jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia

Ile zrobisz w p├│┼étorej sekundy? Zobacz, jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia, by pozby─ç si─Ö zaleg┼éo┼Ťci.

Krystyna Marcinkowska

ÔÇ×Ci─ůgle nie mam czasuÔÇŁ powtarzamy. A mo┼╝e to nie kwestia braku czasu, ale lepszej organizacji? Kiedy my┼Ťlimy o dobrej organizacji dnia, warto wzi─ů─ç pod uwag─Ö te┼╝ te kr├│tkie chwile. Czasem p├│┼étorej minuty wystarczy, ┼╝eby wys┼éa─ç zaleg┼éego maila lub zaktualizowa─ç list─Ö zada┼ä. Jak dobrze wykorzysta─ç czas w ci─ůgu dnia?

 

Zebrania na stoj─ůco zamiast d┼éugich nasiad├│wek

Pewnie dobrze znasz poczucie marnowania cennych minut na spotkaniu, kt├│rego jedynie kr├│tka cz─Ö┼Ť─ç dotyczy┼éa tematu. Cz─Östo na zebranie po┼Ťwi─Öca si─Ö okre┼Ťlon─ů ilo┼Ť─ç czasu jedynie dlatego, ┼╝e wcze┼Ťniej tak za┼éo┼╝ono. Je┼Ťli wi─Öc w kalendarzu zaplanowa┼ée┼Ť na status z zespo┼éem godzin─Ö, a ju┼╝ po 15 minutach uda┼éo si─Ö wszystko ustali─ç i ka┼╝dy wie, co ma robi─ç, nie b├│j si─Ö po prostu go zako┼äczy─ç. Idealne spotkania powinny mie─ç wyznaczon─ů godzin─Ö rozpocz─Öcia, a ko┼äczy─ç si─Ö tak szybko, jak to mo┼╝liwe. Na wszelki wypadek warto ustawi─ç budzik, ┼╝eby rozmowy nie rozwlek┼éy si─Ö, a r├│wnocze┼Ťnie stara─ç si─Ö je sko┼äczy─ç, zanim zadzwoni.

Alternatyw─ů dla zbyt d┼éugich obrad s─ů kilkuminutowe zebrania w pozycji stoj─ůcej. ÔÇô W tym czasie cz┼éonkowie zespo┼éu dziel─ů si─Ö wa┼╝nymi informacjami, m├│wi─ůc m.in. o tym, co uda┼éo im si─Ö zrobi─ç poprzedniego dnia, jaki cel maj─ů na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebuj─ů do jego osi─ůgni─Öcia. Warto rozpocz─ů─ç dzie┼ä lub wyznaczy─ç inn─ů por─Ö w┼éa┼Ťnie na takie ÔÇ×pi─Öciominut├│wkiÔÇŁ ÔÇô podpowiada Romana G┼éadych, project manager w firmie szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. ÔÇô Taka formu┼éa pozwala na zwi─Öz┼é─ů wymian─Ö informacji i wiedzy. Dobrze wp┼éywa te┼╝ na motywacj─Ö zespo┼éu, bo ka┼╝dy jego cz┼éonek ma mo┼╝liwo┼Ť─ç uczestniczenia w projektach wsp├│┼épracownik├│w, chocia┼╝by poprzez sw├│j cenny komentarz, podzielenie si─Ö do┼Ťwiadczeniem czy p├│┼║niejsze wsparcie. Dzi─Öki temu pracownicy buduj─ů wzajemne relacje i czuj─ů si─Ö bardziej odpowiedzialni za ca┼éo┼Ťciowy efekt ko┼äcowy, nie tylko sw├│j obszar ÔÇô wyja┼Ťnia Romana G┼éadych.

Kto i co zapamiętał

Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzi─ç, jakie ustalenia zapami─Öta┼é ka┼╝dy z jego uczestnik├│w. Zwykle nie zajmuje to d┼éu┼╝ej ni┼╝ 30 sekund na osob─Ö, pocz─ůtkowo jednak mo┼╝e budzi─ç napi─Öcie w zespole, kojarz─ůc si─Ö ze znanym ze szko┼éy ÔÇ×odpytywaniemÔÇŁ. Z drugiej strony takie podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialno┼Ťci za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uwa┼╝nego s┼éuchania wcze┼Ťniejszych wypowiedzi. Pozwala te┼╝ dostrzec, kt├│re kwestie pomini─Öto lub przy kt├│rych istnieje ryzyko zdublowania pracy.

Warto tak┼╝e stworzy─ç systematycznie aktualizowan─ů ÔÇ×tablic─Ö odpowiedzialno┼ŤciÔÇŁ z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamie┼Ťci─ç j─ů w widocznym dla wszystkich miejscu. Mo┼╝na wykorzysta─ç np. tablic─Ö na zmywalne markery. Dla moderatora spotkania jeszcze wygodniejsze mog─ů by─ç samoprzylepne karteczki lub magnesy i kartki papieru, na kt├│rych ka┼╝dy sam zanotuje swoje obowi─ůzki, a nast─Öpnie zamie┼Ťci je w odpowiednim miejscu na tablicy. To rozwi─ůzanie u┼éatwia te┼╝ ewentualn─ů p├│┼║niejsz─ů zamian─Ö zada┼ä, ich kolejno┼Ťci czy wykonawcy oraz sprawia, ┼╝e energia grupy i odpowiedzialno┼Ť─ç za realizacj─Ö obowi─ůzk├│w ro┼Ťnie. Znasz to przyjemne uczucie, kiedy z d┼éugiej listy mo┼╝esz wykre┼Ťli─ç kolejn─ů pozycj─Ö, prawda? Tak samo dzia┼éa ÔÇ×tablica odpowiedzialno┼ŤciÔÇŁ ÔÇô mobilizuje pracownik├│w, a dla prze┼éo┼╝onych mo┼╝e by─ç impulsem do rozeznania, w jaki spos├│b i czy sprawiedliwie obci─ů┼╝aj─ů cz┼éonk├│w zespo┼éu.

PRZECZYTAJ TAKŻE: 4 złote zasady planowania dnia pracy

Zapomnij o multitaskingu

Kiedy ju┼╝ ka┼╝dy wie dok┼éadnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadba─ç o indywidualn─ů efektywno┼Ť─ç. Na pocz─ůtku zapomnijmy o multitaskingu ÔÇô nie jeste┼Ťmy w stanie obdarzy─ç r├│wn─ů uwag─ů, skupieniem i kreatywno┼Ťci─ů kilkunastu temat├│w na raz. ÔÇô Do┼Ťwiadczenie wielu organizacji pokazuje, ┼╝e jeste┼Ťmy najefektywniejsi, kiedy na ka┼╝dy dzie┼ä stworzymy swoj─ů w┼éasn─ů ÔÇ×stref─Ö koncentracjiÔÇŁ. Mo┼╝e to by─ç tabela, kartka, rysunek itd., s┼éu┼╝─ůce nam do przedstawienia spraw, nad kt├│rymi chcemy pracowa─ç w tw├│rczym skupieniu. Nie powinny one dotyczy─ç wi─Öcej ni┼╝ pi─Öciu obszar├│w czy projekt├│w. Zgodnie z tym systemem bez wzgl─Ödu na to, co si─Ö wydarzy i ile nag┼éych temat├│w pojawi si─Ö danego dnia, ÔÇ×strefaÔÇŁ musi by─ç pusta, kiedy ko┼äczymy prac─Ö ÔÇô wyja┼Ťnia Romana G┼éadych.

Jak jednak tego dokona─ç i tw├│rczo rozwija─ç swoje pomys┼éy i projekty, kiedy co chwil─Ö dzwoni telefon, pojawia si─Ö powiadomienie o nowej wiadomo┼Ťci lub zaczynaj─ůcym si─Ö za 10 minut kolejnym spotkaniu, a w tle s┼éycha─ç rozmawiaj─ůcych wsp├│┼épracownik├│w?

Wycisz telefon

Kreatywne zespo┼éy cz─Östo s─ů ÔÇ×przestymulowaneÔÇŁ. Rozwi─ůzaniem w takiej sytuacji mo┼╝e by─ç wyznaczenie w ci─ůgu dnia czasu na nieprzerwan─ů prac─Ö nad wa┼╝nymi zadaniami wymagaj─ůcymi skupienia, kiedy b─Ödziesz niedost─Öpny dla podw┼éadnych czy wsp├│┼épracownik├│w. ÔÇô W czasie takiego ÔÇ×okienka bez stymulacjiÔÇŁ wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, poczt─Ö, komunikatory i naprawd─Ö si─Ö skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalaj─ůce rezultaty i wyr├│┼╝nia osoby naprawd─Ö efektywne ÔÇô m├│wi Romana G┼éadych.

Jak takie ÔÇ×wy┼é─ůczenie si─ÖÔÇŁ wp┼éywa na relacje z pozosta┼éymi cz┼éonkami zespo┼éu? Je┼Ťli dasz im wcze┼Ťniej zna─ç, kiedy odpowiesz na kwestie, kt├│re pojawi─ů si─Ö w tym czasie i rzeczywi┼Ťcie b─Ödziesz to robi┼é regularnie, ryzyko uzyskania etykiety niekole┼╝e┼äskiego i niedost─Öpnego jest raczej ma┼ée. W dodatku cz─Östo okazuje si─Ö, ┼╝e wsp├│┼épracownicy w mi─Ödzyczasie sami znajduj─ů informacje, kt├│rych jeszcze przed chwil─ů tak pilnie od ciebie potrzebowali.

ÔÇô Kwesti─ů kluczow─ů dla efektywno┼Ťci w┼éasnej i zespo┼éu jest podej┼Ťcie do czasu. Je┼Ťli nie b─Ödziemy go marnowa─ç, chocia┼╝by na ma┼éo konkretne spotkania, ale za to zaczniemy go planowa─ç w spos├│b przejrzysty, a tak┼╝e zadbamy o nieprzerwane i niczym niezak┼é├│cone bloki na realizacj─Ö najwa┼╝niejszych dzia┼éa┼ä, szybko powinni┼Ťmy zaobserwowa─ç pozytywne zmiany. Wszystko to kwestia czasu ÔÇô podsumowuje Romana G┼éadych.

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost─Öp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid┼éowego dzia┼éania strony. Je┼╝eli nie wyra┼╝asz na to zgody, mo┼╝esz zmieni─ç ustawienia w swojej przegl─ůdarce. Zobacz wi─Öcej w Polityce Prywatno┼Ťci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close