case study clickmeeting

Etykieta podczas spotka艅 online. Najwa偶niejsze regu艂y savoir-vivre

Niemal ka偶dy z nas sp臋dza znaczn膮 cz臋艣膰 swojego dnia podczas r贸偶nego typu spotka艅 online. Praca i nauka s膮 dzi臋ki temu zdecydowanie 艂atwiej dost臋pne i bardziej efektywne. Z drugiej strony wielu u偶ytkownik贸w wci膮偶 zastanawia si臋, jak zachowa膰 si臋 w r贸偶nych sytuacjach, kt贸re wyj膮tkowo cz臋sto maj膮 miejsce podczas wirtualnych spotka艅. Brak jednoznacznych norm nie u艂atwia przy tym zadania. Najwy偶szy czas rozwia膰 w膮tpliwo艣ci i udzieli膰 odpowiedzi na najwa偶niejsze pytania!
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Savoir-vivre w erze digital jest potrzebny

Dzi臋ki rozwojowi technologii i narz臋dzi do spotka艅 online coraz rzadziej ich uczestnicy musz膮 radzi膰 sobie z problemami technicznymi. Wydarzenia przebiegaj膮 sprawnie i pozwalaj膮 na komfortow膮 wsp贸艂prac臋. Jednocze艣nie spore w膮tpliwo艣ci dotycz膮 kwestii, kt贸ra nie jest w 偶aden spos贸b powi膮zana z samym oprogramowaniem, a wi臋c zachowania os贸b bior膮cych udzia艂 w wydarzeniu.

"W czerwcu 2021 roku przeprowadzili艣my ankiet臋 w艣r贸d uczestnik贸w spotka艅. Zapytali艣my ich mi臋dzy innymi o ich spostrze偶enia i oczekiwania dotycz膮ce regu艂 panuj膮cych w trakcie wydarzenia. Okazuje si臋, 偶e wyj膮tkowo cz臋sto w艂a艣nie to, jak zachowujemy si臋 w trakcie spotkania, znacz膮co utrudnia wsp贸艂prac臋. Co wa偶ne: ponad po艂owa uczestnik贸w stwierdzi艂a, 偶e oczekuje wprowadzenia jasnych zasad etykiety" 鈥 m贸wi Martyna Grzegorczyk, Communications and Outreach Manager w ClickMeeting, firmie tworz膮cej polsk膮 platform臋 do webinar贸w i spotka艅 online. 鈥 "Postanowili艣my wyj艣膰 naprzeciw tym oczekiwaniom i przygotowali艣my bezp艂atny poradnik 鈥濻avoir-vivre w czasie spotka艅 online i webinar贸w鈥. Dzi臋ki niemu odnalezienie si臋 w konkretnych scenariuszach b臋dzie zdecydowanie prostsze" 鈥 dodaje.

Oddzieli膰 偶ycie zawodowe i prywatne

W przypadku tradycyjnych spotka艅, odbywaj膮cych si臋 w biurze, zdecydowana wi臋kszo艣膰 os贸b doskonale wie, jak nale偶y si臋 zachowa膰. Dobranie odpowiedniego stroju czy dostosowanie si臋 do panuj膮cych regu艂 nie wzbudza przy tym wi臋kszych kontrowersji. Ta kwestia prezentuje si臋 jednak inaczej w sytuacji, w kt贸rej obowi膮zki s艂u偶bowe realizujemy, siedz膮c w ulubionym fotelu. Zachowanie profesjonalizmu jest zdecydowanie trudniejsze. Cz臋sto musimy radzi膰 sobie tak偶e z zupe艂nie nowymi sytuacjami, do kt贸rych nie zawsze da si臋 przygotowa膰.

Co irytuje nas najcz臋艣ciej w trakcie spotka艅? 鈥 Jak pokazuje nasza ankieta, tego typu scenariuszy jest naprawd臋 wiele. A偶 65% respondent贸w stwierdzi艂o na przyk艂ad, 偶e szczeg贸lnie rozprasza ich niewy艂膮czanie mikrofon贸w przez osoby, kt贸re nie zabieraj膮 w danym momencie g艂osu, dla 45% znacznym utrudnieniem wsp贸艂pracy jest z艂e przygotowanie przez prezenter贸w, przejawiaj膮ce si臋 chocia偶by w braku uprzedniego przygotowania dokument贸w. Niemal co trzeci uczestnik ankiety zwraca natomiast uwag臋 na rozpraszaj膮ce t艂o prowadz膮cego i uczestnik贸w 鈥 m贸wi Martyna Grzegorczyk.

Spotkanie wymaga przygotowania

Zdecydowanej wi臋kszo艣ci potencjalnych kryzys贸w uda si臋 zapobiec dzi臋ki dobremu przygotowaniu. Przed rozpocz臋ciem spotkania warto przede wszystkim zapozna膰 si臋 z platform膮, na kt贸rej b臋dzie ono mia艂o miejsce. Zwykle kilka chwil wystarczy, 偶eby odkry膰 najwa偶niejsze funkcje i okre艣li膰 np. ich rozmieszczenie. Z pewnym wyprzedzeniem nale偶y r贸wnie偶 dokona膰 testu urz膮dze艅, takich jak mikrofon i kamera internetowa. 鈥 Nowoczesne narz臋dzia, takie jak ClickMeeting, oferuj膮 wbudowane testery, dzi臋ki kt贸rym 艂atwo okre艣li膰, czy urz膮dzenia pracuj膮 prawid艂owo 鈥 podkre艣la Martyna Grzegorczyk.

Dobr膮 praktyk膮 jest tak偶e przygotowanie z wyprzedzeniem niezb臋dnych dokument贸w czy plik贸w, kt贸re maj膮 by膰 prezentowane w trakcie spotkania. Dzi臋ki temu b臋dzie ono przebiega膰 zdecydowanie sprawniej i wp艂ynie na kszta艂towanie pozytywnego, profesjonalnego wizerunku prezentera.

Dress code w trybie home office

Przygotowanie dotyczy oczywi艣cie r贸wnie偶 samego uczestnika oraz jego otoczenia. Cho膰 biurowy dress code nie znajduje bezpo艣redniego prze艂o偶enia na ubi贸r w warunkach home office, warto podej艣膰 do tej kwestii ze zdrowym rozs膮dkiem.

Cz臋艣膰 respondent贸w przyznaje wprawdzie, 偶e zdarza im si臋 uczestniczy膰 w pracowniczych spotkaniach w pi偶amie (zadeklarowa艂a tak co pi膮ta osoba), jednak a偶 57% badanych przyzna艂o, 偶e w ostatnim okresie wybrali zdecydowanie bardziej formalny str贸j, taki jak elegancka koszula czy marynarka. W tym zakresie warto zachowa膰 umiar. Garnitur w domowych warunkach b臋dzie z pewno艣ci膮 odczytany jako przesada. Czysty, zadbany i sp贸jny str贸j zostanie natomiast na pewno odebrany pozytywnie w ka偶dej sytuacji.

Etykieta podczas spotka艅 online - ClickMeeting

Zadbaj o t艂o

Tak samo wa偶ne jest r贸wnie偶 to, co znajduje si臋 za plecami uczestnika spotkania online. Niestety wci膮偶 zdarza si臋, 偶e panuj膮cy w pomieszczeniu nie艂ad rozprasza inne osoby i burzy kszta艂towany skrupulatnie profesjonalny wizerunek.

-W tym przypadku r贸wnie偶 liczy si臋 przede wszystkim zdrowy rozs膮dek 鈥 stwierdza Martyna Grzegorczyk. 鈥 Dobrym pomys艂em b臋dzie wykorzystanie w charakterze t艂a czystej 艣ciany, z pewno艣ci膮 sprawdzi si臋 r贸wnie偶 po prostu widok posprz膮tanego i zadbanego mieszkania 鈥 dodaje.

Do dyspozycji pozostaje r贸wnie偶 opcja wirtualnego t艂a, kt贸r膮 mo偶na znale藕膰 w wielu platformach do webinar贸w i spotka艅 online. W ten spos贸b mo偶na wi臋c z 艂atwo艣ci膮 zas艂oni膰 to, co znajduje si臋 za plecami uczestnika, albo rozmaza膰 obraz. Oczywi艣cie nie ma niczego z艂ego w korzystaniu z tej opcji, warto jednak dostosowa膰 grafik臋 do konkretnej sytuacji, aby unikn膮膰 niepotrzebnych kontrowersji, kt贸re mog膮 nie by膰 w艂a艣ciwie odczytane przez inne osoby.

Etykieta podczas spotka艅 online - ClickMeeting

Korzystaj z mo偶liwo艣ci, jakie daje Ci platforma

Aby opanowa膰 etykiet臋 spotka艅 online, potrzebna jest r贸wnie偶 wiedza dotycz膮ca samego oprogramowania wykorzystywanego w ich trakcie. Dobre narz臋dzie posiada wiele funkcji pozwalaj膮cych na zwi臋kszenie komfortu pracy oraz kulturalne zachowanie. Nale偶y do nich przede wszystkim mo偶liwo艣膰 wyciszania mikrofonu i zg艂aszanie ch臋ci zabrania g艂osu (np. poprzez podniesienie r臋ki). Sprawne operowanie tymi funkcjami pomo偶e w unikni臋ciu wielu pomy艂ek, kt贸re niestety wci膮偶 przydarzaj膮 si臋 u偶ytkownikom spotka艅 online, oka偶e si臋 tak偶e nieocenionym wsparciem w panowaniu nad chaosem. Wyciszanie mikrofonu w momencie, w kt贸rym nie zabierasz g艂osu, jest bardzo cenn膮 praktyk膮. Wcze艣niejsze zg艂aszanie ch臋ci wypowiedzenia si臋 pozwala natomiast moderatorowi na zdecydowanie wydajniejsz膮 prac臋.

Oczywi艣cie nowoczesne platformy umo偶liwiaj膮 tak偶e wy艂膮czenie kamery w trakcie wydarzenia. Do tej opcji nale偶y podchodzi膰 jednak z ostro偶no艣ci膮. Aby spotkania online naprawd臋 mog艂y zast臋powa膰 tradycyjny kontakt, powinni艣my nie tylko s艂ysze膰, ale r贸wnie偶 widzie膰 wsp贸艂pracownik贸w. Udost臋pnianie swojego wizerunku jest wi臋c podstaw膮 w przypadku wideokonferencji (rzecz jasna nie dotyczy to telekonferencji).

Ustalenie regu艂 i ich respektowanie

Znaj膮c podstawy etykiety podczas spotka艅 online, warto przyst膮pi膰 do sporz膮dzenia listy zalece艅, kt贸re b臋d膮 obowi膮zywa艂y w tym zakresie np. w konkretnym zespole czy ca艂ej organizacji. Oczywi艣cie ka偶da grupa mo偶e wprowadza膰 do nich r贸wnie偶 w艂asne modyfikacje. W niekt贸rych firmach standardem jest nieco lu藕niejsze podchodzenie do og贸lnych regu艂, w innych w dobrym tonie oka偶e si臋 natomiast bardziej sformalizowane podej艣cie. W ka偶dym przypadku nale偶y si臋 jednak do nich stosowa膰, aby zapewni膰 wszystkim uczestnikom spotkania odpowiedni komfort.

Warto po艣wi臋ci膰 r贸wnie偶 nieco czasu na bardziej drobiazgow膮 lektur臋 poradnika. Pojawia si臋 w nim wiele szczeg贸艂owych kwestii, kt贸re z pewno艣ci膮 oka偶膮 si臋 pomocne w unikaniu 鈥 a w niekt贸rych przypadkach rozwi膮zywaniu 鈥 potencjalnych problem贸w, na kt贸re bardzo cz臋sto natrafiamy w komunikacji online.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close