Czym jest cloud computing?
Wielu z nas cloud computing mocno kojarzy się z IT, ale jego wprowadzenie do firmy nie oznacza wyłącznie zmian w obrębie technologii. Dla organizacji będzie to m.in. także zmiana sposobu wytwarzania i dostarczania, zarządzania danymi, kultury organizacyjnej, procesów czy modelu operacyjnego. Jak widać mówimy tu o szeroko pojętej transformacji, która znacznie wykracza poza obszar IT i obejmuje niemal całą organizację.
Co zatem ma robić lider transformacji, jeśli chce, żeby migracja do chmury okazała się sukcesem? Musi zachować się jak prawdziwy strateg, czyli po pierwsze jasno określić cele strategii, za którymi będzie podążać organizacja. Tu niezbędna jest komunikacja z interesariuszami z różnych obszarów organizacji i na każdym jej szczeblu. Trzeba też wziąć pod uwagę wszystkie aspekty transformacji, bo dopiero wtedy można ją w pełni zrozumieć i zobaczyć nowe możliwości, jakie ona daje.
Wiele zależy od organizacji
Pierwszym i jednym z największych wyzwań stojących przed liderem transformacji w obszarze cloud computing jest głębokie zrozumienie specyfiki organizacji, jej potrzeb, celów strategicznych i procesów biznesowych. Bez solidnej wiedzy na temat organizacji i jej dokładnej analizy ciężko będzie dostosować strategię wdrażania technologii chmury do jej unikalnych wymagań. Dlatego codzienność lidera to staranne badanie i analiza przedwdrożeniowa, która pozwoli mu poznać organizację „od podszewki”. Tu znów kluczowa jest współpraca z różnymi zespołami wewnątrz organizacji i przeprowadzenie wywiadów z najważniejszymi interesariuszami. W ten sposób lider ma szansę zidentyfikować najważniejsze obszary, które wymagają usprawnienia dzięki technologii chmurowej.
Zmiana i kultura organizacyjna to podstawa
Wdrażanie nowych technologii to dla organizacji transformacja, która oznacza nie tylko zmiany w systemach czy procesach, ale także w kulturze organizacyjnej. Rozmywają się struktury, hierarchie i zanika wiele z ich tradycyjnych funkcji. Kultura związana z technologią cloud computing oznacza też szersze spojrzenie na kwestie takie, jak np. bezpieczeństwo IT, klienci i szeroko pojęte dane. Przejście na model cloud computing wymaga, jak widać, nie tylko zmiany strategii, narzędzi i technologii, ale również, a może nawet przede wszystkim, zmiany kultury. A tu fundamentalne znaczenie mają cechy i kompetencje związane z nieszablonowym podejściem do rozwiązywania problemów i myślenie projektowe. Ważna jest też zmiana samych metod pracy. Trzeba odejść od zbędnej biurokracji na rzecz zwinności. Bardzo często transformacja chmurowa łączy się też ze zmianami w modelu operacyjnym, governance czy metodyce i organizacji pracy. Lider transformacji musi wspierać poszczególne osoby w implementacji tych zmian. Wielu pracowników opiera swoje codzienne działania na tradycyjnych metodach pracy. To z kolei może powodować opór wobec nowych rozwiązań i utrudniać transformację. Tworzenie programów szkoleniowych i świadczenie wsparcia na każdym etapie procesu wdrażania pomaga jednak zminimalizować ten opór. Lider powinien zatem mówić językiem korzyści i działać jako ambasador zmiany. Nie może zaniedbać komunikacji ani edukacji pracowników na żadnym etapie wdrażania cloud computingu.
Bez planu i monitorowania ani rusz
Lider transformacji musi też opracować dokładny plan wdrożenia chmury. Powinien uwzględnić w nim etapy, cele i wskaźniki sukcesu. Oczywiście ważne jest też to, by potem ten plan konsekwentnie realizować. A temu służy regularne monitorowanie postępów, weryfikacja osiąganych celów i dostosowywanie strategii w razie potrzeby. To niezbędne, aby utrzymać cały proces wdrażania na właściwej ścieżce.
Wszyscy muszą współpracować
Analiza przedwdrożeniowa, a później wdrożenie w organizacji technologii cloud computing nie dotyczą wyłącznie obszaru IT. Warto o tym pamiętać. Bardzo ważne jest zaangażowanie w zmianę osób z całej organizacji. Lider musi wejść w rolę „change managera”, który pokieruje zmianą. Wymaga to „burzenia silosów” i współpracy osób z wielu obszarów, trzeba więc odejść od standardowych funkcji i skupić się na realizacji wspólnych celów. Lider, jako planista i budowniczy, musi tak zbudować program bądź projekt, aby ta międzyobszarowa współpraca była efektywna i zaspokajała cele wszystkich interesariuszy. Budowanie rozwiązań musi być przy tym spójne i zgodne ze standardami. Żeby tak było, współpraca musi rozpocząć się już na bardzo wczesnym etapie. Dlatego właśnie lider transformacji powinien dobrze słuchać i mówić w wielu językach – biznesowym, prawniczym, technicznym, czy finansowym.
Łączenie kropek
Często słyszymy, że wdrażanie cloud w organizacji jest „IT driven”. Co to oznacza? W dużej mierze to zespoły IT stanowią silnik całej operacji. O ile jednak rzeczywiście wdrażanie chmury to w dużej mierze domena zespołów technicznych, to jednak finalne powodzenie migracji zależy też od tego, jak cała organizacja zaadoptuje się do zmian, które się z tym wiążą. Lider Transformacji musi więc patrzeć szerokokontekstowo – zawsze na „cały obrazek”. Spoczywa na nim odpowiedzialność za efektywne łączenie wielu wątków, zależności, zespołów i zagadnień, takich jak aspekty prawne, finansowe, procesowe etc.
Zgodność i regulacja – warto o tym pamiętać
Bardzo ważne dla transformacji chmurowej jest też oczywiście bezpieczeństwo danych i zgodność prawna. Oznacza to kolejne zadanie dla lidera. Musi on też być strażnikiem, który dba o to, aby przez cały czas toczyły się odpowiednie procesy analizy ryzyka czy bezpieczeństwa danych. Przy każdej migracji ma to ogromny wpływ na bezpieczeństwo całej organizacji. Wiele firm obawia się przenoszenia swoich danych do chmury właśnie ze względu na bezpieczeństwo i zachowanie prywatności. Lider Transformacji musi być przekonany, że dane organizacji będą odpowiednio zabezpieczone w zgodzie z prawem i zapewnić o tym innych.
Problemy? Szukajmy rozwiązań!
Wprowadzenie technologii chmurowej może oczywiście napotkać na problemy techniczne. Zdarzają się konflikty integracji, kłopoty z wydajnością aplikacji czy ze skalowalnością. Lider Transformacji musi takimi sytuacjami aktywnie zarządzać i rozwiązywać te problemy, a to wymaga współpracy z działem IT, dostawcami chmury i wewnętrznymi interesariuszami.
Ewangelizacja i mentoring czyli trzeba iść do ludzi
Skoro transformacja chmurowa dotyka w jakimś stopniu wszystkich w organizacji, to bez zrozumienia i akceptacji tej technologii przez pracowników trudno sobie wyobrazić jej skuteczne wdrożenie. A musimy pamiętać, że chmura to wciąż obszar mało rozpoznany, nawet przez osoby, które na co dzień pracują w IT. Dlatego lider powinien zadbać także o propagowanie wiedzy o chmurze i przede wszystkim o korzyściach, które wynikają z jej wprowadzenia. Oznacza to często także walkę z popularnymi mitami na temat chmury. Lider musi więc też zapewnić wystarczające szkolenia i edukację. To wszystko jest potrzebne, żeby pracownicy czuli się pewnie korzystając z nowych narzędzi i widzieli korzyści, jakie im to daje. Trzeba tu stosować wiele technik i narzędzi nie tylko zarówno do komunikacji one-to-one, jak i do szerszej komunikacji adresowanej do całej organizacji.
Zwinnie i elastycznie znaczy skutecznie
Mówiąc o zwinności mamy najczęściej na myśli tzw. metodyki zwinne. W transformacji chmurowej przez zwinność rozumiemy jednak raczej sposób radzenia sobie z szybko zmieniającym się otoczeniem. Lider transformacji to także change manager, który musi zmiany lubić, akceptować i odpowiednio na nie reagować, jak w świecie VUCA. Musi sam stawiać im czoła, ale też budować ich świadomość i akceptację w z zespołach. Co to w praktyce oznacza? Otóż lider powinien:
- raczej dbać o wizję i wyznaczać kierunki w warunkach zmienności, niż tworzyć szczegółowe plany;
- uzyskiwać z otoczenia informacje zwrotne i wiedzieć, co z nimi zrobić;
- opracować jasny system zarządzania, w którym każdy otrzyma rzetelnie opisane zadania i procesy. To ważne, aby ludzie potrafili odnaleźć się w chaosie, który może panować w ich otoczeniu;
- rozpoznawać sytuację za pomocą eksperymentów i pozwalać na to także pracownikom zamiast toczyć długie dyskusje. Najczęściej postawienie hipotezy i wykonanie testu pozwala szybko upewnić się czy rezultat, który zakładamy, jest do osiągnięcia.
Silnik hybrydowy – co to takiego?
Trudno oprzeć się wrażeniu, że głównych czynników strategicznych jest w transformacji chmurowej naprawdę sporo. Zrozumienie organizacji i zarządzanie zmianą, planowanie, monitorowanie, zarządzanie zasobami, edukacja pracowników, zgodność i ciągłość działania – to wszystko ma ogromny wpływ na powodzenie transformacji. Sukces wymaga w tej sytuacji naprawdę elastycznego podejścia, skutecznego zarządzania, a przede wszystkim zaangażowania całego zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie.
Liderem transformacji cloudowej może w związku z tym być tylko ktoś, kto łączy w sobie wiele kompetencji – zarówno miękkich, jak i twardych, czyli taki który:
- ma cechy lidera, a nie dyrektora czyli współpracuje i angażuje zespół, a nie wydaje polecenia;
- jest dobrze zorganizowany, ale potrafi też szybko się przeorganizować, otworzyć na zmiany i działać zwinnie;
- mówi językiem korzyści, potrafi rozmawiać z „biznesem”, ale i z „techniką”;
- jest asertywny, ale umie też przyjmować uwagi;
- aktywnie słucha i wykorzystuje informacje, które otrzyma;
- patrzy na całą transformację, a nie na jej wycinek.
Czy zatem rola lidera transformacji w obszarze cloud computingu jest skomplikowana i wymagająca? Na pewno tak. Pełna wyzwań? Owszem. To wszystko sprawia jednak, że praca w tym charakterze daje mi naprawdę wiele frajdy i satysfakcji, czego każdemu życzę.
O autorce
Marta Skrzynecka – Liderka Programu Transformacyjnego w Orange Polska.
