Jak zarz膮dza膰 e-mailami w firmie?

Dagny Kurdwanowska

Od tego, czy sprawnie odpowiadasz na maile, mo偶e zale偶e膰 to, czy zatrzymasz swojego klienta. Jak to zrobi膰, gdy skrzynka p臋ka od nadmiary wiadomo艣ci?

Wielu z nas marzy o tym, by rano w skrzynce odbiorczej nie znale藕膰 偶adnej nowej wiadomo艣ci. Zamiast tego, maile p艂yn膮 wartkim strumieniem, doprowadzaj膮c nas na skraj paniki. Kiedy ja na to wszystko odpowiem 鈥 zastanawiasz si臋, gdy na ka偶d膮 odpowied藕 przychodzi pi臋膰 nowych wiadomo艣ci. Zarz膮dzanie mailami to jedno z najwa偶niejszych wyzwa艅, jakie stoj膮 przed pracownikiem i szefem firmy. Od tego, na ile sprawnie i terminowo odpowiada si臋 na przychodz膮ce wiadomo艣ci mo偶e zale偶e膰 to, jak postrzegana b臋dzie obs艂uga przez klienta. A偶 91% klient贸w rezygnuje z powodu niesatysfakcjonuj膮cej obs艂ugi. Jest wi臋c o co walczy膰. Jak zatem uporz膮dkowa膰 maile, usprawni膰 system odpowiedzi i przy tym wszystkim nie zwariowa膰? Jest kilka prostych sposob贸w. Z pomoc膮 przychodz膮 tak偶e nowe rozwi膮zania technologiczne i aplikacje.

5 sposob贸w na to, jak efektywnie zarz膮dza膰 mailami

1. R贸wnomiernie rozk艂adaj si艂y

Strategia 鈥瀘dpowiem szybko na wszystko鈥 zazwyczaj nie zdaje egzaminu. Maratonu nie da si臋 przebiec sprintem. Zapomnij wi臋c, 偶e w godzin臋 odpowiesz na 100 maili. W zarz膮dzaniu wiadomo艣ciami bardziej liczy si臋 regularno艣膰 i konsekwencja. Warto wi臋c wyznaczy膰 sobie 3-4 pory w ci膮gu dnia, kiedy po艣wi臋ca si臋 czas na odpowiedzi. Dzi臋ki temu mo偶na spokojnie sko艅czy膰 inne zadania i nie mie膰 poczucia, 偶e wszystko wali si臋 na g艂ow臋. Wyj膮tek mo偶na zrobi膰, gdy dochodzi do sytuacji kryzysowej lub zbli偶a si臋 deadline projektu 鈥 w贸wczas konieczne mo偶e by膰 sta艂e sprawdzanie maila.

2. Nadaj wiadomo艣ciom priorytet

S膮 wiadomo艣ci, kt贸re wymagaj膮 natychmiastowej odpowiedzi, takie, kt贸re mog膮 poczeka膰 i takie, kt贸re wymagaj膮 konsultacji. Pilne zawsze maj膮 priorytet. Pozosta艂e mo偶esz dodatkowo pogrupowa膰 i najpierw zaj膮膰 si臋 tymi, kt贸re wymagaj膮 kr贸tkiej odpowiedzi.

3. Tw贸rz w膮tki, foldery i regu艂y

Zarz膮dzaj膮c kilkoma projektami 艂atwo si臋 pogubi膰. Dlatego warto dla ka偶dego projektu stworzy膰 folder, do kt贸rego b臋d膮 wpada艂y wiadomo艣ci. 艁atwiej b臋dzie ci w贸wczas zarz膮dzi膰 odpowiedziami i nie b臋dziesz traci膰 czasu na przypominanie sobie, czego dotyczy艂 w膮tek.

4. Polub si臋 z szablonami

Zdarza si臋, 偶e tematy i zapytania powtarzaj膮 si臋. Zamiast traci膰 czas na generowanie wci膮偶 tej samej odpowiedzi, stw贸rz kilka najpopularniejszych szablon贸w i wykorzystuj je, kiedy zapytanie zn贸w si臋 powt贸rzy. Oszcz臋dzasz w ten spos贸b czas i energi臋.

5. B膮d藕 uwa偶na

Kiedy si臋 spieszysz, 艂atwiej o b艂膮d, liter贸wk臋, przeoczenie. Siadaj膮c do maila skup si臋 na tym, do kogo piszesz, na jaki temat i o czym. Zaoszcz臋dzisz czas, je艣li nie b臋dziesz musia艂a sprawdza膰 maila trzy razy i kilka razy go poprawia膰. Unikniesz te偶 nieprzyjemno艣ci, je艣li 藕le go zaadresujesz lub udzielisz nieprecyzyjnej odpowiedzi.

Wykorzystaj nowe technologie

Jest wiele aplikacji, kt贸re pozwalaj膮 uporz膮dkowa膰 w firmie poczt臋 i podzia艂 zada艅. Mo偶na skorzysta膰 z rozwi膮za艅 p艂atnych i bezp艂atnych. W mniejszych zespo艂ach i przy mniejszej liczbie projekt贸w mo偶na skorzysta膰 z rozwi膮za艅, kt贸re daje Google Drive lub Dropbox 鈥 艂atwo utworzy膰 w nich baz臋 wiedzy, informacji, szablon贸w i kontakt贸w, z kt贸rych mog膮 korzysta膰 wszyscy lub wybrani pracownicy. Przy wi臋kszej liczbie projekt贸w warto si臋gn膮膰, na przyk艂ad po Asan臋 lub Evernote Businness. Ciekawym rozwi膮zaniem, kt贸re nastawione jest na uporz膮dkowanie skrzynki i usprawnienie obs艂ugi klienta jest Responer 鈥 narz臋dzie stworzone z my艣l膮 o ma艂ych i 艣rednich przedsi臋biorstwach. To rozwi膮zanie, kt贸re 艂膮czy mo偶liwo艣ci skrzynki odbiorczej tradycyjnego programu pocztowego z funkcjami program贸w do zarz膮dzania zadaniami. Jak dzia艂a? Wszystkie maile widoczne s膮 na jednej li艣cie, ale s膮 podzielone na w膮tki. Je艣li przy projekcie pracuje kilka os贸b, ka偶dy mail mo偶na przypisa膰 jednym klikni臋ciem wybranemu pracownikowi, dzi臋ki czemu unika si臋 dublowania odpowiedzi. Przydaje si臋 to r贸wnie偶, gdy pojawia si臋 nowy klient 鈥 od razu mo偶na przekierowa膰 go do konkretnego pracownika. Je艣li potrzebna jest konsultacja, do wiadomo艣ci mo偶na do艂膮czy膰 notatk臋 dost臋pn膮 dla pracownik贸w posiadaj膮cych potrzebne informacje, co z kolei wprowadza porz膮dek, u艂atwia porz膮dkowanie informacji i usprawnia ca艂y proces. 艁atwo te偶 wprowadzi膰 szablony odpowiedzi, z kt贸rych mog膮 korzysta膰 wszyscy pracownicy w firmie.

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close