zarz─ůdzanie sob─ů w czasie

Zarz─ůdzanie sob─ů w czasie

Olga Kozierowska

Jak planowa─ç, delegowa─ç obowi─ůzki i radzi─ç sobie z pu┼éapkami czasu? Przeczytaj wywiad Olgi Kozierowskiej z Joann─ů Karpet─ů, trenerk─ů i coachem.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Jak powiedzia┼é Albert Einstein, znamy tysi─ůce sposob├│w zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesi─ç. Co zatem zrobi─ç, by mie─ç tego czasu wi─Öcej?

Ja bym zacz─Ö┼éa od tego, ┼╝e nie jest prawd─ů, ┼╝e my tego czasu mamy za ma┼éo. Czasu mamy moim zdaniem wystarczaj─ůco du┼╝o. Problemem, z kt├│rym si─Ö borykamy, jest to, ┼╝e nie potrafimy z niego dobrze korzysta─ç. To troch─Ö tak jak z kapi─ůcym kranem: niby woda nie p┼éynie, ale na rachunku widzimy, ile jej stracili┼Ťmy. Podobnie jest z czasem. Doba jest wystarczaj─ůco d┼éuga, by┼Ťmy mogli zrobi─ç bardzo wiele rzeczy. Ale poniewa┼╝ nie potrafimy dobrze planowa─ç, czas gdzie┼Ť nam umyka i st─ůd poczucie, ┼╝e mamy go za ma┼éo.

Jak to si─Ö zatem dzieje, ┼╝e jednym czasu starcza, a inni narzekaj─ů, ┼╝e go nie maj─ů?

Wynika to z tego, ┼╝e jedni umiej─ů zarz─ůdza─ç sob─ů w czasie, a inni tego nie potrafi─ů. Prosz─Ö zwr├│ci─ç uwag─Ö na wa┼╝n─ů rzecz: powszechnie si─Ö uwa┼╝a, ┼╝e mo┼╝na zarz─ůdza─ç czasem. Ja jednak s─ůdz─Ö, ┼╝e czasem nie da si─Ö zarz─ůdza─ç. Mo┼╝na natomiast zarz─ůdza─ç sob─ů w czasie. I niekt├│rzy radz─ů sobie z tym ┼Ťwietnie, poniewa┼╝ planuj─ů, inni natomiast dzia┼éaj─ů bardzo spontanicznie, ad hoc, i dlatego czasu im brakuje.

Jaki procent czasu w ci─ůgu dnia powinni┼Ťmy planowa─ç? Bo rozumiem, ┼╝e stu procent si─Ö po prostu nie da.

Pytanie, czy rzeczywi┼Ťcie si─Ö nie da. Ludzie boj─ů si─Ö planowa─ç. My┼Ťl─ů, ┼╝e je┼Ťli co┼Ť zaplanuj─ů, to stan─ů si─Ö niewolnikami kalendarza, swojego planu. Jest wr─Öcz przeciwnie. Je┼╝eli dobrze zaplanujemy dzie┼ä, tylko cz─Ö┼Ť─ç czasu przeznaczymy na to, co zaplanowali┼Ťmy, i dzi─Öki temu zostanie nam jeszcze bardzo du┼╝o czasu na inne, przyjemniejsze rzeczy. Je┼Ťli b─Ödziemy wiedzie─ç, ile zada┼ä nas czeka, ┼éatwiej nam b─Ödzie si─Ö zmobilizowa─ç, by zrealizowa─ç je w okre┼Ťlonym czasie. Mniej czasu stracimy na niepotrzebne przygotowywanie si─Ö, odk┼éadanie na p├│┼║niej. Poniewa┼╝ b─Ödziemy wiedzie─ç, co mamy do zrobienia, b─Ödziemy mogli to zrobi─ç szybciej, nie trac─ůc czasu na zastanawianie si─Ö, czym by si─Ö tu teraz zaj─ů─ç, co zrobi─ç w nast─Öpnej kolejno┼Ťci.

A jak sobie radzi─ç z tak zwanymi gor─ůcymi kartoflami, kt├│rych nie mo┼╝na przewidzie─ç, ale kt├│rymi trzeba si─Ö zaj─ů─ç?

To ju┼╝ kwestia priorytet├│w. Cz─Östo bywa tak, ┼╝e w pracy mamy wiele w┼éasnych, jak pani powiedzia┼éa, gor─ůcych kartofli, a jednocze┼Ťnie, poniewa┼╝ kto┼Ť stale podrzuca nam nowe, czujemy si─Ö w obowi─ůzku od razu je z┼éapa─ç i si─Ö nimi zaj─ů─ç. Je┼Ťli mamy plan, je┼Ťli wiemy, co mamy do zrobienia, nie b─Ödziemy ┼éapa─ç kolejnych gor─ůcych kartofli.

Czyli musimy by─ç asertywni.

Tak, asertywni i ┼Ťwiadomi tego, co robimy. Bo cz─Östo bywa tak, ┼╝e wiemy, ┼╝e mamy du┼╝o do zrobienia, ale bez planu, na szybko nie potrafimy tego zobaczy─ç i przekona─ç o tym prze┼éo┼╝onego, wi─Öc przyjmujemy kolejne obowi─ůzki. Je┼Ťli mamy plan i wiemy, co po kolei robi─ç, ┼éatwiej nam powiedzie─ç: ÔÇ×OK, ch─Ötnie zrobi─Ö jeszcze to, ale teraz zajmuj─Ö si─Ö inn─ů bardzo piln─ů spraw─ů. Prosz─Ö zdecydowa─ç, co jest wa┼╝niejsze, czym mam si─Ö zaj─ů─ç w pierwszej kolejno┼ŤciÔÇŁ. Dzi─Öki temu mamy szans─Ö nie dopu┼Ťci─ç do tego, ┼╝eby tych pilnych obowi─ůzk├│w mie─ç wi─Öcej ni┼╝ czasu.

Czy w zarz─ůdzaniu sob─ů w czasie mog─ů nam pom├│c jakie┼Ť techniki, narz─Ödzia? Czy podstaw─ů jest kalendarz?

To nie musi by─ç skomplikowane narz─Ödzie. Musi nam by─ç w miar─Ö ┼éatwo z niego korzysta─ç. To mo┼╝e by─ç zwyk┼éy kalendarz albo kartka, na kt├│rej na przyk┼éad rano albo wieczorem, w zale┼╝no┼Ťci od tego, jak nam wygodniej, b─Ödziemy zapisywa─ç, co mamy do za┼éatwienia. Planowanie pozwala wszystko kontrolowa─ç. I tu dochodzimy do dw├│ch wa┼╝nych zasad, kt├│rych powinni┼Ťmy przestrzega─ç przy planowaniu. Pierwsza to regu┼éa 60/40. M├│wi ona, ┼╝e nie nale┼╝y planowa─ç ca┼éego czasu, jaki mamy do dyspozycji, a jedynie jego sze┼Ť─çdziesi─ůt procent. Pozosta┼ée czterdzie┼Ťci procent to wszelkie sytuacje, kt├│rych nie jeste┼Ťmy w stanie przewidzie─ç, a do kt├│rych mo┼╝e doj┼Ť─ç, kiedy wykonujemy jakie┼Ť zadanie, i kt├│re mog─ů op├│┼║ni─ç jego wykonanie.

Czyli pierwsza reguła to 60/40. A druga?

Druga to tak zwana regu┼éa Parkinsona. Chodzi o to…

Przyznam, ┼╝e nazwa brzmi strasznie.

Brzmi strasznie, ale chodzi tylko o to, ┼╝eby ka┼╝da czynno┼Ť─ç trwa┼éa tyle czasu, ile na ni─ů przeznaczymy. Dotyczy to oczywi┼Ťcie tych rzeczy, na kt├│re mamy wp┼éyw. Je┼Ťli na przyk┼éad zaplanujemy, ┼╝e zebranie ze wsp├│┼épracownikami potrwa godzin─Ö, to pod┼Ťwiadomie b─Ödziemy robi─ç wszystko, ┼╝eby w┼éa┼Ťnie tyle trwa┼éo, nawet je┼╝eli po p├│┼égodzinie wyczerpiemy temat. Jest tak dlatego, ┼╝e nie lubimy si─Ö myli─ç i chcemy we w┼éasnych oczach by─ç mistrzami planowania. Dlatego planuj─ůc, trzeba pami─Öta─ç po pierwsze o regule 60/40 i nieprzewidzianych sytuacjach, kt├│re mog─ů nam zak┼é├│ci─ç prac─Ö, a po drugie o regule Parkinsona, czyli o tym, ┼╝eby umie─ç ko┼äczy─ç przed czasem, bez poczucia pora┼╝ki, z satysfakcj─ů, ┼╝e zosta┼éo nam kilka wolnych chwil.

Podsumowuj─ůc, pewna elastyczno┼Ť─ç jest wskazana.

Zdecydowanie tak.

Kobiety cz─Östo przyjmuj─ů na siebie wiele obowi─ůzk├│w, ┼é─ůcz─ů kilka r├│l ┼╝yciowych. Jak sobie radzi─ç z tyloma wyzwaniami? Czy rozwi─ůzaniem mo┼╝e by─ç przekazywanie innym obowi─ůzk├│w?

Przede wszystkim apelowa┼éabym do pa┼ä, kt├│re decyduj─ů si─Ö na prac─Ö zawodow─ů, ┼╝eby nie mia┼éy poczucia, ┼╝e wszystkie domowe obowi─ůzki s─ů ich obowi─ůzkami. To, ┼╝e kobietom uda┼éo si─Ö wyj┼Ť─ç z domu i podj─ů─ç prac─Ö zawodow─ů, sprawi┼éo, ┼╝e spad┼éy na nie dodatkowe obowi─ůzki, a nie straci┼éy dotychczasowych, to jest obowi─ůzku opiekowania si─Ö dzie─çmi, domem, gotowania, prasowania, robienia zakup├│w… A doba si─Ö nie wyd┼éu┼╝y┼éa.

Ostatnio, rozmawiaj─ůc z kim┼Ť, us┼éysza┼éam, ┼╝e przyszed┼é czas, by kobiety by┼éy nie tylko dobrymi mened┼╝erkami domu, ale by prowadzi┼éy w┼éasne firmy, pracowa┼éy zawodowo, zarabia┼éy pieni─ůdze. To by oznacza┼éo, ┼╝e mamy robi─ç wszystko, a chyba nie o to wsp├│┼éczesnej kobiecie chodzi.

Nie, zdecydowanie nie o to. Dlatego niezwykle wa┼╝ne jest, by wsp├│┼éczesna kobieta umia┼éa dzieli─ç si─Ö obowi─ůzkami z partnerem, z dzie─çmi. I niekoniecznie chodzi o przerzucanie obowi─ůzk├│w. W moim odczuciu oznacza to, ┼╝e to ja za co┼Ť odpowiadam i w okre┼Ťlonej sytuacji zlecam wykonanie tego zadania komu┼Ť innemu. W dobrze funkcjonuj─ůcym domu ka┼╝dy powinien mie─ç swoje obowi─ůzki i wykonywa─ç je bez konieczno┼Ťci przypominania o tym. Powinien czu─ç, ┼╝e za co┼Ť odpowiada. Je┼╝eli kobieta bierze odpowiedzialno┼Ť─ç za wszystko, musi si─Ö liczy─ç z tym, ┼╝e to ona b─Ödzie musia┼éa pilnowa─ç, ┼╝eby zadania zosta┼éy wykonane. A przecie┼╝ powinno jej zale┼╝e─ç na tym, ┼╝eby si─Ö pozby─ç pewnych obowi─ůzk├│w, a wolny czas po┼Ťwi─Öci─ç sobie. My┼Ťl─Ö, ┼╝e wiele kobiet nie ufa swoim partnerom na tyle, by powierzy─ç im pe┼én─ů odpowiedzialno┼Ť─ç za dane czynno┼Ťci. Wtr─ůcaj─ů si─Ö, sprawdzaj─ů, czy wszystko jest zrobione na czas, a tym samym zdejmuj─ů z partner├│w odpowiedzialno┼Ť─ç. We┼║my banalny przyk┼éad ÔÇô ┼Ťmieci: je┼╝eli ustalimy z partnerem, ┼╝e to on b─Ödzie je wyrzuca┼é, to nie powinny┼Ťmy co chwila zagl─ůda─ç do kosza i przypomina─ç, ┼╝e jest pe┼ény. Je┼Ťli tak robimy, partner zwalnia samego siebie z obowi─ůzku kontrolowania tego, a my mamy poczucie, ┼╝e jak zwykle wszystko jest na naszej g┼éowie. Je┼╝eli b─Ödziemy potrafi┼éy odda─ç cz─Ö┼Ť─ç obowi─ůzk├│w innym i nie zamartwia─ç si─Ö, zyskamy czas dla siebie, na rozwijanie pasji, zainteresowa┼ä, na spotkania z przyjaci├│┼émi. Prosz─Ö zwr├│ci─ç uwag─Ö, ┼╝e bez wzgl─Ödu na liczb─Ö obowi─ůzk├│w niemal ka┼╝da kobieta zawsze zd─ů┼╝y odebra─ç dziecko z przedszkola, zrobi─ç zakupy, obiad. Czasu braknie jej dla siebie. Nie p├│jdzie do kosmetyczki, nie poczyta ksi─ů┼╝ki, nie spotka si─Ö z przyjaci├│┼ék─ů. A to wa┼╝ne sprawy w naszym ┼╝yciu i musimy umie─ç znale┼║─ç na nie czas. Zatem nie b├│jmy si─Ö dzieli─ç obowi─ůzkami z partnerem. Poradzi sobie.

Przeczytaj tak┼╝e: To gotowy przepis na to, jak zarz─ůdza─ç czasem! Dzi─Öki niemu dowiesz si─Ö jak mie─ç na wszystko czas.

Zak┼éada pani, ┼╝e partner to zrozumie, ale niecz─Östo to si─Ö sprawdza. Jakich argument├│w powinny┼Ťmy zatem u┼╝y─ç, by podzieli─ç domowe obowi─ůzki sprawiedliwie?

Najprostszych. Oczywi┼Ťcie naj┼éatwiej przeforsowa─ç taki podzia┼é na pocz─ůtku wsp├│lnego ┼╝ycia, ale na zmiany nigdy nie jest za p├│┼║no. Przede wszystkim potrzebna jest szczera rozmowa. Kobieta powinna uczciwie powiedzie─ç o tym, ┼╝e jest jej trudno znajdowa─ç czas na wszystkie obowi─ůzki. Nast─Öpnie razem z partnerem powinni si─Ö zastanowi─ç, jakie obowi─ůzki mog─ů przerzuci─ç na innych, a czym musz─ů si─Ö zaj─ů─ç sami. Wspomnia┼éa pani, ┼╝e niewielu partner├│w to rozumie. Owszem, s─ů pewnie niereformowalni panowie, kt├│rzy nie czuj─ů potrzeby w┼é─ůczania si─Ö w prace domowe, niemniej najcz─Ö┼Ťciej odpowiadaj─ů za to kobiety. Cz─Östo si─Ö zdarza, ┼╝e kobieta chce nie tylko, ┼╝eby jej m─Ö┼╝czyzna co┼Ť w domu zrobi┼é, ale r├│wnie┼╝ ┼╝eby to zrobi┼é w okre┼Ťlony spos├│b i koniecznie natychmiast. To mo┼╝e oczywi┼Ťcie budzi─ç niech─Ö─ç do wsp├│┼épracy. Je┼╝eli uwa┼╝am, ┼╝e m├│j partner myje naczynia nie do┼Ť─ç dok┼éadnie, to powinnam albo si─Ö z tym pogodzi─ç, albo wzi─ů─ç si─Ö do tego sama. My te┼╝ wielu rzeczy nie potrafimy zrobi─ç perfekcyjnie i nikt nam ko┼ék├│w na g┼éowie o to nie ciosa. I jeszcze jedno: sprawiedliwy podzia┼é to nie zawsze pi─Ö─çdziesi─ůt na pi─Ö─çdziesi─ůt procent. Je┼╝eli b─Ödziemy chcia┼éy przerzuci─ç na partnera na przyk┼éad gotowanie, podczas gdy on nie ma o tym zielonego poj─Öcia, nie mo┼╝emy liczy─ç na sukces. Niech przy takich rozmowach towarzyszy nam jedna my┼Ťl: ÔÇ×Dziel─Ö si─Ö obowi─ůzkami z cz┼éowiekiem, kt├│rego kocham, i nie chc─Ö mu dokuczy─ç. Robi─Ö to po to, ┼╝eby nam si─Ö ┼╝y┼éo lepiej, nie gorzej.

Jakie s─ů najwi─Öksze pu┼éapki czasowe? Jak mo┼╝emy sobie z nimi poradzi─ç?

Najgro┼║niejsz─ů pu┼éapk─ů jest brak planu. Dzia┼éanie spontaniczne sprawia, ┼╝e nie mamy ┼Ťwiadomo┼Ťci, ┼╝e czas przelatuje nam przez palce, dop├│ki kto┼Ť si─Ö nie upomni o efekt naszej pracy. ┼╗eby zapanowa─ç nad czasem, musimy si─Ö nauczy─ç rozpoznawa─ç i radzi─ç sobie z tak zwanymi po┼╝eraczami czasu. Do najpowszechniejszych nale┼╝─ů: rozmowy telefoniczne jako chwilowa odskocznia od pracy, mog─ů trwa─ç kilkadziesi─ůt minut i wywo┼éa─ç lawin─Ö kolejnych telefon├│w; sprawdzanie podczas pracy poczty elektronicznej (nie ma znaczenia, czy chodzi o konto prywatne,
czy s┼éu┼╝bowe), internet, gry komputerowe i tak dalej. Wpadamy w pu┼éapk─Ö r├│wnie┼╝ wtedy, gdy przeskakujemy z zadania na zadanie. Na przyk┼éad: pisz─Ö sprawozdanie, dzwoni telefon, odbieram go, zaczynam szuka─ç papier├│w, o kt├│re mnie poproszono, id─Ö je zanie┼Ť─ç, po drodze mijam kuchni─Ö, wi─Öc wracaj─ůc, zagl─ůdam tam, ┼╝eby sobie zrobi─ç kaw─Ö. W kuchni w┼é─ůczam si─Ö do rozmowy o wakacjach, przypominam sobie, ┼╝e mia┼éam wys┼éa─ç zapytanie do biura turystycznego, wracam do biurka, uruchamiam internet i tak dalej. A po trzech godzinach spanikowana u┼Ťwiadamiam sobie, ┼╝e szef czeka na raport, kt├│ry ledwo zacz─Ö┼éam pisa─ç. Aby nie dopuszcza─ç do takich sytuacji, powinni┼Ťmy my┼Ťle─ç o tym, co robimy. Je┼╝eli pisz─Ö raport i to jest w tej chwili najwa┼╝niejsze, nie powinnam odbiera─ç telefonu. A je┼╝eli ju┼╝ to zrobi┼éam, powinnam powiedzie─ç, ┼╝e zrobi─Ö to, o co mnie prosz─ů, jak sko┼äcz─Ö to, co mam do zrobienia. To oczywi┼Ťcie trudne, zw┼éaszcza gdy robimy co┼Ť niezbyt przyjemnego. W├│wczas ch─Ötniej ┼éapiemy wszelkie okazje, by si─Ö zaj─ů─ç czym┼Ť innym. Pami─Ötajmy jednak, ┼╝e to, co przerwali┼Ťmy, b─Ödzie na nas czeka┼éo.

Mamy te┼╝ sk┼éonno┼Ť─ç do odwlekania. Odwlekamy wykonanie pewnych zada┼ä, trudne rozmowy, przej┼Ťcie na diet─ÖÔÇŽ Czy mo┼╝emy jako┼Ť z tym walczy─ç?

Jest jedna prosta metoda: u┼Ťwiadomi─ç sobie, ┼╝e to moje zadanie i ┼╝e nikt tego za mnie nie zrobi. Im szybciej to zrobi─Ö, tym szybciej b─Ödzie efekt. To kwestia odpowiedzialno┼Ťci. Tak d┼éugo, jak b─Ödziemy si─Ö oszukiwa─ç, ┼╝e to nas nie dotyczy, ┼╝e mo┼╝e si─Ö zdarzy cud, ┼╝e problem sam si─Ö rozwi─ů┼╝e, b─Ödziemy odwleka─ç. Musimy sobie u┼Ťwiadomi─ç, ┼╝e nie lubimy by─ç oszukiwani przez innych, wi─Öc i sami nie traktujmy siebie w ten spos├│b. Najlepszym sposobem na wewn─Ötrznego lenia jest doros┼ée podej┼Ťcie do sprawy. Jak ju┼╝ si─Ö przekonamy, ┼╝e zdecydowanie chcemy co┼Ť zrobi─ç, zaplanujmy to. Je┼╝eli to mo┼╝liwe, zacznijmy od razu, na przyk┼éad zadzwo┼ämy do osoby, z kt├│r─ů mamy odby─ç trudn─ů rozmow─Ö, i um├│wmy si─Ö na spotkanie, wyszukajmy w internecie, gazecie, ksi─ů┼╝ce najlepsz─ů diet─Ö dla siebie albo spakujmy w reklam├│wk─Ö wszystkie s┼éodycze, jakie mamy w domu, i ofiarujmy je komu┼Ť. Chodzi o to, by zrobi─ç ten pierwszy krok.

Szkole┼ä z zarz─ůdzania sob─ů w czasie jest mn├│stwo, ale na to te┼╝ trzeba mie─ç czas. Co mo┼╝emy zrobi─ç tu i teraz, by sobie pom├│c? Poprosz─Ö o trzy z┼éote zasady.

Po pierwsze we┼║my odpowiedzialno┼Ť─ç za to, co mamy do zrobienia. Po drugie zr├│bmy szczeg├│┼éowy plan pracy, pami─Ötaj─ůc o regu┼éach skutecznego planowania. Po trzecie wyznaczmy nagrod─Ö za planowe wykonanie zadania, aby si─Ö zmotywowa─ç do dzia┼éania. To naprawd─Ö dzia┼éa. Powodzenia!

***

Joanna Karpeta jest dyplomowan─ů trenerk─ů i coachem. Uko┼äczy┼éa Stosunki Mi─Ödzynarodowe na Uniwersytecie Marii Curie-Sk┼éodowskiej w Lublinie, Studium Psychologii Interakcji o specjalno┼Ťci Public Relations oraz Podyplomowe Studia Terapii i Treningu Grupowego na Uniwersytecie Warszawskim oraz Szko┼é─Ö Trener├│w Biznesu House of Skills.

Wi─Öcej na www.joannakarpeta.pl

***

Wywiad pochodzi z ksi─ů┼╝ki Olgi Kozierowskiej Sukces Pisany Szmink─ů.

Zarejestruj si─Ö aby otrzyma─ç newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost─Öp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid┼éowego dzia┼éania strony. Je┼╝eli nie wyra┼╝asz na to zgody, mo┼╝esz zmieni─ç ustawienia w swojej przegl─ůdarce. Zobacz wi─Öcej w Polityce Prywatno┼Ťci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close