Savoir-vivre w erze digital jest potrzebny
Dzięki rozwojowi technologii i narzędzi do spotkań online coraz rzadziej ich uczestnicy muszą radzić sobie z problemami technicznymi. Wydarzenia przebiegają sprawnie i pozwalają na komfortową współpracę. Jednocześnie spore wątpliwości dotyczą kwestii, która nie jest w żaden sposób powiązana z samym oprogramowaniem, a więc zachowania osób biorących udział w wydarzeniu.
"W czerwcu 2021 roku przeprowadziliśmy ankietę wśród uczestników spotkań. Zapytaliśmy ich między innymi o ich spostrzeżenia i oczekiwania dotyczące reguł panujących w trakcie wydarzenia. Okazuje się, że wyjątkowo często właśnie to, jak zachowujemy się w trakcie spotkania, znacząco utrudnia współpracę. Co ważne: ponad połowa uczestników stwierdziła, że oczekuje wprowadzenia jasnych zasad etykiety" – mówi Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager w ClickMeeting, firmie tworzącej polską platformę do webinarów i spotkań online. – "Postanowiliśmy wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom i przygotowaliśmy bezpłatny poradnik „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”. Dzięki niemu odnalezienie się w konkretnych scenariuszach będzie zdecydowanie prostsze" – dodaje.
Oddzielić życie zawodowe i prywatne
W przypadku tradycyjnych spotkań, odbywających się w biurze, zdecydowana większość osób doskonale wie, jak należy się zachować. Dobranie odpowiedniego stroju czy dostosowanie się do panujących reguł nie wzbudza przy tym większych kontrowersji. Ta kwestia prezentuje się jednak inaczej w sytuacji, w której obowiązki służbowe realizujemy, siedząc w ulubionym fotelu. Zachowanie profesjonalizmu jest zdecydowanie trudniejsze. Często musimy radzić sobie także z zupełnie nowymi sytuacjami, do których nie zawsze da się przygotować.
Co irytuje nas najczęściej w trakcie spotkań? – Jak pokazuje nasza ankieta, tego typu scenariuszy jest naprawdę wiele. Aż 65% respondentów stwierdziło na przykład, że szczególnie rozprasza ich niewyłączanie mikrofonów przez osoby, które nie zabierają w danym momencie głosu, dla 45% znacznym utrudnieniem współpracy jest złe przygotowanie przez prezenterów, przejawiające się chociażby w braku uprzedniego przygotowania dokumentów. Niemal co trzeci uczestnik ankiety zwraca natomiast uwagę na rozpraszające tło prowadzącego i uczestników – mówi Martyna Grzegorczyk.
Spotkanie wymaga przygotowania
Zdecydowanej większości potencjalnych kryzysów uda się zapobiec dzięki dobremu przygotowaniu. Przed rozpoczęciem spotkania warto przede wszystkim zapoznać się z platformą, na której będzie ono miało miejsce. Zwykle kilka chwil wystarczy, żeby odkryć najważniejsze funkcje i określić np. ich rozmieszczenie. Z pewnym wyprzedzeniem należy również dokonać testu urządzeń, takich jak mikrofon i kamera internetowa. – Nowoczesne narzędzia, takie jak ClickMeeting, oferują wbudowane testery, dzięki którym łatwo określić, czy urządzenia pracują prawidłowo – podkreśla Martyna Grzegorczyk.
Dobrą praktyką jest także przygotowanie z wyprzedzeniem niezbędnych dokumentów czy plików, które mają być prezentowane w trakcie spotkania. Dzięki temu będzie ono przebiegać zdecydowanie sprawniej i wpłynie na kształtowanie pozytywnego, profesjonalnego wizerunku prezentera.
Dress code w trybie home office
Przygotowanie dotyczy oczywiście również samego uczestnika oraz jego otoczenia. Choć biurowy dress code nie znajduje bezpośredniego przełożenia na ubiór w warunkach home office, warto podejść do tej kwestii ze zdrowym rozsądkiem.
Część respondentów przyznaje wprawdzie, że zdarza im się uczestniczyć w pracowniczych spotkaniach w piżamie (zadeklarowała tak co piąta osoba), jednak aż 57% badanych przyznało, że w ostatnim okresie wybrali zdecydowanie bardziej formalny strój, taki jak elegancka koszula czy marynarka. W tym zakresie warto zachować umiar. Garnitur w domowych warunkach będzie z pewnością odczytany jako przesada. Czysty, zadbany i spójny strój zostanie natomiast na pewno odebrany pozytywnie w każdej sytuacji.
Zadbaj o tło
Tak samo ważne jest również to, co znajduje się za plecami uczestnika spotkania online. Niestety wciąż zdarza się, że panujący w pomieszczeniu nieład rozprasza inne osoby i burzy kształtowany skrupulatnie profesjonalny wizerunek.
-W tym przypadku również liczy się przede wszystkim zdrowy rozsądek – stwierdza Martyna Grzegorczyk. – Dobrym pomysłem będzie wykorzystanie w charakterze tła czystej ściany, z pewnością sprawdzi się również po prostu widok posprzątanego i zadbanego mieszkania – dodaje.
Do dyspozycji pozostaje również opcja wirtualnego tła, którą można znaleźć w wielu platformach do webinarów i spotkań online. W ten sposób można więc z łatwością zasłonić to, co znajduje się za plecami uczestnika, albo rozmazać obraz. Oczywiście nie ma niczego złego w korzystaniu z tej opcji, warto jednak dostosować grafikę do konkretnej sytuacji, aby uniknąć niepotrzebnych kontrowersji, które mogą nie być właściwie odczytane przez inne osoby.
Korzystaj z możliwości, jakie daje Ci platforma
Aby opanować etykietę spotkań online, potrzebna jest również wiedza dotycząca samego oprogramowania wykorzystywanego w ich trakcie. Dobre narzędzie posiada wiele funkcji pozwalających na zwiększenie komfortu pracy oraz kulturalne zachowanie. Należy do nich przede wszystkim możliwość wyciszania mikrofonu i zgłaszanie chęci zabrania głosu (np. poprzez podniesienie ręki). Sprawne operowanie tymi funkcjami pomoże w uniknięciu wielu pomyłek, które niestety wciąż przydarzają się użytkownikom spotkań online, okaże się także nieocenionym wsparciem w panowaniu nad chaosem. Wyciszanie mikrofonu w momencie, w którym nie zabierasz głosu, jest bardzo cenną praktyką. Wcześniejsze zgłaszanie chęci wypowiedzenia się pozwala natomiast moderatorowi na zdecydowanie wydajniejszą pracę.
Oczywiście nowoczesne platformy umożliwiają także wyłączenie kamery w trakcie wydarzenia. Do tej opcji należy podchodzić jednak z ostrożnością. Aby spotkania online naprawdę mogły zastępować tradycyjny kontakt, powinniśmy nie tylko słyszeć, ale również widzieć współpracowników. Udostępnianie swojego wizerunku jest więc podstawą w przypadku wideokonferencji (rzecz jasna nie dotyczy to telekonferencji).
Ustalenie reguł i ich respektowanie
Znając podstawy etykiety podczas spotkań online, warto przystąpić do sporządzenia listy zaleceń, które będą obowiązywały w tym zakresie np. w konkretnym zespole czy całej organizacji. Oczywiście każda grupa może wprowadzać do nich również własne modyfikacje. W niektórych firmach standardem jest nieco luźniejsze podchodzenie do ogólnych reguł, w innych w dobrym tonie okaże się natomiast bardziej sformalizowane podejście. W każdym przypadku należy się jednak do nich stosować, aby zapewnić wszystkim uczestnikom spotkania odpowiedni komfort.
Warto poświęcić również nieco czasu na bardziej drobiazgową lekturę poradnika. Pojawia się w nim wiele szczegółowych kwestii, które z pewnością okażą się pomocne w unikaniu – a w niektórych przypadkach rozwiązywaniu – potencjalnych problemów, na które bardzo często natrafiamy w komunikacji online.
