Byłaś kiedyś na takiej prezentacji, podczas której prelegent opowiadał z ożywieniem o wynikach firmy, działu, czy sekcji jednocześnie pokazując na ekranie slajdy z kolejnymi tabelkami przeklejonymi z Excela?
Ja widziałem takich prezentacji dziesiątki! Jeśli coś takiego się dzieje, to najczęściej mamy do czynienia z jedną z dwóch sytuacji. W pierwszej z nich prelegent opowiada o liczbie, która jest na dole, o wyniku całkowitym, o tzw. “bottom line”. Tak jest z reguły, jeśli ten wynik jest czymś, czym można się pochwalić. A wszystko, co jest ponad tą liczbą na slajdzie, staje się tłem, żeby nie powiedzieć: smutnym świadkiem kiepskiej prezentacji.
CZYTAJ TAKŻE: 7 BŁĘDÓW, KTÓRE POPEŁNIAMY TWORZĄC PREZENTACJĘ BIZNESOWĄ
Czy może być gorzej? Może. W drugiej sytuacji prelegent z namaszczeniem opowiada o każdej liczbie w prezentowanej tabelce, w dodatku utrzymując stały kontakt wzrokowy z ekranem. W takiej sytuacji wszyscy na widowni, czasem z wyjątkiem pierwszego rzędu (bo nie wypada) zapadają w drzemkę albo przy użyciu smartfona czytają maile lub oddają się konwersacji przez jeden z licznych komunikatorów. Prezentację takiego prelegenta zapomina się natychmiast, jeszcze zanim zejdzie on ze sceny.
I teraz pomyślmy, że na widowni siedzi setka dobrze opłacanych menedżerów, zebranych w tym jednym miejscu po to, żeby świętować sukcesy, lizać rany po porażkach, wyciągać wnioski na przyszłość i planować kolejne strategiczne posunięcia firmy, w której pracują. Czas, który ci menedżerowie poświęcili siedząc na sali podczas tej prezentacji, można łatwo przeliczyć na pieniądze, które firma bezpowrotnie straciła.
Bądź usłyszana i zrozumiana
Co zatem masz zrobić, jeśli jesteś menedżerem, kierownikiem, dyrektorem, który ma za zadanie opowiedzieć zespołowi o wynikach firmy albo działu? Żeby prezentacja była skuteczna, twój przekaz przede wszystkim musi być usłyszany i zrozumiany. A stanie się tak, jeśli odpowiesz sobie na pytanie: co w związku z moją prezentacją jest ważne dla osoby siedzącej na widowni?
Przypuśćmy, że jesteś dyrektorem finansowym, który omawia wynik firmy za ostatni kwartał. Być może chciałbyś powiedzieć, jaki był EBIT, jak się zmienił i z czego wyniknął. Czy dla menedżera sprzedaży, marketingu albo logistyki ma to znaczenie? Oczywiście ma! Ale każdy z nich chciałby przede wszystkim wiedzieć, czy jest dobrze, czy źle, czy idziemy w dobrym kierunku, czy w złym, w jaki sposób przyczynił się do dobrego wyniku, a co może zrobić, żeby poprawić wynik kiepski. Dla logistyka nie ma większego znaczenia, czy EBIT to 5% czy 5,2%. Logistyk chciałby wiedzieć, co kryje się za tą liczbą.
Stąd twoja narracja podczas prezentacji jest kluczowa. Przygotowanie takiej narracji wymaga czasu i odrobiny kreatywności – podczas opracowywania zarówno tego, co mówisz, jak i tego, co pokazujesz.
5 przydatnych podpowiedzi, o których warto pamiętać
A oto kilka podpowiedzi, które być może ułatwią ci życie. Po pierwsze: mów prostym językiem i unikaj żargonu. Nawet jeśli dla ciebie nazwy wskaźników finansowych są częścią języka, którego używasz na co dzień, pamiętaj, że dla większości z twoich słuchaczy jest to język obcy. Jeśli używasz jakiegoś skrótu albo określenia, upewnij się, że jest on dla wszystkich zrozumiały.
Po drugie: odnieś się do oczekiwań słuchaczy. Jeśli nie masz pewności, co jest dla nich ważne i co by chcieli od ciebie usłyszeć, spróbuj się tego dowiedzieć u źródła. Wpleć w swoje wystąpienie odpowiedzi na pytania, które padną. A jeśli uważasz, że coś powinno być uznane za ważne – koniecznie wyjaśnij dlaczego.
Po trzecie: przygotuj czytelne pomoce wizualne. Na ekranie umieszczaj tylko ilustrację tego, o czym mówisz. Jeśli mówisz o wyniku finansowym, bądź konsekwentny – zacznij od zysku netto lub EBITu i rozkładaj go na czynniki pierwsze, albo zacznij od sprzedaży i ilustruj, krok po kroku, kolejne etapy dochodzenia do „bottom line”.
Po czwarte: przećwicz kilka razy wystąpienie, żeby nie musieć całkowicie improwizować. Jeśli znasz dobrze materiał i wiesz dokładnie, o czym mówisz, wystarczy kilka prób, żeby podczas prezentacji brzmieć przekonująco.
Wreszcie po piąte: pokaż swoją prezentację jednej czy dwóm osobom i poproś o uczciwą informację zwrotną. Powiedz słuchaczom testowym o tym, co chcesz osiągnąć podczas prezentacji i sprawdź z nimi, w jakim stopniu ten cel zrealizowałeś. Przed właściwą prezentacją wprowadź niezbędne poprawki.
Te pięć wskazówek to nie wszystko. Ale już ich wdrożenie pozwoli ci czuć się pewniej podczas prezentacji, a przede wszystkim zwiększy twoje szanse na bycie wysłuchanym i zrozumianym. Dzięki temu twoja publiczność nie będzie miała poczucia straconego czasu, a ty będziesz mógł skutecznie przekazać swoje myśli i wywołać działania, których oczekujesz.
***
Piotr Chimko jest członkiem Stowarzyszenia Mówców Profesjonalnych. Na Festiwalu Inspiracji wystąpi w bloku „O trudnych rzeczach prostymi słowami” z tematem „Liczby mówią”.
Festiwal Inspiracji odbędzie się w dniach 4-5 października 2017 w Teatrze Palladium w Warszawie. Wystąpią m.in. Angelika Chimkowska, Angelika Maruda-Sperczak, Beata Bednarczyk, Ewa Wilmanowicz, Marek Skała, Jacek Walkiewicz, Grzegorz Turniak.
Pełen program festiwalu oraz informacje o rejestracji i biletach znajdziecie TUTAJ.
Sukces Pisany Szminką jest patronem wydarzenia.
