Funkcjonujemy obecnie w rzeczywistości, w której ciężko jest planować.
Tę rzeczywistość można opisać przy pomocy akronimu VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity), czyli cechuje ją: zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność. Koncepcja VUCA powstała po zimnej wojnie, w wojsku amerykańskim. Służyła do opisywania cech pewnej rzeczywistości, ogólnych warunków i sytuacji, w których bardzo ciężko było zarządzać różnymi procesami i planować w sposób jeden do jeden. Z kontekstu wojskowego wyszła po ataku na World Trade Center, gdy nagle okazało się, że nie byliśmy w stanie przewidzieć tak fatalnego i straszliwego wydarzenia, które miało wpływ na społeczne, ekonomiczne i polityczne decyzje całego świata w kolejnych dekadach. Te zmiany obserwujemy już od długiego czasu. Również określenie „nowa normalność” powstało wiele lat temu i wymyślili je makroekonomiści do opisania tej samej rzeczywistości, która kryje się pod akronimem VUCA.
Co to oznacza dla nas w praktyce?
Pokazuje, że pandemia jest jedynie katalizatorem, który pozwolił nam wszystkim dostrzec i uświadomić sobie to, że w bardzo szybko zmieniającym się, nieustannie przyspieszającym świecie funkcjonujemy już od dawna.
Czyli uczucie niepewności było, jest i będzie?
W pewnym sensie tak. Przyspieszenie powoduje, że mamy coraz mniej narzędzi do przewidywania przyszłości. Są oczywiście rzesze futurologów i trendsetterów, którzy obserwują zmiany i mechanizmy zmian, ale rzeczywistość zmienia się tak szybko, że jest bardzo trudno mierzalna i procesy mierzenia, które działały jeszcze 10, 15 lat temu dziś już nie działają.
To znaczy, że planowanie jest bez sensu?
To znaczy, że powinniśmy zrobić swoistą aktualizację systemów związanych z planowaniem i przewidywaniem. Musimy planować, ale przy pomocy takich narzędzi i procesów, które pozwalają korespondować z taką rzeczywistością w jakiej funkcjonujemy. Do tej pory w większości pracowaliśmy na starych systemach, które jedynie dawały nam poczucie, że możemy coś kontrolować, coś przewidywać.
Perspektywa, że nie jesteśmy w stanie przewidywać wydaje się trudna do przyjęcia.
Myślę, że to kwestia nastawienia. Jest w psychologii proces, który nazywa się normalizacją. Pozwala nam podejść do pewnych zjawisk, jak do czegoś, co jest częścią naszego życia, pewnym elementem składowym, którego nie da się uniknąć. Na przykład: krytyka w życiu twórców i artystów. Artyści zmagają się z krytyką wewnętrzną i zewnętrzną. Pracują w środowisku, gdzie ocena krytyków, kuratorów, publiczności jest normą, co sprawia, że tym częściej zmagają się z krytycznym dialogiem wewnętrznym. Mogą do tego podejść, jak do problemu w swojej pracy, który fajnie byłoby wyeliminować, ale wtedy musieliby zreorganizować cały rynek, na którym pracują. Albo w procesie normalizacji, podejść do krytyki i wewnętrznej, i zewnętrznej jako naturalnej części składowej swojego zawodu.
Z nieprzewidywalnością jest podobnie. Zaakceptowanie jej jako elementu składowego dzisiejszej rzeczywistości sprawia, że skupiamy się na tym, jak sobie możemy z nią twórczo radzić. Przestaje być jakąś dramatyczną częścią naszej drogi, czymś, co wywraca nasz świat do góry nogami i sprawia, że stajemy w miejscu, bo boimy się podejmować jakiekolwiek decyzje.
Możemy obrazić się na to, że rzeczywistość tak funkcjonuje i powiedzieć: ja teraz nie będę robić projektów i określać celów. Ale to mało konstruktywne. Zastanowiłabym się raczej: skoro tak wygląda moja rzeczywistość, to jak mogę planować, jak zarządzać sobą i swoim czasem, jak organizować pracę, określać cele i budować procesy wokół nich.
Często, gdy myślimy o pracy artystów, wolnych strzelców w różnych zawodach, myślimy o tym bardzo romantycznie. Czy teraz jest taki czas, że tego romantyzmu trzeba się wyzbyć i podejść bardziej pragmatycznie?
Romantyzm nie wyklucza pragmatyzmu. Pragmatycznie powinno się do pracy podchodzić zawsze. Fajnie jest mieć pomysły, idee, ale trzeba je umieć przełożyć na konkretny projekt i konkretne działanie. Budowanie życia zawodowego, finanse, organizacja pracy, zarządzanie sobą w czasie, umiejętność pracy z celami, budowanie strategii, to także składowe pracy twórczej.
Niestety w Polsce jest tak, że na żadnym etapie edukacji, nikt tego artystów nie uczy. Artystom brakuje podstawowej wiedzy na tematy związane z finansami, zarabianiem pieniędzy, budowaniem stabilności finansowej. Brakuje im wiedzy na temat przepływu finansów na rynku, tego, gdzie są pieniądze, jak zdobywać granty, jak budować modele biznesowe, oferty, wyceniać pracę. W efekcie wielu artystów nie czuje się komfortowo w rozmowach o pieniądzach lub wycenia swoją pracę poniżej wartości.
Budowanie stabilności finansowej musi być elementem naszej wizji.
Wizji?
Wizja to jest podstawa planowania. Znowu, nie tyle jest to romantyczne marzenie, co odpowiedź na pytanie: o co mi tak naprawdę chodzi? Jak chcę, żeby wyglądało moje życie, moja droga zawodowa, ścieżka rozwoju. Wizja pozwala nam nawigować życiem w dłuższej perspektywie, sprawia, że wiemy do czego dążymy, mamy wyobrażenie o efekcie końcowym. Gdy na przykład pracuję z artystami nad wydaniem kolejnej płyty i wejściem na rynek zagraniczny, to jest to często proces, który trwa dwa, trzy lata. Patrzenie na niego z perspektywy wizji motywuje do pracy na bieżąco i pozwala szybciej przejść do porządku dziennego, gdy coś nie wychodzi zgodnie z planem.
Przeciwieństwem myślenia strategicznego, długofalowego, jest myślenie krótkoterminowe. Ludzie, którzy nie mają wizji podejmują często decyzje, które mają rozwiązywać doraźne problemy, przynosić efekt teraz, a to kompletnie nie buduje przyszłości w większej skali, na przykład długofalowej obecności na rynku kultury.
Oczywiście teraz, podczas pandemii jesteśmy w jakimś sensie w trybie przetrwania.
Tak. Musimy czasem organizować rozwiązania tymczasowe, żeby poradzić sobie z obecną sytuacją, brakiem pracy, brakiem pieniędzy, ale to nie będzie trwało wiecznie. Weźmy zamknięcie rynku koncertowego. Kiedyś zaczniemy wracać do tego, jak funkcjonował przed pandemią. Artyści, którzy myślą wizją już przygotowują się do tego, co będzie, gdy skończą się obostrzenia, będą wtedy mieli gotowy plan działania i będą mogli ruszać. Ci, którzy przestali myśleć o tym, jak chcą w przyszłości robić koncerty, obudzą się za jakiś czas i dopiero zaczną myśleć o tym, co się dzieje, bo nie wiedzą, dokąd zmierzają. Bardzo upraszczam, bo pandemia bardzo zmienia nasze życie, sposób pracy, komunikacji, na pewno zostaniemy w jakimś sensie w innej rzeczywistości. Natomiast, wizja jest bardzo ważna, bo pomaga odpowiedzieć na pytanie: na czym mi zależy? Jak mimo wszystko mogę, w inny sposób ze względu na pandemię realizować to, co jest dla mnie ważne.
Mam wizję. Teraz cel.
Jeśli nie będziemy potrafili wyznaczać celów, trudno nam w ogóle będzie planować działania. Aczkolwiek, pierwszym krokiem powinno być przyjrzenie się temu, jakie mam przekonania na temat celów.
Wielu artystów, ludzi pracujących kreatywnie, w sektorze kulturalnym nie jest fanami planowania. A to dlatego, że gdy określają cele, jakiekolwiek by one nie były – osiągnięcie jakiejś pozycji na rynku, zwiększenie zasięgów w mediach społecznościowych, znalezienie ciekawego partnera do współpracy – stają się ich cichym zakładnikiem. Nakładają na siebie straszną presję związaną z realizacją celu, bo albo boją się konfrontacji sami ze sobą – że okaże się, że coś im nie wyjdzie, że nie będą w stanie czegoś zrobić, popełnią błąd, poniosą porażkę, coś się nie uda. Albo – boją się, że teraz ktoś będzie ich wypytywał i sprawdzał, jak idzie. I znowu, że wyjdzie, że coś się przesuwa, że nie wychodzi. Pojawi się presja i opresja. Ale gdy pytam, kto będzie sprawdzał? Kto będzie rozliczał? No, okazuje się, że w sumie nikt.
Co więcej, jeśli masz w sobie, na poziomie racjonalnym, narzędzia związane z elementem zmiany, decyzyjności, to wiesz, że to ty wyznaczasz cel i że to jest twój cel. A więc – masz prawo go zmieniać, masz prawo do tego, żeby on ewoluował. Nie tylko pod wpływem twojej pracy, ale także pod wpływem zmieniających się okoliczności.
Czym więc jest cel?
To jest narzędzie, które tak naprawdę dopiero pozwala zobaczyć, jaka w ogóle jest ścieżka realizacji projektu. Gdy określisz cel, może zacząć robić research, czyli zbierać wszystkie dane, sprawdzać, jakich potrzebujesz narzędzi, zasobów, ile to będzie kosztować, ile potrzebujesz czasu. Zdarza się, że po researchu, w procesie ewaluacji, decydujesz, że na przykład projekt zrobisz w przyszłym roku, nie zrobisz go w ogóle albo będziesz musiał zmienić jego strukturę. Takie decyzje są normą.
A jeśli jednak zostaję przy celu?
To zaczynasz planować jego realizację: tworzyć prototyp działania, analizować zasoby, ryzyko, szkicować oś czasu realizacji, tzw. timeline, budować zespół, planować procesy towarzyszące. Jeśli tego nie zrobisz, cel pozostanie abstrakcyjnym bytem na papierze, bo nie będziesz go mieć jak monitorować, ewaluować, mierzyć, sprawdzać, czy robisz progres.
Czy nowe technologie to nowe systemy, które mogą nam w planowaniu nam pomóc?
Zarządzanie projektami, planowanie przez aplikacje bardzo się sprawdza, ale to nie są nowe systemy. Istnieją od dawna. Do najlepszych z nich należą te stworzone na bazie metodologii Davida Allena o nazwie „Getting Things Done” (doprowadzenie rzeczy do końca), czyli Trello lub Asana. Wciąż jednak za mało ludzi z nich korzysta.
Bardzo często, bardzo dużo informacji, procesów decyzyjnych, spraw trzymamy w głowie. Pracujemy zdalnie, na różnych komunikatorach, mamy mnóstwo bodźców. Nasz mózg nie jest w stanie tego wszystkiego udźwignąć. Powoduje to, że bardzo szybko się wypalamy, tracimy energię, jesteśmy potwornie zmęczeni. Aplikacje pomagają przechowywać informacje poza naszym mózgiem, a więc odciążają go i są dostosowane do szybkich zmian i aktualizacji.
Z tego wszystkiego, co mówisz powstaje przewodnik: „Jak w niepewnej przyszłości spadać na cztery łapy?”
A najważniejszymi jego elementami są narzędzia związane z ewaluacją i refleksją, czyli systematyczne zatrzymywanie się na drodze do celu i realizacji planów i sprawdzanie czy kierunek nadal jest aktualny.
Wspomniałam wcześniej o prototypowaniu – nazywamy tak w Artist in Bloom tworzenie draftów planów, wstępnych wersji. Określenie to zna świetnie świat designu i start-upów. Jeśli ktoś chce np. zorganizować wystawę, zrobienie prototypu planu i kroków milowych pozwala lepiej ocenić, czy zamierzenia są realistyczne. Wstępny plan tworzymy, nie aby go realizować, ale aby ocenić, czy cel, na który się chcemy porwać jest dobrze oszacowany.
Jeśli w czasie ewaluacji wezmę wszystko, co w naszej kulturze nazywamy błędem i porażką i zamiast zamiatać to pod dywan, przyjrzę się, co następnym razem mogłabym zrobić inaczej – co doczytać, sprawdzić, czego się douczyć – błąd stanie się przestrzenią rozwoju. Trudno to zrobić, bo rzeczy, które nie poszły zgodnie z planem przeżywamy, wolelibyśmy o nich jak najszybciej zapomnieć. Ale ostatecznie to ważna część procesu.
Zaczynam rozumieć, że…
… że realizacja celu jeden do jeden nie istnieje. Realizacja celu zakłada zmianę, nieustanną aktualizację i organiczne dopasowywanie się do zmieniających się okoliczności.
Rozwinięte procesy wokół projektowania dojścia do celu oraz procesy ewaluacji są tak ważne, właśnie dlatego, że pokazują, że w tym wszystkim my też się zmieniamy, zmieniają się nasze wartości, świadomość, ludzie, z którymi pracujemy, otoczenie. Cele nie są od tego, żeby je realizować jeden do jeden, ale po to, żeby pomóc nam lepiej planować, porządkować świadomość, informacje, sposób działania.
W takim podejściu pandemia jest jedynie kolejną zmianą.
W naszej firmie okazała się papierkiem lakmusowym. Pokazała co działa, a co nie, kto jest zaadaptowany do rzeczywistości, a kto nie, jakie struktury działają, a jakie nie. Papierek lakmusowy, który pokazał tak naprawdę co nie działało już wcześniej.
Gościem rozmowy była Magdalena Chołyst – certyfikowana coachini, edukatorka, założycielka pracowni Artist in Bloom oraz podróżującej pop-up school dedykowanej artystom oraz pracownikom kultury. Zajmuje się wsparciem twórców w rozwoju kompetencji zawodowych, profesjonalizacją środowisk twórczych, a także projektowaniem narzędzi pracy, procesów rozwojowych i edukacyjnych dla podmiotów kultury.
Wywiad poprowadziła Martyna Kraus – dziennikarka i autorka podcastu Koleżanki.
