case study clickmeeting

Etykieta podczas spotkań online. Najważniejsze reguły savoir-vivre

Niemal każdy z nas spędza znaczną część swojego dnia podczas różnego typu spotkań online. Praca i nauka są dzięki temu zdecydowanie łatwiej dostępne i bardziej efektywne. Z drugiej strony wielu użytkowników wciąż zastanawia się, jak zachować się w różnych sytuacjach, które wyjątkowo często mają miejsce podczas wirtualnych spotkań. Brak jednoznacznych norm nie ułatwia przy tym zadania. Najwyższy czas rozwiać wątpliwości i udzielić odpowiedzi na najważniejsze pytania!

Savoir-vivre w erze digital jest potrzebny

Dzięki rozwojowi technologii i narzędzi do spotkań online coraz rzadziej ich uczestnicy muszą radzić sobie z problemami technicznymi. Wydarzenia przebiegają sprawnie i pozwalają na komfortową współpracę. Jednocześnie spore wątpliwości dotyczą kwestii, która nie jest w żaden sposób powiązana z samym oprogramowaniem, a więc zachowania osób biorących udział w wydarzeniu.

"W czerwcu 2021 roku przeprowadziliśmy ankietę wśród uczestników spotkań. Zapytaliśmy ich między innymi o ich spostrzeżenia i oczekiwania dotyczące reguł panujących w trakcie wydarzenia. Okazuje się, że wyjątkowo często właśnie to, jak zachowujemy się w trakcie spotkania, znacząco utrudnia współpracę. Co ważne: ponad połowa uczestników stwierdziła, że oczekuje wprowadzenia jasnych zasad etykiety" – mówi Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager w ClickMeeting, firmie tworzącej polską platformę do webinarów i spotkań online. – "Postanowiliśmy wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom i przygotowaliśmy bezpłatny poradnik „Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów”. Dzięki niemu odnalezienie się w konkretnych scenariuszach będzie zdecydowanie prostsze" – dodaje.

Oddzielić życie zawodowe i prywatne

W przypadku tradycyjnych spotkań, odbywających się w biurze, zdecydowana większość osób doskonale wie, jak należy się zachować. Dobranie odpowiedniego stroju czy dostosowanie się do panujących reguł nie wzbudza przy tym większych kontrowersji. Ta kwestia prezentuje się jednak inaczej w sytuacji, w której obowiązki służbowe realizujemy, siedząc w ulubionym fotelu. Zachowanie profesjonalizmu jest zdecydowanie trudniejsze. Często musimy radzić sobie także z zupełnie nowymi sytuacjami, do których nie zawsze da się przygotować.

Co irytuje nas najczęściej w trakcie spotkań? – Jak pokazuje nasza ankieta, tego typu scenariuszy jest naprawdę wiele. Aż 65% respondentów stwierdziło na przykład, że szczególnie rozprasza ich niewyłączanie mikrofonów przez osoby, które nie zabierają w danym momencie głosu, dla 45% znacznym utrudnieniem współpracy jest złe przygotowanie przez prezenterów, przejawiające się chociażby w braku uprzedniego przygotowania dokumentów. Niemal co trzeci uczestnik ankiety zwraca natomiast uwagę na rozpraszające tło prowadzącego i uczestników – mówi Martyna Grzegorczyk.

Spotkanie wymaga przygotowania

Zdecydowanej większości potencjalnych kryzysów uda się zapobiec dzięki dobremu przygotowaniu. Przed rozpoczęciem spotkania warto przede wszystkim zapoznać się z platformą, na której będzie ono miało miejsce. Zwykle kilka chwil wystarczy, żeby odkryć najważniejsze funkcje i określić np. ich rozmieszczenie. Z pewnym wyprzedzeniem należy również dokonać testu urządzeń, takich jak mikrofon i kamera internetowa. – Nowoczesne narzędzia, takie jak ClickMeeting, oferują wbudowane testery, dzięki którym łatwo określić, czy urządzenia pracują prawidłowo – podkreśla Martyna Grzegorczyk.

Dobrą praktyką jest także przygotowanie z wyprzedzeniem niezbędnych dokumentów czy plików, które mają być prezentowane w trakcie spotkania. Dzięki temu będzie ono przebiegać zdecydowanie sprawniej i wpłynie na kształtowanie pozytywnego, profesjonalnego wizerunku prezentera.

Dress code w trybie home office

Przygotowanie dotyczy oczywiście również samego uczestnika oraz jego otoczenia. Choć biurowy dress code nie znajduje bezpośredniego przełożenia na ubiór w warunkach home office, warto podejść do tej kwestii ze zdrowym rozsądkiem.

Część respondentów przyznaje wprawdzie, że zdarza im się uczestniczyć w pracowniczych spotkaniach w piżamie (zadeklarowała tak co piąta osoba), jednak aż 57% badanych przyznało, że w ostatnim okresie wybrali zdecydowanie bardziej formalny strój, taki jak elegancka koszula czy marynarka. W tym zakresie warto zachować umiar. Garnitur w domowych warunkach będzie z pewnością odczytany jako przesada. Czysty, zadbany i spójny strój zostanie natomiast na pewno odebrany pozytywnie w każdej sytuacji.

Etykieta podczas spotkań online - ClickMeeting

Zadbaj o tło

Tak samo ważne jest również to, co znajduje się za plecami uczestnika spotkania online. Niestety wciąż zdarza się, że panujący w pomieszczeniu nieład rozprasza inne osoby i burzy kształtowany skrupulatnie profesjonalny wizerunek.

-W tym przypadku również liczy się przede wszystkim zdrowy rozsądek – stwierdza Martyna Grzegorczyk. – Dobrym pomysłem będzie wykorzystanie w charakterze tła czystej ściany, z pewnością sprawdzi się również po prostu widok posprzątanego i zadbanego mieszkania – dodaje.

Do dyspozycji pozostaje również opcja wirtualnego tła, którą można znaleźć w wielu platformach do webinarów i spotkań online. W ten sposób można więc z łatwością zasłonić to, co znajduje się za plecami uczestnika, albo rozmazać obraz. Oczywiście nie ma niczego złego w korzystaniu z tej opcji, warto jednak dostosować grafikę do konkretnej sytuacji, aby uniknąć niepotrzebnych kontrowersji, które mogą nie być właściwie odczytane przez inne osoby.

Etykieta podczas spotkań online - ClickMeeting

Korzystaj z możliwości, jakie daje Ci platforma

Aby opanować etykietę spotkań online, potrzebna jest również wiedza dotycząca samego oprogramowania wykorzystywanego w ich trakcie. Dobre narzędzie posiada wiele funkcji pozwalających na zwiększenie komfortu pracy oraz kulturalne zachowanie. Należy do nich przede wszystkim możliwość wyciszania mikrofonu i zgłaszanie chęci zabrania głosu (np. poprzez podniesienie ręki). Sprawne operowanie tymi funkcjami pomoże w uniknięciu wielu pomyłek, które niestety wciąż przydarzają się użytkownikom spotkań online, okaże się także nieocenionym wsparciem w panowaniu nad chaosem. Wyciszanie mikrofonu w momencie, w którym nie zabierasz głosu, jest bardzo cenną praktyką. Wcześniejsze zgłaszanie chęci wypowiedzenia się pozwala natomiast moderatorowi na zdecydowanie wydajniejszą pracę.

Oczywiście nowoczesne platformy umożliwiają także wyłączenie kamery w trakcie wydarzenia. Do tej opcji należy podchodzić jednak z ostrożnością. Aby spotkania online naprawdę mogły zastępować tradycyjny kontakt, powinniśmy nie tylko słyszeć, ale również widzieć współpracowników. Udostępnianie swojego wizerunku jest więc podstawą w przypadku wideokonferencji (rzecz jasna nie dotyczy to telekonferencji).

Ustalenie reguł i ich respektowanie

Znając podstawy etykiety podczas spotkań online, warto przystąpić do sporządzenia listy zaleceń, które będą obowiązywały w tym zakresie np. w konkretnym zespole czy całej organizacji. Oczywiście każda grupa może wprowadzać do nich również własne modyfikacje. W niektórych firmach standardem jest nieco luźniejsze podchodzenie do ogólnych reguł, w innych w dobrym tonie okaże się natomiast bardziej sformalizowane podejście. W każdym przypadku należy się jednak do nich stosować, aby zapewnić wszystkim uczestnikom spotkania odpowiedni komfort.

Warto poświęcić również nieco czasu na bardziej drobiazgową lekturę poradnika. Pojawia się w nim wiele szczegółowych kwestii, które z pewnością okażą się pomocne w unikaniu – a w niektórych przypadkach rozwiązywaniu – potencjalnych problemów, na które bardzo często natrafiamy w komunikacji online.

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dostęp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Jeżeli nie wyrażasz na to zgody, możesz zmienić ustawienia w swojej przeglądarce. Zobacz więcej w Polityce Prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close