Kobieta przy biurku z laptopem i dokumentami

Jak przenie艣膰 konferencj臋 z tysi膮cem uczestnik贸w do e-pokoi?

dr Patrycja Sosnowska-Buxton

W najbli偶szym czasie zar贸wno najwi臋ksze, wielotysi臋czne konferencje, jak i te ma艂e, bran偶owe wydarzenia organizowane na kilkadziesi膮t os贸b nie odb臋d膮 si臋 ze wzgl臋du na wprowadzenie stanu zagro偶enia epidemicznego. Czy w zwi膮zku z tym platformy internetowe i media spo艂eczno艣ciowe mog膮 wyj艣膰 naprzeciw zaistnia艂ym okoliczno艣ciom? Klucz tkwi nie tyle w przekonaniu si臋 do nowych technologii, co raczej gotowo艣ci ludzi do wprowadzenia zmian w zakresie organizacji wydarze艅 - pisze dr Patrycja Sosnowska-Buxton, dyrektorka strategiczna Wolves Summit, jednej z najwi臋kszych konferencji dotycz膮cych innowacji technologicznych w Europie 艢rodkowo-Wschodniej, kt贸ra z Pa艂acu Kultury przenosi si臋 do e-przestrzeni.

Ta historia zaczyna si臋 od technologii i na niej si臋 ko艅czy. Od pierwszej informacji o epidemii koronawirusa w Chinach do pacjenta zero w Polsce dzieli艂y nas tygodnie. Ju偶 wtedy postanowili艣my r贸wnolegle pracowa膰 nad wersj膮 demo e-konferencji. Z biegiem czasu okaza艂o si臋, 偶e musimy przenie艣膰 ponad dwa i p贸艂 tysi膮ca uczestnik贸w Wolves Summit z Pa艂acu Kultury i Nauki w Warszawie do e-pokoi. Setki startupowc贸w, inwestor贸w i przedstawicieli korporacji przyje偶d偶a na nasz膮 konferencj臋, bo 艂膮cz膮 ich innowacje technologiczne. Decyzj臋 o przeniesieniu do 艣wiata wirtualnego podj臋li艣my na tyle szybko, aby m贸c wersj臋 demo dostosowa膰 do wymog贸w rozm贸w indywidualnych – zapewni膰 kluczowe bezpiecze艅stwo i p艂ynno艣膰 dla dyskusji biznesowych, gdzie pitching robi膮 startupowcy i wyst臋puj膮 m贸wcy z ca艂ego 艣wiata. Z dzisiejszej perspektywy widz臋, jaki labirynt narz臋dzi social mediowych i platform technologicznych prowadzi nas do tego, aby spotkania w e-pokojach by艂y r贸wnie dobre, co wymiana wizyt贸wek w kuluarach konferencji.

Technologie, kt贸rymi zajmujemy si臋 tak d艂ugo, uratowa艂y nasz event. Do Wolves Summit Live u偶ywamy m.in. Hopin.to, Microsoft Teams, YouTube, LinkedIn Live, Facebook Live i Zoom.us. Ka偶de narz臋dzie spe艂nia okre艣lony cel. 艁膮cz膮 ludzi podczas spotka艅 indywidualnych, transmituj膮 dyskusje, mow臋 keynote speakera czy prezentacje na scenie g艂贸wnej. Jak do tego dosz艂o?

Za wielkimi e-wydarzeniami stoj膮 dzi艣 zespo艂y maj膮ce wyobra藕ni臋, jak potrzeby ludzkie uj膮膰 w kodach HTML. Jednym z takich 鈥淚T magician鈥 jest Gareth Lewis, kt贸ry metaforycznie rzecz ujmuj膮c 鈥減rzerzuci艂 korytarze Pa艂acu Kultury鈥 na 艣cie偶ki wirtualnego 艣wiata. Przewodzi艂 zespo艂owi ekspert贸w IT oraz organizator贸w konferencji dbaj膮c o to, aby podczas projektowania nowego eventu nie umkn膮艂 element najwa偶niejszy, czyli odbi贸r finalny uczestnik贸w tzw. 鈥渇eeling鈥. Zaprojektowa艂 i wdro偶y艂 nasze marzenia o tym, jak ma wygl膮da膰 e-konferencja.

Poprzez kontakty ze startupowcami, inwestorami i biznesem jeste艣my na froncie innowacji technologicznych, dlatego widzimy spos贸b, w jaki mo偶na u偶ywa膰 sieci oraz nowy wymiar, w kt贸rym si臋 znajduj膮. Obecna sytuacja odwr贸ci艂a wszystko do g贸ry nogami – zauwa偶am abstrakcyjny zwrot my艣lenia o prostych czynno艣ciach jak wybieranie jedzenia czy sp臋dzanie wolnego czasu – w zdecydowanie wi臋kszym stopniu odbywa si臋 to teraz w sieci. Tak samo my, jako organizatorzy konferencji, musieli艣my przej艣膰 przez to, aby zwizualizowa膰 sobie e-wydarzenie. Nie mieli艣my tyle czasu, ile oczekiwali艣my, ale weszli艣my w ten proces od razu, a teraz mamy poczucie, 偶e jest r贸wnie ekscytuj膮cy, co pe艂ny wyzwa艅. Z dzisiejszej perspektywy wiem, 偶e warto rozmawia膰 z lud藕mi, kt贸rzy prowadz膮 platformy internetowe – kontakty mi臋dzyludzkie s膮 najlepsze. Warto odwa偶y膰 si臋, zadzwoni膰, napisa膰 bezpo艣rednio na LinkedIN. W ci膮gu 15 minut odpowiadali mi m.in. CEO najwi臋kszych platform internetowych. W dobie nowych technologii ludzkie relacje s膮 niezb臋dne, bez nich nie mo偶na zastosowa膰 narz臋dzi odpowiednich do ud藕wigni臋cia tak du偶ego eventu.

Na kilka dni przed e-konferencj膮 o innowacjach technologicznych, ich przysz艂o艣ci, r贸wno艣ci p艂ciowej w biznesie i wielu innych, pojawiaj膮 si臋 pytania, jak finalnie b臋dzie wygl膮da艂 nasz produkt, jak b臋d膮 wygl膮da膰 spotkania, jak paneli艣ci zbriefuj膮 si臋 przed spotkaniem w e-pokoju. Zegar tyka. Pod koniec dnia liczy si臋 dla nas tak naprawd臋 efekt ko艅cowy i odczucia uczestnik贸w konferencji. Czy e-wydarzenie w skali tysi臋cy uczestnik贸w mo偶e by膰 intryguj膮cym prze偶yciem? Czy mo偶e r贸wna膰 si臋 z tradycyjn膮 konferencj膮? A mo偶e to nowe otwarcie i pocz膮tek migracji wszystkich wielkich event贸w do sfery online? Jedno jest pewne, technologia, kt贸ra przy艣wieca naszemu dzia艂aniu od pierwszej edycji Wolves Summit, dzi艣 staje si臋 naszym ko艂em ratunkowym 鈥 chwytamy je z niepokojem, ale i wielk膮 ekscytacj膮, co b臋dzie dalej.

Wi臋cej o Wolves Summit Live oraz mo偶liwo艣膰 zdobycia e-biletu na konferencj臋, kt贸ra odb臋dzie si臋 24-25 marca 2020 znajduje si臋 na stronie poland.wolvessummit.com/pl/bilety.

***

Autork膮 tekstu jest dr Patrycja Sosnowska-Buxton, dyrektorka strategiczna Wolves Summit, jednej z najwi臋kszych konferencji dotycz膮cych innowacji technologicznych w Europie 艢rodkowo-Wschodniej.