Prywatno艣膰 w sieci

Prywatno艣膰 podczas wydarze艅 online. Kompendium wiedzy od ClickMeeting

Webinary i spotkania online zyska艂y olbrzymi膮 popularno艣膰 w okresie pandemii. Dzi艣 wiemy ju偶, 偶e zostan膮 z nami na sta艂e, zw艂aszcza w 艣wiecie biznesu. Jednym z podstawowych wyzwa艅 stoj膮cych przed organizatorami jest zapewnienie prywatno艣ci uczestnik贸w. Jak to zrobi膰? Z pomoc膮 przychodzi poradnik stworzony przez ClickMeeting.

Kwestia prywatno艣ci i bezpiecze艅stwa danych w Internecie odgrywa niezwykle wa偶n膮 rol臋.

Zwraca na ni膮 r贸wnie偶 uwag臋 coraz wi臋ksza liczba u偶ytkownik贸w. Jednocze艣nie wci膮偶 zdarza nam si臋 pope艂nia膰 b艂臋dy w tym zakresie i bagatelizowa膰 wzgl臋dy bezpiecze艅stwa. Jednym z obszar贸w wymagaj膮cych szczeg贸lnej uwagi s膮 r贸偶nego typu wydarzenia online, w tym webinary i wideokonferencje. Czego oczekuj膮 ich uczestnicy i co jest w stanie zrobi膰 organizator w celu zabezpieczenia ich interes贸w? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w bezp艂atnym poradniku ClickMeeting 鈥濸rywatno艣膰 online. Opinie u偶ytkownik贸w i dobre praktyki鈥. Poni偶ej znajdziesz natomiast kilka najwa偶niejszych wniosk贸w p艂yn膮cych z przeprowadzonego badania oraz praktyczne rady prawnik贸w.

Podej艣cie uczestnik贸w do prywatno艣ci

Bez w膮tpienia 艣wiadomo艣膰 dotycz膮ca cyberzagro偶e艅 i znaczenia ochrony prywatno艣ci w sieci ro艣nie. Wp艂ywa to w oczywisty spos贸b nie tylko na nasze zachowanie w Internecie, ale r贸wnie偶 oczekiwania wobec oprogramowania, z kt贸rego korzystamy, i zachowania innych ludzi. Jak sami oceniamy nasz stosunek do tego zagadnienia?

Jak wida膰, zdecydowana wi臋kszo艣膰 respondent贸w twierdzi, 偶e dba o swoj膮 prywatno艣膰 lub przynajmniej stara si臋 to robi膰. Jedynie nieca艂e 2% z nich w og贸le nie zawraca na ten aspekt uwagi. Co wa偶ne z perspektywy organizator贸w wydarze艅 online, przek艂ada si臋 to na oczekiwania wobec nich. Wi臋kszo艣膰 uczestnik贸w s膮dzi, 偶e to w艂a艣nie oni powinni zadba膰 o ich bezpiecze艅stwo.

ClickMeeting - Wykres z odpowiedzi na pytanie z ankiety

Wszystko zaczyna si臋 od platformy

Fundamentalne znaczenie dla zapewnienia bezpiecze艅stwa danych i prywatno艣ci uczestnik贸w odgrywa platforma, na kt贸rej odbywa si臋 wydarzenie. Jednocze艣nie nie zawsze zwracamy na te kwestie uwag臋 jeszcze na etapie wybierania narz臋dzi. Tymczasem, jak wskazuj膮 wyniki badania, zdecydowana wi臋kszo艣膰 respondent贸w s膮dzi, 偶e to wa偶ne.

ClickMeeting - Wykres z odpowiedzi na pytanie z ankiety

Platforma powinna wi臋c by膰 nie tylko prosta w obs艂udze i funkcjonalna, ale r贸wnie偶 gwarantowa膰 prywatno艣膰. Ta ma natomiast kilka wymiar贸w. Przede wszystkim wi膮偶e si臋 z odpowiedni膮 infrastruktur膮 i procedurami. Wa偶n膮 rol臋 odgrywaj膮 r贸wnie偶 dost臋pne funkcje, takie jak cz臋艣ciowa anonimizacja danych widniej膮cych w r贸偶nych miejscach pokoju, mo偶liwo艣膰 ograniczania dost臋pu do wydarzenia dla nieuprawnionych os贸b czy wy艂膮czania podgl膮du kamery.

RODO a obowi膮zki organizatora

Ochrona prywatno艣ci to tak偶e bezpo艣redni wym贸g prawny. Wiele pod tym wzgl臋dem zmieni艂a implementacja przepis贸w RODO (rozporz膮dzenia o ochronie danych osobowych), kt贸ra mia艂a miejsce 25 maja 2018 roku. Wprowadzenie nowych, wymagaj膮cych standard贸w przek艂ada si臋 na funkcjonowanie firm na terenie ca艂ej Unii Europejskiej. Rzecz jasna dotyczy to r贸wnie偶 organizacji dzia艂aj膮cych w 艣wiecie wirtualnym.

Cz臋sto mo偶esz nawet nie zdawa膰 sobie sprawy z tego, 偶e organizuj膮c wydarzenia online, stajesz si臋 administratorem danych osobowych powierzanych przez Twoich uczestnik贸w. Platforma, z kt贸rej korzystasz, zajmuje si臋 natomiast ich przetwarzaniem. W zwi膮zku z tym musisz zadba膰 o bezpiecze艅stwo danych i poinformowa膰 u偶ytkownik贸w o najwa偶niejszych aspektach dotycz膮cych ich przetwarzania i przechowywania.

Warto stworzy膰 stron臋 zawieraj膮c膮 kompleksowe dane dotycz膮ce obchodzenia si臋 z danymi osobowymi zbieranymi podczas wydarzenia. Mo偶esz to zrobi膰 w formie kr贸tszej, tj. obowi膮zku informacyjnego, lub d艂u偶szej, czyli polityki prywatno艣ci opisuj膮cej kwestie zwi膮zane z przetwarzaniem danych osobowych we wszystkich aspektach Twojej dzia艂alno艣ci. Informacje przekazywane uczestnikom powinny obejmowa膰 m. in. to偶samo艣膰 i dane kontaktowe administratora danych, czyli organizatora wydarzenia, cel przetwarzania danych, okres ich przechowywania, informacje o prawach przys艂uguj膮cych uczestnikom, w tym o prawie do dost臋pu, sprostowania lub usuwania danych osobowych, a tak偶e wskazanie podmiot贸w, kt贸rym dane takie mog膮 by膰 udost臋pniane.

Anna Zieli艅ska 鈥 radca prawny w ClickMeeting

Wydaje Ci si臋, 偶e tak naprawd臋 niewielu internaut贸w zwraca uwag臋 na tre艣膰 odznaczanych zg贸d? Nic bardziej mylnego.聽Wi臋kszo艣膰 u偶ytkownik贸w albo zapoznaje si臋 ze zgodami w ka偶dym przypadku, albo przynajmniej stara si臋 to robi膰. Gruba os贸b, kt贸ra zupe艂nie bagatelizuje t臋 kwesti臋, jest natomiast niewielka. Koniecznie zadbaj wi臋c o przygotowanie tre艣ci nie tylko zgodnych z obowi膮zuj膮cymi przepisami, ale r贸wnie偶 atrakcyjnych i zrozumia艂ych z perspektywy odbiorcy.

ClickMeeting - Wykres z odpowiedzi na pytanie z ankiety

Strona rejestracji i wymagane zgody

Wzi臋cie udzia艂u w webinarze nie by艂oby mo偶liwe bez odpowiedniego formularza rejestracji. Pe艂ni on r贸wnie偶 niezwykle wa偶n膮 funkcj臋 z perspektywy organizatora, poniewa偶 pozwala na proste i skuteczne generowanie lead贸w. Jednocze艣nie, tworz膮c stron臋 rejestracji, 艂atwo o pope艂nienie b艂臋du.

Aby zapisa膰 si臋 na wydarzenie, konieczne jest podzielenie si臋 z organizatorem pewnym zakresem danych. Te nie mog膮 by膰 jednak zbyt obszerne.

Organizator powinien zatroszczy膰 si臋 o to, aby zgody przy zapisywaniu si臋 na webinar by艂y zgodne z obowi膮zuj膮cym prawem. Uczestnik, rejestruj膮c si臋 na webinar, zawiera z organizatorem umow臋 o udzia艂 w webinarze. Na formularzu rejestracyjnym umie艣膰 wi臋c obowi膮zkowy checkbox do wyra偶enia zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym celu. Co wa偶ne, w ramach tej zgody mo偶esz zbiera膰 tylko dane niezb臋dne do wzi臋cia udzia艂u w wydarzeniu 鈥 nie wymagaj wi臋c podania np. miejsca pracy czy adresu zamieszkania. Je艣li jako organizator zbierasz inne dane, to ich podanie musi by膰 dobrowolne. Organizator mo偶e od uczestnik贸w zbiera膰 tak偶e zgody dobrowolne, np. na przesy艂anie informacji handlowych. Przy pomocy platform takich jak ClickMeeting mo偶esz w 艂atwy spos贸b skonfigurowa膰 stron臋 rejestracji, umieszczaj膮c na niej zar贸wno zgody obowi膮zkowe, jak i dobrowolne. Takie rozwi膮zanie pozwoli uczestnikom zdecydowa膰, jakimi danymi chc膮 si臋 z Tob膮 podzieli膰, a Ty b臋dziesz w zgodzie z prawem.

Anna Zieli艅ska 鈥 radca prawny w ClickMeeting

Czy uczestnicy s膮 gotowi na wyra偶enie zg贸d wykraczaj膮cych poza zakres niezb臋dny do rejestracji na wydarzenie? Okazuje si臋, 偶e tak! A偶 20% respondent贸w twierdzi, 偶e odznacza r贸wnie偶 zgody nieobowi膮zkowe. Zdecydowana wi臋kszo艣膰 z nich jest jednak gotowa to zrobi膰, je艣li zainteresuje ich sama firma lub jej produkty. To wobec tego 艣wietna przestrze艅 do dzia艂ania dla specjalist贸w marketingu i PR.

ClickMeeting - Wykres z odpowiedzi na pytanie z ankiety

Kr贸tka checklista dla organizatora

Pobierz raport ClickMeeting, aby odkry膰 jeszcze wi臋cej wniosk贸w p艂yn膮cych z badania i pozna膰 praktyczne rady prawnik贸w. Aby Twoje wydarzenia sta艂y si臋 bezpieczniejsze ju偶 teraz, warto wzi膮膰 pod uwag臋 kilka wymienionych ni偶ej kwestii:

  1. Wybierz bezpieczn膮 platform臋: pami臋taj, 偶e jako organizator jeste艣 administratorem danych osobowych swoich uczestnik贸w. Platforma odpowiada jednak za ich przetwarzanie. Zwr贸膰 uwag臋 na procedury bezpiecze艅stwa, jakie zapewnia. Upewnij si臋, czy s膮 one zgodne z obowi膮zuj膮cymi normami prawnymi.
  2. Zredukuj wymagany zakres danych do niezb臋dnego minimum: dane osobowe, kt贸rych wymagasz od swoich uczestnik贸w, powinny by膰 pozyskiwane w zakresie niezb臋dnym do realizacji okre艣lonego celu, np. wzi臋cia udzia艂u w webinarze.
  3. Opracuj wzory regulamin贸w i polityk臋 prywatno艣ci: postaw na jasn膮 komunikacj臋 i udost臋pnij swoim uczestnikom jak najbardziej wyczerpuj膮ce informacje na temat zasad uczestniczenia w wydarzeniu oraz sposobu przechowywania i przetwarzania ich danych osobowych.
  4. Wska偶 zgody obowi膮zkowe i dobrowolne: uzyskiwanie zg贸d od uczestnik贸w jest niezwykle proste. W tym celu mo偶esz pos艂u偶y膰 si臋 odpowiednimi checkboxami, kt贸re umie艣cisz na stronie rejestracji na wydarzenie. Zdecydujesz r贸wnie偶, kt贸re s膮 obowi膮zkowe, a kt贸re dobrowolne.
  5. Wykorzystaj przestrze艅: dobra platforma do webinar贸w i spotka艅 online daje Ci sporo mo偶liwo艣ci kontaktowania si臋 ze swoimi odbiorcami. Informacje na temat przetwarzania danych osobowych, prywatno艣ci czy zwi膮zanych z ochron膮 prawa autorskich i tajemnicy przedsi臋biorstwa mo偶esz wi臋c umie艣ci膰 nie tylko na stronie rejestracji, ale r贸wnie偶 w poczekalni czy wysy艂anych automatycznie mailingach.
  6. Zabezpiecz swoje wydarzenie: w trakcie webinaru dzielisz si臋 swoj膮 wiedz膮, cz臋sto tak偶e udost臋pniasz dodatkowe materia艂y. Je偶eli chcesz je chroni膰, zabezpiecz wydarzenie has艂em lub jednorazowym tokenem.
  7. Poinformuj uczestnik贸w o nagrywaniu: je偶eli planujesz nagrywanie wydarzenia, daj o tym zna膰 uczestnikom na samym pocz膮tku. Np. w polityce prywatno艣ci wska偶 r贸wnie偶, w jaki spos贸b b臋dziesz wykorzystywa膰 nagrania.
  8. Ukryj to偶samo艣膰 uczestnik贸w: jedna z dost臋pnych opcji pozwala na ukrycie danych uczestnik贸w np. na li艣cie obecno艣ci lub w oknie czatu. Zamiast imienia lub imienia i nazwiska pojawi si臋 wi臋c jedynie inicja艂, a reszt臋 liter zast膮pi膮 gwiazdki. Jak udowadnia nasze badanie, wielu uczestnik贸w tego oczekuje.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close