jak wyznacza膰 priorytety

Jak odr贸偶ni膰 zadania wa偶ne od pilnych? Sprawd藕, jak wyznacza膰 priorytety!

Krystyna Marcinkowska

Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

 

Liczba zada艅 do wykonania znowu ci臋 przyt艂acza i nie masz poj臋cia, od czego zacz膮膰? Wiele os贸b doskonale zna ten scenariusz z codziennej pracy. Stres zwi膮zany z nat艂okiem obowi膮zk贸w nie sprzyja efektywno艣ci. Jak wyznacza膰 priorytety i skupi膰 si臋 na tym, co najwa偶niejsze lub pom贸c w tym swoim pracownikom?

Wa偶ne czy pilne? 鈥 oto jest pytanie

Zaczynasz prac臋 nad danym zadaniem dopiero, gdy zbli偶a si臋 termin jego wykonania? Wiele os贸b kieruje si臋 pilno艣ci膮 pozycji z listy rzeczy do zrobienia, w efekcie s膮 stale bardzo zaj臋ci i cz臋sto przem臋czeni. 鈥 Za艂atwianie spraw tylko wed艂ug tego klucza utrudnia prac臋 nie tylko nam samym, ale i ca艂emu zespo艂owi czy dzia艂owi. W艂a艣nie z tego powodu wa偶ne jest ustalanie priorytet贸w wed艂ug wa偶no艣ci spraw. Pami臋tajmy, 偶e ich pilno艣膰 to zazwyczaj cecha drugorz臋dna 鈥 zauwa偶a Sylwia Szyma艅ska, trener biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. Specjali艣ci podpowiadaj膮, 偶e za te zadania, kt贸re s膮 istotne, a zarazem ich termin wykonania si臋 zbli偶a, najlepiej zabra膰 si臋 natychmiast i doprowadzi膰 je do ko艅ca w pierwszej kolejno艣ci.

Te wa偶ne, ale niezbyt pilne mog膮 chwil臋 poczeka膰 (偶eby jednak nie odk艂ada膰 ich w niesko艅czono艣膰, ustal termin ko艅cowy lub zle膰 je komu艣, daj膮c sobie czas na sprawdzenie jako艣ci wykonania). Na dzia艂ania, kt贸re s膮 pilne, a przy tym ma艂o wa偶ne najlepiej znajd藕 szybki spos贸b realizacji bez potrzeby powa偶nego, osobistego anga偶owania si臋. Je艣li masz tak膮 mo偶liwo艣膰, deleguj je, podobnie jak kwestie ma艂o wa偶ne i niezbyt nagl膮ce. W przypadku tych ostatnich zastan贸w si臋 te偶 dobrze, czy aby na pewno w og贸le musz膮 one by膰 wykonane. Cz臋sto bywa bowiem tak, 偶e tracimy czas na dzia艂ania tak naprawd臋 zupe艂nie niepotrzebne. Je艣li tak jest w przypadku sprawy, kt贸r膮 w艂a艣nie chcia艂e艣 doda膰 do listy, nie miej opor贸w przed tym, by z niej zrezygnowa膰.

To mo偶e poczeka膰

Cz臋stym b艂臋dem i przyczyn膮 nieosi膮gania wielu cel贸w g艂贸wnych jest zajmowanie si臋 w pierwszej kolejno艣ci sprawami drugorz臋dnymi, po艣wi臋canie zbyt du偶ej ilo艣ci czasu i energii na sprawy wa偶ne, lecz nie najwa偶niejsze. W efekcie zdarza si臋, 偶e czas na realizacj臋 tych ostatnich si臋 kurczy, przez co jako艣膰 ich wykonania mo偶e by膰 mniej satysfakcjonuj膮ca. Pami臋taj te偶 o tym, 偶e priorytety mog膮 si臋 zmienia膰. Dlatego te偶 warto na bie偶膮co je ocenia膰, weryfikuj膮c np. co miesi膮c wymagania, mo偶liwo艣ci i wyznaczniki satysfakcji. Dobrze te偶 zastanowi膰 si臋, czy robisz co艣, co m贸g艂by wykona膰 kto艣 inny, a je艣li tak, staraj si臋 eliminowa膰 takie dzia艂ania ze swojej 鈥瀟o-do list鈥.

Okre艣l te偶, kt贸re przedsi臋wzi臋cia s膮 najwa偶niejsze w danym miesi膮cu lub tygodniu i oszacuj, ile czasu potrzebujesz na ich realizacj臋. Warto rozwa偶y膰 te偶 stosunek czasu do zysku wynikaj膮cego z szybkiego wykonania sprawy mniej wa偶nej i pilnej. Takie dzia艂anie mo偶e bowiem okaza膰 si臋 na tyle op艂acalne, 偶e stanie si臋 wyj膮tkiem od og贸lnej zasady m贸wi膮cej, 偶e 鈥瀗ajwa偶niejsze sprawy nale偶y robi膰 najpierw鈥.

Dwie listy zamiast jednej?

Poza d艂ugofalow膮 priorytetyzacj膮 skup si臋 te偶 na odpowiednim zaplanowaniu pracy na dany dzie艅, pozwala to bowiem oszcz臋dzi膰 sporo czasu. Jak to zrobi膰? 鈥 Skuteczn膮 metod膮 jest tworzenie codziennie dw贸ch list zada艅, najlepiej na tej samej kartce papieru. Po jednej stronie spisujemy swoje dzia艂ania przewidziane na okre艣lon膮 por臋 dnia, np. praca nad ekspozycj膮, spotkanie z szefem. Po drugiej za艣 鈥 pod nag艂贸wkiem 鈥瀌o zrobienia鈥 鈥 wszystko to, co planujemy na dany dzie艅. Nast臋pnie przegl膮damy takie zestawienie i oznaczmy literami ich priorytety: A (A1, A2…), B, C. Na zadania o najwy偶szym priorytecie wydzielmy okre艣lone godziny, a w przypadku pozosta艂ych przyst臋pujemy do realizacji zgodnie z ustalon膮 hierarchi膮 w miar臋 wolnego czasu. Pami臋tajmy jednak o zachowaniu pewnego marginesu na nieprzewidziane przerwy w pracy 鈥 m贸wi Sylwia Szyma艅ska z Integra Consulting Poland.

Naucz si臋 wybiera膰

Eksperci zwracaj膮 uwag臋, 偶e zbyt wiele priorytet贸w mo偶e parali偶owa膰. 鈥 Skuteczni przyw贸dcy potrafi膮 porzuci膰 to, co dobre, dla tego, co najlepsze 鈥 bierzmy z nich przyk艂ad. Miejmy 艣wiadomo艣膰 tego, 偶e nie mo偶na mie膰 wszystkiego, a dodatkowo wiele dzia艂a艅 jest tak naprawd臋 niewa偶nych. Dlatego tak istotna jest umiej臋tno艣膰 rezygnacji z niekt贸rych z nich i rozeznanie tego, kt贸re sprawy mo偶emy pomin膮膰 bez wi臋kszych konsekwencji 鈥 zauwa偶a Sylwia Szyma艅ska z Integra Consulting Poland. Bywa jednak i tak, 偶e do wyboru mamy dwie wa偶ne i dobre mo偶liwo艣ci. Co w贸wczas zrobi膰? 鈥 W takiej sytuacji mo偶emy zapyta膰 o zdanie zwierzchnika i wsp贸艂pracownik贸w. Zastan贸wmy si臋 te偶, czy jedna z opcji mo偶e by膰 zrealizowana przez kogo艣 innego. Je偶eli tak, przeka偶my j膮 i skoncentrujmy si臋 na tej drugiej. Rozwa偶my te偶, kt贸re rozwi膮zanie jest korzystniejsze dla klienta lub ca艂o艣ci projektu. Starajmy si臋 tak偶e powi膮za膰 swoj膮 decyzj臋 z og贸lnym celem firmy 鈥 podpowiada ekspert.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close