Kwestia prywatności i bezpieczeństwa danych w Internecie odgrywa niezwykle ważną rolę.
Zwraca na nią również uwagę coraz większa liczba użytkowników. Jednocześnie wciąż zdarza nam się popełniać błędy w tym zakresie i bagatelizować względy bezpieczeństwa. Jednym z obszarów wymagających szczególnej uwagi są różnego typu wydarzenia online, w tym webinary i wideokonferencje. Czego oczekują ich uczestnicy i co jest w stanie zrobić organizator w celu zabezpieczenia ich interesów? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w bezpłatnym poradniku ClickMeeting „Prywatność online. Opinie użytkowników i dobre praktyki”. Poniżej znajdziesz natomiast kilka najważniejszych wniosków płynących z przeprowadzonego badania oraz praktyczne rady prawników.
Podejście uczestników do prywatności
Bez wątpienia świadomość dotycząca cyberzagrożeń i znaczenia ochrony prywatności w sieci rośnie. Wpływa to w oczywisty sposób nie tylko na nasze zachowanie w Internecie, ale również oczekiwania wobec oprogramowania, z którego korzystamy, i zachowania innych ludzi. Jak sami oceniamy nasz stosunek do tego zagadnienia?
Jak widać, zdecydowana większość respondentów twierdzi, że dba o swoją prywatność lub przynajmniej stara się to robić. Jedynie niecałe 2% z nich w ogóle nie zawraca na ten aspekt uwagi. Co ważne z perspektywy organizatorów wydarzeń online, przekłada się to na oczekiwania wobec nich. Większość uczestników sądzi, że to właśnie oni powinni zadbać o ich bezpieczeństwo.
Wszystko zaczyna się od platformy
Fundamentalne znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa danych i prywatności uczestników odgrywa platforma, na której odbywa się wydarzenie. Jednocześnie nie zawsze zwracamy na te kwestie uwagę jeszcze na etapie wybierania narzędzi. Tymczasem, jak wskazują wyniki badania, zdecydowana większość respondentów sądzi, że to ważne.
Platforma powinna więc być nie tylko prosta w obsłudze i funkcjonalna, ale również gwarantować prywatność. Ta ma natomiast kilka wymiarów. Przede wszystkim wiąże się z odpowiednią infrastrukturą i procedurami. Ważną rolę odgrywają również dostępne funkcje, takie jak częściowa anonimizacja danych widniejących w różnych miejscach pokoju, możliwość ograniczania dostępu do wydarzenia dla nieuprawnionych osób czy wyłączania podglądu kamery.
RODO a obowiązki organizatora
Ochrona prywatności to także bezpośredni wymóg prawny. Wiele pod tym względem zmieniła implementacja przepisów RODO (rozporządzenia o ochronie danych osobowych), która miała miejsce 25 maja 2018 roku. Wprowadzenie nowych, wymagających standardów przekłada się na funkcjonowanie firm na terenie całej Unii Europejskiej. Rzecz jasna dotyczy to również organizacji działających w świecie wirtualnym.
Często możesz nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, że organizując wydarzenia online, stajesz się administratorem danych osobowych powierzanych przez Twoich uczestników. Platforma, z której korzystasz, zajmuje się natomiast ich przetwarzaniem. W związku z tym musisz zadbać o bezpieczeństwo danych i poinformować użytkowników o najważniejszych aspektach dotyczących ich przetwarzania i przechowywania.
Warto stworzyć stronę zawierającą kompleksowe dane dotyczące obchodzenia się z danymi osobowymi zbieranymi podczas wydarzenia. Możesz to zrobić w formie krótszej, tj. obowiązku informacyjnego, lub dłuższej, czyli polityki prywatności opisującej kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych we wszystkich aspektach Twojej działalności. Informacje przekazywane uczestnikom powinny obejmować m. in. tożsamość i dane kontaktowe administratora danych, czyli organizatora wydarzenia, cel przetwarzania danych, okres ich przechowywania, informacje o prawach przysługujących uczestnikom, w tym o prawie do dostępu, sprostowania lub usuwania danych osobowych, a także wskazanie podmiotów, którym dane takie mogą być udostępniane.
Wydaje Ci się, że tak naprawdę niewielu internautów zwraca uwagę na treść odznaczanych zgód? Nic bardziej mylnego. Większość użytkowników albo zapoznaje się ze zgodami w każdym przypadku, albo przynajmniej stara się to robić. Gruba osób, która zupełnie bagatelizuje tę kwestię, jest natomiast niewielka. Koniecznie zadbaj więc o przygotowanie treści nie tylko zgodnych z obowiązującymi przepisami, ale również atrakcyjnych i zrozumiałych z perspektywy odbiorcy.
Strona rejestracji i wymagane zgody
Wzięcie udziału w webinarze nie byłoby możliwe bez odpowiedniego formularza rejestracji. Pełni on również niezwykle ważną funkcję z perspektywy organizatora, ponieważ pozwala na proste i skuteczne generowanie leadów. Jednocześnie, tworząc stronę rejestracji, łatwo o popełnienie błędu.
Aby zapisać się na wydarzenie, konieczne jest podzielenie się z organizatorem pewnym zakresem danych. Te nie mogą być jednak zbyt obszerne.
Organizator powinien zatroszczyć się o to, aby zgody przy zapisywaniu się na webinar były zgodne z obowiązującym prawem. Uczestnik, rejestrując się na webinar, zawiera z organizatorem umowę o udział w webinarze. Na formularzu rejestracyjnym umieść więc obowiązkowy checkbox do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Co ważne, w ramach tej zgody możesz zbierać tylko dane niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu – nie wymagaj więc podania np. miejsca pracy czy adresu zamieszkania. Jeśli jako organizator zbierasz inne dane, to ich podanie musi być dobrowolne. Organizator może od uczestników zbierać także zgody dobrowolne, np. na przesyłanie informacji handlowych. Przy pomocy platform takich jak ClickMeeting możesz w łatwy sposób skonfigurować stronę rejestracji, umieszczając na niej zarówno zgody obowiązkowe, jak i dobrowolne. Takie rozwiązanie pozwoli uczestnikom zdecydować, jakimi danymi chcą się z Tobą podzielić, a Ty będziesz w zgodzie z prawem.
Czy uczestnicy są gotowi na wyrażenie zgód wykraczających poza zakres niezbędny do rejestracji na wydarzenie? Okazuje się, że tak! Aż 20% respondentów twierdzi, że odznacza również zgody nieobowiązkowe. Zdecydowana większość z nich jest jednak gotowa to zrobić, jeśli zainteresuje ich sama firma lub jej produkty. To wobec tego świetna przestrzeń do działania dla specjalistów marketingu i PR.
Krótka checklista dla organizatora
Pobierz raport ClickMeeting, aby odkryć jeszcze więcej wniosków płynących z badania i poznać praktyczne rady prawników. Aby Twoje wydarzenia stały się bezpieczniejsze już teraz, warto wziąć pod uwagę kilka wymienionych niżej kwestii:
- Wybierz bezpieczną platformę: pamiętaj, że jako organizator jesteś administratorem danych osobowych swoich uczestników. Platforma odpowiada jednak za ich przetwarzanie. Zwróć uwagę na procedury bezpieczeństwa, jakie zapewnia. Upewnij się, czy są one zgodne z obowiązującymi normami prawnymi.
- Zredukuj wymagany zakres danych do niezbędnego minimum: dane osobowe, których wymagasz od swoich uczestników, powinny być pozyskiwane w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, np. wzięcia udziału w webinarze.
- Opracuj wzory regulaminów i politykę prywatności: postaw na jasną komunikację i udostępnij swoim uczestnikom jak najbardziej wyczerpujące informacje na temat zasad uczestniczenia w wydarzeniu oraz sposobu przechowywania i przetwarzania ich danych osobowych.
- Wskaż zgody obowiązkowe i dobrowolne: uzyskiwanie zgód od uczestników jest niezwykle proste. W tym celu możesz posłużyć się odpowiednimi checkboxami, które umieścisz na stronie rejestracji na wydarzenie. Zdecydujesz również, które są obowiązkowe, a które dobrowolne.
- Wykorzystaj przestrzeń: dobra platforma do webinarów i spotkań online daje Ci sporo możliwości kontaktowania się ze swoimi odbiorcami. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych, prywatności czy związanych z ochroną prawa autorskich i tajemnicy przedsiębiorstwa możesz więc umieścić nie tylko na stronie rejestracji, ale również w poczekalni czy wysyłanych automatycznie mailingach.
- Zabezpiecz swoje wydarzenie: w trakcie webinaru dzielisz się swoją wiedzą, często także udostępniasz dodatkowe materiały. Jeżeli chcesz je chronić, zabezpiecz wydarzenie hasłem lub jednorazowym tokenem.
- Poinformuj uczestników o nagrywaniu: jeżeli planujesz nagrywanie wydarzenia, daj o tym znać uczestnikom na samym początku. Np. w polityce prywatności wskaż również, w jaki sposób będziesz wykorzystywać nagrania.
- Ukryj tożsamość uczestników: jedna z dostępnych opcji pozwala na ukrycie danych uczestników np. na liście obecności lub w oknie czatu. Zamiast imienia lub imienia i nazwiska pojawi się więc jedynie inicjał, a resztę liter zastąpią gwiazdki. Jak udowadnia nasze badanie, wielu uczestników tego oczekuje.
