trudna rozmowa zawodowa

Czeka ci臋 trudna rozmowa zawodowa? Tych 5 zasad pomo偶e ci j膮 przeprowadzi膰.

Krystyna Marcinkowska

Trudne rozmowy z pracownikami i wsp贸艂pracownikami to jeden z najbardziej stresuj膮cych moment贸w w pracy. Jak si臋 do tego przygotowa膰? I jak przeprowadzi膰 tak膮 rozmow臋, by emocje nie wzi臋艂y g贸ry nad faktami?
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Trudna rozmowa zawodowa

Przedstawienie prze艂o偶onemu gorszych wynik贸w kwartalnych, poinformowanie zleceniodawcy o op贸藕nieniu czy zakomunikowanie pracownikowi tego, 偶e nie wszystkie obowi膮zki wykonuje tak, jak trzeba. Trudna rozmowa? Pr臋dzej czy p贸藕niej wi臋kszo艣膰 z nas stanie przed konieczno艣ci膮 jej odbycia. Oto 5 zasad, kt贸re pomog膮 j膮 przeprowadzi膰.

Podczas takich trudnych rozm贸w nierzadko towarzysz膮 nam emocje, kt贸re maj膮 du偶y wp艂yw na ich przebieg. Scenariusza nie da si臋 zaplanowa膰 w 100%, bo cz臋sto trzeba reagowa膰 elastycznie i na bie偶膮co. Warto jednak pami臋ta膰 o kilku najwa偶niejszych zasadach. Gdy je zastosujesz, zwi臋kszysz swoje szanse na zako艅czenie sprawy w spos贸b zadowalaj膮cy dla obu stron, bez konieczno艣ci wdawania si臋 w d艂ug膮 i cz臋sto bezowocn膮 dyskusj臋.

1. Nawi膮偶 kontakt zamiast prowokowa膰 konfrontacj臋

Podczas trudnych rozm贸w bardzo wa偶ne jest to, by szybko nawi膮za膰 kontakt z drug膮 osob膮. Co to oznacza?

Warto zadba膰 przede wszystkim o dopasowanie swojej postawy 鈥 je艣li druga osoba stoi, my te偶 powinni艣my wsta膰. Gdy linia wzroku obu rozmawiaj膮cych b臋dzie na tym samym poziomie, unikniemy wra偶enia nadrz臋dno艣ci jednej z nich 鈥 podpowiada Micha艂 Brywczy艅ski, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. 鈥 Zamiast stawa膰 naprzeciwko, lepiej ustawi膰 si臋 pod k膮tem prostym lub obok rozm贸wcy, kieruj膮c do niego twarz. W ten spos贸b zmniejszymy ryzyko, 偶e druga strona odczyta nasze nastawienie jako konfrontacyjne 鈥 dodaje.

T臋 sam膮 zasad臋 wykorzystujemy w kontakcie z grup膮 do 10 os贸b, w wi臋kszym gronie dobr膮 praktyk膮 jest natomiast to, aby prowadz膮cy spotkanie sta艂. Pozwala to bowiem nie tylko na jego lepsz膮 widoczno艣膰 dla uczestnik贸w, ale te偶 u艂atwia zarz膮dzanie energi膮 zespo艂u.

2. Pos艂uguj si臋 faktami, nie ocenami podczas trudnej rozmowy

Kolejnym wa偶nym punktem jest jasne okre艣lenie sytuacji, o kt贸rej chcemy rozmawia膰. Je艣li to ty zaczynasz rozmow臋, zadbaj o to, aby pos艂ugiwa膰 si臋 obserwowalnymi faktami, a nie ich w艂asn膮 ocen膮.

Przyk艂adowo, zamiast m贸wi膰: 鈥濻p贸藕niasz si臋 do pracy鈥 lub 鈥濶ie mo偶na na was polega膰鈥, lepiej powiedzie膰: 鈥瀂auwa偶y艂em, 偶e przychodzisz 20 minut po czasie鈥 albo 鈥濿yniki sprzeda偶y s膮 o 21% ni偶sze od za艂o偶onych鈥. Nast臋pnie dajmy swojemu partnerowi w rozmowie szans臋 na to, 偶eby wypowiedzia艂 si臋 i przedstawi艂 sytuacj臋 ze swojej perspektywy. Od tego zale偶膮 bowiem kolejne dzia艂ania 鈥 m贸wi Micha艂 Brywczy艅ski.

Je艣li to rozm贸wca przychodzi do ciebie, s艂uchaj, nazywaj emocje i sytuacj臋, kt贸ra je spowodowa艂a 鈥 przyk艂adowo m贸wi膮c: 鈥濻艂ysz臋, 偶e jeste艣 zdenerwowany, bo dosta艂e艣 ni偶sz膮 premi臋, ni偶 si臋 spodziewa艂e艣, czy tak?鈥. 鈥 Najwa偶niejsze na tym etapie jest jednak s艂uchanie. Je艣li zbytnio skupimy si臋 na tym, jak powinni艣my reagowa膰, a nie na tym, co do nas m贸wi膮, mo偶emy straci膰 nie tylko wa偶ne informacje, kt贸re mog膮 pom贸c rozwi膮za膰 problem, ale te偶 ch臋膰 drugiej strony do tego, 偶eby z nami rozmawia膰 鈥 dodaje trener.

Przeczytaj tak偶e: Kompetencje spo艂eczne 鈥 twoje narz臋dzie w interakcji ze 艣wiatem

3. Szukaj 藕r贸de艂 problemu zamiast polowa膰 na 鈥瀢innych鈥

Przedyskutowanie przyczyn danego zdarzenia czy zachowania to wa偶ny etap, ale pami臋taj o tym, 偶e jest ogromna r贸偶nica pomi臋dzy szukaniem powod贸w problemu a 鈥瀙olowaniem鈥 na winnego. Jasne okre艣lenie w艂asnych intencji to spos贸b na utrzymanie kontaktu w obliczu trudno艣ci. Przyk艂adowo mo偶esz powiedzie膰 wi臋c: 鈥濩hc臋 porozmawia膰 o przyczynach tej sytuacji, bo zale偶y mi na tym, 偶eby sprawdzi膰, co si臋 sta艂o i unika膰 podobnych zdarze艅 w przysz艂o艣ci鈥. Na tym etapie szczeg贸lnie nale偶y dba膰 o w艂a艣ciwie postawione pytania. Zamiast m贸wi膰: 鈥濪laczego tego nie zrobi艂e艣?鈥, lepiej spyta膰 wi臋c: 鈥濩o si臋 sta艂o, 偶e dane zadanie nie zosta艂o wykonane?鈥. Rozmowa o przesz艂o艣ci, kt贸rej zmieni膰 nie mo偶na, cz臋sto powoduje emocje. Obarczanie kogo艣 win膮 mo偶e zatrzymywa膰 dzia艂anie niepo偶膮dane na chwil臋, ale na d艂u偶sz膮 met臋 tylko niszczy motywacj臋.

4. Jasno okre艣l, czego oczekujesz

Wielu mened偶er贸w m贸wi膮c o sytuacjach trudnych, cz臋sto zapomina o tym, 偶e opisanie problemu jeszcze nie uruchamia motywacji do jego rozwi膮zania. W贸wczas nawet je艣li pracownicy wiedz膮, co robi膮 藕le, nie maj膮 pewno艣ci, czego dok艂adnie szef od nich wymaga. Zadbaj wi臋c o to, 偶eby jasno okre艣li膰, jakiej zmiany oczekujesz w danej sytuacji, opisuj膮c stan docelowy, do kt贸rego chcesz zmierza膰.

Kiedy natomiast to pracownik przychodzi do nas z trudno艣ciami, warto zapyta膰 go o to, jaki cel chcia艂by osi膮gn膮膰 i co mo偶e zrobi膰, 偶eby do tego doprowadzi膰. Dzi臋ki temu zwi臋kszamy prawdopodobie艅stwo, 偶e z jego strony pojawi膮 si臋 pomys艂y na rozwi膮zania sytuacji 鈥 podpowiada Micha艂 Brywczy艅ski.

5. Zarysuj plan trudnej rozmowy

Gdy sytuacja zostanie wyja艣niona, a emocje opanowane, mo偶na rozmawia膰 o konkretnych dzia艂aniach, jakie powinny zosta膰 podj臋te. Jedn膮 z 偶elaznych zasad ich planowania jest precyzyjne okre艣lenie, kto i co ma zrobi膰 zar贸wno w danym momencie, jak i w przysz艂o艣ci, 偶eby takie sytuacje si臋 nie powt贸rzy艂y.

Okre艣lmy wi臋c dok艂adnie, jakie zadania maj膮 by膰 zrealizowane przez pracownika lub zesp贸艂, a jakie podejmie szef. Wa偶nym elementem podsumowuj膮cym jest te偶 uzgodnienie, w jaki spos贸b b臋dziemy kontrolowa膰, czy za艂o偶ony plan przynosi spodziewane efekty. Um贸wienie si臋 na cykliczne sprawdzanie tego, na ile sytuacja si臋 poprawia, nie tylko zapobiega emocjonuj膮cym rozmowom na przysz艂o艣膰, ale stanowi te偶 艣wietny moment na udzielenie pochwa艂y, gdy zauwa偶amy zmiany na lepsze 鈥 komentuje Micha艂 Brywczy艅ski.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close