Jak przenieś swój biznes do online zgodnie z prawem?

Pamiętaj o prawach autorskich

Przy budowaniu marki w internecie i wprowadzaniu swoich usług online będziesz potrzebować utworów – logo, grafik, fotografii, może też specjalnego kroju fontu. Minimalizm jest w cenie, ale oczy kupują nie tylko w sklepie stacjonarnym, a także online. Trzeba tu jednak pamiętać, aby korzystać z legalnych utworów.

Po pierwsze, zwróć uwagę na licencję, na jakiej rozpowszechniany jest utwór. W sieci jest wiele stron, na których znajdziesz udostępnione na licencji otwartej zdjęcia i grafiki potrzebne do zbudowania strony albo tworzenia postów promocyjnych. Są na nich wskazane warunki, na jakich można z tych utworów korzystać.

Przed skorzystaniem ze zdjęcia lub grafiki zobacz:

– czy autor zastrzega, że trzeba oznaczyć jego autorstwo,
– czy możesz korzystać z utworu tylko w celach niekomercyjnych, czy także komercyjnych,
– czy możesz tworzyć utwory zależne, czyli je przerabiać, zmieniać, dodawać filtry.

O prawach autorskich musisz też pamiętać, gdy zamawiasz wykonanie utworów dla swojej działalności – logo, zdjęć wizerunkowych, podkładu muzycznego do video, które tworzysz. Z utworów można korzystać na podstawie udzielonej licencji lub po nabyciu autorskich praw majątkowych.

Domyślnie, czyli gdy brak umowy, udzielana jest licencja niewyłączna.

Nie ma obowiązku spisania takiej umowy, nawet w mailu. Orzecznictwo sądowe jest tu jednoznaczne – osoba, która wysyła swój utwór i dostaje za niego wynagrodzenie, udziela licencji na korzystanie z niego (wyrok Sądu Najwyższego z 14 września 2005 r., sygn. akt: III CK 124/2005). Nie jest przy tym wymagane zawarcie umowy w jakiejkolwiek formie.

W toku swojej działalności będziesz potrzebować jednak, aby część utworów należała do Ciebie. Do tych elementów, które będą z Tobą na stałe i na których oprzesz swoją komunikację marki, ale i swoje usługi, (jak logo, zdjęcia wizerunkowe) będziesz potrzebować, żeby autor tych utworów przeniósł na Ciebie autorskie prawa majątkowe. To jedyna umowa, jaką przy przenoszeniu biznesu do sieci musisz zawrzeć w formie pisemnej.

Jeśli sprzedajesz towary – np. rękodzieło, kolekcje ubrań, ekologiczne kosmetyki albo wyjątkowe autorskie meble, będziesz potrzebować dobrych zdjęć produktowych. Jeśli zdecydujesz się na usługi fotografa, możesz umówić się na wykonanie zdjęć produktowych tzw. packshotów, czyli zdjęć produktu nie wprowadzających żadnych elementów twórczych, będących prostym odzwierciedleniem tego, jak wygląda Twój produkt.

Tymi zdjęciami możesz dowolnie rozporządzać, kadrować, nakładać filtry bez zawierania umowy autorskiej. Będzie tak dlatego, że uznaje się, że packshoty nie są utworami. Tak orzekł Sąd Apelacyjnego w Krakowie z 23 października 2019 r., sygn. akt: I ACa 125/18). Sprawa dotyczyła zdjęć ubrań przygotowanych w stałych warunkach oświetleniowych, aparat stał na statywie, a wykonawca zdjęć po prostu naciskał spust migawki. Sąd uznał, że takie warunki wykonywania zdjęć przesądzają, że nie ma tu żadnego twórczego wkładu.

Zamiast zawierać umowę – przygotuj regulamin

Świadczenie usług online nie wymaga zawierania umów tradycyjną drogą pisemną. Oczywiście, są niektóre czynności, które muszą mieć określoną formę, np. formę pisemną dla przeniesienia autorskich praw majątkowych albo formę aktu notarialnego dla sprzedaży nieruchomości. Ale, co do zasady, świadczenie usług online nie wymaga zawierania umowy w formie pisemnej.

Jeśli więc chcesz sprzedawać swoje usługi online musisz określić zasady korzystania z nich przez użytkowników i przygotować regulamin. Regulaminu wymaga np. utworzenie konta w serwisie oraz umożliwienie dokonywania zamówień produktów lub usług w e-sklepie.

W regulaminie musisz określić w szczególności:

• rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;
• warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:
  1. wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
  2. zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;
• warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
• tryb postępowania reklamacyjnego.

W każdym regulaminie zawrzesz także informacje o zasadach płatności, terminie w jakim wykonasz świadczenie, jak również w jaki sposób można umowę rozwiązać lub od umowy odstąpić. Jeśli Twoimi klientami są konsumenci – dodatkowo trzeba umieścić w regulaminie informacje dotyczące konsumentów, m.in. o prawie do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni bez podania przyczyny.

Możesz jednak modyfikować to uprawnienie, np. za zgodą konsumenta wyłączyć prawo odstąpienia od umowy, jeśli poinformujesz go wcześniej, że je utraci, gdy spełnisz świadczenie usług. Prawo odstąpienia można wyłączyć także – za zgodą konsumenta – w odniesieniu do dostarczania treści cyfrowych, np. ebooków, wcześniej informując go o warunkach wyłączenia tego prawa.

PRZECZYTAJ TAKŻE: UŚCISK DŁONI TO ZA MAŁO, ZWŁASZCZA, KIEDY DOJDZIE DO KONFLIKTU – PRZESTRZEGA MEC. MONIKA WIECZOREK I RADZI, O CO ZADBAĆ, KIEDY TWORZYMY FIRMĘ!

Od 1 czerwca rozszerzają się prawa konsumenta.

Więcej praw, np. prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni będzie przysługiwało także jednoosobowemu przedsiębiorcy przy umowach nie związanych z przedmiotem jego działalności gospodarczej – o tym też należy pamiętać budując regulamin. Ustawa o prawach konsumenta zawiera listę informacji, jakie trzeba przekazać konsumentowi, nie zapomnij sięgnąć do niej przygotowując regulamin. Na długiej liście informacji, jakie należy podać są m.in. dane kontaktowe sprzedawcy, informacje o płatnościach, sposobie i terminie spełnienia świadczenia.

Regulamin nie może być ukryty ani trudno dostępny. Klient powinien móc zapoznać się z nim przed zawarciem umowy.

Regulamin wiąże klienta jak umowa – ale aby tak się stało, musi dać Ci znać, że się z nim zapoznał i akceptuje jego treść. Do tego służy checkbox np. o treści „Akceptuję Regulamin” przy formularzach zakupu lub rejestracji konta, po zaznaczeniu którego użytkownik może kontynuować zakupy. Brak regulaminu lub posiadanie regulaminu z niepełnymi informacjami może powodować nałożenie przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów kary pieniężnej – do wysokości 10% obrotu z poprzedniego roku.

Pamiętaj, że musisz spełnić wymogi RODO

W biznesie online zawsze będziesz przetwarzać dane osobowe. Najczęściej będą to imię, nazwisko, email, ale i adres zamieszkania, pod który np. wyślesz zakupiony towar, ale i inne dane osobowe. Zależy to od specyfiki Twojego biznesu.

Wiele osób twierdzi, że każdy musi mieć na stronie Politykę Prywatności, ale to nieprawda. Każdy kto przetwarza dane osobowe jako administrator musi informować osobę w chwili pozyskiwania jej danych o tym w jaki sposób te dane przetwarza – ale nazwa tej informacji i jej forma są drugorzędne. Nazywamy to spełnieniem obowiązku informacyjnego, czyli podaniem informacji o:

• tożsamości i danych kontaktowych administratora lub jego przedstawiciela,
• danych kontaktowych inspektora ochrony danych – gdy został wyznaczony,
• celach oraz podstawie prawnej przetwarzania,
• uzasadnionym interesie administratora, jeżeli przetwarzanie odbywa się na tej podstawie,
• odbiorcach danych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,
• jeżeli będzie mieć miejsce przekazywanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – informacje o zamiarze ich przekazania oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję odpowiedniego stopnia ochrony lub dalsze informacje o właściwych zabezpieczeniach,
• okresie przechowywania danych,
• prawach jednostki,
• w przypadku, kiedy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – informacji o prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
• prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualnego konsekwencje niepodania danych,
• zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu.

Informacje te możesz podać w dowolnej formie – może to być faktycznie klasyczna Polityka Prywatności na stronie internetowej, do której skierujesz użytkownika, ale także informacja o przetwarzaniu danych osobowych, do której dodasz znaki graficzne albo infografika (możesz zobaczyć jak wygląda prosta infografika o przetwarzaniu danych osobowych np. na stronie mojej kancelarii: www.wieczorekkilarska.pl/privacy). Ważne, żeby informacje te podać w chwili zbierania danych.

O ile użytkownik Twojej strony musi zgodzić się na regulamin, to na Politykę prywatności (lub inaczej nazwaną informację o przetwarzaniu danych) już nie.

W chwili przekazywania danych musi jednak wiedzieć co najmniej kto jest administratorem i w jakim celu przetwarza dane. Do dalszych informacji z tej długiej listy możesz skierować użytkownika poprzez link do Polityki prywatności, ale i wysłać mu mailowo pełną informację w wiadomości automatycznej po tym, jak tylko wypełni formularz (np. formularz zapisu na newsletter, formularz rejestracji konta w serwisie, formularz kontaktowy, formularz zamówienia usług). Jeśli korzystasz z cookies, to także musisz uwzględnić to na swojej stronie.

Jeśli sprzedajesz swoje usługi lub towary online, ale nie masz swojej strony, a robisz to kontaktując się ze swoimi klientami w social mediach, to także musisz spełnić obowiązek informacyjny z RODO. Na niektórych platformach z łatwością umieścisz informację o tym jak przetwarzasz dane. Facebook pozwala umieścić taką informację w metryczce swojego fanpage. W innych przypadkach trzeba zastanowić się w jaki sposób pozyskujesz dane i jak komunikujesz się z klientami i dobrać odpowiedni sposób przekazania im informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

To oczywiście nie wszystkie wymogi RODO, o jakich trzeba pamiętać prowadząc biznes online. Poza właściwym określeniem jakie dane, jak długo i na jakiej podstawie możesz przetwarzać, będziesz potrzebować jeszcze co najmniej analizy ryzyka w zakresie tego jak przetwarzasz dane. Im więcej danych będziesz przetwarzać, tym więcej obowiązków trzeba będzie spełnić, np. w zakresie prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych, wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych. Przy zlecaniu innym podmiotom świadczenia usług, w ramach których będą przetwarzać dane (np. prowadzenie kampanii marketingowej) potrzebna będzie dobra umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zastąpisz ją w niektórych przypadkach upoważnieniem dla osoby, którą zatrudnisz. I oczywiście musisz zapewnić bezpieczeństwo danych, jakie przetwarzasz. Środki jakie dobierzesz zależą od specyfiki procesów przetwarzania i powinny być indywidualnie dobrane.

Promuj się w social mediach zgodnie z prawem

Posty, które będziesz tworzyć w swoich kanałach social media nie mogą naruszać praw osób trzecich – nie tylko nie mogą być obraźliwe i zniesławiające, ale także nie mogą naruszać praw autorskich i innych praw własności intelektualnej, np. wykorzystywać bezprawnie znaków towarowych.

Ale marketing w social mediach to dużo więcej, niż tylko udostępnianie interesujących treści. Żeby przyciągnąć publikę, ale i zbudować społeczność możesz organizować na swoim kanale konkursy. Musisz jednak pamiętać o kilku podstawowych kwestiach:

• konkurs powinien mieć regulamin, który będzie zawierał co najmniej te same elementy, co regulamin świadczenia innych usług elektronicznie. W regulaminie zawrzemy więc:
  1. kto jest organizatorem konkursu,
  2. kto może być uczestnikiem,
  3. jakie są warunki wzięcia udziału w konkursie, czas jego trwania, etapy konkursu, sposób wytypowania i ogłoszenia zwycięzcy, jak rozwiązana jest kwestia praw autorskich, gdy konkurs polega na stworzeniu utworu,
  4. określenie rodzaju nagrody,
  5. informacje o tym kto ponosi koszty podatkowe,
  6. opis postępowania reklamacyjnego,
  7. i oczywiście informacja o przetwarzaniu danych osobowych uczestników.
• warunki konkursu nie mogą naruszać regulaminu platformy, na której publikujesz – jeśli organizujesz konkurs na Facebooku, musisz zwrócić uwagę na regulamin Facebooka, zgodnie z którym organizator konkursu musi:
  1. mieć oficjalny regulamin konkursu, w którym zapewnia się, że Facebook nie ponosi żadnej odpowiedzialności w związku z tym konkursem wobec żadnego z uczestników oraz informację, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana, popierana ani przeprowadzana przez serwis Facebook ani z nim związana,
  2. określać warunki oferty i wymagania wstępne (np. ograniczenia dotyczące wieku i miejsca zamieszkania),
  3. zapewnić zgodność z przepisami i warunkami dotyczącymi nagród oferowanych w ramach promocji (np. zarejestrowanie promocji i uzyskanie wszelkich obowiązkowych zezwoleń).

Musisz też uważać na to jaka jest formuła konkursu. Jeśli nagrody są losowane i wygrana jest dziełem przypadku mamy do czynienia z loterią, co oznacza, że trzeba spełnić szereg wymogów prawnych jak określenie regulaminu, uzyskanie zezwolenia dyrektora Izby Celnej, czy dokonania opłaty uzależnionej od wartości puli nagród. Pojawiają się co prawda głosy, że konkurs oparty o losowanie na kanale w social mediach nie powinien był automatycznie uznawany za loterię w każdym przypadku, tak orzekł np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 8 lutego 2019 r., sygn. akt: III SA/Łd 950/08). Warto jednak przez upublicznieniem konkursu zrobić analizę prawną, czy aby na pewno nasz konkurs nie jest w sensie prawnym loterią.

PRZECZYTAJ TAKŻE: JAK ZABEZPIECZYĆ PRAWNIE WARTOŚĆ FIRMY I JEJ WIZERUNEK? 

Chcesz założyć działalność gospodarczą? Możesz zrobić to online!

Od dawna planujesz „przejść na swoje”, czy może utrata pracy albo zleceń spowodowała, że stawiasz pierwsze kroki w biznesie, ale nie wiesz, jak to zrobić, gdy już trzeci miesiąc jesteśmy zamknięci w czterech ścianach? Na szczęście do założenia działalności gospodarczej nie potrzebujesz więcej, niż łącza internetowego.

Żeby to zrobić wejdź na stronę prod.ceidg.gov.pl (strona Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej”. U góry strony znajdziesz hashtag #zostanwdomu, a pod nim przycisk „Złóż wniosek w CEIDG bez wychodzenia z domu”. Znajdziesz tam pełną instrukcję jak wypełnić i złożyć wniosek. Zajmie Ci to ok 15 minut. Klikając „Podpisz i wyślij wniosek” składasz go tak jak w urzędzie – wniosek złożony online jest od razu skuteczny.

Online możesz założyć także spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę jawną lub spółkę komandytową. Zrobisz to przez portal S24 pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/s24/.

Jak widzisz, biznes online możesz rozwijać bez wychodzenia z domu!

***

O Autorce:

MONIKA WIECZOREK
Radca prawny, Partner w kancelarii Wieczorek Kilarska. Specjalizuje się w prawie pracy i HR, prawie własności intelektualnej i nowych technologii, ochronie danych osobowych i prawie gospodarczym. Przygotowuje regulaminy e-sklepów i świadczenia usług online oraz doradza na wszystkich etapach wprowadzania towarów i usług online na rynek. Pomaga m.in. przy umowach handlowych, w tym licencyjnych, marketingowych, IT. Pomaga wdrażać wewnętrzne procedury w zakresie ochrony danych osobowych, przeprowadza audyty oraz pełni funkcję Inspektora Ochrony Danych. Pomaga w założeniu firmy, fundacji i stowarzyszenia. Doradza także w sprawach związanych z naruszeniem dóbr osobistych – m.in. godności, prywatności i wizerunku. Jest autorką pionierskich rozwiązań w zakresie wewnętrznych mechanizmów przeciwdziałania zachowaniom niepożądanym, mobbingowi i dyskryminacji. Pomaga również budować narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing), zarządzania różnorodnością i kodeksy etyczne. W jej szkoleniach wzięły udział tysiące uczestników. Prowadzi też szkolenia online. Jest autorką licznych publikacji, m.in. „Prawo antydyskryminacyjne w praktyce polskich sądów powszechnych” (2012), „Prawo dla startupu” (Helion, 2017) oraz współautorką „Dokumentacja RODO w placówkach medycznych” (Wydawnictwo C.H. Beck, 2019). Jest wykładowcą na Politechnice Warszawskiej. Więcej na stronie kancelarii: www.wieczorekkilarska.pl i blogu www.monikawieczorek.com.pl