Biznes

Jak zostać wirtualną asystentką i dlaczego warto?

Od niedawna pracuje jako wirtualna asystentka specjalizująca się w identyfikacji wizualnej marek, łącząc pracę zdalną z etatem. Agnieszka Szpunar, absolwentka kursu Wirtualna Asystentka i Social Media Ninja Future Collars, postanowiła podzielić się z nami swoją historią przebranżowienia. Opowiedziała o tym, skąd pomysł na zmianę zawodu i dlaczego zainteresowała się wirtualną asystą? Przeczytaj wywiad i przekonaj się, czy to praca dla Ciebie.

Dlaczego zdecydowałaś się na zmianę zawodu? Czym zajmowałaś się wcześniej?

Od ponad 20 lat pracuję jako sekretarz szkoły. Na co dzień jestem odpowiedzialna za dobry wizerunek i życzliwą obsługę klientów, pilnuję bieżących spraw szkoły, udzielam informacji, prowadzę korespondencję, sporządzam sprawozdania, prowadzę kadry. Wymaga to ode mnie dobrej organizacji, planowania, porządkowania i umiejętności rozwiązywania problemów.

W pewnym momencie znużyło mnie jednak wykonywanie powtarzających się czynności. Poza tym przez chwilę zasmakowałam pracy zdalnej i bardzo mi się to spodobało. Pomyślałam, że warto poszukać dla siebie nowej ścieżki zawodowej, która pozwoliłaby mi połączyć doświadczenie i to, co lubię robić najbardziej, czyli grafiki i pracę zdalną.

Co było dla Ciebie najtrudniejsze na drodze do zmiany zawodowej, na kursie lub na początku pracy jako wirtualna asystentka?

Nie bałam się rzeczy technicznych ani tego, że czeka mnie dużo nauki i pracy. Najtrudniejsze dla mnie było pokonanie barier, które sama sobie stworzyłam w głowie. Na przykład było to myślenie: czy sobie poradzę, czy ktoś mnie zatrudni, skoro nie mam doświadczenia i jest tyle młodszych, zdolnych wirtualnych asystentek.

Czy kurs online to był dobry wybór?

Cieszę się, że pomimo moich wątpliwości zdecydowałam się na kurs Wirtualna Asystentka i Social Media Ninja w Future Collars. Było sporo nauki, zadań i nowych rzeczy, które musiałam opanować w krótkim czasie. Ale to tylko przekonało mnie w tym, że dam radę! Okazało się też, że wiek nie ma żadnego znaczenia. Na kursie miałyśmy grupę bardzo zróżnicowaną i każda dziewczyna sobie poradziła. Najważniejsza okazała się determinacja i chęć do nauki. Oprócz tego mentorki pomogły mi zadbać o dobrą motywację, znaleźć mocne strony i określić kierunek, w jakim chciałabym pójść.

Przeczytaj także: Pomimo niechęci do zmiany przebranżowiła się. Teraz wie, że było warto!

Czy pracujesz w zawodzie? Jak zdobyłaś pierwszych klientów?

Cały czas pracuję jeszcze stacjonarnie, ale mam już pierwszych klientów online. W czasie, kiedy robiłam kurs, rodzina i znajomi polecali moje usługi, gdy słyszeli, że ktoś szuka pomocy w moim obszarze. Tak np. mogłam poznać panią Małgorzatę i przygotować dla niej i jej firmy materiały promocyjne. I wiem już, że nie była to nasza ostatnia współpraca. Obecnie biorę udział w przebudowie dwóch stron internetowych. Jestem odpowiedzialna za ich promocję i napisanie treści na stronę główną.

Świetnie! To znaczy, że warto opowiadać o tym, co się robi i szukać potencjalnych klientów wszędzie. Myślisz, że jest zapotrzebowanie na wirtualną asystę na rynku? Czy pandemia jakoś na to wpłynęła?

Jak najbardziej! Coraz więcej biznesów chce zaistnieć w sieci i nie ma się co dziwić. Sama, gdy chcę się czegoś dowiedzieć o firmie, szukam jej w Internecie. Jeśli jej tam nie ma, nie wzbudza to zaufania. A pandemia dodatkowo wymusiła konieczność bycia online. Wirtualna asystentka jest zdecydowanie zawodem przyszłościowym. Wydaje mi się, że zainteresowanie tego typu usługami będzie rosło. Na rynek pracy wkroczy niedługo pokolenie, które nie lubi załatwiać spraw w realu, które nie wyobraża sobie życia offline. Będą prowadzić biznesy głównie w sieci i będą potrzebować pomocy w różnych jego aspektach.

Zdradź nam, w czym się specjalizujesz? Co w tej pracy daje Ci najwięcej satysfakcji?

Zanim poszłam na kurs, uwielbiałam robić grafiki i tak jest dalej. Ale odkryłam również, że bardzo dobrze czuję się w aspektach związanych określaniem charakteru marki, z jej identyfikacją wizualną i ujednolicaniem jej wizerunku. Branding potrzebny jest nie tylko wielkim korporacjom, ale i jednoosobowym biznesom. I to nie chodzi tylko o narzędzia wizualne, jak kolor czy logo. Chodzi o coś głębszego – o wartości, jakie firma chce reprezentować i jakimi chce się wyróżniać. Od tego zależy jej późniejsza strategia marketingowa i to, jacy klienci będą lub nie, korzystać z jej usług. Spójność w tym zakresie jest bardzo ważna, buduje zaufanie i staje się elementem wyróżniającym na tle wielu propozycji. I w określaniu tej wyjątkowości chciałabym pomagać małym firmom.

Czy miałaś jakieś trudności na kursie i na początku pracy?

Na początku kursu potrzebowałam chwili, żeby wejść w rytm nauki, jednak studia skończyłam już kilkanaście lat temu. A na początku pracy trudno mi było poukładać sobie obowiązki, rozłożyć je w czasie. Bo jednak jest ich sporo: i tych związanych z promocją swojej marki, i tych z obsługą zleceń od klientów. Pomogły wskazówki z kursu i dedykowane do tego programy, takie jak Trello.

Komu polecałabyś ten zawód – jakie cechy, kompetencje są niezbędne?

Praca jako WA to ciągłe doskonalenie się. Myślę więc, że musi być to osoba, która nie boi się techniki i w miarę szybko uczy się nowych programów. Oprócz takich cech, jak zorganizowanie i terminowość, które są oczywiste, wymieniłabym jeszcze wysokie umiejętności interpersonalne. Komunikowanie się z klientem za pośrednictwem e-maila lub bezpośrednio to codzienność w tej pracy. Udana współpraca zależy w dużej mierze od tego, jak rozmawiamy, czy nie boimy się zadawać pytań i czy jasno formułujemy komunikaty.

Bardzo potrzebna jest też empatia, która pozwala rozpoznać i wczuć się w potrzeby klienta. I jeszcze, tu może zaskoczę, pokora i dystans do swoich projektów. Dzięki tym cechom łatwiej jest zaakceptować uwagi klienta i nie traktować ich osobiście.

Jakie masz plany na przyszłość?

Krótko? Chciałabym rozwinąć tak swoje usługi, by móc pracować tylko zdalnie. I marzy mi się jeszcze jedno szkolenie, nawiązujące do moich zainteresowań – UX Designer.

Wygląda na to, że faktycznie idea uczenia się przez całe życie jest Ci bliska. Lubisz pracę zdalną?

Zdecydowanie tak! Praca zdalna daje możliwość regulowania godzin pracy, nie trzeba się tłumaczyć szefowi ze spóźnienia :). Można ją wykonywać w każdym miejscu na świecie. Daje dużą dawkę wolności i niezależności. Ale wymaga też konkretnego planowania i samodyscypliny. Jeśli ktoś myśli, że jest to tylko leżenie na plaży z laptopem, to może się rozczarować.

Jak być dla siebie wymagającym, ale jednocześnie wyrozumiałym szefem? Jak łączysz życie prywatne z pracą?

Praca zdalna i na własny rachunek powoduje, że łatwo można się w niej zatracić i zacząć spędzać na niej długie godziny. Albo wręcz przeciwnie, zajęcia domowe lub odpoczynek mogą tak rozproszyć, że praca nie zostanie wykonana w terminie. Mnie pomaga zaplanowanie konkretnych godzin, kiedy pracuję i trzymanie się tego planu. Dzięki temu nie odkładam zadań na później, ale i nie przesadzam z ilością godzin spędzonych w danym dniu nad projektem, żeby doprowadzić go do perfekcji. Często robię przerwy na chwilę oddechu. W weekendy staram się nie pracować i wyłączać powiadomienia w telefonie. Dzięki temu mogę ten czas całkowicie spędzić z rodziną i naładować baterie na następny tydzień.

Gdzie można Cię znaleźć w sieci?

Podczas kursu postawiłam sobie za cel stworzyć swoją stronę internetową od podstaw. I udało się! Serdecznie zapraszam www.agnieszkaszpunar.pl. Tam publikuję też swoje artykuły blogowe.

Poza tym jestem obecna w mediach społecznościowych: Instagram @agnieszka.szpunar, Facebook https://www.facebook.com/agnieszkaszpunar.asystentkawirtualna oraz Linkedln www.linkedin.com/in/agnieszka-szpunar .

Dziękuję za rozmowę i życzę sukcesów zawodowych. Trzymam też kciuki za dalszy rozwój.