case study clickmeeting

Etykieta podczas spotka艅 online. Najwa偶niejsze regu艂y savoir-vivre

Niemal ka偶dy z nas sp臋dza znaczn膮 cz臋艣膰 swojego dnia podczas r贸偶nego typu spotka艅 online. Praca i nauka s膮 dzi臋ki temu zdecydowanie 艂atwiej dost臋pne i bardziej efektywne. Z drugiej strony wielu u偶ytkownik贸w wci膮偶 zastanawia si臋, jak zachowa膰 si臋 w r贸偶nych sytuacjach, kt贸re wyj膮tkowo cz臋sto maj膮 miejsce podczas wirtualnych spotka艅. Brak jednoznacznych norm nie u艂atwia przy tym zadania. Najwy偶szy czas rozwia膰 w膮tpliwo艣ci i udzieli膰 odpowiedzi na najwa偶niejsze pytania!

Savoir-vivre w erze digital jest potrzebny

Dzi臋ki rozwojowi technologii i narz臋dzi do spotka艅 online coraz rzadziej ich uczestnicy musz膮 radzi膰 sobie z problemami technicznymi. Wydarzenia przebiegaj膮 sprawnie i pozwalaj膮 na komfortow膮 wsp贸艂prac臋. Jednocze艣nie spore w膮tpliwo艣ci dotycz膮 kwestii, kt贸ra nie jest w 偶aden spos贸b powi膮zana z samym oprogramowaniem, a wi臋c zachowania os贸b bior膮cych udzia艂 w wydarzeniu.

"W czerwcu 2021 roku przeprowadzili艣my ankiet臋 w艣r贸d uczestnik贸w spotka艅. Zapytali艣my ich mi臋dzy innymi o ich spostrze偶enia i oczekiwania dotycz膮ce regu艂 panuj膮cych w trakcie wydarzenia. Okazuje si臋, 偶e wyj膮tkowo cz臋sto w艂a艣nie to, jak zachowujemy si臋 w trakcie spotkania, znacz膮co utrudnia wsp贸艂prac臋. Co wa偶ne: ponad po艂owa uczestnik贸w stwierdzi艂a, 偶e oczekuje wprowadzenia jasnych zasad etykiety" 鈥 m贸wi Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager w ClickMeeting, firmie tworz膮cej polsk膮 platform臋 do webinar贸w i spotka艅 online. 鈥 "Postanowili艣my wyj艣膰 naprzeciw tym oczekiwaniom i przygotowali艣my bezp艂atny poradnik 鈥濻avoir-vivre w czasie spotka艅 online i webinar贸w鈥. Dzi臋ki niemu odnalezienie si臋 w konkretnych scenariuszach b臋dzie zdecydowanie prostsze" 鈥 dodaje.

Oddzieli膰 偶ycie zawodowe i prywatne

W przypadku tradycyjnych spotka艅, odbywaj膮cych si臋 w biurze, zdecydowana wi臋kszo艣膰 os贸b doskonale wie, jak nale偶y si臋 zachowa膰. Dobranie odpowiedniego stroju czy dostosowanie si臋 do panuj膮cych regu艂 nie wzbudza przy tym wi臋kszych kontrowersji. Ta kwestia prezentuje si臋 jednak inaczej w sytuacji, w kt贸rej obowi膮zki s艂u偶bowe realizujemy, siedz膮c w ulubionym fotelu. Zachowanie profesjonalizmu jest zdecydowanie trudniejsze. Cz臋sto musimy radzi膰 sobie tak偶e z zupe艂nie nowymi sytuacjami, do kt贸rych nie zawsze da si臋 przygotowa膰.

Co irytuje nas najcz臋艣ciej w trakcie spotka艅? 鈥 Jak pokazuje nasza ankieta, tego typu scenariuszy jest naprawd臋 wiele. A偶 65% respondent贸w stwierdzi艂o na przyk艂ad, 偶e szczeg贸lnie rozprasza ich niewy艂膮czanie mikrofon贸w przez osoby, kt贸re nie zabieraj膮 w danym momencie g艂osu, dla 45% znacznym utrudnieniem wsp贸艂pracy jest z艂e przygotowanie przez prezenter贸w, przejawiaj膮ce si臋 chocia偶by w braku uprzedniego przygotowania dokument贸w. Niemal co trzeci uczestnik ankiety zwraca natomiast uwag臋 na rozpraszaj膮ce t艂o prowadz膮cego i uczestnik贸w 鈥 m贸wi Martyna Grzegorczyk.

Spotkanie wymaga przygotowania

Zdecydowanej wi臋kszo艣ci potencjalnych kryzys贸w uda si臋 zapobiec dzi臋ki dobremu przygotowaniu. Przed rozpocz臋ciem spotkania warto przede wszystkim zapozna膰 si臋 z platform膮, na kt贸rej b臋dzie ono mia艂o miejsce. Zwykle kilka chwil wystarczy, 偶eby odkry膰 najwa偶niejsze funkcje i okre艣li膰 np. ich rozmieszczenie. Z pewnym wyprzedzeniem nale偶y r贸wnie偶 dokona膰 testu urz膮dze艅, takich jak mikrofon i kamera internetowa. 鈥 Nowoczesne narz臋dzia, takie jak ClickMeeting, oferuj膮 wbudowane testery, dzi臋ki kt贸rym 艂atwo okre艣li膰, czy urz膮dzenia pracuj膮 prawid艂owo 鈥 podkre艣la Martyna Grzegorczyk.

Dobr膮 praktyk膮 jest tak偶e przygotowanie z wyprzedzeniem niezb臋dnych dokument贸w czy plik贸w, kt贸re maj膮 by膰 prezentowane w trakcie spotkania. Dzi臋ki temu b臋dzie ono przebiega膰 zdecydowanie sprawniej i wp艂ynie na kszta艂towanie pozytywnego, profesjonalnego wizerunku prezentera.

Dress code w trybie home office

Przygotowanie dotyczy oczywi艣cie r贸wnie偶 samego uczestnika oraz jego otoczenia. Cho膰 biurowy dress code nie znajduje bezpo艣redniego prze艂o偶enia na ubi贸r w warunkach home office, warto podej艣膰 do tej kwestii ze zdrowym rozs膮dkiem.

Cz臋艣膰 respondent贸w przyznaje wprawdzie, 偶e zdarza im si臋 uczestniczy膰 w pracowniczych spotkaniach w pi偶amie (zadeklarowa艂a tak co pi膮ta osoba), jednak a偶 57% badanych przyzna艂o, 偶e w ostatnim okresie wybrali zdecydowanie bardziej formalny str贸j, taki jak elegancka koszula czy marynarka. W tym zakresie warto zachowa膰 umiar. Garnitur w domowych warunkach b臋dzie z pewno艣ci膮 odczytany jako przesada. Czysty, zadbany i sp贸jny str贸j zostanie natomiast na pewno odebrany pozytywnie w ka偶dej sytuacji.

Etykieta podczas spotka艅 online - ClickMeeting

Zadbaj o t艂o

Tak samo wa偶ne jest r贸wnie偶 to, co znajduje si臋 za plecami uczestnika spotkania online. Niestety wci膮偶 zdarza si臋, 偶e panuj膮cy w pomieszczeniu nie艂ad rozprasza inne osoby i burzy kszta艂towany skrupulatnie profesjonalny wizerunek.

-W tym przypadku r贸wnie偶 liczy si臋 przede wszystkim zdrowy rozs膮dek 鈥 stwierdza Martyna Grzegorczyk. 鈥 Dobrym pomys艂em b臋dzie wykorzystanie w charakterze t艂a czystej 艣ciany, z pewno艣ci膮 sprawdzi si臋 r贸wnie偶 po prostu widok posprz膮tanego i zadbanego mieszkania 鈥 dodaje.

Do dyspozycji pozostaje r贸wnie偶 opcja wirtualnego t艂a, kt贸r膮 mo偶na znale藕膰 w wielu platformach do webinar贸w i spotka艅 online. W ten spos贸b mo偶na wi臋c z 艂atwo艣ci膮 zas艂oni膰 to, co znajduje si臋 za plecami uczestnika, albo rozmaza膰 obraz. Oczywi艣cie nie ma niczego z艂ego w korzystaniu z tej opcji, warto jednak dostosowa膰 grafik臋 do konkretnej sytuacji, aby unikn膮膰 niepotrzebnych kontrowersji, kt贸re mog膮 nie by膰 w艂a艣ciwie odczytane przez inne osoby.

Etykieta podczas spotka艅 online - ClickMeeting

Korzystaj z mo偶liwo艣ci, jakie daje Ci platforma

Aby opanowa膰 etykiet臋 spotka艅 online, potrzebna jest r贸wnie偶 wiedza dotycz膮ca samego oprogramowania wykorzystywanego w ich trakcie. Dobre narz臋dzie posiada wiele funkcji pozwalaj膮cych na zwi臋kszenie komfortu pracy oraz kulturalne zachowanie. Nale偶y do nich przede wszystkim mo偶liwo艣膰 wyciszania mikrofonu i zg艂aszanie ch臋ci zabrania g艂osu (np. poprzez podniesienie r臋ki). Sprawne operowanie tymi funkcjami pomo偶e w unikni臋ciu wielu pomy艂ek, kt贸re niestety wci膮偶 przydarzaj膮 si臋 u偶ytkownikom spotka艅 online, oka偶e si臋 tak偶e nieocenionym wsparciem w panowaniu nad chaosem. Wyciszanie mikrofonu w momencie, w kt贸rym nie zabierasz g艂osu, jest bardzo cenn膮 praktyk膮. Wcze艣niejsze zg艂aszanie ch臋ci wypowiedzenia si臋 pozwala natomiast moderatorowi na zdecydowanie wydajniejsz膮 prac臋.

Oczywi艣cie nowoczesne platformy umo偶liwiaj膮 tak偶e wy艂膮czenie kamery w trakcie wydarzenia. Do tej opcji nale偶y podchodzi膰 jednak z ostro偶no艣ci膮. Aby spotkania online naprawd臋 mog艂y zast臋powa膰 tradycyjny kontakt, powinni艣my nie tylko s艂ysze膰, ale r贸wnie偶 widzie膰 wsp贸艂pracownik贸w. Udost臋pnianie swojego wizerunku jest wi臋c podstaw膮 w przypadku wideokonferencji (rzecz jasna nie dotyczy to telekonferencji).

Ustalenie regu艂 i ich respektowanie

Znaj膮c podstawy etykiety podczas spotka艅 online, warto przyst膮pi膰 do sporz膮dzenia listy zalece艅, kt贸re b臋d膮 obowi膮zywa艂y w tym zakresie np. w konkretnym zespole czy ca艂ej organizacji. Oczywi艣cie ka偶da grupa mo偶e wprowadza膰 do nich r贸wnie偶 w艂asne modyfikacje. W niekt贸rych firmach standardem jest nieco lu藕niejsze podchodzenie do og贸lnych regu艂, w innych w dobrym tonie oka偶e si臋 natomiast bardziej sformalizowane podej艣cie. W ka偶dym przypadku nale偶y si臋 jednak do nich stosowa膰, aby zapewni膰 wszystkim uczestnikom spotkania odpowiedni komfort.

Warto po艣wi臋ci膰 r贸wnie偶 nieco czasu na bardziej drobiazgow膮 lektur臋 poradnika. Pojawia si臋 w nim wiele szczeg贸艂owych kwestii, kt贸re z pewno艣ci膮 oka偶膮 si臋 pomocne w unikaniu 鈥 a w niekt贸rych przypadkach rozwi膮zywaniu 鈥 potencjalnych problem贸w, na kt贸re bardzo cz臋sto natrafiamy w komunikacji online.