Jak prezentowa─ç wyniki i nie u┼Ťpi─ç widowni

Jak prezentowa─ç wyniki i nie u┼Ťpi─ç widowni? Trudne, ale mo┼╝liwe! Sprawd┼║ jak zrobi─ç mistrzowsk─ů prezentacj─Ö.

Piotr Chimko

 

By┼éa┼Ť kiedy┼Ť na takiej prezentacji, podczas kt├│rej prelegent opowiada┼é z o┼╝ywieniem o wynikach firmy, dzia┼éu, czy sekcji jednocze┼Ťnie pokazuj─ůc na ekranie slajdy z kolejnymi tabelkami przeklejonymi z Excela?

Ja widzia┼éem takich prezentacji dziesi─ůtki! Je┼Ťli co┼Ť takiego si─Ö dzieje, to najcz─Ö┼Ťciej mamy do czynienia z jedn─ů z dw├│ch sytuacji. W pierwszej z nich prelegent opowiada o liczbie, kt├│ra jest na dole, o wyniku ca┼ékowitym, o tzw. ÔÇťbottom lineÔÇŁ. Tak jest z regu┼éy, je┼Ťli ten wynik jest czym┼Ť, czym mo┼╝na si─Ö pochwali─ç. A wszystko, co jest ponad t─ů liczb─ů na slajdzie, staje si─Ö t┼éem, ┼╝eby nie powiedzie─ç: smutnym ┼Ťwiadkiem kiepskiej prezentacji.

CZYTAJ TAK┼╗E: 7 B┼ü─śD├ôW, KT├ôRE POPE┼üNIAMY TWORZ─äC PREZENTACJ─ś BIZNESOW─ä

Czy mo┼╝e by─ç gorzej? Mo┼╝e. W drugiej sytuacji prelegent z namaszczeniem opowiada o ka┼╝dej liczbie w prezentowanej tabelce, w dodatku utrzymuj─ůc sta┼éy kontakt wzrokowy z ekranem. W takiej sytuacji wszyscy na widowni, czasem z wyj─ůtkiem pierwszego rz─Ödu (bo nie wypada) zapadaj─ů w drzemk─Ö albo przy u┼╝yciu smartfona czytaj─ů maile lub oddaj─ů si─Ö konwersacji przez jeden z licznych komunikator├│w. Prezentacj─Ö takiego prelegenta zapomina si─Ö natychmiast, jeszcze zanim zejdzie on ze sceny.

I teraz pomy┼Ťlmy, ┼╝e na widowni siedzi setka dobrze op┼éacanych mened┼╝er├│w, zebranych w tym jednym miejscu po to, ┼╝eby ┼Ťwi─Ötowa─ç sukcesy, liza─ç rany po pora┼╝kach, wyci─ůga─ç wnioski na przysz┼éo┼Ť─ç i planowa─ç kolejne strategiczne posuni─Öcia firmy, w kt├│rej pracuj─ů. Czas, kt├│ry ci mened┼╝erowie po┼Ťwi─Öcili siedz─ůc na sali podczas tej prezentacji, mo┼╝na ┼éatwo przeliczy─ç na pieni─ůdze, kt├│re firma bezpowrotnie straci┼éa.

B─ůd┼║ us┼éyszana i zrozumiana

Co zatem masz zrobi─ç, je┼Ťli jeste┼Ť mened┼╝erem, kierownikiem, dyrektorem, kt├│ry ma za zadanie opowiedzie─ç zespo┼éowi o wynikach firmy albo dzia┼éu? ┼╗eby prezentacja by┼éa skuteczna, tw├│j przekaz przede wszystkim musi by─ç us┼éyszany i zrozumiany. A stanie si─Ö tak, je┼Ťli odpowiesz sobie na pytanie: co w zwi─ůzku z moj─ů prezentacj─ů jest wa┼╝ne dla osoby siedz─ůcej na widowni?

Przypu┼Ť─çmy, ┼╝e jeste┼Ť dyrektorem finansowym, kt├│ry omawia wynik firmy za ostatni kwarta┼é. By─ç mo┼╝e chcia┼éby┼Ť powiedzie─ç, jaki by┼é EBIT, jak si─Ö zmieni┼é i z czego wynikn─ů┼é. Czy dla mened┼╝era sprzeda┼╝y, marketingu albo logistyki ma to znaczenie? Oczywi┼Ťcie ma! Ale ka┼╝dy z nich chcia┼éby przede wszystkim wiedzie─ç, czy jest dobrze, czy ┼║le, czy idziemy w dobrym kierunku, czy w z┼éym, w jaki spos├│b przyczyni┼é si─Ö do dobrego wyniku, a co mo┼╝e zrobi─ç, ┼╝eby poprawi─ç wynik kiepski. Dla logistyka nie ma wi─Ökszego znaczenia, czy EBIT to 5% czy 5,2%. Logistyk chcia┼éby wiedzie─ç, co kryje si─Ö za t─ů liczb─ů.

St─ůd twoja narracja podczas prezentacji jest kluczowa. Przygotowanie takiej narracji wymaga czasu i odrobiny kreatywno┼Ťci – podczas opracowywania zar├│wno tego, co m├│wisz, jak i tego, co pokazujesz.

5 przydatnych podpowiedzi, o kt├│rych warto pami─Öta─ç

A oto kilka podpowiedzi, kt├│re by─ç mo┼╝e u┼éatwi─ů ci ┼╝ycie. Po pierwsze: m├│w prostym j─Özykiem i unikaj ┼╝argonu. Nawet je┼Ťli dla ciebie nazwy wska┼║nik├│w finansowych s─ů cz─Ö┼Ťci─ů j─Özyka, kt├│rego u┼╝ywasz na co dzie┼ä, pami─Ötaj, ┼╝e dla wi─Ökszo┼Ťci z twoich s┼éuchaczy jest to j─Özyk obcy. Je┼Ťli u┼╝ywasz jakiego┼Ť skr├│tu albo okre┼Ťlenia, upewnij si─Ö, ┼╝e jest on dla wszystkich zrozumia┼éy.

Po drugie: odnie┼Ť si─Ö do oczekiwa┼ä s┼éuchaczy. Je┼Ťli nie masz pewno┼Ťci, co jest dla nich wa┼╝ne i co by chcieli od ciebie us┼éysze─ç, spr├│buj si─Ö tego dowiedzie─ç u ┼║r├│d┼éa. Wple─ç w swoje wyst─ůpienie odpowiedzi na pytania, kt├│re padn─ů. A je┼Ťli uwa┼╝asz, ┼╝e co┼Ť powinno by─ç uznane za wa┼╝ne – koniecznie wyja┼Ťnij dlaczego.

Po trzecie: przygotuj czytelne pomoce wizualne. Na ekranie umieszczaj tylko ilustracj─Ö tego, o czym m├│wisz. Je┼Ťli m├│wisz o wyniku finansowym, b─ůd┼║ konsekwentny – zacznij od zysku netto lub EBITu i rozk┼éadaj go na czynniki pierwsze, albo zacznij od sprzeda┼╝y i ilustruj, krok po kroku, kolejne etapy dochodzenia do ÔÇ×bottom lineÔÇŁ.

Po czwarte: prze─çwicz kilka razy wyst─ůpienie, ┼╝eby nie musie─ç ca┼ékowicie improwizowa─ç. Je┼Ťli znasz dobrze materia┼é i wiesz dok┼éadnie, o czym m├│wisz, wystarczy kilka pr├│b, ┼╝eby podczas prezentacji brzmie─ç przekonuj─ůco.

Wreszcie po pi─ůte: poka┼╝ swoj─ů prezentacj─Ö jednej czy dw├│m osobom i popro┼Ť o uczciw─ů informacj─Ö zwrotn─ů. Powiedz s┼éuchaczom testowym o tym, co chcesz osi─ůgn─ů─ç podczas prezentacji i sprawd┼║ z nimi, w jakim stopniu ten cel zrealizowa┼ée┼Ť. Przed w┼éa┼Ťciw─ů prezentacj─ů wprowad┼║ niezb─Ödne poprawki.

Te pi─Ö─ç wskaz├│wek to nie wszystko. Ale ju┼╝ ich wdro┼╝enie pozwoli ci czu─ç si─Ö pewniej podczas prezentacji, a przede wszystkim zwi─Ökszy twoje szanse na bycie wys┼éuchanym i zrozumianym. Dzi─Öki temu twoja publiczno┼Ť─ç nie b─Ödzie mia┼éa poczucia straconego czasu, a ty b─Ödziesz m├│g┼é skutecznie przekaza─ç swoje my┼Ťli i wywo┼éa─ç dzia┼éania, kt├│rych oczekujesz.

***

Piotr Chimko jest cz┼éonkiem Stowarzyszenia M├│wc├│w Profesjonalnych. Na Festiwalu Inspiracji wyst─ůpi w bloku ÔÇ×O trudnych rzeczach prostymi s┼éowamiÔÇŁ z tematem ÔÇ×Liczby m├│wi─ůÔÇŁ.

Festiwal Inspiracji odb─Ödzie si─Ö w dniach 4-5 pa┼║dziernika 2017 w Teatrze Palladium w Warszawie. Wyst─ůpi─ů m.in. Angelika Chimkowska, Angelika Maruda-Sperczak, Beata Bednarczyk, Ewa Wilmanowicz, Marek Ska┼éa, Jacek Walkiewicz, Grzegorz Turniak.

Pełen program festiwalu oraz informacje o rejestracji i biletach znajdziecie TUTAJ.

Sukces Pisany Szmink─ů jest patronem wydarzenia.