Sukces Pisany Szminką platforma pierwszego wyboru dla kobiet

Portal wiedzy i najnowsze trendy ze świata biznesu, start-upów, finansów oraz kobiecej przedsiębiorczości

W przetargowym trójkącie

W przetargowym trójkącie

Marta Macke
Marta Macke

To, czy przetarg pozwoli wyłonić odpowiedniego partnera zależy od dobrej komunikacji klienta, działu zakupów i agencji – przekonuje Marta Macke.

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, dlaczego relacje w trójkącie są takie trudne? Trójkąt, o którym dziś porozmawiamy jest nietypowy – jego wierzchołki tworzą trzy środowiska biznesowe, spotykające się przy przetargowym stole. To marketing, procurement, czyli dział zakupów i agencje komunikacji marketingowej. Dlaczego relacje między nimi są skomplikowane? Jak je ułatwić? Z Martą Macke, ekspertką zajmującą się doradztwem i koordynacją procesu przetargowego rozmawia Dagny Kurdwanowska.

Skąd się wzięła metafora trójkąta? Trójkąt kojarzy się z burzliwą relacją.

Do tej pory relacje przetargowe przebiegały na styku działu marketingu i agencji komunikacji marketingowej. Były stosunkowo proste – klient dawał brief, agencja odpowiadała na ten brief najlepiej, jak potrafiła, czyli przygotowywała strategię komunikacji i pomysły oraz narzędzia do jej wdrożenia. Następnym krokiem było dostosowanie się agencji do możliwości budżetowych klienta. Ta relacja miała charakter liniowy.

Jakiś czas temu do gry włączył się procurement. Wszystko się skomplikowało?

W momencie, gdy pojawił się procurement, czyli dział zakupów, zostały wdrożone pewne procedury i zasady. Pojawiło się wiele nowych dokumentów, tabel, formularzy i wymogów, które trzeba spełnić, zanim do przetargu zostanie się w ogóle zaproszonym. Dodatkowo, te nowe kryteria mają różne wagi, które nie zawsze są jasne i zrozumiałe. Czy więcej waży cena? Czy więcej waży jakość? To wszystko zostało usystematyzowane i dość wąsko określone. Z punktu widzenia agencji może to wyglądać na dodatkowe utrudnienie, ale z drugiej strony np. kryteria ułatwiają zrozumienie, na jakiej zasadzie będziemy oceniani.

Ocena i zasady to jedno, ale co z kreatywnością? Im więcej punktów w tabelce, tym więcej ograniczeń.

Może to wpływać na ograniczenie kreatywności, ale to nie musi być złe. Kryteria dookreślają to, czego klient oczekuje od agencji. Jest więc większa szansa, że zaproponowane rozwiązania będą lepiej te oczekiwania spełniały. Paradoksalnie, sformalizowanie całego procesu może być pomocne dla agencji, bo wszystko staje się bardziej transparentne i zrozumiałe. Tych zasad trochę brakowało.

Procurement zmienił liniową relację agencja-klient i tak powstał trójkąt?

Tak. Procurement nieco skomplikował dotychczasowe relacje, także wewnątrz organizacji klienta. Dziś prokurment nazywa często dział marketingu swoim wewnętrznym klientem, co dość dobrze oddaje charakter tej relacji. Mamy więc klienta, który ma określoną potrzebę i cel. Może nim być na przykład przeprowadzenie skutecznej kampanii wizerunkowej. Procurement zaś nadaje tym potrzebom i celom pewne ramy oraz określa zasady, według których cały proces będzie przebiegał.

Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja między tymi trzema podmiotami?

Zdecydowanie. To, czy uda się przeprowadzić efektywny przetarg w dużym stopniu zależy od tego, jak ułożone są relacje między działem marketingu klienta a procurementem. To oznacza, że procurement rozumie, jakie są cele marketingu i do nich stara się dostosować swoje wymagania. Jeśli robi tabelki, to wie, dlaczego je robi i na czym ma polegać ostateczny efekt. Dobra komunikacja musi istnieć także między marketingiem i agencją. Nie może skończyć się na wysłaniu briefu. Jeśli agencja ma stworzyć dobrą i trafioną propozycję musi mieć szansę dopytać o szczegóły, poznać dokładnie wymagania i oczekiwania. Klient powinien zrozumieć, że agencja do skutecznej pracy musi znać budżet, musi zrozumieć dlaczego takie, a nie inne narzędzia są wymagane. Ważna jest więc współpraca między wszystkimi stronami, a nie tylko wymagania. W końcu chodzi o to, żeby na koniec wybrać odpowiedniego partnera, z którym zrealizujemy projekt, który rozumie markę i jej cele.

Skąd właściwie u Ciebie ta fascynacja procesem przetargowym?

18 lat spędziłam w agencjach reklamowych zajmując się obsługą klientów i obsługą procesów przetargowych. Przez wiele lat jako Business Development Director realizowałam i koordynowałam setki przetargów. Przezdwadzieścia kilka lat istnienia branży w Polsce realia przetargowe bardzo się zmieniały. Kiedy już marketing i agencje nauczyły się ze sobą współpracować, pojawił się procurement. A wraz z pojawieniem się działów zakupów i rosnącą rolą procurementu, postępowania przetargowe stały się dla agencji jeszcze trudniejsze niż dotychczas. Procesy i narzędzia używane przez procurement są często dla agencji nieznane i niezrozumiałe. Pracując 15 lat w jednej agencji zawsze miałam ciche marzenie, żeby zobaczyć jak to robią inni. Jak do przetargu podchodzą inne agencje, ale również, co dzieje się wtedy u klienta.

Dlatego odeszłaś z agencji i stworzyłaś własną firmę?

3 lata temu otworzyłam Shortlist Consulting, która specjalizuje się w pomocy klientom w organizacji przetargów na usługi marketingowe oraz w szkoleniach z procesów i procedur przetargowych. Dzięki temu mam okazję nie tylko zobaczyć jak prezentują się i jak podchodzą do projektów agencje, ale również uczestniczę w całym skomplikowanym procesie u klienta, obserwując kolejne etapy, zaangażowanie różnych osób i relacje, które zachodzą pomiędzy marketingiem a działem zakupów.

To właśnie te relacje są najciekawsze?

Zainteresowały mnie nowe kompetencje procurementu. Zaczęłam się im przeglądać, chodzić na konferencje poświęcone zakupom. Dzięki temu poznałam nową dziedzinę biznesową – nową niewątpliwie z punktu widzenia agencji. Poza koordynacją przetargów prowadzę też szkolenia dla agencji i domów mediowych – opowiadam i uczę jak „odkodować przetarg”. Do tego projektu zaprosiłam eksperta zakupowego, Monikę Bis, która podobnie jak ja 15 lat spędziła robiąc przetargi, ale jako procurement. Z tego tandemu powstał ciekawy, unikalny know-how i program edukacyjny.

Na czym polega ta edukacja?

W ramach swojej działalności organizuje szkolenia dedykowane agencjom, domom mediowym i klientom. Służą poznaniu narzędzi potrzebnych w prowadzeniu przetargów, poznaniu swojego partnera. Dzięki temu agencja ma szansę poznać klienta, a klient ma szanse zrozumieć jak działa agencja. Wspólnie z Moniką Bis staramy się integrować środowiska: prokurmenckie i agencyjne. W październiku zaproponowano nam „zagospodarowanie” modułu poświęconego tzw. zakupom marketingowym na prestiżowej konferencji zakupowej. Zaprosiłyśmy do udziału branżę agencji komunikacji marketingowej, udało nam się zainicjować dialog pomiędzy stowarzyszeniami zrzeszającymi te dwa środowiska biznesowe. Brakowało jednak w tej układance marketingu, niezwykle ważnego ogniwa, bez którego przetarg nie może się ani wydarzyć ani rozstrzygnąć. Wtedy zdecydowałyśmy z Moniką, że czas na organizację przedsięwzięcia skierowanego do wszystkich uczestników procesu przetargowego.

Zorganizowałyście konferencję o dość przewrotnym tytule “Jak przetrwać w przetargowym trójkącie: MARKETING – PROCUREMENT – AGENCJA”.

Tytuł konferencji sugeruje, że nasze wydarzenie ma rozpocząć niełatwą debatę na temat dzisiejszych realiów pozyskiwania usług, które kiedyś wyceniane były dobrymi relacjami, a dziś sprowadzane są do poziomu “tabelki”. W trakcie konferencji rozmawiać będziemy o dzisiejszych relacjach w ramach współpracy trzech środowisk spotykających się przy przetargowym stole i o tym, co powoduje, że słowo “przetarg” wywołuje często “ciarki na plecach”. Do dyskusji zaprosiłyśmy najlepszych ekspertów z każdego ze środowisk: dyrektorów marketingu z firm takich jak Getin Noble Bank, Samsung Elektronics, Grupa Wirtualna Polska, AASA Polska S.A., dyrektorów zakupów z firm takich jak Play, Mars Wrigley, Provident Polska oraz szefów agencji – przedstawicieli najważniejszych „dyscyplin” branży komunikacji marketingowej marketingowej K2, Ogilvy & Mather „ Headlines, Mamastudio, Walk. 
Relacje, również te biznesowe, mają swoje silne zakorzenienie w psychologii. Warto zrozumieć z czego wynikają pewne zachowania i jak sobie z nimi radzić, bo nie wszystko da się załatwić procedurami. Dlatego do udziału w konferencji zaprosiłyśmy psychologa i trenera biznesu Jacka Santorskiego, który przygotuje wykład o relacjach międzyludzkich i biznesowych, o tym, w jakie role wchodzimy i dlaczego jest to takie trudne by się porozumieć. Wpisując się w tematykę konferencji przybliży nam relacje zachodzące w tzw. trójkącie dramatycznym.

To Wasz wkład w to, żeby skomplikowane relacje w trójkącie stały się prostsze?

Wierzymy, że jedynie integracja środowisk oraz poznanie wzajemnych potrzeb, celów, ale i standardów pracy pozwoli marketingowi, procurementowi, agencjom i domom mediowym rzetelnie podejmować decyzje o zaproszeniu i udziale w przetargu oraz optymalnie pracować przy przygotowywaniu procesów przetargowych po obu stronach. A jeśli jest więcej takich osób jak ja, które pracując przy przetargach chciałyby zobaczyć jak to robią inni lub ci po drugiej stronie stołu, na tej konferencji będzie ku temu okazja.

Szczegóły konferencji na http://www.wprzetargowymtrojkacie.com.pl/

Konferencja odbędzie się 15 kwietnia 2016 w Warszawie, w Galerii Sztuki Zachęta.

***

Marta Macke – Pitch Consultant, właścicielka Shortlist Consulting, firmy zajmującej się doradztwem i koordynacją procesu przetargowego, szkoleniami oraz optymalizacją relacji między Klientem a Agencją. Arbiter Komisji Etyki Reklamy przy Związku Stowarzyszeń Rada Reklamy. Wykładowca w Szkole Strategii Marki przy SKM SAR.
Prelegentka na konferencjach branżowych (Forum Zakupy, Polzak). Inicjatorka procesu integracji środowiska agencyjnego, zakupowego i marketingowego.

Komentarze

może cię zainteresować

Najnowsze wpisy wybrane specjalnie dla Ciebie

Sukces Pisany Szminką

Wspieramy i promujemy kobiety od 2008 roku.

Newsletter

Jesteś ciekawy, co u nas nowego?
Bądź na bieżąco, zapisz się do newslettera!

NEWSLETTER

Potrzebujesz jeszcze więcej motywacji, inspiracji i wiedzy?

Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!





Podanie przez Ciebie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Newslettera.
Zapisując się wyrażasz zgodę na przesyłanie przez nas informacji o tematyce motywacyjnej, rozwoju osobistego, nowościach w serwisie oraz informacji handlowych.
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Sukcesu Pisanego Szminką z siedzibą w Warszawie (00-012) przy ul. Podchorążych 75/77 lok. 2.
Zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności, z której dowiesz się, jak chronimy Twoje dane.

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dostęp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Jeżeli nie wyrażasz na to zgody, możesz zmienić ustawienia w swojej przeglądarce. Zobacz więcej w Polityce Prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close