Niedoceniona wizytówka
W tym wpisie przedstawię kolejną kategorię nauki o etykiecie w biznesie, która moim zdaniem jest często niedoceniana, co prowadzi dalej do niekomfortowych sytuacji. Wizytówka. „Powiada się, że wizytówka jest tym prostsza, im ważniejszy jest jej właściciel”[1] Nie jest ona jedynie kartonikiem, a czymś, co o nas świadczy i powinna świadczyć dobrze, w końcu nie bez powodu mówi się, że „punktualność lub zaangażowanie jest naszą wizytówką”.
Rodzaje wizytówek
Wyróżniamy wizytówki używane w celach zawodowych oraz w administracji publicznej, czyli biznesowe oraz te używane w celach prywatnych – indywidualne lub małżeńskie. Skupię się na pierwszej kategorii.
Wymiary
Wizytówka biznesowa powinna mieć wymiary standardowe, czyli około 50×90 mm. Wiem, że każdy chce się wyróżnić i można naprawdę pomysłowo zaprojektować własną wizytówkę, bo w końcu ona ma przedstawić nas i naszą firmę, jednak pamiętać należy, że większość standardowych wizytowników posiada wymiary 65×110 mm, więc większy kartonik może się po prostu w nim nie zmieścić. Nikt chyba nie chce ryzykować, że jego wizytówka trafi do tylnej kieszeni spodni, na której osoba obdarowana kartonikiem z naszymi danymi zaraz usiądzie lub zapomni jej wyjąć przed oddaniem spodni do prania i go zniszczy.
Wygląd
Kwestia wyglądu wizytówki to temat, któremu warto poświęcić najwięcej więcej czasu i uwagi. Praktycy etykiety, na których możemy trafić pełniąc obowiązki służbowe, doceniają klasykę i minimalizm i proponuję, aby takie zasady przyjąć podczas projektowania wizytówki. Unikając przeładowania, wizytówka powinna zawierać podstawowe dane:
- imię i nazwisko (dopuszczalny jest tytuł/stopień naukowy – doktor lub profesor, ale podanie tytułu zawodowego – magister lub licencjat jest zbędne),
- zajmowane stanowisko,
- adres firmowy (do korespondencji),
- adres strony internetowej,
- adres email firmy,
- telefon kontaktowy (najczęściej stacjonarny) i FAX,
- opcjonalnie – numer telefonu komórkowego.
Numer telefonu
Odnosząc się do ostatniego punktu – etykieta w biznesie przewiduje brak konieczności zamieszczania swojego telefonu komórkowego. Nie będzie więc błędem, jeśli nie podamy numeru bezpośrednio do siebie. Taki zabieg jest często stosowany przez przedstawicieli stanowisk wyższej rangi i pokierowane jest zwyczajnym pragmatyzmem. Numer komórkowy możemy podać osobom bliższym, z którymi na pewno chcemy utrzymać stały i bezpośredni kontakt. W innych przypadkach wystarczy kontakt mailowy lub za pośrednictwem sekretarki – wcale nie będzie to oznaką braku szacunku i nie powinno być to tak odebrane. Pamiętajmy również, aby powyższe dane zamieszczać na stronie recto, zostawiając stronę verso pustą.
Gramatura wizytówki
Powinna mieścić się w zakresie 250 – 300 g. Chodzi o odporność i wytrzymałość, bo w końcu nie chcemy, aby nasz kartonik uległ zniszczeniu po kilku tygodniach lub gdy przekazywana jest dalej z rąk do rąk, podczas polecania naszych usług przez osoby trzecie. Jeśli dajemy wizytówkę, to robimy to po to, aby zostawić po sobie długotrwały ślad. Kolorystyka wizytówki jest ważna – im czytelniejsza tym lepiej, dlatego warto zachować elegancję i klasykę i postawić na kolor biały. Ciemny papier uniemożliwia robienie ewentualnych notatek, które dozwolone są tylko w wyjątkowych sytuacjach, a mianowicie gdy osoba wyższa rangą, od której dostaliśmy bilet wizytowy sam zaproponuje, aby zapisać jego numer telefonu lub aktualny adres firmy, który niedawno się zmienił. Uważam, że dla łatwej identyfikacji, niewielki fragment wizytówki może przedstawiać kolorystykę charakterystyczną dla naszej firmy.
Kiedy następuje wymiana wizytówek?
Nie ma jednego ustalonego momentu na tę czynność. Na pewno nie robimy tego w czasie posiłku, który ma być przyjemnością i chwilą na rozmowę, a nie wymianę kartoników. W Polsce precedencja ma istotne znaczenie, dlatego pamiętać należy, że wymianę wizytówek inicjuje osoba wyższa rangą (podobnie było w przypadku witania i przedstawiania się) lub na tym samym stanowisku. Nie wciskajmy biletu wizytowego na siłę, jeśli osoba zajmująca wyższe od nas stanowisko nie zaproponuje wymiany danych kontaktowych. Podając wizytówkę róbmy to oczywiście do ręki w taki sposób, aby nasze dane były od razu widoczne, a więc drukiem w stronę odbiorcy, żeby nie trzeba było kręcić i walczyć z kartonikiem. Odbierając wizytówkę nie chowajmy jej od razu do kieszeni ani nie rzucajmy ostentacyjnie na biurko. Dajmy sobie chwilę na zapoznanie się z jej treścią, to jest ważne, by w ten sposób okazać szacunek drugiej osobie.
Wizytówka to nie ulotka
I o tym należy zawsze pamiętać. Przekazując wizytówkę róbmy to tak, aby druga strona wiedziała, że ma do czynienia z doświadczoną osobą, będącą dobrym kandydatem do współpracy.
O autorce
Joanna Jagielska, z wykształcenia logistyk z wieloletnim doświadczeniem w korporacji. Aktualnie studiuje prawo i pracuje w sądzie rejonowym. Posiada certyfikat z kursu w zakresie Etykiety w Biznesie, Savoir-Vivre oraz Protokołu Dyplomatycznego z Europejskiej Akademii Dyplomacji. Więcej na Instagramie: https://www.instagram.com/joanna_jagielska_/
Bibliografia
[1] Wocław Wojciech „Etykieta w biznesie, czyli jak ułatwić sobie życie w pracy”, wyd. Bosz, Olszanica 2018
