netykieta

O tym musisz pami─Öta─ç prowadz─ůc rozmow─Ö telefoniczn─ů lub pisz─ůc e-mail

Joanna Jagielska

Komputeryzacja, a w jej nast─Öpstwie ÔÇô informatyzacja, to ju┼╝ nieod┼é─ůczne elementy dzia┼éalno┼Ťci ka┼╝dego mikro-, ma┼éego i ┼Ťredniego przedsi─Öbiorstwa, du┼╝ych korporacji oraz administracji publicznej. Z historii wiemy, ┼╝e pierwszego maila wys┼éano w 1965 roku, a wi─Öc nie s─ů to a┼╝ tak odleg┼ée czasy, jednak post─Öp technologiczny sprawi┼é, ┼╝e Internet to absolutna podstawa istnienia firmy na rynku. Znajomo┼Ť─ç netykiety ÔÇô czyli etykiety w Internecie - jest wi─Öc kluczowym zakresem wiedzy, jakim powinien okaza─ç si─Ö zar├│wno dobry przedsi─Öbiorca jak i dobry pracownik. Kultura w komunikacji Internetowej obowi─ůzuje wszystkich ÔÇô bez wyj─ůtku. Pami─Ötajmy, ┼╝e chcemy by─ç odebrani jako profesjonalni partnerzy biznesowi i temu w┼éa┼Ťnie s┼éu┼╝y─ç ma etykieta w biznesie, kt├│ra obowi─ůzuje r├│wnie┼╝ w komunikacji Internetowej.

B┼é─ůd na wst─Öpie

┼Üwiadomo┼Ť─ç ludzka jest coraz wi─Öksza, niesamowicie cz─Östo jednak spotykam si─Ö z pewnym faux pas w mailach i smsach s┼éu┼╝bowych: s┼éowem ÔÇ×WitamÔÇŁ na pocz─ůtku wiadomo┼Ťci. Powitanie to powinno┼Ť─ç czyniona przez gospodarza, kt├│ry wita przyby┼éych go┼Ťci, a wi─Öc nie ma absolutnie nic wsp├│lnego z korespondencj─ů s┼éu┼╝bow─ů, za┼Ť nieprawid┼éowo u┼╝yte, mo┼╝e by─ç r├│wnie┼╝ odebrane jako oznaka wy┼╝szo┼Ťci. Wiadomo┼Ť─ç mailow─ů najlepiej zacz─ů─ç wi─Öc od neutralnego ÔÇ×Dzie┼ä dobryÔÇŁ. Widuj─Ö r├│wnie┼╝ w mailach zwrot ÔÇ×Szanowna Pani/Szanowny PanieÔÇŁ, co nie jest b┼é─Ödem, jednak osobi┼Ťcie uwa┼╝am, ┼╝e warto wiedzie─ç z kim si─Ö koresponduje, wi─Öc forma ┼╝e┼äska ÔÇô uko┼Ťnik ÔÇô forma m─Öska, to nie jest najlepszy wyb├│r. Jest to pi─Ökny zwrot grzeczno┼Ťciowy, ale wybierzmy jedn─ů z tych dw├│ch dost─Öpnych form i odpowiednio j─ů zastosujmy. Na ko┼äcu zwrotu powitalnego stawiamy przecinek lub wykrzyknik.

Stopka

Skoro jeste┼Ťmy przy temacie poczty elektronicznej, warto wspomnie─ç o stopce, kt├│ra pe┼éni funkcj─Ö naszej wirtualnej wizyt├│wki (a jak bardzo wa┼╝n─ů i kluczow─ů rol─Ö pe┼éni wizyt├│wka w relacjach biznesowych opisa┼éam w poprzednim artykule). Zasada Corporate Identity, czyli identyfikacji wizualnej zaleca, aby pracownicy firmy mieli ustandaryzowan─ů, jednakow─ů stopk─Ö, zawieraj─ůc─ů imi─Ö, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, dane adresowe firmy oraz adres strony internetowej.┬á W stopce umieszczajmy tylko najwa┼╝niejsze informacje ÔÇô tak jak mia┼éo to miejsce w przypadku papierowej formy wizyt├│wki oraz nie zapomnijmy o zwrocie grzeczno┼Ťciowym, jak na przyk┼éad ÔÇ×Z powa┼╝aniemÔÇŁ, ÔÇ×Z wyrazami szacunkuÔÇŁ.

Rozmowy telefoniczne

W kwestii po┼é─ůcze┼ä telefonicznych chcia┼éabym zaznaczy─ç jedn─ů, niesamowicie wa┼╝n─ů zasad─Ö. Zdarza si─Ö, ┼╝e po┼é─ůczenie zostaje z przyczyn technicznych zerwane w trakcie rozmowy telefonicznej. Wtedy nale┼╝y pami─Öta─ç, ┼╝e ponowne po┼é─ůczenie inicjuje osoba, kt├│ra wykona┼éa pierwsze po┼é─ůczenie (to, kt├│re zosta┼éo uprzednio przerwane). Unika si─Ö wtedy niezr─Öcznej sytuacji, gdy po przerwaniu rozmowy obie strony pr├│buj─ů bezskutecznie si─Ö do siebie nawzajem dodzwoni─ç w tym samym czasie.

Wiadomo┼Ťci tekstowe SMS

Do niedawna m├│wi┼éo si─Ö, ┼╝e SMS, to najmniej formalny i raczej niepolecany spos├│b komunikacji w biznesie, jednak ostatnie lata zweryfikowa┼éy ten stan rzeczy na korzy┼Ť─ç szybkich wiadomo┼Ťci tekstowych. W przypadku SMS obowi─ůzuje podobna zasada jak przy wiadomo┼Ťci email: warto pierwsz─ů z wiadomo┼Ťci rozpocz─ů─ç zwrotem ÔÇ×Dzie┼ä dobryÔÇŁ, aby pomimo ma┼éo formalnego charakteru wiadomo┼Ťci, utrzyma─ç profesjonalny biznesowy savoir-vivre. Naturalnie podczas wymiany kilku wiadomo┼Ťci z jedn─ů osob─ů nie musimy ka┼╝dorazowo pisa─ç zwrot├│w grzeczno┼Ťciowych – wystarczy zawrze─ç je w pierwszej i ostatniej wiadomo┼Ťci, aby okaza─ç grzeczno┼Ť─ç i szacunek, a nie sztuczno┼Ť─ç.

Kiedy w ten spos├│b si─Ö kontaktowa─ç?

Polecam jednak zachowa─ç ten spos├│b komunikacji na czas, gdy osoba wy┼╝sza rang─ů jest ┼Ťwiadoma ju┼╝ naszego profesjonalizmu, a nasze relacje z osob─ů, z kt├│r─ů si─Ö w kontaktujemy s─ů ju┼╝ ustabilizowane. Je┼Ťli jednak komunikujemy si─Ö ze wsp├│┼épracownikiem na podobnym stanowisku co my, nie musimy zachowywa─ç formalnego i oficjalnego charakteru wiadomo┼Ťci i nie jest to b┼é─Ödem.

Netykieta

Niekt├│rzy traktuj─ů zasady netykiety jako przesadne formalizowanie sposobu komunikacji, jednak tre┼Ťci wiadomo┼Ťci e-mail lub SMS s─ů traktowane tak samo jak s┼éowa wypowiadane podczas rozmowy twarz─ů w twarz. Powinny wi─Öc oddawa─ç szacunek i by─ç obrazem kultury i profesjonalizmu, dlatego warto pami─Öta─ç o zachowaniu ostro┼╝no┼Ťci w tym zakresie. To, ┼╝e u┼╝ywamy Internetu lub telefonu do komunikacji w pracy nie oznacza, ┼╝e zwolnieni jeste┼Ťmy z zachowania zasad etykiety i profesjonalnego podej┼Ťcia do naszego rozm├│wcy.

Autork─ů tekstu jest Joanna Jagielska, z wykszta┼écenia logistyk z wieloletnim do┼Ťwiadczeniem w korporacji. Aktualnie studiuje prawo i pracuje w s─ůdzie rejonowym. Posiada certyfikat z kursu w zakresie Etykiety w Biznesie, Savoir-Vivre oraz Protoko┼éu Dyplomatycznego z Europejskiej Akademii Dyplomacji. Wi─Öcej na Instagramie: https://www.instagram.com/joanna_jagielska_/