Sprawdzasz maile, jedząc śniadanie? Odpisujesz na SMS-y podczas spotkań? Naukowcy dowodzą, że tracisz w ten sposób mnóstwo energii i obniża się twoje IQ. Czy wielozadaniowość ma sens?
Wydawałoby się, że multitasking, czyli wykonywanie kilku zadań jednocześnie to genialne rozwiązanie dla wszystkich, którzy mają nadmiar obowiązków w pracy. Po co tracić czas na nudnym spotkaniu, skoro można w tym czasie odpowiadać na maile i wiadomości, szefa słuchając jednym uchem. Pomysłów jest więcej – można odpowiadać na maile, rozmawiając przez telefon, prowadzić kilka rozmów jednocześnie na open space, sprawdzać maile, postować na Twitterze jednocześnie robiąc research do projektu, konsultować z szefem projekt, jedząc lunch lub bawiąc się z dziećmi.
Tyle teorii. Praktyka, a przede wszystkim badania naukowców pokazują jednak, że multitasking to ślepy zaułek i przynosi więcej szkód niż pożytku. Dlaczego?
1. Nie możesz się skupić
Odpowiadasz na maile, dzwonisz, Tweetujesz, odpowiadasz na pytanie koleżanki, a po godzinie okazuje się, że żadnego z tych zadań nie zrobiłeś dobrze lub nie skończyłeś. Wszystko dlatego, że na żadnym się nie skupiłeś. Badania pokazują, że pracownik pracując nad wieloma projektami rozprasza się co trzy minuty. By ponownie się skupić, potrzebuje aż 23 minut. Wychodzi na to, że marnuje w ten sposób 1/3 czasu swojej pracy na niepotrzebne czynności. Jedną z nich jest kompulsywne sprawdzanie skrzynki mailowej – nawet 40 razy na godzinę. Efekt? Skuteczność spada o 40%, IQ aż o 10%! Rośnie też prawdopodobieństwo popełnienia błędu.
2. Tracisz energię
Ciągłe przeskakiwanie między drobnymi zadaniami może przynosić krótkotrwałe korzyści. Satysfakcję przynosi odpowiedź na maila, dopisanie fragmentu raportu czy krótka rozmowa z zespołem. Problem polega na tym, że całe to rozdrobnienie nie prowadzi do kończenia i zamykania projektów. Na koniec dnia okazuje się, że wciąż większość zadań jest do zrobienia. A co na to nasz mózg? Czuje się bardziej zmęczony, potrzebuje więcej cukru, kofeiny, a w końcu i to nie wystarcza. Po kolejnej kawie masz wrażenie, że zamiast więcej energii, tylko ci jej ubywa.
3. Pracujesz wolniej
Wydaje ci się, że robiąc kilka rzeczy naraz, szybciej je skończysz? To iluzja. Mając mniej energii i nie mogąc się skupić na tym, co robisz, w rzeczywistości pracujesz dużo wolniej. Nawet jeśli na klawiaturze bębnisz z prędkością światła. Badania pokazują, że przenosi się to na wszystkie sfery życia. Czy wiesz, że ci, którzy po drodze rozmawiają przez telefon, dłużej jadą do celu?
4. Jesteś bardziej zestresowana
Tyle czasu poświęconego na pracę i żadnego efektu?! U wielu multizadaniowców poczucie frustracji jest znacznie większe niż u ich kolegów, którzy zrobili mniej, ale skuteczniej. Wielozadaniowość powoduje nie tylko uczucie zmęczenia, bezsilności i frustracji, ale także wyższy ogólny poziom stresu. Naukowcy z University of California odkryli, że osoby, które mają stały dostęp do skrzynki mailowej i wciąż sprawdzają maile, mają także przyspieszone tętno i wyższe ciśnienie.
5. Cierpią na tym twoje relacje
Jeśli wciąż jesteś przyklejona do smartfona lub tabletu, czas wolny lub przeznaczony dla rodziny poświęcasz na surfowanie po sieci, robienie zakupów on-line i chatowanie ze znajomymi, możesz być pewna, że będą z tego w końcu konflikty i kłopoty. W rzeczywistości nie poświęcasz bowiem uwagi nikomu – ani sobie, ani rodzinie, ani przyjaciołom. Jesteś wszędzie, czyli nigdzie.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak nie odkładać zadań „na potem”.
Tyle naukowcy. Co jednak zrobić, gdy ilość zadań nas przytłacza – doba przecież nie jest z gumy. Jeśli więc nie multitasking, to co?
Po pierwsze, oddychaj, skup się, nabierz dystansu
W chwilach największego natłoku zadań i myśli przede wszystkim weź głęboki oddech, skup się na tym, co jest do zrobienia i spróbuj spojrzeć na wszystko z pewnego dystansu. Dzięki temu łatwiej będzie ci oddzielić zadania pilne od mniej pilnych, ważne od mniej ważnych. Zauważysz szerszy kontekst i zrozumiesz, że naprawdę nie musisz robić wszystkiego naraz. Ten, kto łapie dwie sroki za ogon, najczęściej zostają z garstką piór w dłoni.
Po drugie, podziel zadania na grupy
A kiedy to zrobisz, wykonuj je od początku do końca i dopiero zabierz się za kolejne. Masz kilka rachunków do zapłacenia? Nie płać ich osobno, ale wszystkie, od razu. Masz w skrzynce kilkanaście maili? Przeznacz godzinę tylko na odpowiadanie na maile. Musisz wrzucić treści do mediów społecznościowych? Wygospodaruj czas, żeby od razu zaplanować wszystkie posty.
Po trzecie, zrób plan
Dobry plan to podstawa skutecznego działania. Koniecznie go spisz, żeby nie został tylko w twojej głowie. Z planem pod ręką nie tylko łatwiej realizować cele, ale i zachować asertywność, gdy ktoś niespodziewanie wpadnie na biurowe pogaduszki lub wyskoczy z nadprogramowym zadaniem.
Po czwarte, bądź uważny
Przykładaj wagę i uwagę do tego, co robisz. Eliminując rozproszenie, szybciej skończysz zadanie. Popełnisz też mniej błędów. Zyska na tym nie tylko twoja praca, ale i relacje. Obojętnie, czy rozmawiasz z szefem, pracownikiem, klientem, żoną lub kumplem – każdy z nich doceni, że zamiast bawić się smartfonem uważnie go słuchasz.
