuki prezentacji i kreowania wizerunku, adiunkt w Katedrze Marketingu Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego.
***
Wywiad pochodzi z książki Olgi Kozierowskiej Sukces Pisany Szminką.
