Sukces Pisany Szminką platforma pierwszego wyboru dla kobiet

Portal wiedzy i najnowsze trendy ze świata biznesu, start-upów, finansów oraz kobiecej przedsiębiorczości

Czeka cię trudna rozmowa zawodowa? Tych 5 zasad pomoże ci ją przeprowadzić.

Czeka cię trudna rozmowa zawodowa? Tych 5 zasad pomoże ci ją przeprowadzić.

trudna rozmowa zawodowa
Kuchnia fotografie designed by Freepik

 

Trudne rozmowy z pracownikami i współpracownikami to jeden z najbardziej stresujących momentów w pracy. Jak się do tego przygotować? I jak przeprowadzić taką rozmowę, by emocje nie wzięły góry nad faktami?

Przedstawienie przełożonemu gorszych wyników kwartalnych, poinformowanie zleceniodawcy o opóźnieniu czy zakomunikowanie pracownikowi tego, że nie wszystkie obowiązki wykonuje tak, jak trzeba. Prędzej czy później większość z nas stanie przed koniecznością odbycia trudnej rozmowy zawodowej. Oto 5 zasad, które pomogą ją przeprowadzić.

Podczas takich trudnych rozmów nierzadko towarzyszą nam emocje, które mają duży wpływ na ich przebieg. Scenariusza nie da się zaplanować w 100%, bo często trzeba reagować elastycznie i na bieżąco. Warto jednak pamiętać o kilku najważniejszych zasadach. Gdy je zastosujesz, zwiększysz swoje szanse na zakończenie sprawy w sposób zadowalający dla obu stron, bez konieczności wdawania się w długą i często bezowocną dyskusję.

1. Nawiąż kontakt zamiast prowokować konfrontację

Podczas trudnych rozmów bardzo ważne jest to, by szybko nawiązać kontakt z drugą osobą. Co to oznacza? – Warto zadbać przede wszystkim o dopasowanie swojej postawy – jeśli druga osoba stoi, my też powinniśmy wstać. Gdy linia wzroku obu rozmawiających będzie na tym samym poziomie, unikniemy wrażenia nadrzędności jednej z nich – podpowiada Michał Brywczyński, trener z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Zamiast stawać naprzeciwko, lepiej ustawić się pod kątem prostym lub obok rozmówcy, kierując do niego twarz. W ten sposób zmniejszymy ryzyko, że druga strona odczyta nasze nastawienie jako konfrontacyjne – dodaje. Tę samą zasadę wykorzystujemy w kontakcie z grupą do 10 osób, w większym gronie dobrą praktyką jest natomiast to, aby prowadzący spotkanie stał. Pozwala to bowiem nie tylko na jego lepszą widoczność dla uczestników, ale też ułatwia zarządzanie energią zespołu.

2. Posługuj się faktami, nie ocenami

Kolejnym ważnym punktem jest jasne określenie sytuacji, o której chcemy rozmawiać. Jeśli to ty zaczynasz rozmowę, zadbaj o to, aby posługiwać się obserwowalnymi faktami, a nie ich własną oceną. – Przykładowo, zamiast mówić: „Spóźniasz się do pracy” lub „Nie można na was polegać”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że przychodzisz 20 minut po czasie” albo „Wyniki sprzedaży są o 21% niższe od założonych”. Następnie dajmy swojemu partnerowi w rozmowie szansę na to, żeby wypowiedział się i przedstawił sytuację ze swojej perspektywy. Od tego zależą bowiem kolejne działania – mówi Michał Brywczyński. Jeśli to rozmówca przychodzi do ciebie, słuchaj, nazywaj emocje i sytuację, która je spowodowała – przykładowo mówiąc: „Słyszę, że jesteś zdenerwowany, bo dostałeś niższą premię, niż się spodziewałeś, czy tak?”. – Najważniejsze na tym etapie jest jednak słuchanie. Jeśli zbytnio skupimy się na tym, jak powinniśmy reagować, a nie na tym, co do nas mówią, możemy stracić nie tylko ważne informacje, które mogą pomóc rozwiązać problem, ale też chęć drugiej strony do tego, żeby z nami rozmawiać – dodaje trener.

3. Szukaj źródeł problemu zamiast polować na „winnych”

Przedyskutowanie przyczyn danego zdarzenia czy zachowania to ważny etap, ale pamiętaj o tym, że jest ogromna różnica pomiędzy szukaniem powodów problemu a „polowaniem” na winnego. Jasne określenie własnych intencji to sposób na utrzymanie kontaktu w obliczu trudności. Przykładowo możesz powiedzieć więc: „Chcę porozmawiać o przyczynach tej sytuacji, bo zależy mi na tym, żeby sprawdzić, co się stało i unikać podobnych zdarzeń w przyszłości”. Na tym etapie szczególnie należy dbać o właściwie postawione pytania. Zamiast mówić: „Dlaczego tego nie zrobiłeś?”, lepiej spytać więc: „Co się stało, że dane zadanie nie zostało wykonane?”. Rozmowa o przeszłości, której zmienić nie można, często powoduje emocje. Obarczanie kogoś winą może zatrzymywać działanie niepożądane na chwilę, ale na dłuższą metę tylko niszczy motywację.

4. Jasno określ, czego oczekujesz

Wielu menedżerów mówiąc o sytuacjach trudnych, często zapomina o tym, że opisanie problemu jeszcze nie uruchamia motywacji do jego rozwiązania. Wówczas nawet jeśli pracownicy wiedzą, co robią źle, nie mają pewności, czego dokładnie szef od nich wymaga. Zadbaj więc o to, żeby jasno określić, jakiej zmiany oczekujesz w danej sytuacji, opisując stan docelowy, do którego chcesz zmierzać. – Kiedy natomiast to pracownik przychodzi do nas z trudnościami, warto zapytać go o to, jaki cel chciałby osiągnąć i co może zrobić, żeby do tego doprowadzić. Dzięki temu zwiększamy prawdopodobieństwo, że z jego strony pojawią się pomysły na rozwiązania sytuacji – podpowiada Michał Brywczyński.

5. Zarysuj plan

Gdy sytuacja zostanie wyjaśniona, a emocje opanowane, można rozmawiać o konkretnych działaniach, jakie powinny zostać podjęte. Jedną z żelaznych zasad ich planowania jest precyzyjne określenie, kto i co ma zrobić zarówno w danym momencie, jak i w przyszłości, żeby takie sytuacje się nie powtórzyły. – Określmy więc dokładnie, jakie zadania mają być zrealizowane przez pracownika lub zespół, a jakie podejmie szef. Ważnym elementem podsumowującym jest też uzgodnienie, w jaki sposób będziemy kontrolować, czy założony plan przynosi spodziewane efekty. Umówienie się na cykliczne sprawdzanie tego, na ile sytuacja się poprawia, nie tylko zapobiega emocjonującym rozmowom na przyszłość, ale stanowi też świetny moment na udzielenie pochwały, gdy zauważamy zmiany na lepsze – komentuje Michał Brywczyński.

Komentarze

może cię zainteresować

Najnowsze wpisy wybrane specjalnie dla Ciebie

Sukces Pisany Szminką

Wspieramy i promujemy kobiety od 2008 roku.

Newsletter

Jesteś ciekawy, co u nas nowego?
Bądź na bieżąco, zapisz się do newslettera!

NEWSLETTER

Potrzebujesz jeszcze więcej motywacji, inspiracji i wiedzy?

Bądź na bieżąco i zapisz się do naszego newslettera!





Podanie przez Ciebie powyższych danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Newslettera.
Zapisując się wyrażasz zgodę na przesyłanie przez nas informacji o tematyce motywacyjnej, rozwoju osobistego, nowościach w serwisie oraz informacji handlowych.
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Sukcesu Pisanego Szminką z siedzibą w Warszawie (00-012) przy ul. Podchorążych 75/77 lok. 2.
Zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności, z której dowiesz się, jak chronimy Twoje dane.

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dostęp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania strony. Jeżeli nie wyrażasz na to zgody, możesz zmienić ustawienia w swojej przeglądarce. Zobacz więcej w Polityce Prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close