Większość z nas pozostaje obecnie w domu, część została zwolniona z wykonywania obowiązków, reszta wykonuje swoją pracę zdalnie. Pracując z domu pamiętajmy o przepisach RODO.
Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołaniem nimi sytuacji kryzysowych, zwana „specustawą” przyznała pracodawcy prawo do zlecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnie, tzn. poza miejscem stałego jej wykonywania. Uprawnienie to może być zastosowane wobec wszystkich pracowników, niestety przysługuje tylko pracodawcy. Oznacza to, że pracownik nie może zażądać od pracodawcy pozwolenia mu na pracę z domu. Odwrotnie też, nie może wnieść sprzeciwu, jeśli pracodawca zleci mu pracę zdalną.
Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni pamiętać o tym, iż nadal obowiązują ich wszystkie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO). Powinni dbać o ochronę w/w danych przed ich niedozwolonym użyciem, utratą lub zniszczeniem. W wielu przedsiębiorstwach zaistniała konieczność przypomnienia obowiązujących przepisów,
a nawet zmiany istniejących procedur.
W związku z powyższym pamiętaj o podstawowych zasadach przetwarzania danych osobowych, wynikających z art. 5 Ustawy z dnia 20 maja 2028 roku o ochronie danych osobowych, tj.:
„1. Dane osobowe muszą być:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami;
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane;
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych,
w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).2. Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ust. 1 i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie („rozliczalność”).”
W czasie pracy zdalnej pamiętaj również o tym, że:
– nie możesz instalować na urządzeniach przekazanych przez pracodawcę do pracy zdalnej dodatkowych aplikacji i oprogramowań,
– nie możesz używać w/w urządzeń do celów prywatnych, mają one służyć jedynie do wykonywania obowiązków służbowych.
Ponadto:
– upewnij się, że urządzenia, z których korzystasz mają aktualne systemy antywirusowe,
– wydziel sobie w mieszkaniu odpowiednią przestrzeń, aby osoby postronne nie miały dostępu do Twoich dokumentów,
– zabezpieczaj swój komputer za pomocą silnych haseł,
– jeśli zgubisz urządzenie na którym pracujesz, jak najszybciej zawiadom swojego pracodawcę i wyczyść jego pamięć zdalnie,
– postępuj zgodnie z obowiązującymi w twoim zakładzie pracy zasadami dotyczącymi korzystania z poczty służbowej,
– przed wysłaniem maila upewnij się, że wprowadziłeś prawidłowy adres,
– nie otwieraj maili od nieznanych adresatów,
– nie przesyłaj w jednym mailu informacji zaszyfrowanej wraz z hasłem,
– używaj tylko zaufanego dostępu do sieci, nie korzystaj z sieci publicznych,
– archiwizuj dane w bezpieczny sposób, w tym korzystaj z chmury, z której korzysta się w Twoim zakładzie pracy.
***
Patrycja Król-Tronina – mediator i aplikant notarialny Izby Notarialnej w Łodzi.
