A jeszcze rok temu świat wyglądał całkiem inaczej…
Dzisiaj żyjemy w całkiem nowej rzeczywistości niż jeszcze w marcu 2020 roku. Początek pojawienia się Covid-19 w Polsce pamiętam bardzo dobrze. Byłem w naszym biurze we Wrocławiu, kiedy w mediach pojawiło się to, co było nieuniknione – pierwszy potwierdzony przypadek w Polsce. Stało się wiec już pewne, że nie będziemy „zieloną wyspą” i nas także dotknie rozprzestrzeniająca się po świecie pandemia.
Pierwszymi pytaniami jakie przychodziły mi do głowy były to jaka będzie skala tego zjawiska, ile będzie trwało i jakie piętno odciśnie to na naszym życiu prywatnym i zawodowym, a w aspekcie biznesu, którym zajmuje się na co dzień – na sposobie użytkowania biur.
I to właśnie na tej biznesowej części chcę się dzisiaj skupić.
To co z tymi biurami?
Myślę, że nikt dzisiaj nie podejmie się próby udawania, że ktoś z nas był w stanie przewidzieć skutki biznesowe dla funkcjonowania biur i pracy biurowej pod koniec marca tego roku. Wiele firm podjęło jeszcze przed odgórnymi wytycznymi rządu decyzje o przeniesieniu pracowników na home office. Biurowce opustoszały. Potem pojawiały się kolejne branże objęte „lockdownem”. W głowie zaczęło pojawiać się pytanie – czy biura nie będą następne. Nie były. Zaczęły pojawiać się opinie o tym, że to koniec szklanych wieżowców, od teraz pracownicy firm będą oglądać się przez kamery swoich laptopów podczas kolejnych w ciągu dnia call’i, a pobyt w biurze stanie się niczym fax – echem przeszłości.
Jak to bywa, początkowy entuzjazm zderzył się z twardą rzeczywistością
Nie ma co ukrywać, wiele firm zachłysnęło się wręcz potencjalną optymalizacją kosztów w przypadku prawie całkowitego przeniesienia się z biur na home office.
Okazało się jednak, że nie każdy potrafi w domu pracować efektywnie, nie każdy ma do tego warunki, czy to ze względu na liczbę pomieszczeń, braku własnego biurka czy ze względu na współlokatorów, małżonków, dzieci lub też zwierzęta razem z nami zamieszkujące. Piętnasty call z rzędu w ciągu dnia okazał się nie być tak fajny i wygodny. Jakoś zatęskniliśmy za spotkaniami zespołu i tak po ludzku brakuje nam tych 5-cio minutowych rozmów przy ekspresie do kawy. To wtedy w luźniej dyskusji do głowy przychodzą najlepsze pomysły i inspiracje.
Jak biuro wpływa na budowanie ducha zespołu?
Obecnie na rynku pojawia się coraz więcej głosów, wywiadów i artykułów, które podkreślają znaczenie biura jako ważnego elementu budowania ducha zespołu, naszej lojalności względem firmy, motywacji do pracy oraz efektywności. Wiadomo, że były, są i będą osoby, które wolą pracować z domu, ale jest też spora liczba osób, które preferują pracę w biurze, a dom zostawić jako azyl dla życia prywatnego, na przykład ja. ;)
Czy oznacza to powrót do przed-covidowego użytkowania biur? W mojej ocenie nie. Czy biura znikną i będziemy pracować na home-office? Też nie.
Nowa-stara rzeczywistość
W ciągu ostatnich 4 lat mojego życia zawodowego dane mi było pracować z wielu miejsc w kraju. Było to związane z licznymi podróżami służbowymi. Dlaczego o tym wspominam? Bo uważam, że Covid-19 wcale nie będzie przyczyną zmiany modelu pracy w biurze. Ta zmiana następowała już wcześniej.
Do podpisania umowy nie jest potrzebny wydrukowany dokument. Wystarczy telefon i aplikacja. Prezentacje możemy zrobić na tablecie, który ma się zawsze ze sobą. Call można zrobić z każdego miejsca na ziemi, o ile jest tam stabilne i szybkie łącze internetowe. Telefon zapewnia kontakt z każdym, z kim musimy porozmawiać, nie ważne gdzie fizycznie przebywamy. Spotkania nadal są potrzebne, ale z mojej perspektywy, po to by ustalić potrzeby klienta, zrozumieć czego dokładnie oczekuje, a nie na formalności, które wcześniej zabierały tak dużo czasu, a dzisiaj to dwa kliknięcia w odpowiednim programie na dowolnym urządzeniu. Zadania, które kiedyś wymagały obecności w biurze dziś możemy robić z dowolnego miejsca, jeśli mamy ze sobą laptopa. Biznes robią ludzie z ludźmi, nie firmy. A komunikacja międzyludzka nigdy nie była tak łatwa jak dziś dzięki postępowi technologii i cyfryzacji.
Obecna sytuacja wymusi przyśpieszenie zmian. Zmiany te zwiększają efektywność pracy oraz optymalizują koszty firm. Rośnie przy tym zadowolenie pracownika i jego satysfakcja. Przmus pobytu w biurze zostanie zastąpiony przez wybór. Biura staną się narzędziem, takim samym jak komputer, telefon czy tablet. Będziemy ich używać wtedy, kiedy będą potrzebne, a nie dlatego, że są.
„Panie Jacku, my mamy biuro dla 30 osób. Ja przyjeżdżam do niego raz na 2 tygodnie od 9 miesięcy z centrali. I nigdy nie widziałam zajętych więcej niż 6 biurek. Nasi pracownicy pracują z klientem, są przedstawicielami, to na spotkaniach robią dla nas biznes. Ich obecność w biurze jest konieczna tylko na spotkania zespołu i by mogli przygotować ofertę. Później znowu jadą do klienta”.
To wypowiedź jednej z moich klientek. Nie z ostatnich dwóch miesięcy, ale z przed ponad roku…
Dlaczego więc Business Link Rotate?
Bo daje realne oszczędności, elastyczność w zakresie umowy, ale nie kosztem komfortu pracowników, infrastruktury IT, obsługi klientów i jakości biura. Od 2018 roku obsługujemy klientów korzystających w ten sposób z naszych powierzchni. Liczba biurek jest mniejsza, niż liczba osób, która z biura mogą korzystać, bo nasz klient wie, że nigdy wszystkie te osoby nie przyjdą na raz pracować. A jeśli pojawi się potrzeba zorganizowania zebrania całego zespołu, czy też spotkania z klientem salki na naszej powierzchni zapewniają niezbędne miejsce gwarantujące komfort i dyskrecje. Kawa zawsze jest w ekspresie, kurier nie dzwoni, że czeka z paczką przerywając ważną prezentację, bo korespondencja jest odebrana, a szybki internet pozwala na połączenie z innymi oddziałami w Polsce w razie potrzeby.
Teraz rynek po prostu zauważył wynikające z tego modelu korzyści, bo obecna sytuacja to impuls do rewizji założeń biznesowych, kosztów i efektywności biznesu.
Od maja tego roku, na naszych powierzchniach pojawili się klienci, którzy do tej pory byli przyzwyczajeni do tradycyjnych biur i sami powiedzieli, że wcześniej nawet nie myśleli o flexach, a tym bardziej opcji Rotate. Sytuacja skierowała ich do nas – i nie żałują.
Flex sam w sobie jest jak limuzyna z szoferem. Rotate spowodował, że limuzyna nie stoi pod domem, tylko ciągle jest w ruchu. Jedyne o co trzeba się martwić, to czy w torbie zabrałeś laptopa i telefon. Resztą zajmujemy się my – Business Link. :)
Autorem tekstu jest Jacek Bednorz, Regional Leasing Manager w Business Link.
