Kobieta prowadz─ůca spotkanie sprzeda┼╝owe (Foto. Canva Pro)

Trudne pytania podczas prezentacji? Ta metoda pomaga wyj┼Ť─ç z tej sytuacji w roli liderki

Krystyna Marcinkowska

Prezentacje to biznesowa codzienno┼Ť─ç. Prezentujemy oferty, strategie, rozwi─ůzania. Czasem wszystko idzie jak z p┼éatka i z miejsca ÔÇ×kupujemyÔÇŁ publiczno┼Ť─ç. Ale czasem ju┼╝ podczas prezentacji s┼éyszysz trudne pytania. Jak si─Ö do tego przygotowa─ç, by wyj┼Ť─ç z sytuacji w roli liderki?

Pytanie potraktuj jak informacj─Ö zwrotn─ů

Pytania odbiorc├│w to cenny feedback dla prezentuj─ůcego. Dzi─Öki nim dowiaduje si─Ö, co zapami─Ötali i zrozumieli z jego s┼é├│w i upewnia si─Ö, czy nie pomin─ů┼é ┼╝adnych istotnych kwestii. W─ůtpliwo┼Ťci s┼éuchaczy r├│wnocze┼Ťnie mog─ů u┼Ťwiadomi─ç istnienie luk w ich wiedzy i konieczno┼Ť─ç wyja┼Ťnienia pewnych w─ůtk├│w albo ponownego om├│wienia wybranych kwestii. ÔÇô Niekt├│re pytania bywaj─ů niejasno sformu┼éowane, nieprecyzyjne czy te┼╝ poruszaj─ů niepo┼╝─ůdany lub dra┼╝liwy temat ÔÇô odbiegaj─ů bowiem od g┼é├│wnego w─ůtku, ura┼╝aj─ů czyje┼Ť uczucia b─ůd┼║ przekonania. Inne za to prelegent mo┼╝e odebra─ç jako zagra┼╝aj─ůce, gdy na przyk┼éad nie czuje si─Ö pewnie w poruszonym przez pytaj─ůcego temacie lub nie zna odpowiedzi, a jeszcze kolejne ÔÇô za atakuj─ůce, bo podwa┼╝aj─ů jego autorytet czy kwalifikacje albo po prostu przejawiaj─ů z┼éo┼Ťliwo┼Ť─ç. W reakcji na takie ÔÇ×trudneÔÇŁ pytania pomocna mo┼╝e by─ç na przyk┼éad tzw. technika PWW (przyj─Öcie ÔÇô wzmocnienie ÔÇô wyj┼Ťcie) zwana r├│wnie┼╝ metod─ů Aikido ÔÇô m├│wi Micha┼é Brywczy┼äski z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. Na czym polega?

Przyj─Öcie: Najpierw wys┼éuchaj, potem pomy┼Ťl nad odpowiedzi─ů

W sztukach walki wykorzystuj─ůcych si┼é─Ö przeciwnika takich jak Judo lub Aikido, pierwszym krokiem jest przyj─Öcie w bezpieczny spos├│b energii ÔÇ×atakuÔÇŁ. Zanim sklasyfikujemy pytanie jako trudne, warto upewni─ç si─Ö, czy odpowiednio je odebrali┼Ťmy. Intencje osoby, kt├│ra je zada┼éa, mo┼╝na rozja┼Ťni─ç chocia┼╝by prosz─ůc o doprecyzowanie s┼éowami: ÔÇ×Je┼Ťli dobrze pana zrozumia┼éem, chodzi oÔÇŽÔÇŁ lub ÔÇ×Czy chcia┼é pan poruszy─ç problem zwi─ůzany zÔÇŽÔÇŁ. Przeformu┼éowanie i powt├│rzenie zapytania nie tylko daje prelegentowi czas na zastanowienie si─Ö nad odpowiedzi─ů, ale r├│wnocze┼Ťnie umo┼╝liwia pozosta┼éym uczestnikom dok┼éadne us┼éyszenie go i lepsze zrozumienie. Wiele os├│b ma tendencj─Ö do uwa┼╝nego s┼éuchania tylko pocz─ůtku pytania. Szybko zaczyna bowiem intensywnie my┼Ťle─ç nad odpowiedzi─ů, nie koncentruj─ůc si─Ö ju┼╝ na w─ůtpliwo┼Ťciach rozm├│wcy i w efekcie odnosz─ůc si─Ö jedynie do jego pierwszych s┼é├│w.

Nie przerywaj

Czasem jednak prelegenci wr─Öcz przerywaj─ů pytanie, ju┼╝ po jego pocz─ůtku spodziewaj─ů si─Ö bowiem, ┼╝e b─Ödzie trudne, bo poruszony zosta┼é problematyczny dla nich temat lub przypuszczaj─ů, ┼╝e intencj─ů pytaj─ůcego jest atak. W efekcie narasta w nich stres, kt├│ry powoduje, ┼╝e pragn─ů przerwa─ç niebezpieczny w─ůtek. ÔÇô Schemat takiej reakcji jest prosty ÔÇô wyczuwamy atak, reagujemy wi─Öc l─Ökiem i chcemy kontratakowa─ç, w wyniku czego, zamiast odpowiedzie─ç ÔÇô przerywamy i ripostujemy. Takie zachowanie ┼éatwo mo┼╝e jednak doprowadzi─ç do niepotrzebnego zaognienia sytuacji ÔÇô zauwa┼╝a Micha┼é Brywczy┼äski. Co zatem zrobi─ç? ÔÇô Warto pami─Öta─ç, ┼╝e okazuj─ůc zdenerwowanie zdradzamy swoj─ů niepewno┼Ť─ç, dajemy po sobie pozna─ç, ┼╝e pytanie sprawia nam k┼éopot. Najwa┼╝niejsze to powstrzyma─ç si─Ö od atakowania uczestnika, kt├│ry je zada┼é. Je┼╝eli jego wypowied┼║ ma typowo zaczepny charakter, zadajmy sobie pytanie, jaka wa┼╝na potrzeba kryje si─Ö pod tak─ů form─ů ÔÇô podpowiada ekspert.

PRZECZYTAJ TAK┼╗E: O sztuce prezentacji

Wzmocnienie: Trzymaj się tematu i łagodź negatywne nastwienie

W reakcji na ÔÇ×trudneÔÇŁ pytania wa┼╝ne jest tak┼╝e trzymanie si─Ö tematu. Trzeba pami─Öta─ç o tym, ┼╝e cz─Ö┼Ť─ç grupy mo┼╝e po prostu nie by─ç zainteresowana przedmiotem sporu i b─Ödzie si─Ö nudzi─ç. Odpowiedzi powinny wi─Öc by─ç kr├│tkie i zwi─Öz┼ée. ÔÇô Nie warto wdawa─ç si─Ö w zbyt emocjonaln─ů wymian─Ö zda┼ä, bo zwykle okazuje si─Ö strat─ů czasu i niszczy atmosfer─Ö dyskusji i wsp├│┼épracy. W z┼éagodzeniu negatywnego nastawienia pytaj─ůcego mog─ů za to pom├│c komplementy. Dobrze doceni─ç wag─Ö pytania, inteligencj─Ö, kreatywno┼Ť─ç czy spostrzegawczo┼Ť─ç osoby, kt├│ra je zada┼éa, chocia┼╝by m├│wi─ůc: ÔÇ×Poruszy┼é pan rzeczywi┼Ťcie bardzo istotny problemÔÇŁ. Mi┼ée s┼éowa na pewno nie zaszkodz─ů. Je┼╝eli intencje rozm├│wcy rzeczywi┼Ťcie by┼éy wrogie, zyskamy szans─Ö na os┼éabienie jego negatywnych emocji, a je┼Ťli jednak oka┼╝e si─Ö, ┼╝e nie chcia┼é nam dokuczy─ç ÔÇô sojusznika w dalszej dyskusji ÔÇô komentuje Brywczy┼äski.

Wyj┼Ťcie: Nie znasz odpowiedzi? Jest na to spos├│b

Niekt├│re pytania nawet po ich powt├│rzeniu czy doprecyzowaniu nadal sprawiaj─ů m├│wcy rzeczywiste trudno┼Ťci. Co wtedy robi─ç? ÔÇô Je┼╝eli nie znamy odpowiedzi lub trafimy na temat, w kt├│rym nie czujemy si─Ö na tyle silni, by od razu si─Ö z nim zmierzy─ç, najlepiej zaproponowa─ç odniesienie si─Ö do danej kwestii w p├│┼║niejszym terminie, podaj─ůc dok┼éadny czas i koniecznie dotrzymuj─ůc danego s┼éowa. Od┼éo┼╝enie odpowiedzi na p├│┼║niej sprawdzi si─Ö te┼╝, gdy poruszony problem jest zbyt obszerny ÔÇô zauwa┼╝a Micha┼é Brywczy┼äski.

W takich sytuacjach najlepiej powiedzie─ç wi─Öc wprost np. ÔÇ×Nie chcia┼ébym teraz odpowiada─ç panu na t─Ö w─ůtpliwo┼Ť─ç, aby nie wprowadzi─ç pana w b┼é─ůd. Sprawdz─Ö pewne dane i ch─Ötnie odpowiem panu po prelekcji.ÔÇŁ czy ÔÇ×Ch─Ötnie rozwin─Ö to zagadnienie, jednak aby udzieli─ç wyczerpuj─ůcej odpowiedzi, potrzebuj─Ö wi─Öcej czasu. Z przyjemno┼Ťci─ů porozmawiam o tym z panem podczas przerwy lub po zako┼äczeniu spotkaniaÔÇŁ.

ÔÇô ÔÇ×TrudneÔÇŁ pytania s─ů nieodzownym elementem prezentacji, niezale┼╝nie od tego, czy prowadzimy szkolenie, prelekcj─Ö podczas tematycznej konferencji, a nawet wewn─Ötrzne spotkanie podsumowuj─ůce prac─Ö zespo┼éu projektowego. Cho─ç nie jeste┼Ťmy w stanie przygotowa─ç zawczasu odpowiedzi na ka┼╝d─ů w─ůtpliwo┼Ť─ç, warto wypracowa─ç sobie pewne reakcje, kt├│re pomog─ů nam w stresuj─ůcej sytuacji zachowa─ç spok├│j i profesjonalizm ÔÇô podsumowuje Brywczy┼äski.