List motywacyjny to prosty sposób sprawdzenia pisemnych umiejętności kandydata. Jak nie popełnić błędu radzi Weronika Sierant ze Smart MBC.
List motywacyjny stanowi najprostszy sposób na sprawdzenie naszych umiejętności komunikowania się na piśmie we wstępnym etapie rekrutacji. Nie wszyscy pracodawcy ich wymagają, ale gdy nagle pojawia się potrzeba napisania takiego listu, w panice próbujemy przypomnieć sobie, co w (mniej lub bardziej zamierzchłych) czasach liceum mówiono na języku polskim albo też sięgamy do sieci w poszukiwaniu informacji. Największym problemem, z jakim zazwyczaj borykamy się przy tworzeniu podobnego pisma, jest umiejętne wykazanie naszych kwalifikacji, bez powtarzania słowo w słowo informacji zawartych w CV. W jaki sposób poprawnie się wypowiedzieć i nie popełnić gafy, która zniechęci do nas potencjalnego pracodawcę?
1. Formalności, formalności…
Przede wszystkim należy zadbać o właściwy wygląd naszego listu, bo ułożenie tekstu jest pierwszym, co rzuci się w oczy czytającemu. Istnieje kilka obowiązkowych elementów, które musimy zawrzeć w treści, by od razu wydała się ona profesjonalna.
W prawym górnym rogu kartki należy wpisać miejscowość i datę. Błędem, często powtarzanym nawet w przykładowych listach motywacyjnych, jest stosowanie kropki po rzymskich cyfrach oznaczających miesiąc. Jeśli czujemy się z interpunkcją trochę na bakier, najbezpieczniej jest posługiwać się cyframi arabskimi, stawiając kropki wyłącznie po dniu i miesiącu. Kolejny krok to zamieszczenie danych o sobie. Imię, nazwisko, adres do korespondencji, telefon i e-mail są podstawowymi informacjami, umożliwiającymi nawiązanie z nami kontaktu. Gdy już zadbamy o to, by były kompletne i poprawne, ponownie przenosimy się na prawą część kartki, by wpisać tam dane odbiorcy. Warto dowiedzieć się, kto konkretnie odpowiada za rekrutację w danej firmie i spersonalizować nasz list poprzez wpisanie imienia i nazwiska rekrutera, a w kolejnych linijkach po prostu adresu placówki.
Technicznym szczegółem, który potrafi sprawiać problemy, jest także kwestia znaku stosowanego po formułce “Szanowny Panie”. Najlepiej zakończyć go przecinkiem, zastosować linijkę odstępu i pierwsze zdanie nowego akapitu zacząć małą literą. Przecinek ten nie wystąpi już po zwrocie kończącym list (“z poważaniem” czy “z wyrazami szacunku”). Rozpoczynamy go dużą literą i podpisujemy się (własnoręcznie!) zaraz poniżej.
2. Słowa pułapki
Gdy już uda nam się zamieścić wszystkie istotne dane, przechodzimy do tworzenia rzeczywistej treści. A słowa potrafią być podchwytliwe. Należy pamiętać, że wszystkie bezpośrednie zwroty do adresata rozpoczynamy wielką literą. Bardzo istotne jest to, by nie posługiwać się kolokwializmami. Istnieje też kilka zwrotów, których lepiej unikać. Co może być zaskakujące, na tej liście znalazło się między innymi słowo “proszę”. Chcąc zdobyć pracę, nie możemy o nią prosić. Celem listu motywacyjnego jest udowodnienie, że zasługujemy na dane stanowisko i to pracodawca powinien zadbać, by pozyskać tak cennego pracownika dla swojego zespołu. Podobnie sprawa wygląda ze “zwracaniem się” z zapytaniem, czy wspomnianą wyżej prośbą. Słowo to jest negatywnie nacechowane emocjonalnie, toteż korzystne dla nas będzie zastąpienie go odpowiednim synonimem.
Po napisaniu listu warto jest zrobić sobie parę godzin przerwy i wrócić do czytania, gdy nie pamiętamy już tak dobrze, jak sformułowaliśmy nasze myśli. Wtedy będziemy w stanie ocenić, jakie wrażenie robi przeczytany tekst na odbiorcy.
3. Typowo czy oryginalnie?
Fachowcy wciąż spierają się, czy pisząc list motywacyjny najlepiej postawić na klasykę, czy zabłysnąć oryginalnością. W praktyce najlepsze okazuje się połączenie obu rozwiązań. Proporcja może być różna, jedyną sztywną zasadą pozostaje to, by nie kopiować dosłownie przykładowych listów motywacyjnych. Mogą posłużyć za inspirację, ale gdy przystosujemy gotowe zdania pod siebie, często tracą one brzmienie i zwyczajnie nie pasują do kontekstu.
Oryginalność w liście motywacyjnym jest determinowana informacją. Jeśli chcemy zwrócić uwagę pracodawcy, wspinanie się na wyżyny krasomówstwa często może nam tylko zaszkodzić. Znacznie lepsze rozwiązanie stanowi zamieszczenie interesującej wzmianki o tym, dlaczego zdecydowaliśmy się aplikować właśnie do tej firmy, albo w jaki sposób wydarzenia z naszego życia zawodowego wpłynęły na nabywanie umiejętności czy charakter.
Nie możemy zapominać o tym, że list powinien być dostosowany do odbiorcy. Aplikując na stanowisko w urzędzie państwowym, warto trzymać się utartego schematu, wykazując tym samym znajomość obowiązujących form. Jeśli jednak poszukujemy pracy w dziennikarstwie czy marketingu, nie zaszkodzi wykazać się kreatywnością, a może nawet zrezygnować z papierowej wersji listu, zastępując ją przykładowo wideoprezentacją.
4. Przecież jestem idealny
Opisywanie siebie to ta część listu, która potrafi sprawić ogromny problem. Niełatwo jest w wyważony sposób wymienić własne zalety, nie zamieniając całego akapitu w litanię atutów, opisywanych słowami, których i tak użyje większość kandydatów. Najskuteczniejszą formą prezentacji jest połączenie ich z uzasadnieniami. Zamiast mówić, że jesteśmy sumienni, odpowiedzialni i punktualni, możemy wspomnieć sytuacje, które wymagały od nas wykazywania się takimi cechami. Nie zaszkodzi wspomnieć o dużym projekcie, który z powodzeniem doprowadziliśmy do końca, albo kontrakcie, podpisanym głównie dzięki naszemu opanowaniu i zdolnościom interpersonalnym. Nawet jeśli nie mamy dużego doświadczenia, z pewnością damy radę przywołać taki moment, który coś zmienił w naszym życiu. Można się tutaj odwołać do kursów i szkoleń, które odbyliśmy, albo podejmowanych podczas studiów zajęć dodatkowych, na przykład działalności w organizacjach studenckich.
“Ale to tylko list!”, można by sobie pomyśleć, analizując wszystkie zawiłości i czyhające na nas pułapki związane z jego pisaniem. Czy zatem warto się postarać i poświęcić mu kilka godzin przed wysłaniem? Odpowiedź nie będzie zaskakująca. Źle napisany list najprawdopodobniej poskutkuje utratą szansy na zdobycie stanowiska. Stanowi on naszą wizytówkę i świadectwo tego, jak radzimy sobie ze słowem pisanym. Gdy jednak poczujemy się przytłoczeni ogromem szczegółów, o których trzeba pamiętać, warto sobie przypomnieć, że tak naprawdę to nic strasznego. Piszemy w końcu o tym, co jest nam najbardziej znajome i bliskie – o sobie.
Jak powinien wyglądać profesjonalny list motywacyjny – ZOBACZ WZÓR.
Weronika Sierant jest specjalistką z firmy Smart MBC.
***
W cyklu przygotowywanym przez specjalistów SMART MBC ukazały się także:
Zwróć uwagę pracodawcy – stwórz profesjonalną wideoprezentację.
