Joanna Rek-Faber: Agato, na co dzień jesteś koordynatorką do spraw komunikacji wewnętrznej i employer brandingu. Może zacznijmy od tego, czym jest komunikacja wewnętrzna? Do czego służy? Jaką ma rolę w organizacji?
Agata Grzejda: Zadaniem komunikacji wewnętrznej w organizacji jest to, żeby wszyscy pracownicy i pracowniczki posiadali odpowiednią wiedzę i informacje, które są im potrzebne do pracy. Natomiast z mojej perspektywy możemy podzielić funkcję komunikacji wewnętrznej na dwa obszary. Pierwszy to jest właśnie ten obszar efektywnościowy, czyli – ja jako pracownik – posiadam informacje, które pomagają mi w wykonywaniu mojej pracy i jest to kwestia wszelkich procesów, procedur, tego, że wiem kto czym się zajmuje, wiem do kogo się zwrócić. I druga, moim zdaniem bardzo ważna kwestia, która rośnie na znaczeniu właściwie miesiąc do miesiąca, to jest kwestia budowania zaangażowania. Jak to działa? Jeżeli, ja jako pracownik, wiem co dzieje się w firmie, w jakim kierunku zmierza moja firma, dlaczego to robi, jakie ma przed sobą trudności, jakie sukcesy – to jestem bardziej zaangażowany i chcę w tej firmie pracować. Rozumiem po co coś robię. To jest też bardzo związane z tym, co obserwujemy ostatnio na rynku pracy. Coraz więcej osób chce, żeby ich praca miała głęboki sens i żeby była związana właśnie z misją i z wizją firmy. Najprościej więc rzecz ujmując, taka komunikacja wewnętrzna pokazuje: co, jak i dlaczego.
To jest niesamowite, że już nie tylko pensja, nie tylko prestiż stanowiska, czy wygoda dojazdu decydują o naszym zaangażowaniu, ale patrzymy coraz częściej na misję firmy, na wartości, jakie reprezentuje. Mamy taką wewnętrzną potrzebę, żeby to, co robimy miało znaczenie.
Tak, to prawda i to jest też bardzo pozytywna zmiana. Moim zdaniem trochę inicjowana jednak przez coraz młodsze pokolenia, które wchodzą do organizacji. One rzeczywiście zmieniają punkt widzenia, inicjują te zmiany, które potem możemy obserwować wśród wszystkich zatrudnionych osób. Kwestia wartości i poczucia sensu jest coraz ważniejsza. Badania mówią, że w kwestiach wynagrodzenia czy benefitów w pewnym momencie dochodzimy do ściany. Po kilku miesiącach od otrzymania podwyżki motywacja wraca na ten sam poziom. I tutaj właśnie pojawia się kwestia budowania zaangażowania innymi metodami, w trochę inny sposób.
Mówisz, że komunikacja wewnętrzna może w tym wszystkim pomóc. Czy mogłabyś podać jakiś konkretny przykład, chociażby z Twojej organizacji, który zadziałał?
Chciałabym podkreślić, że komunikacja wewnętrzna jest elementem szerszego aspektu brandingu wewnętrznego i budowania wizerunku pracodawcy. Mamy w organizacji kilka fajnych przykładów, ale przede wszystkim w komunikacji wewnętrznej stawiamy na regularność. Od momentu nastąpienia pandemii wprowadziliśmy stałe, comiesięczne spotkania z naszym zespołem zarządzającym, na których przechodzimy przez wszystko, co wydarzyło się w firmie, jakie mamy sukcesy, w tym kierunku idziemy. Wszyscy pracownicy mają wtedy dostęp do czatu i mogą zadać pytanie prezesowi czy komuś z zespołu dyrektorów. Zawsze otrzymują odpowiedź od razu. To naprawdę fajnie zadziałało – widzimy w jaki sposób pracownicy przyzwyczaili się do takich spotkań i jak stało się to elementem kultury naszej organizacji. Spotkania cieszą się sporą frekwencją. Jest duże zainteresowanie zgromadzonych, a pytania przez nich zadawane są ciekawe i przemyślane. Jest to przykład bardzo prostej zmiany, która przynosi dobre efekty.
Jedno spotkanie w miesiącu to nie jest duży nakład czasu oraz energii, a możliwość zadania bezpośredniego pytania dyrektorowi czy prezesowi i otrzymania na nie natychmiast odpowiedzi sprawia, że pracownik czuje się ważny w firmie.
Tu możemy od razu wspomnieć o jeszcze jednej kwestii, która jest zarówno związana z komunikacją wewnętrzną, jak i z employer brandingiem. To jest kwestia doceniania. Nad tym też ciężko pracujemy. Od 2 lat, w marcu, obchodzimy Dzień Doceniania. Mamy tego dnia zaplanowane różne akcje, np. organizujemy webinary czy wręczamy prezenty. Obszar doceniania jest dla nas ważny i chcemy go wspólnie świętować z pracownikami. I to jest właśnie kolejny element budowania wizerunku pracodawcy wewnątrz organizacji, również ściśle związany z komunikacją wewnętrzną.
Opowiadając o przykładach z życia wziętych, wspomniałaś o employer brandingu. Mogłabyś rozwinąć, co to jest i do czego służy?
Jeżeli chodzi o employer branding to rozróżniamy dwa rodzaje: wewnętrzny i zewnętrzny. Zewnętrzny kierowany jest do potencjalnych kandydatów, czyli osób, które mogłyby zostać zatrudnione w naszej firmie. Taki employer branding od dłuższego czasu rośnie w siłę i jest coraz bardziej popularny – możemy zaobserwować wiele spotów reklamowych, ogłoszeń, akcji specjalnych na targach pracy. Jednak to co mnie najbardziej cieszy to, że zaraz za employer brandingiem zewnętrznym, bardzo mocno zaczął podążać ten wewnętrzny. Skupia się on na działaniach skierowanych do osób, które w naszej organizacji już pracują. Są to działania związane z benefitami dla pracowników, ze ścieżkami rozwoju, wszelkie akcje budujące zaangażowanie, wolontariat pracowniczy. I za tym wszystkim idzie komunikacja wewnętrzna. To, co jest dodatkowo ważne to to, że wewnętrzny employer branding musi bardzo dobrze działać, by ten zewnętrzny był spójny i prawdziwy.
Zajmujesz się tym wszystkim na co dzień. Jak w takim razie wygląda twój typowy dzień pracy?
W tego typu pracy nie ma typowych dni. Jeżeli ktoś lubi zmiany i lubi żeby dużo się działo – to jest idealny obszar dla niego. Mogę trochę opowiedzieć o tym, z czego głównie składa się moja praca. Jest dużo kontaktu z osobami z różnych części organizacji i wspieranie biznesu właśnie w prowadzeniu komunikacji wewnątrz firmy. Np. przychodzi do mnie osoba, pracująca w dziale finansów i mówi, że powstał nowy proces czy procedura i wszyscy pracownicy powinni się z nią zapoznać. Wtedy musimy zastanowić się, w jaki sposób te zmiany zakomunikować, jakich użyć narzędzi, by komunikat był przejrzysty, zrozumiały i dotarł do odpowiednich osób.
Przygotowuję takie działania i realizuję je z biznesem, a co za tym idzie – jest to praca wymagająca pisania i przygotowywania wielu materiałów graficznych. Moja praca to także opieka nad narzędziami komunikacji wewnętrznej – tak, aby zawsze znajdowały się w nich aktualne informacje i wszelkie nowości. Oprócz tego odpowiadam za duży obszar związany z organizacją eventów i działań dla pracowników. Trudno jest w związku z tym mówić o typowym dniu – bo każde wydarzenie i każdy pomysł jest inny. Zorganizowanie go oraz realizacja są zawsze nowym, ciekawym wyzwaniem, które później przynosi sporo satysfakcji.
Posłuchaj całą rozmowę tutaj: www.sukcespisanyszminka.pl/podcasty
albo obejrzy materiał wideo poniżej!
