Jak powiedział Albert Einstein, znamy tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić. Co zatem zrobić, by mieć tego czasu więcej?
Ja bym zaczęła od tego, że nie jest prawdą, że my tego czasu mamy za mało. Czasu mamy moim zdaniem wystarczająco dużo. Problemem, z którym się borykamy, jest to, że nie potrafimy z niego dobrze korzystać. To trochę tak jak z kapiącym kranem: niby woda nie płynie, ale na rachunku widzimy, ile jej straciliśmy. Podobnie jest z czasem. Doba jest wystarczająco długa, byśmy mogli zrobić bardzo wiele rzeczy. Ale ponieważ nie potrafimy dobrze planować, czas gdzieś nam umyka i stąd poczucie, że mamy go za mało.
Jak to się zatem dzieje, że jednym czasu starcza, a inni narzekają, że go nie mają?
Wynika to z tego, że jedni umieją zarządzać sobą w czasie, a inni tego nie potrafią. Proszę zwrócić uwagę na ważną rzecz: powszechnie się uważa, że można zarządzać czasem. Ja jednak sądzę, że czasem nie da się zarządzać. Można natomiast zarządzać sobą w czasie. I niektórzy radzą sobie z tym świetnie, ponieważ planują, inni natomiast działają bardzo spontanicznie, ad hoc, i dlatego czasu im brakuje.
Jaki procent czasu w ciągu dnia powinniśmy planować? Bo rozumiem, że stu procent się po prostu nie da.
Pytanie, czy rzeczywiście się nie da. Ludzie boją się planować. Myślą, że jeśli coś zaplanują, to staną się niewolnikami kalendarza, swojego planu. Jest wręcz przeciwnie. Jeżeli dobrze zaplanujemy dzień, tylko część czasu przeznaczymy na to, co zaplanowaliśmy, i dzięki temu zostanie nam jeszcze bardzo dużo czasu na inne, przyjemniejsze rzeczy. Jeśli będziemy wiedzieć, ile zadań nas czeka, łatwiej nam będzie się zmobilizować, by zrealizować je w określonym czasie. Mniej czasu stracimy na niepotrzebne przygotowywanie się, odkładanie na później. Ponieważ będziemy wiedzieć, co mamy do zrobienia, będziemy mogli to zrobić szybciej, nie tracąc czasu na zastanawianie się, czym by się tu teraz zająć, co zrobić w następnej kolejności.
A jak sobie radzić z tak zwanymi gorącymi kartoflami, których nie można przewidzieć, ale którymi trzeba się zająć?
To już kwestia priorytetów. Często bywa tak, że w pracy mamy wiele własnych, jak pani powiedziała, gorących kartofli, a jednocześnie, ponieważ ktoś stale podrzuca nam nowe, czujemy się w obowiązku od razu je złapać i się nimi zająć. Jeśli mamy plan, jeśli wiemy, co mamy do zrobienia, nie będziemy łapać kolejnych gorących kartofli.
Czyli musimy być asertywni.
Tak, asertywni i świadomi tego, co robimy. Bo często bywa tak, że wiemy, że mamy dużo do zrobienia, ale bez planu, na szybko nie potrafimy tego zobaczyć i przekonać o tym przełożonego, więc przyjmujemy kolejne obowiązki. Jeśli mamy plan i wiemy, co po kolei robić, łatwiej nam powiedzieć: „OK, chętnie zrobię jeszcze to, ale teraz zajmuję się inną bardzo pilną sprawą. Proszę zdecydować, co jest ważniejsze, czym mam się zająć w pierwszej kolejności”. Dzięki temu mamy szansę nie dopuścić do tego, żeby tych pilnych obowiązków mieć więcej niż czasu.
Czy w zarządzaniu sobą w czasie mogą nam pomóc jakieś techniki, narzędzia? Czy podstawą jest kalendarz?
To nie musi być skomplikowane narzędzie. Musi nam być w miarę łatwo z niego korzystać. To może być zwykły kalendarz albo kartka, na której na przykład rano albo wieczorem, w zależności od tego, jak nam wygodniej, będziemy zapisywać, co mamy do załatwienia. Planowanie pozwala wszystko kontrolować. I tu dochodzimy do dwóch ważnych zasad, których powinniśmy przestrzegać przy planowaniu. Pierwsza to reguła 60/40. Mówi ona, że nie należy planować całego czasu, jaki mamy do dyspozycji, a jedynie jego sześćdziesiąt procent. Pozostałe czterdzieści procent to wszelkie sytuacje, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć, a do których może dojść, kiedy wykonujemy jakieś zadanie, i które mogą opóźnić jego wykonanie.
Czyli pierwsza reguła to 60/40. A druga?
Druga to tak zwana reguła Parkinsona. Chodzi o to…
Przyznam, że nazwa brzmi strasznie.
Brzmi strasznie, ale chodzi tylko o to, żeby każda czynność trwała tyle czasu, ile na nią przeznaczymy. Dotyczy to oczywiście tych rzeczy, na które mamy wpływ. Jeśli na przykład zaplanujemy, że zebranie ze współpracownikami potrwa godzinę, to podświadomie będziemy robić wszystko, żeby właśnie tyle trwało, nawet jeżeli po półgodzinie wyczerpiemy temat. Jest tak dlatego, że nie lubimy się mylić i chcemy we własnych oczach być mistrzami planowania. Dlatego planując, trzeba pamiętać po pierwsze o regule 60/40 i nieprzewidzianych sytuacjach, które mogą nam zakłócić pracę, a po drugie o regule Parkinsona, czyli o tym, żeby umieć kończyć przed czasem, bez poczucia porażki, z satysfakcją, że zostało nam kilka wolnych chwil.
Podsumowując, pewna elastyczność jest wskazana.
Zdecydowanie tak.
Kobiety często przyjmują na siebie wiele obowiązków, łączą kilka ról życiowych. Jak sobie radzić z tyloma wyzwaniami? Czy rozwiązaniem może być przekazywanie innym obowiązków?
Przede wszystkim apelowałabym do pań, które decydują się na pracę zawodową, żeby nie miały poczucia, że wszystkie domowe obowiązki są ich obowiązkami. To, że kobietom udało się wyjść z domu i podjąć pracę zawodową, sprawiło, że spadły na nie dodatkowe obowiązki, a nie straciły dotychczasowych, to jest obowiązku opiekowania się dziećmi, domem, gotowania, prasowania, robienia zakupów… A doba się nie wydłużyła.
Ostatnio, rozmawiając z kimś, usłyszałam, że przyszedł czas, by kobiety były nie tylko dobrymi menedżerkami domu, ale by prowadziły własne firmy, pracowały zawodowo, zarabiały pieniądze. To by oznaczało, że mamy robić wszystko, a chyba nie o to współczesnej kobiecie chodzi.
Nie, zdecydowanie nie o to. Dlatego niezwykle ważne jest, by współczesna kobieta umiała dzielić się obowiązkami z partnerem, z dziećmi. I niekoniecznie chodzi o przerzucanie obowiązków. W moim odczuciu oznacza to, że to ja za coś odpowiadam i w określonej sytuacji zlecam wykonanie tego zadania komuś innemu. W dobrze funkcjonującym domu każdy powinien mieć swoje obowiązki i wykonywać je bez konieczności przypominania o tym. Powinien czuć, że za coś odpowiada. Jeżeli kobieta bierze odpowiedzialność za wszystko, musi się liczyć z tym, że to ona będzie musiała pilnować, żeby zadania zostały wykonane. A przecież powinno jej zależeć na tym, żeby się pozbyć pewnych obowiązków, a wolny czas poświęcić sobie. Myślę, że wiele kobiet nie ufa swoim partnerom na tyle, by powierzyć im pełną odpowiedzialność za dane czynności. Wtrącają się, sprawdzają, czy wszystko jest zrobione na czas, a tym samym zdejmują z partnerów odpowiedzialność. Weźmy banalny przykład – śmieci: jeżeli ustalimy z partnerem, że to on będzie je wyrzucał, to nie powinnyśmy co chwila zaglądać do kosza i przypominać, że jest pełny. Jeśli tak robimy, partner zwalnia samego siebie z obowiązku kontrolowania tego, a my mamy poczucie, że jak zwykle wszystko jest na naszej głowie. Jeżeli będziemy potrafiły oddać część obowiązków innym i nie zamartwiać się, zyskamy czas dla siebie, na rozwijanie pasji, zainteresowań, na spotkania z przyjaciółmi. Proszę zwrócić uwagę, że bez względu na liczbę obowiązków niemal każda kobieta zawsze zdąży odebrać dziecko z przedszkola, zrobić zakupy, obiad. Czasu braknie jej dla siebie. Nie pójdzie do kosmetyczki, nie poczyta książki, nie spotka się z przyjaciółką. A to ważne sprawy w naszym życiu i musimy umieć znaleźć na nie czas. Zatem nie bójmy się dzielić obowiązkami z partnerem. Poradzi sobie.
PRZECZYTAJ TAKŻE: 7 nawyków, dzięki którym będziesz skuteczniejszy w życiu i w pracy
Zakłada pani, że partner to zrozumie, ale nieczęsto to się sprawdza. Jakich argumentów powinnyśmy zatem użyć, by podzielić domowe obowiązki sprawiedliwie?
Najprostszych. Oczywiście najłatwiej przeforsować taki podział na początku wspólnego życia, ale na zmiany nigdy nie jest za późno. Przede wszystkim potrzebna jest szczera rozmowa. Kobieta powinna uczciwie powiedzieć o tym, że jest jej trudno znajdować czas na wszystkie obowiązki. Następnie razem z partnerem powinni się zastanowić, jakie obowiązki mogą przerzucić na innych, a czym muszą się zająć sami. Wspomniała pani, że niewielu partnerów to rozumie. Owszem, są pewnie niereformowalni panowie, którzy nie czują potrzeby włączania się w prace domowe, niemniej najczęściej odpowiadają za to kobiety. Często się zdarza, że kobieta chce nie tylko, żeby jej mężczyzna coś w domu zrobił, ale również żeby to zrobił w określony sposób i koniecznie natychmiast. To może oczywiście budzić niechęć do współpracy. Jeżeli uważam, że mój partner myje naczynia nie dość dokładnie, to powinnam albo się z tym pogodzić, albo wziąć się do tego sama. My też wielu rzeczy nie potrafimy zrobić perfekcyjnie i nikt nam kołków na głowie o to nie ciosa. I jeszcze jedno: sprawiedliwy podział to nie zawsze pięćdziesiąt na pięćdziesiąt procent. Jeżeli będziemy chciały przerzucić na partnera na przykład gotowanie, podczas gdy on nie ma o tym zielonego pojęcia, nie możemy liczyć na sukces. Niech przy takich rozmowach towarzyszy nam jedna myśl: „Dzielę się obowiązkami z człowiekiem, którego kocham, i nie chcę mu dokuczyć. Robię to po to, żeby nam się żyło lepiej, nie gorzej.
Jakie są największe pułapki czasowe? Jak możemy sobie z nimi poradzić?
Najgroźniejszą pułapką jest brak planu. Działanie spontaniczne sprawia, że nie mamy świadomości, że czas przelatuje nam przez palce, dopóki ktoś się nie upomni o efekt naszej pracy. Żeby zapanować nad czasem, musimy się nauczyć rozpoznawać i radzić sobie z tak zwanymi pożeraczami czasu. Do najpowszechniejszych należą: rozmowy telefoniczne jako chwilowa odskocznia od pracy, mogą trwać kilkadziesiąt minut i wywołać lawinę kolejnych telefonów; sprawdzanie podczas pracy poczty elektronicznej (nie ma znaczenia, czy chodzi o konto prywatne,
czy służbowe), internet, gry komputerowe i tak dalej. Wpadamy w pułapkę również wtedy, gdy przeskakujemy z zadania na zadanie. Na przykład: piszę sprawozdanie, dzwoni telefon, odbieram go, zaczynam szukać papierów, o które mnie poproszono, idę je zanieść, po drodze mijam kuchnię, więc wracając, zaglądam tam, żeby sobie zrobić kawę. W kuchni włączam się do rozmowy o wakacjach, przypominam sobie, że miałam wysłać zapytanie do biura turystycznego, wracam do biurka, uruchamiam internet i tak dalej. A po trzech godzinach spanikowana uświadamiam sobie, że szef czeka na raport, który ledwo zaczęłam pisać. Aby nie dopuszczać do takich sytuacji, powinniśmy myśleć o tym, co robimy. Jeżeli piszę raport i to jest w tej chwili najważniejsze, nie powinnam odbierać telefonu. A jeżeli już to zrobiłam, powinnam powiedzieć, że zrobię to, o co mnie proszą, jak skończę to, co mam do zrobienia. To oczywiście trudne, zwłaszcza gdy robimy coś niezbyt przyjemnego. Wówczas chętniej łapiemy wszelkie okazje, by się zająć czymś innym. Pamiętajmy jednak, że to, co przerwaliśmy, będzie na nas czekało.
Mamy też skłonność do odwlekania. Odwlekamy wykonanie pewnych zadań, trudne rozmowy, przejście na dietę… Czy możemy jakoś z tym walczyć?
Jest jedna prosta metoda: uświadomić sobie, że to moje zadanie i że nikt tego za mnie nie zrobi. Im szybciej to zrobię, tym szybciej będzie efekt. To kwestia odpowiedzialności. Tak długo, jak będziemy się oszukiwać, że to nas nie dotyczy, że może się zdarzy cud, że problem sam się rozwiąże, będziemy odwlekać. Musimy sobie uświadomić, że nie lubimy być oszukiwani przez innych, więc i sami nie traktujmy siebie w ten sposób. Najlepszym sposobem na wewnętrznego lenia jest dorosłe podejście do sprawy. Jak już się przekonamy, że zdecydowanie chcemy coś zrobić, zaplanujmy to. Jeżeli to możliwe, zacznijmy od razu, na przykład zadzwońmy do osoby, z którą mamy odbyć trudną rozmowę, i umówmy się na spotkanie, wyszukajmy w internecie, gazecie, książce najlepszą dietę dla siebie albo spakujmy w reklamówkę wszystkie słodycze, jakie mamy w domu, i ofiarujmy je komuś. Chodzi o to, by zrobić ten pierwszy krok.
Szkoleń z zarządzania sobą w czasie jest mnóstwo, ale na to też trzeba mieć czas. Co możemy zrobić tu i teraz, by sobie pomóc? Poproszę o trzy złote zasady.
Po pierwsze weźmy odpowiedzialność za to, co mamy do zrobienia. Po drugie zróbmy szczegółowy plan pracy, pamiętając o regułach skutecznego planowania. Po trzecie wyznaczmy nagrodę za planowe wykonanie zadania, aby się zmotywować do działania. To naprawdę działa. Powodzenia!
***
Joanna Karpeta jest dyplomowaną trenerką i coachem. Ukończyła Stosunki Międzynarodowe na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Studium Psychologii Interakcji o specjalności Public Relations oraz Podyplomowe Studia Terapii i Treningu Grupowego na Uniwersytecie Warszawskim oraz Szkołę Trenerów Biznesu House of Skills.
Więcej na www.joannakarpeta.pl
***
Wywiad pochodzi z książki Olgi Kozierowskiej Sukces Pisany Szminką.
