Ta historia zaczyna się od technologii i na niej się kończy. Od pierwszej informacji o epidemii koronawirusa w Chinach do pacjenta zero w Polsce dzieliły nas tygodnie. Już wtedy postanowiliśmy równolegle pracować nad wersją demo e-konferencji. Z biegiem czasu okazało się, że musimy przenieść ponad dwa i pół tysiąca uczestników Wolves Summit z Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie do e-pokoi. Setki startupowców, inwestorów i przedstawicieli korporacji przyjeżdża na naszą konferencję, bo łączą ich innowacje technologiczne. Decyzję o przeniesieniu do świata wirtualnego podjęliśmy na tyle szybko, aby móc wersję demo dostosować do wymogów rozmów indywidualnych – zapewnić kluczowe bezpieczeństwo i płynność dla dyskusji biznesowych, gdzie pitching robią startupowcy i występują mówcy z całego świata. Z dzisiejszej perspektywy widzę, jaki labirynt narzędzi social mediowych i platform technologicznych prowadzi nas do tego, aby spotkania w e-pokojach były równie dobre, co wymiana wizytówek w kuluarach konferencji.
Technologie, którymi zajmujemy się tak długo, uratowały nasz event. Do Wolves Summit Live używamy m.in. Hopin.to, Microsoft Teams, YouTube, LinkedIn Live, Facebook Live i Zoom.us. Każde narzędzie spełnia określony cel. Łączą ludzi podczas spotkań indywidualnych, transmitują dyskusje, mowę keynote speakera czy prezentacje na scenie głównej. Jak do tego doszło?
Za wielkimi e-wydarzeniami stoją dziś zespoły mające wyobraźnię, jak potrzeby ludzkie ująć w kodach HTML. Jednym z takich “IT magician” jest Gareth Lewis, który metaforycznie rzecz ujmując “przerzucił korytarze Pałacu Kultury” na ścieżki wirtualnego świata. Przewodził zespołowi ekspertów IT oraz organizatorów konferencji dbając o to, aby podczas projektowania nowego eventu nie umknął element najważniejszy, czyli odbiór finalny uczestników tzw. “feeling”. Zaprojektował i wdrożył nasze marzenia o tym, jak ma wyglądać e-konferencja.
Poprzez kontakty ze startupowcami, inwestorami i biznesem jesteśmy na froncie innowacji technologicznych, dlatego widzimy sposób, w jaki można używać sieci oraz nowy wymiar, w którym się znajdują. Obecna sytuacja odwróciła wszystko do góry nogami – zauważam abstrakcyjny zwrot myślenia o prostych czynnościach jak wybieranie jedzenia czy spędzanie wolnego czasu – w zdecydowanie większym stopniu odbywa się to teraz w sieci. Tak samo my, jako organizatorzy konferencji, musieliśmy przejść przez to, aby zwizualizować sobie e-wydarzenie. Nie mieliśmy tyle czasu, ile oczekiwaliśmy, ale weszliśmy w ten proces od razu, a teraz mamy poczucie, że jest równie ekscytujący, co pełny wyzwań. Z dzisiejszej perspektywy wiem, że warto rozmawiać z ludźmi, którzy prowadzą platformy internetowe – kontakty międzyludzkie są najlepsze. Warto odważyć się, zadzwonić, napisać bezpośrednio na LinkedIN. W ciągu 15 minut odpowiadali mi m.in. CEO największych platform internetowych. W dobie nowych technologii ludzkie relacje są niezbędne, bez nich nie można zastosować narzędzi odpowiednich do udźwignięcia tak dużego eventu.
Na kilka dni przed e-konferencją o innowacjach technologicznych, ich przyszłości, równości płciowej w biznesie i wielu innych, pojawiają się pytania, jak finalnie będzie wyglądał nasz produkt, jak będą wyglądać spotkania, jak paneliści zbriefują się przed spotkaniem w e-pokoju. Zegar tyka. Pod koniec dnia liczy się dla nas tak naprawdę efekt końcowy i odczucia uczestników konferencji. Czy e-wydarzenie w skali tysięcy uczestników może być intrygującym przeżyciem? Czy może równać się z tradycyjną konferencją? A może to nowe otwarcie i początek migracji wszystkich wielkich eventów do sfery online? Jedno jest pewne, technologia, która przyświeca naszemu działaniu od pierwszej edycji Wolves Summit, dziś staje się naszym kołem ratunkowym – chwytamy je z niepokojem, ale i wielką ekscytacją, co będzie dalej.
Więcej o Wolves Summit Live oraz możliwość zdobycia e-biletu na konferencję, która odbędzie się 24-25 marca 2020 znajduje się na stronie poland.wolvessummit.com/pl/bilety.
***
Autorką tekstu jest dr Patrycja Sosnowska-Buxton, dyrektorka strategiczna Wolves Summit, jednej z największych konferencji dotyczących innowacji technologicznych w Europie Środkowo-Wschodniej.
