Jak zarz─ůdza─ç e-mailami w firmie?

Dagny Kurdwanowska

Od tego, czy sprawnie odpowiadasz na maile, mo┼╝e zale┼╝e─ç to, czy zatrzymasz swojego klienta. Jak to zrobi─ç, gdy skrzynka p─Öka od nadmiary wiadomo┼Ťci?

Wielu z nas marzy o tym, by rano w skrzynce odbiorczej nie znale┼║─ç ┼╝adnej nowej wiadomo┼Ťci. Zamiast tego, maile p┼éyn─ů wartkim strumieniem, doprowadzaj─ůc nas na skraj paniki. Kiedy ja na to wszystko odpowiem ÔÇô zastanawiasz si─Ö, gdy na ka┼╝d─ů odpowied┼║ przychodzi pi─Ö─ç nowych wiadomo┼Ťci. Zarz─ůdzanie mailami to jedno z najwa┼╝niejszych wyzwa┼ä, jakie stoj─ů przed pracownikiem i szefem firmy. Od tego, na ile sprawnie i terminowo odpowiada si─Ö na przychodz─ůce wiadomo┼Ťci mo┼╝e zale┼╝e─ç to, jak postrzegana b─Ödzie obs┼éuga przez klienta. A┼╝ 91% klient├│w rezygnuje z powodu niesatysfakcjonuj─ůcej obs┼éugi. Jest wi─Öc o co walczy─ç. Jak zatem uporz─ůdkowa─ç maile, usprawni─ç system odpowiedzi i przy tym wszystkim nie zwariowa─ç? Jest kilka prostych sposob├│w. Z pomoc─ů przychodz─ů tak┼╝e nowe rozwi─ůzania technologiczne i aplikacje.

5 sposob├│w na to, jak efektywnie zarz─ůdza─ç mailami

1. Równomiernie rozkładaj siły

Strategia ÔÇ×odpowiem szybko na wszystkoÔÇŁ zazwyczaj nie zdaje egzaminu. Maratonu nie da si─Ö przebiec sprintem. Zapomnij wi─Öc, ┼╝e w godzin─Ö odpowiesz na 100 maili. W zarz─ůdzaniu wiadomo┼Ťciami bardziej liczy si─Ö regularno┼Ť─ç i konsekwencja. Warto wi─Öc wyznaczy─ç sobie 3-4 pory w ci─ůgu dnia, kiedy po┼Ťwi─Öca si─Ö czas na odpowiedzi. Dzi─Öki temu mo┼╝na spokojnie sko┼äczy─ç inne zadania i nie mie─ç poczucia, ┼╝e wszystko wali si─Ö na g┼éow─Ö. Wyj─ůtek mo┼╝na zrobi─ç, gdy dochodzi do sytuacji kryzysowej lub zbli┼╝a si─Ö deadline projektu ÔÇô w├│wczas konieczne mo┼╝e by─ç sta┼ée sprawdzanie maila.

2. Nadaj wiadomo┼Ťciom priorytet

S─ů wiadomo┼Ťci, kt├│re wymagaj─ů natychmiastowej odpowiedzi, takie, kt├│re mog─ů poczeka─ç i takie, kt├│re wymagaj─ů konsultacji. Pilne zawsze maj─ů priorytet. Pozosta┼ée mo┼╝esz dodatkowo pogrupowa─ç i najpierw zaj─ů─ç si─Ö tymi, kt├│re wymagaj─ů kr├│tkiej odpowiedzi.

3. Tw├│rz w─ůtki, foldery i regu┼éy

Zarz─ůdzaj─ůc kilkoma projektami ┼éatwo si─Ö pogubi─ç. Dlatego warto dla ka┼╝dego projektu stworzy─ç folder, do kt├│rego b─Öd─ů wpada┼éy wiadomo┼Ťci. ┼üatwiej b─Ödzie ci w├│wczas zarz─ůdzi─ç odpowiedziami i nie b─Ödziesz traci─ç czasu na przypominanie sobie, czego dotyczy┼é w─ůtek.

4. Polub si─Ö z szablonami

Zdarza si─Ö, ┼╝e tematy i zapytania powtarzaj─ů si─Ö. Zamiast traci─ç czas na generowanie wci─ů┼╝ tej samej odpowiedzi, stw├│rz kilka najpopularniejszych szablon├│w i wykorzystuj je, kiedy zapytanie zn├│w si─Ö powt├│rzy. Oszcz─Ödzasz w ten spos├│b czas i energi─Ö.

5. B─ůd┼║ uwa┼╝na

Kiedy si─Ö spieszysz, ┼éatwiej o b┼é─ůd, liter├│wk─Ö, przeoczenie. Siadaj─ůc do maila skup si─Ö na tym, do kogo piszesz, na jaki temat i o czym. Zaoszcz─Ödzisz czas, je┼Ťli nie b─Ödziesz musia┼éa sprawdza─ç maila trzy razy i kilka razy go poprawia─ç. Unikniesz te┼╝ nieprzyjemno┼Ťci, je┼Ťli ┼║le go zaadresujesz lub udzielisz nieprecyzyjnej odpowiedzi.

Wykorzystaj nowe technologie

Jest wiele aplikacji, kt├│re pozwalaj─ů uporz─ůdkowa─ç w firmie poczt─Ö i podzia┼é zada┼ä. Mo┼╝na skorzysta─ç z rozwi─ůza┼ä p┼éatnych i bezp┼éatnych. W mniejszych zespo┼éach i przy mniejszej liczbie projekt├│w mo┼╝na skorzysta─ç z rozwi─ůza┼ä, kt├│re daje Google Drive lub Dropbox ÔÇô ┼éatwo utworzy─ç w nich baz─Ö wiedzy, informacji, szablon├│w i kontakt├│w, z kt├│rych mog─ů korzysta─ç wszyscy lub wybrani pracownicy. Przy wi─Ökszej liczbie projekt├│w warto si─Ögn─ů─ç, na przyk┼éad po Asan─Ö lub Evernote Businness. Ciekawym rozwi─ůzaniem, kt├│re nastawione jest na uporz─ůdkowanie skrzynki i usprawnienie obs┼éugi klienta jest Responer ÔÇô narz─Ödzie stworzone z my┼Ťl─ů o ma┼éych i ┼Ťrednich przedsi─Öbiorstwach. To rozwi─ůzanie, kt├│re ┼é─ůczy mo┼╝liwo┼Ťci skrzynki odbiorczej tradycyjnego programu pocztowego z funkcjami program├│w do zarz─ůdzania zadaniami. Jak dzia┼éa? Wszystkie maile widoczne s─ů na jednej li┼Ťcie, ale s─ů podzielone na w─ůtki. Je┼Ťli przy projekcie pracuje kilka os├│b, ka┼╝dy mail mo┼╝na przypisa─ç jednym klikni─Öciem wybranemu pracownikowi, dzi─Öki czemu unika si─Ö dublowania odpowiedzi. Przydaje si─Ö to r├│wnie┼╝, gdy pojawia si─Ö nowy klient ÔÇô od razu mo┼╝na przekierowa─ç go do konkretnego pracownika. Je┼Ťli potrzebna jest konsultacja, do wiadomo┼Ťci mo┼╝na do┼é─ůczy─ç notatk─Ö dost─Öpn─ů dla pracownik├│w posiadaj─ůcych potrzebne informacje, co z kolei wprowadza porz─ůdek, u┼éatwia porz─ůdkowanie informacji i usprawnia ca┼éy proces. ┼üatwo te┼╝ wprowadzi─ç szablony odpowiedzi, z kt├│rych mog─ů korzysta─ç wszyscy pracownicy w firmie.