Dominika Trybuszewska, wirtualna asystentka, rozmawia przez telefon

Blaski i cienie bycia wirtualną asystentką

Aleksandra Moskal

Żyjemy w czasach, gdy praca z domu nikogo już nie dziwi. Przestała też być formą doceniania pracownika, a stała się normą. Pandemia pokazała nam, że większość obowiązków jesteśmy w stanie wykonywać z dowolnego miejsca na świecie. Coraz bardziej popularny staje się również zawód wirtualnej asystentki. I właśnie z jedną z nich dziś rozmawiamy – poznajcie Dominikę Trybuszewską.

Zacznijmy od początku. Czym się zajmowałaś zanim zdecydowałaś się zostać wirtualną asystentką? Czy te wcześniejsze doświadczenia – w jakiś sposób – przydają Ci się w nowym zawodzie?

Pracowałam naście lat na kontraktach budowlanych jako asystentka i specjalista d/ s jakości dokumentacji. Oprócz tego skończyłam studia o profilu zarządzanie organizacją. Na pewno kompetencje miękkie pomogły mi odnaleźć się w pracy zdalnej, do tego świadomość swoich ukrytych rozwój talentów i ich rozwój.

Praca na etacie a praca na swoim to zupełnie inne realia. W pracy na własny rachunek konieczny jest ciągły rozwój. Trzeba wyjść ze strefy komfortu, zmienić myślenie i otworzyć się na nowe możliwości.

Prowadząc własną firmę, sama muszę wyznaczyć sobie priorytety, cele, pozyskać klientów, zadbać o budowanie marki w social media. Przez ostatnie dwa odbyłam więcej szkoleń niż przez naście lat pracując na etacie. Moim kolejnym obszarem, który zaczęłam rozwijać to tworzenie grafik i pisanie tekstów na bloga. Odciążam przedsiębiorcę w codziennych obowiązkach, tak aby zyskał więcej czasu na priorytety.

Jak wspominasz pierwsze kroki na swoim? W jaki sposób przygotowywałaś się do zostania wirtualną asystentką?

Zaczęłam od słuchania webinarów, na których pokazywano jak można pracować zdalnie między innymi jako wirtualna asystentka. Chciałam pracować zgodnie ze swoimi zasadami. Przez rok nabywałam nowe umiejętności, które pozwoliły mi wybrać najbardziej interesujące mnie obszary. W 2020 roku postanowiłam zrezygnować z etatu.

To była spontaniczna decyzja czy jednak przygotowywałaś się do niej? Budowałaś poduszkę finansową? Jakie jest – według Ciebie – zaplecze finansowe niezbędne na start po rezygnacji z etatu?

Tak naprawdę powinno się zmieniać kierunek i budować swoją markę, będąc jeszcze na etacie, aby mieć zaplecze finansowe. Bo zaplecze finansowe jest koniecznie, aby mieć spokojną głowę. Pierwsze zlecenia przyniosły mi pierwsze pieniądze, ale nieduże. Liczyłam się jednak z tym, że te kwoty będą mniejsze niż wynagrodzenie na etacie. Ja założyłam firmę, ale po paru miesiącach niestety ją zawiesiłam. Aktualnie rozliczam się przez firmy zewnętrzne, aby wystawić fakturę.

W jaki sposób zdobywałaś nowe umiejętności, jak i gdzie się kształciłaś?

Zaczynałam naukę i zdobywanie wiedzy dotyczącej pracy jako WA podczas kursu u Ani Kaweckiej. Wiedziałam, że chcę pracować zdalnie i muszę poszerzyć swoją wiedzę. Pierwsze kroki nie były łatwe. Zaczęłam pisać bloga, założyłam fanpage, później konto na IG. Uczyłam się, jak się po tym wszystkim poruszać – też od strony technicznej. Chciałam w wielu obszarach być dobra, ale wiem, że to dobre nie było. 

Dlaczego?

Nie chodzi o to, żeby wszystkiego się naraz uczyć i być dobrą we wszystkim, bo tak się nie da. Mój organizm zaczął się buntować, gdy od rana do wieczora siedziałam przy laptopie i uczyłam się różnych zagadnień. Warto po jakimś czasie sprecyzować sobie trzy obszary, które będą priorytetem w działaniu i je rozwijać.

Jakie cechy określiłabyś jako niezbędne w pracy na stanowisku wirtualnej asystentki?

Na pewno dobra organizacja czasu, skrupulatność i chęć ciągłego rozwoju.

Jak wygląda Twoja codzienna praca? Co wchodzi w zakres Twoich obowiązków wirtualnej asystentki?  

Mój każdy dzień rozpoczyna się od wykonania priorytetów, które dnia poprzedniego określam w kalendarzu. Podążam planem wytyczonym w ciągu dnia. Odczytuję maile, wykonuję prace administracyjne, ale również jestem managerem social media – prowadzę konta biznesowe na IG i FB dla klientów. Tworzę content, grafiki, kampanie reklamowe.

Podsumowując pracę wirtualnej asystentki, można stwierdzić, że zajmuje się ona głównie: wprowadzaniem danych, wyszukiwaniem informacji w Internecie i tworzeniem raportów, przepisywaniem notatek, transkrypcją webinarów i podcastów. To też tworzenie i edycja wideo, obsługa kanałów społecznościowych, tworzenie stron, obsługa narzędzi do e-mail marketingu. Wirtualna asystentka może być odpowiedzialna za organizację wydarzeń, zarządzanie skrzynką pocztową, obsługę WordPressa, graficzną obróbkę dokumentów, optymalizację SEO, dodawanie produktów do sklepów internetowych czy obsługę klienta

Dominika Trybuszewska

W jaki sposób zdobyłaś pierwszych Klientów?

Poszłam na lokalne spotkanie networkingowe i poznałam tam osoby, które zaproponowały mi pierwsze zlecenia. Ogłaszałam się też na grupach jako początkująca Wirtualna Asystentka.

Czy inwestujesz w rozwój swojej firmy w innej formie niż w zakresie rozwoju umiejętności?

Nawet praca zdalna wymaga inwestycji. Ja kupiłam nowy laptop, szkoliłam się. Co miesiąc inwestowałam ok. 400 zł. w rozwój. Kurs taki jak wirtualna asystentka , manager social media, marka online to już wydatki jedno razowe.

Czy wycena swojej pracy i usług była dla Ciebie wyzwaniem? Jak ugryzłaś ten temat?

Tak, na początku miałam taki problem. Czytałam komentarze na grupach dla początkujących WA dotyczące wyceny usług. Wiadomo – osoba, która dopiero zaczęła pracować jako wirtualna asysta, będzie chciała też pozyskać klientów niższymi stawkami. Po pewnym czasie podniosłam stawkę godzinową i określiłam pakiety usług.

Więcej jest plusów czy minusów pracy na własny rachunek? Co jest dla Ciebie najtrudniejsze, a co daje największą satysfakcję?

Praca na etacie a praca na swoim to dwie różne rzeczy. Przez dwa lata poznałam siebie i swoje możliwości lepiej niż przez naście lat na etacie. Ta praca nauczyła mnie lepiej planować dzień i doceniać zwykłe rzeczy, które mam na co dzień. Prowadzenie swojej firmy to duże wyzwanie, ale również wolność i kreatywność.

Praca na własny rachunek daje wiele możliwości, ale w obecnych czasach, gdzie inflacja jest tak wysoka, zakładanie firmy jest ryzykowne. Mam jednak nadzieję, że za rok będę mogła powiedzieć, że jest super, skalować biznes i wydać ebooka, który opisuje błędy, jakich nie należy popełniać na starcie w biznesie online. Bo ja popełniłam ich na starcie wiele. Poznałam na swojej drodze też nieuczciwe osoby, zaliczyłam porażki, ale teraz jestem mądrzejsza o te doświadczenia.

Jaki był największy, czy też najbardziej „bolesny” błąd, który popełniłaś? Jakiego błędu na pewno nie chciałabyś popełnić drugi raz?

Moim błędem było to, że nie budowałam swojej marki, będąc jeszcze na etacie. Dwa – na początku nie określiłam grupy docelowej – mojego idealnego klienta. Nie chciałam być tylko WA od zadań administracyjnych, dlatego zakreśliłam szerszy i większy krąg rozwoju,  a co za tym idzie – czas.

Co byś powiedziała/ doradziła osobom, które myślą o tym, by zająć się wirtualną asystą?

Przede wszystkim nie warto podejmować się zadań, których nie lubi się wykonywać. To naprawdę cenna wskazówka. Następnie warto wyznaczyć sobie cel i małymi krokami, konsekwentnie go realizować, określając grupę docelową i odpowiednie kanały komunikacji. Nie warto też od razu zakładać działalności gospodarczej. Można rozliczać się przez portale zewnętrzne takie jak Useme czy Kugaru. Na początku można prowadzić również działalność nierejestrowaną.

Wszystkim, którzy chcą pracować jako WA, polecam zapisać się do grup o tej tematyce, uczestniczyć webinarach, zapisać się na kurs o tym, jak zostać wirtualną asystentką. Szanujcie siebie, swój czas pracy i zadbajcie o wolną przestrzeń – na pasje i bliskie osoby.

Przeczytaj także