jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia

Ile zrobisz w p├│┼étorej sekundy? Zobacz, jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia, by pozby─ç si─Ö zaleg┼éo┼Ťci.

Krystyna Marcinkowska

ÔÇ×Ci─ůgle nie mam czasuÔÇŁ powtarzamy. A mo┼╝e to nie kwestia braku czasu, ale lepszej organizacji? Kiedy my┼Ťlimy o dobrej organizacji dnia, warto wzi─ů─ç pod uwag─Ö te┼╝ te kr├│tkie chwile. Czasem p├│┼étorej minuty wystarczy, ┼╝eby wys┼éa─ç zaleg┼éego maila lub zaktualizowa─ç list─Ö zada┼ä. Jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia?

 

Zebrania na stoj─ůco zamiast d┼éugich nasiad├│wek

Pewnie dobrze znasz poczucie marnowania cennych minut na spotkaniu, kt├│rego jedynie kr├│tka cz─Ö┼Ť─ç dotyczy┼éa tematu. Cz─Östo na zebranie po┼Ťwi─Öca si─Ö okre┼Ťlon─ů ilo┼Ť─ç czasu jedynie dlatego, ┼╝e wcze┼Ťniej tak za┼éo┼╝ono. Je┼Ťli wi─Öc w kalendarzu zaplanowa┼ée┼Ť na status z zespo┼éem godzin─Ö, a ju┼╝ po 15 minutach uda┼éo si─Ö wszystko ustali─ç i ka┼╝dy wie, co ma robi─ç, nie b├│j si─Ö po prostu go zako┼äczy─ç. Idealne spotkania powinny mie─ç wyznaczon─ů godzin─Ö rozpocz─Öcia, a ko┼äczy─ç si─Ö tak szybko, jak to mo┼╝liwe. Na wszelki wypadek warto ustawi─ç budzik, ┼╝eby rozmowy nie rozwlek┼éy si─Ö, a r├│wnocze┼Ťnie stara─ç si─Ö je sko┼äczy─ç, zanim zadzwoni.

Alternatyw─ů dla zbyt d┼éugich obrad s─ů kilkuminutowe zebrania w pozycji stoj─ůcej. ÔÇô W tym czasie cz┼éonkowie zespo┼éu dziel─ů si─Ö wa┼╝nymi informacjami, m├│wi─ůc m.in. o tym, co uda┼éo im si─Ö zrobi─ç poprzedniego dnia, jaki cel maj─ů na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebuj─ů do jego osi─ůgni─Öcia. Warto rozpocz─ů─ç dzie┼ä lub wyznaczy─ç inn─ů por─Ö w┼éa┼Ťnie na takie ÔÇ×pi─Öciominut├│wkiÔÇŁ ÔÇô podpowiada Romana G┼éadych, project manager w firmie szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. ÔÇô Taka formu┼éa pozwala na zwi─Öz┼é─ů wymian─Ö informacji i wiedzy. Dobrze wp┼éywa te┼╝ na motywacj─Ö zespo┼éu, bo ka┼╝dy jego cz┼éonek ma mo┼╝liwo┼Ť─ç uczestniczenia w projektach wsp├│┼épracownik├│w, chocia┼╝by poprzez sw├│j cenny komentarz, podzielenie si─Ö do┼Ťwiadczeniem czy p├│┼║niejsze wsparcie. Dzi─Öki temu pracownicy buduj─ů wzajemne relacje i czuj─ů si─Ö bardziej odpowiedzialni za ca┼éo┼Ťciowy efekt ko┼äcowy, nie tylko sw├│j obszar ÔÇô wyja┼Ťnia Romana G┼éadych.

Kto i co zapamiętał

Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzi─ç, jakie ustalenia zapami─Öta┼é ka┼╝dy z jego uczestnik├│w. Zwykle nie zajmuje to d┼éu┼╝ej ni┼╝ 30 sekund na osob─Ö, pocz─ůtkowo jednak mo┼╝e budzi─ç napi─Öcie w zespole, kojarz─ůc si─Ö ze znanym ze szko┼éy ÔÇ×odpytywaniemÔÇŁ. Z drugiej strony takie podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialno┼Ťci za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uwa┼╝nego s┼éuchania wcze┼Ťniejszych wypowiedzi. Pozwala te┼╝ dostrzec, kt├│re kwestie pomini─Öto lub przy kt├│rych istnieje ryzyko zdublowania pracy.

Warto tak┼╝e stworzy─ç systematycznie aktualizowan─ů ÔÇ×tablic─Ö odpowiedzialno┼ŤciÔÇŁ z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamie┼Ťci─ç j─ů w widocznym dla wszystkich miejscu. Mo┼╝na wykorzysta─ç np. tablic─Ö na zmywalne markery. Dla moderatora spotkania jeszcze wygodniejsze mog─ů by─ç samoprzylepne karteczki lub magnesy i kartki papieru, na kt├│rych ka┼╝dy sam zanotuje swoje obowi─ůzki, a nast─Öpnie zamie┼Ťci je w odpowiednim miejscu na tablicy. To rozwi─ůzanie u┼éatwia te┼╝ ewentualn─ů p├│┼║niejsz─ů zamian─Ö zada┼ä, ich kolejno┼Ťci czy wykonawcy oraz sprawia, ┼╝e energia grupy i odpowiedzialno┼Ť─ç za realizacj─Ö obowi─ůzk├│w ro┼Ťnie. Znasz to przyjemne uczucie, kiedy z d┼éugiej listy mo┼╝esz wykre┼Ťli─ç kolejn─ů pozycj─Ö, prawda? Tak samo dzia┼éa ÔÇ×tablica odpowiedzialno┼ŤciÔÇŁ ÔÇô mobilizuje pracownik├│w, a dla prze┼éo┼╝onych mo┼╝e by─ç impulsem do rozeznania, w jaki spos├│b i czy sprawiedliwie obci─ů┼╝aj─ů cz┼éonk├│w zespo┼éu.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 4 złote zasady planowania dnia pracy

Zapomnij o multitaskingu

Kiedy ju┼╝ ka┼╝dy wie dok┼éadnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadba─ç o indywidualn─ů efektywno┼Ť─ç. Na pocz─ůtku zapomnijmy o multitaskingu ÔÇô nie jeste┼Ťmy w stanie obdarzy─ç r├│wn─ů uwag─ů, skupieniem i kreatywno┼Ťci─ů kilkunastu temat├│w na raz. ÔÇô Do┼Ťwiadczenie wielu organizacji pokazuje, ┼╝e jeste┼Ťmy najefektywniejsi, kiedy na ka┼╝dy dzie┼ä stworzymy swoj─ů w┼éasn─ů ÔÇ×stref─Ö koncentracjiÔÇŁ. Mo┼╝e to by─ç tabela, kartka, rysunek itd., s┼éu┼╝─ůce nam do przedstawienia spraw, nad kt├│rymi chcemy pracowa─ç w tw├│rczym skupieniu. Nie powinny one dotyczy─ç wi─Öcej ni┼╝ pi─Öciu obszar├│w czy projekt├│w. Zgodnie z tym systemem bez wzgl─Ödu na to, co si─Ö wydarzy i ile nag┼éych temat├│w pojawi si─Ö danego dnia, ÔÇ×strefaÔÇŁ musi by─ç pusta, kiedy ko┼äczymy prac─Ö ÔÇô wyja┼Ťnia Romana G┼éadych.

Jak jednak tego dokona─ç i tw├│rczo rozwija─ç swoje pomys┼éy i projekty, kiedy co chwil─Ö dzwoni telefon, pojawia si─Ö powiadomienie o nowej wiadomo┼Ťci lub zaczynaj─ůcym si─Ö za 10 minut kolejnym spotkaniu, a w tle s┼éycha─ç rozmawiaj─ůcych wsp├│┼épracownik├│w?

Wycisz telefon

Kreatywne zespo┼éy cz─Östo s─ů ÔÇ×przestymulowaneÔÇŁ. Rozwi─ůzaniem w takiej sytuacji mo┼╝e by─ç wyznaczenie w ci─ůgu dnia czasu na nieprzerwan─ů prac─Ö nad wa┼╝nymi zadaniami wymagaj─ůcymi skupienia, kiedy b─Ödziesz niedost─Öpny dla podw┼éadnych czy wsp├│┼épracownik├│w. ÔÇô W czasie takiego ÔÇ×okienka bez stymulacjiÔÇŁ wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, poczt─Ö, komunikatory i naprawd─Ö si─Ö skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalaj─ůce rezultaty i wyr├│┼╝nia osoby naprawd─Ö efektywne ÔÇô m├│wi Romana G┼éadych.

Jak takie ÔÇ×wy┼é─ůczenie si─ÖÔÇŁ wp┼éywa na relacje z pozosta┼éymi cz┼éonkami zespo┼éu? Je┼Ťli dasz im wcze┼Ťniej zna─ç, kiedy odpowiesz na kwestie, kt├│re pojawi─ů si─Ö w tym czasie i rzeczywi┼Ťcie b─Ödziesz to robi┼é regularnie, ryzyko uzyskania etykiety niekole┼╝e┼äskiego i niedost─Öpnego jest raczej ma┼ée. W dodatku cz─Östo okazuje si─Ö, ┼╝e wsp├│┼épracownicy w mi─Ödzyczasie sami znajduj─ů informacje, kt├│rych jeszcze przed chwil─ů tak pilnie od ciebie potrzebowali.

ÔÇô Kwesti─ů kluczow─ů dla efektywno┼Ťci w┼éasnej i zespo┼éu jest podej┼Ťcie do czasu. Je┼Ťli nie b─Ödziemy go marnowa─ç, chocia┼╝by na ma┼éo konkretne spotkania, ale za to zaczniemy go planowa─ç w spos├│b przejrzysty, a tak┼╝e zadbamy o nieprzerwane i niczym niezak┼é├│cone bloki na realizacj─Ö najwa┼╝niejszych dzia┼éa┼ä, szybko powinni┼Ťmy zaobserwowa─ç pozytywne zmiany. Wszystko to kwestia czasu ÔÇô podsumowuje Romana G┼éadych.