Laptop i kubek na biurku

Czy porz膮dek na biurku naprawd臋 pomaga w pracy?

Dagny Kurdwanowska

Straty z powodu ba艂aganu w biurach ameryka艅skie firmy licz膮 w miliardach. Jak sprz膮ta膰, 偶eby nie zwariowa膰?

Pustka kontra indywidualizm

Je偶eli zaba艂aganione biurko jest oznak膮 zaba艂aganionego umys艂u, oznak膮 czego jest puste biurko? – mawia艂 Albert Einstein. Zdania na temat tego, czy lepszy jest artystyczny nie艂ad czy pedantyczny porz膮dek s膮 wci膮偶 podzielone. Jedni twierdz膮, 偶e uporz膮dkowane biurko wp艂ywa na efektywno艣膰 pracownika, pozwala mu lepiej si臋 skupi膰 na wykonywanych zadaniach, nie odci膮gaj膮c jego uwagi od niepotrzebnych drobiazg贸w. Przeciwnicy tej teorii m贸wi膮 z kolei, 偶e efektywny pracownik to taki, kt贸ry przy swoim miejscu pracy czuje si臋 dobrze i swobodnie, a niekt贸rzy po prostu lepiej odnajduj膮 si臋, gdy wszystko le偶y na wierzchu i pod r臋k膮. S膮 i tacy, co pisz膮 nawet, 偶e ba艂agan to rodzaj wicia gniazda. A zatem ci, u kt贸rych na biurkach panuje chaos bywaj膮 bardziej lojalnymi i silniej zwi膮zanymi z firm膮 pracownikami, bo przy swoim biurku czuj膮 si臋 niemal偶e jak w domu (co m贸wi to o stanie ich dom贸w, lepiej nie wiedzie膰). Bywa i tak, 偶e pracownik tworzy rozgardiasz, 偶eby w sterylnej przestrzeni open space poczu膰 si臋 troch臋 bardziej u siebie. Nieuporz膮dkowane biurko to wyraz jego indywidualizmu. Czy jednak indywidualizm i lojalno艣膰 musz膮 sta膰 w sprzeczno艣ci z porz膮dkiem? Niekoniecznie. Zw艂aszcza, 偶e brak porz膮dku to konkretne straty 鈥 czasu i pieni臋dzy. O co chodzi?

Gdzie ja to w艂o偶y艂am?

Amerykanie wyliczyli, 偶e pracownik sp臋dza 2 i p贸艂 godziny dziennie na pozyskiwanie potrzebnych danych. Bior膮c pod uwag臋, 偶e pracujemy zazwyczaj osiem godzin, to ponad 录 czasu naszej pracy. Kiedy w firmie brakuje porz膮dku, a pracownicy trac膮 czas na szukanie dokument贸w, danych i wa偶nych informacji, kt贸re s膮 niezb臋dne do realizowania zada艅, pracodawca mo偶e zacz膮膰 liczy膰 konkretne straty. Brother International Corporation wyliczy艂o, 偶e z powodu nieporz膮dku, zagubionych dokument贸w oraz informacji, straty ameryka艅skiej gospodarki przekraczaj膮 177 mld dolar贸w rocznie! Ba艂agan na biurku nie tylko 鈥瀢ci膮ga鈥 wa偶ne dokumenty, ale i sprzyja ujawnianiu poufnych informacji. Kiedy nasze biurka zas艂ane s膮 karteluszkami, na kt贸rych mamy wynotowane telefony do kontrahent贸w, dane do kont, informacje na temat projekt贸w, jest wi臋ksza szansa, 偶e zobaczy je kto艣 niepowo艂any. Zw艂aszcza, gdy pracujemy w otwartej przestrzeni, a do naszego biurka ma dost臋p ka偶dy. Dlatego wiele korporacji wprowadzi艂o strategi臋 CDP (Clean Desk Policy), czyli polityk臋 czystego biurka. Oznacza ona, 偶e pracownik jest zobowi膮zany m.in. do tego, by stworzy膰 system segregacji w艂asnych dokument贸w oraz by na koniec dnia pracy uprz膮tn膮膰 z biurka wszystkie dokumenty, notatki i papiery.

Oto pi臋膰 prostych porad, jak stworzy膰 sw贸j w艂asny CDP, czyli jak wyrazi膰 sw贸j indywidualizm poprzez porz膮dek.

Zwalcz w sobie wewn臋trznego chomiczka

Chomiczek zbiera wszystko, co wpadnie mu w 艂apki. Gromadzi na potem, bo zawsze mo偶e si臋 przyda膰. A nu偶 kolega poprosi o informacje, kt贸re s膮 akurat w folderze sprzed trzech lat. Albo o wa偶ne dane z tego dokumentu, kt贸ry jest gdzie艣 w stosie papier贸w po lewej stronie. A mo偶e po prawej? Nie pami臋tasz, ale na pewno w ko艅cu go znajdziesz. No chyba 偶e po dw贸ch dniach bezowocnych poszukiwa艅 dostaniesz ataku sza艂u. Nim to jednak nast膮pi mo偶esz przeciwdzia艂a膰 鈥 wyznacz sobie jeden dzie艅 na biurkowy remanent. Posegreguj papiery wed艂ug ich wa偶no艣ci i przydatno艣ci. Podobnie zr贸b z gazetami, folderami, katalogami. Sprawd藕, czy przypadkiem nie ma ich w sieci. Zapisz link, a wersje papierowe oddaj na makulatur臋. Je艣li musz膮 zosta膰, wygospodaruj jedn膮 p贸艂k臋, na kt贸rej b臋dziesz je trzyma膰. Nie chowaj ich do szuflady 鈥 je艣li nie b臋d膮 sta艂y na widoku, zapomnisz o nich szybko i nawet, je艣li naprawd臋 b臋d膮 potrzebne pewnie nie przyjdzie ci w og贸le do g艂owy, 偶eby do nich zajrze膰. Reszt臋 papier贸w pouk艂adaj w segregatorach i teczkach. W jaki spos贸b?

Zosta艅 re偶yserem w艂asnego porz膮dku

W wielu wypadkach system przechowywania dokument贸w narzuca firma. Ale na potrzeby w艂asnego porz膮dku mo偶esz stworzy膰 tak偶e autorski system. Przyda ci si臋 do organizowania sobie bie偶膮cej pracy. Kolorowymi karteczkami mo偶esz odr贸偶nia膰 papiery wa偶niejsze od mniej wa偶nych. Dzi臋ki temu na koniec dnia 艂atwiej b臋dzie ci w艂o偶y膰 je do odpowiedniej przegr贸dki na biurku. Karteczki z notatkami przyklejaj po jednej stronie biurka. Zamiast nich mo偶esz te偶 korzysta膰 z jednego notesu A4 z kolorowymi przek艂adkami. Najlepsze s膮 te, w kt贸re mo偶na dodatkowo wpina膰 kartki lub dokumenty. Masz ochot臋 na odrobin臋 szale艅stwa? Kup sobie zeszyt w weso艂e truskawki lub u艣miechni臋te Minionki. Ba艂agan tworz膮 jednak nie tylko papiery, ale tak偶e wypisane d艂ugopisy i flamastry, akcesoria 鈥 tubki z kremem do r膮k, stare paragony, wazoniki z resztkami kwiatk贸w, 艣wi膮teczne poczt贸wki od klient贸w sprzed dw贸ch lat. Zniszcz i wyrzu膰 wszystko, co zepsute i zb臋dne. A co z reszt膮?

PRZECZYTAJ TAK呕E: Jak 偶y膰 w 艣wiecie spamu i nie zwariowa膰? 4 proste sposoby

Przechowuj tak, 偶eby wszystko mie膰 pod r臋k膮

M膮dry system przechowywania to taki, w kt贸rym wszystko jest w zasi臋gu wzroku lub r臋ki, ale nic nie przeszkadza ci w pracy. Co warto postawi膰 na biurku? Poza komputerem i kalendarzem niewiele. Im mniej 鈥瀙rzeszkadzajek鈥, tym 艂atwiej si臋 skupi膰 na pracy. Dobrze jest mie膰 tacki na papiery, kt贸re pomagaj膮 tak偶e uk艂ada膰 dokumenty wed艂ug ich wa偶no艣ci. Warunek? Przynajmniej raz na dwa dni musisz zrobi膰 na nich porz膮dek i wyczy艣ci膰 z dokument贸w, kt贸re ju偶 nie s膮 potrzebne. Wszystkie o艂贸wki, d艂ugopisy, flamastry w艂贸偶 do kubeczka. Pozosta艂e akcesoria biurowe, schowaj do najwy偶szej szuflady. Na biurku mo偶e stan膮膰 zdj臋cie dzieci, a je艣li bardzo lubisz kwiaty, ro艣lina doniczkowa. Ziele艅 dobrze wp艂ywa na wzrok i pozwala si臋 lepiej zrelaksowa膰 w chwili przerwy. Ca艂a reszta to ju偶 zb臋dne zastawianie przestrzeni.

My艣l o 艣rodowisku

Za ka偶dym razem, kiedy przypomn膮 o sobie stare nawyki i zn贸w b臋dziesz mia艂a ochot臋 ob艂o偶y膰 si臋 stosikami papier贸w, pomy艣l o lesie i pi臋knych, strzelistych drzewach. Za ka偶dym razem, kiedy drukujesz e-mail lub kolejny szkic umowy, kt贸ry wyl膮duje na kupce poprzednich, pomy艣l ile tych pi臋knych drzew musi zosta膰 艣ci臋tych i zmielonych, 偶eby na twoim biurku mog艂y si臋 pi臋trzy膰 g贸ry papieru. Dzia艂a? To dobrze. Teraz dwa, a lepiej trzy razy, zastan贸w si臋, czy to, co zamierzasz wydrukowa膰 nie mo偶e pozosta膰 w przestrzeni wirtualnej. Wiele papier贸w mo偶na zeskanowa膰 zamiast kserowa膰. Pozbywaj膮c si臋 nadmiaru papieru z biurka stajesz jednak przed nowym zadaniem 鈥 utrzymania porz膮dku w komputerze. Dasz rad臋. Przecie偶 ju偶 wiesz, jak to robi膰.

PRZECZYTAJ TAK呕E: Ci膮gle co艣 ci臋 rozprasza? Oto 13 prostych sposob贸w na to, jak utrzyma膰 skupienie w pracy!

R贸b porz膮dek codziennie

Z艂a wiadomo艣膰 jest taka, 偶e nie ma drogi na skr贸ty. Dobra, 偶e z czasem porz膮dkowanie biurka wejdzie ci w nawyk i stanie si臋 codzienn膮 rutyn膮. Na koniec dnia pouk艂adaj papiery, wyrzu膰 艣mieci, spisz do kalendarza lub notatnika wszystko, co zapisa艂a艣 na lu藕nych kartkach. To tak偶e zr贸b uwa偶nie 鈥 numery telefon贸w wpisuj w ksi膮偶k臋 adresow膮, zamiast do kalendarza. Za艂o偶臋 si臋, 偶e p贸藕niej b臋dzie ci trudno sobie przypomnie膰, kiedy dok艂adnie dosta艂a艣 numer od pani X i pod jak膮 dat膮 mo偶e si臋 znajdowa膰. Uwa偶no艣膰 to klucz do porz膮dku. To, co uwa偶nie zrobisz dzi艣, zaoszcz臋dzi ci bowiem czasu i nerw贸w w przysz艂o艣ci.