Komunikacja z pracownikami nie musi by─ç wyzwaniem

Jak zwi─Ökszy─ç swoj─ů si┼é─Ö w komunikacji z pracownikami?

Justyna Gul

Jak zjedna─ç sobie ludzi zar├│wno w ┼╝yciu osobistym, jak i zawodowym? Jak efektywnie zarz─ůdza─ç zespo┼éem? Wszystkie odpowiedzi na te pytania sprowadzaj─ů si─Ö do efektywnej komunikacji. Co tak naprawd─Ö to oznacza i czy mo┼╝na si─Ö tego nauczy─ç? Oczywi┼Ťcie, ┼╝e tak. Przeczytaj zatem, w jaki spos├│b zbudowa─ç dobre relacje, rozumie─ç intencje oraz zachowania drugiej strony, pokonywa─ç pojawiaj─ůce si─Ö trudno┼Ťci i przeobra┼╝a─ç konflikty w efektywn─ů dyskusj─Ö.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Dlaczego komunikacja jest tak wa┼╝na

Naukowcy szacuj─ů, ┼╝e na porozumiewanie si─Ö z innymi lud┼║mi przeznaczamy poza godzinami snu oko┼éo 70% czasu, z czego wi─Ökszo┼Ť─ç przypada na godziny, kiedy jeste┼Ťmy w pracy. Niestety mimo tego niewiele uwagi przywi─ůzujemy do jako┼Ťci tej komunikacji. Tymczasem budowanie i utrzymanie satysfakcjonuj─ůcych relacji ze wsp├│┼épracownikami i klientami jest podstaw─ů sprawnego zarz─ůdzana. Skuteczny szef musi umie─ç klarownie si─Ö wypowiada─ç, aktywnie s┼éycha─ç, dostrzega─ç ukryty sens wypowiedzi innych oraz motywowa─ç do dzia┼éania. Bez dobrego opanowania umiej─Ötno┼Ťci porozumiewania si─Ö, trudno jest co┼Ť osi─ůgn─ů─ç. Komunikacja jest bowiem podstawowym elementem kontakt├│w mi─Ödzyludzkich, a zarazem podstawowym warunkiem sprawnego i efektywnego dzia┼éania. Nale┼╝y te┼╝ wzi─ů─ç pod uwag─Ö fakt, i┼╝ jako┼Ť─ç komunikacji kierownika z zespo┼éem jest kluczowym czynnikiem decyduj─ůcym o sukcesie organizacji.

Rozmowa to podstawa

Komunikacja zawodowa mo┼╝e mie─ç charakter jednokierunkowy lub dwukierunkowy. Ten pierwszy spos├│b komunikowania si─Ö opiera si─Ö g┼é├│wnie na nadawaniu informacji, a stron─ů aktywn─ů jest przede wszystkim nadawca komunikatu (zwykle szef). Bardzo cz─Östo taka forma komunikacji towarzyszy autorytarnemu stylowi komunikacji, stwarza niepotrzebne nieporozumienia, a nawet konflikty. Natomiast w komunikacji dwukierunkowej nadawca i odbiorca wymieniaj─ů si─Ö rolami. Nast─Öpuje wzajemna wymiana informacji, rozmowa, a porozumiewanie si─Ö ma charakter sprz─Ö┼╝enia zwrotnego. Mimo i┼╝ jest to forma bardziej czasoch┼éonna, to dok┼éadniejsza, zwi─Ökszaj─ůca pewno┼Ť─ç odbiorcy. Jednak, jak pisze w swojej ksi─ů┼╝ce ÔÇ×Jak to powiedzie─ç. Rozmawiaj z odwag─ů, ┼╝yczliwo┼Ťci─ů i zaanga┼╝owaniem?ÔÇŁ psycholog, ┼üada Drozda: ÔÇ×Rozmowa musi by─ç oparta na kontakcie. Inaczej jest tylko wymian─ů komunikat├│wÔÇŁ. Autorka wspomina o ÔÇ×punkcie prze┼éomowymÔÇŁ, kt├│rym mo┼╝e by─ç na przyk┼éad ujawnienie swoich uczu─ç za po┼Ťrednictwem s┼é├│w, co mo┼╝e doprowadzi─ç do nawi─ůzania specyficznego porozumienia, lub za po┼Ťrednictwem gest├│w, mimiki ÔÇô czego┼Ť, co uruchomi emocje drugiej strony.

Komunikowanie może odbywać się bowiem co najmniej trzema kanałami:

  1. Wypowiadany tekst, czyli komunikat werbalny.
  2. Sposób wypowiadania słów, czyli kanał wokalny.
  3. Zachowania niewerbalne, czyli kanał wizualny.

Istotne znaczenie w komunikacji zawodowej, wbrew pozorom, maj─ů nie s┼éowa, ale tak zwana mowa cia┼éa, a dok┼éadnie komunikacja pozawerbalna, obejmuj─ůca m.in. wyraz twarzy, ruchy cia┼éa, gesty, charakterystyczne cechy g┼éosu. Te same s┼éowa mog─ů by─ç bowiem zupe┼énie inaczej interpretowane w zale┼╝no┼Ťci od tego, w jaki spos├│b zosta┼éy wypowiedziane. Intuicyjna ocena tego, czy dana wypowied┼║ jest szczera, cz─Östo opiera si─Ö zatem na tym, w jaki spos├│b kto┼Ť wypowiada s┼éowa, a nie na ich tre┼Ťci. Komunikaty niewerbalne (w przeciwie┼ästwie do s┼é├│w) obejmuj─ů przekazanie informacji jedynie na temat podstawowych wymiar├│w uczu─ç i postaw. Ekspresja niewerbalna to porozumiewanie si─Ö bez u┼╝ycia s┼é├│w, cho─ç najcz─Ö┼Ťciej towarzyszy przekazowi s┼éownemu. Ludzie zdecydowanie bardziej ufaj─ů mimice twarzy ni┼╝ s┼éowom. Mo┼╝e to by─ç spowodowane tym, ┼╝e kana┼é werbalny jest bardziej kontrolowany i sterowany przez nadawc─Ö.

Zakłócenia komunikacji

Czynniki zak┼é├│caj─ůce proces komunikacji w sferze zawodowej mo┼╝na podzieli─ç na trzy kategorie: wyst─Öpuj─ůce po stronie prze┼éo┼╝onego; po stronie pracownika lub niezale┼╝ne od komunikuj─ůcych si─Ö os├│b. W┼Ťr├│d najcz─Ö┼Ťciej wyst─Öpuj─ůcych zak┼é├│ce┼ä komunikacyjnych (niezale┼╝nie od tego, po czyjej stronie wyst─Öpuj─ů) mo┼╝na wymieni─ç:

1. Czytanie w my┼Ťlach

Za┼éo┼╝enie, ┼╝e mo┼╝emy pozna─ç my┼Ťli i uczucia drugiej osoby nie s┼éuchaj─ůc jej wypowiedzi. Mo┼╝e to prowadzi─ç do powa┼╝nych b┼é─Öd├│w i konflikt├│w mi─Ödzyludzkich. Kto┼Ť mo┼╝e powiedzie─ç: ÔÇ×Wiem, co masz na my┼ŤliÔÇŁ, zanim us┼éyszy pe┼én─ů wypowied┼║. O czytanie w my┼Ťlach pos─ůdzamy tak┼╝e innych ÔÇô szef mo┼╝e powiedzie─ç: ÔÇ×Gdyby┼Ť by┼é dobrym pracownikiem, wiedzia┼éby┼Ť czego potrzebuje nasza firmaÔÇŁ. Warto te┼╝ wspomnie─ç, ┼╝e pos─ůdzanie innych o okre┼Ťlone my┼Ťli i uczucia, mo┼╝e by─ç projekcj─ů w┼éasnych my┼Ťli i uczu─ç (Na przyk┼éad zdanieÔÇŁ Nie r├│b tego w ten spos├│b, bo b─Ödzie ┼║leÔÇŁ, mo┼╝e wypowiedzie─ç osoba, kt├│ra nie uzyska┼éa okre┼Ťlanego rezultatu przy danym sposobie dzia┼éania). ┼üada Drozda zwraca uwag─Ö na fakt, ┼╝e nawet je┼Ťli nasze intencje podczas sygnalizowania, ┼╝e rozumiemy rozm├│wc─Ö s─ů dobre, to w ten spos├│b przekraczamy ÔÇ×granic─Ö, jaka mi─Ödzy Wami jako dwiema osobami w naturalny spos├│b istniejeÔÇŁ.

2. Wadliwa konstrukcja semantyczna

Cech─ů charakterystyczn─ů takiej wypowiedzi jest u┼╝ywanie zaimk├│w osobowych drugiej i trzeciej osoby liczby pojedynczej i mnogiej (ty, on, ona, ono, wy, oni). Przyk┼éadem mo┼╝e by─ç zdanie: ÔÇ×(ty) Denerwujesz mnieÔÇŁ lub ÔÇ×Doprowadzicie (wy) mnie do rozstroju nerwowegoÔÇŁ. W przyk┼éadach tych odbiorca komunikatu zostaje obci─ů┼╝ony odpowiedzialno┼Ťci─ů za prze┼╝ycia nadawcy. Tymczasem poprawny komunikat powinien brzmie─ç: ÔÇ×(ja)Denerwuje si─Ö na ciebieÔÇŁ, ÔÇ×(ja) Czuje si─Ö zniech─ÖconyÔÇŁ itp.

3. Cz─Öste zadawanie pytania ÔÇ×dlaczego?ÔÇŁ przez prze┼éo┼╝onego

Zmusza ono pracownika do t┼éumaczenia si─Ö, koncentruj─ůc jego uwag─Ö na przesz┼éo┼Ťci i wyja┼Ťnienia przyczyn. Tymczasem zamiast zada─ç pracownikowi pytanie: ÔÇ×Dlaczego to zrobi┼ée┼Ť?ÔÇŁ lepiej jest spyta─ç ÔÇ×Po co to zrobi┼ée┼Ť?ÔÇŁ ÔÇô w├│wczas skupiamy si─Ö na celu dzia┼éania (i na przysz┼éo┼Ťci).

4. Ocenianie, krytykowanie

Wypowiadanie przez kierownika s─ůd├│w warto┼Ťciuj─ůcych pod adresem pracownika, np. ÔÇ×Beznadziejnie sporz─ůdzi┼éa pani t─Ö umow─ÖÔÇŁ. Takie uwagi zniech─Öcaj─ů pracownika i pomniejszaj─ů jego warto┼Ť─ç, a co najwa┼╝niejsze, nie poprawiaj─ů jako┼Ťci jego pracy. Ocenianie i krytykowanie opieraj─ů si─Ö zwykle na subiektywnych kryteriach oceny i wyra┼╝a osobisty stosunek do drugiej osoby. Mo┼╝na go ograniczy─ç poprzez zdawanie sobie sprawy z tre┼Ťci przekazywanych uczu─ç pracownikowi i opieranie si─Ö wy┼é─ůcznie na faktach (ÔÇ×Ta umowa nie zawiera okre┼Ťlenia stron, brak jest r├│wnie┼╝ punktu dotycz─ůcego kar umownychÔÇŁ itd.).

5. Aluzje

Wzmianki, kt├│re maj─ů wywo┼éa─ç u rozm├│wcy skojarzenia dla niego czytelne, kt├│rych jednak autor nie chce powiedzie─ç. Na przyk┼éad szef, z kt├│rego decyzj─ů nie zgadza si─Ö pracownik, mo┼╝e mu da─ç do zrozumienia, ┼╝e jest w stanie u┼╝y─ç przeciwko niemu jakiej┼Ť wiedzy, przedstawiaj─ůc go w niekorzystnym ┼Ťwietle. Jak zauwa┼╝a w swojej ksi─ů┼╝ce ┼üada Drozda ÔÇ×Jak wszystkie komunikaty nie wprost, aluzje wzbudzaj─ů niepok├│j, obawy, l─Ök, a mo┼╝e nawet strachÔÇŁ.

Co zatem robić, by było dobrze?

My┼Ťl─ůc o komunikacji z drugim cz┼éowiekiem, jeste┼Ťmy obarczeni r├│┼╝nymi do┼Ťwiadczeniami z w┼éasnego ┼╝ycia. Trudno jest oderwa─ç w┼éasne emocje od komunikowania si─Ö z drug─ů osob─ů tym bardziej, kiedy kontakt z drugim cz┼éowiekiem jest wa┼╝n─ů cz─Ö┼Ťci─ů naszej pracy. Tymczasem w relacji szef ÔÇô podw┼éadny, umiej─Ötno┼Ť─ç kontaktu jest podstaw─ů efektywnego dzia┼éania i sukcesu firmy. Szef, kt├│remu zale┼╝y na skutecznym porozumiewaniu si─Ö z pracownikiem, powinien swoim zachowaniem dawa─ç do zrozumienia, ┼╝e jego sprawy rzeczywi┼Ťcie go interesuj─ů, powinien nauczy─ç si─Ö s┼éucha─ç, rozmawia─ç, rozwi─ůzywa─ç konflikty, nawi─ůzywa─ç i prowadzi─ç otwarty dialog, udziela─ç wsparcia. ┼üada Drozda podpowiada, ┼╝e otwarcie w relacjach mo┼╝na osi─ůgn─ů─ç, gdy poka┼╝emy tzw. mi─Ökki brzuch, czyli ujawnimy potrzeby. Autorka pisze o takim sposobie post─Öpowania: ÔÇ×Pokazujesz swoj─ů wra┼╝liwo┼Ť─ç i tym samym dajesz komunikat, co jest dla Ciebie wa┼╝neÔÇŁ.

Zadaniem prze┼éo┼╝onego w procesie komunikowania si─Ö powinno by─ç uzyskanie porozumienia z zespo┼éem oraz motywowanie pracownik├│w do uzyskania jak najlepszych efekt├│w pracy. Relacja szef-pracownik powinna opiera─ç si─Ö na wsp├│┼épracy, kooperacji i udzielaniu r├│┼╝nych form wsparcia, za┼Ť sposoby komunikowania si─Ö, powinny by─ç modyfikowane w zale┼╝no┼Ťci od sytuacji i oczekiwanych rezultat├│w.

Warto podkre┼Ťli─ç, ┼╝e umiej─Ötno┼Ť─ç komunikowania si─Ö z pracownikiem, wymaga od szefa wiedzy i do┼Ťwiadczenia. Jest to sztuka, kt├│rej nale┼╝y uczy─ç si─Ö nieustannie i wymaga─ç r├│wnie┼╝ od siebie, nie tylko od pracownika.

Wszystko zaczyna si─Ö od… rozmowy

Wyobra┼║ sobie dwoje ludzi. Co sprawi, ┼╝e z obcych stan─ů si─Ö znajomymi? Co pozwoli im si─Ö przedstawi─ç i czego┼Ť nawzajem o sobie dowiedzie─ç? Rozmowa. Oczywi┼Ťcie, ┼╝e wst─Öpem do nowej znajomo┼Ťci jest rozmowa. To ona pomaga rozwin─ů─ç relacj─Ö, ale cz─Östo te┼╝ przyczynia si─Ö do jej zako┼äczenia. Wypowiedziane w zdenerwowaniu albo bez przemy┼Ťlenia ostre s┼éowa mog─ů zrani─ç i zniszczy─ç to, co latami wypracowywano za pomoc─ů innych s┼é├│w – ┼╝yczliwych i dobrych. Szczeg├│lnie w pracy, w relacji szef – podw┼éadny, trzeba na nie uwa┼╝a─ç. Warto nauczy─ç si─Ö rozmawia─ç w spos├│b, kt├│ry informuje, ale nie rani. Krytykuje, lecz nie obra┼╝a. Przekazuje wiedz─Ö, ale nie poucza. I motywuje – szczerze, skutecznie i bez pseudopsychologicznej nowomowy.

Przeczytaj ksi─ů┼╝k─Ö “Jak to powiedzie─ç?┬áRozmawiaj z odwag─ů, ┼╝yczliwo┼Ťci─ů i zaanga┼╝owaniem” autorstwa ┼üady Drozdy.

Zarejestruj si─Ö aby otrzyma─ç newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost─Öp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid┼éowego dzia┼éania strony. Je┼╝eli nie wyra┼╝asz na to zgody, mo┼╝esz zmieni─ç ustawienia w swojej przegl─ůdarce. Zobacz wi─Öcej w Polityce Prywatno┼Ťci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close