zarz├ä┬ůdzanie sob├ä┬ů w czasie

Zarz─ůdzanie sob─ů w czasie

Olga Kozierowska

Jak planowa─ç, delegowa─ç obowi─ůzki i radzi─ç sobie z pu┼éapkami czasu? Przeczytaj wywiad Olgi Kozierowskiej z Joann─ů Karpet─ů, trenerk─ů i coachem.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Jak powiedzia┼é Albert Einstein, znamy tysi─ůce sposob├│w zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesi─ç. Co zatem zrobi─ç, by mie─ç tego czasu wi─Öcej?

Ja bym zacz─Ö┼éa od tego, ┼╝e nie jest prawd─ů, ┼╝e my tego czasu mamy za ma┼éo. Czasu mamy moim zdaniem wystarczaj─ůco du┼╝o. Problemem, z kt├│rym si─Ö borykamy, jest to, ┼╝e nie potrafimy z niego dobrze korzysta─ç. To troch─Ö tak jak z kapi─ůcym kranem: niby woda nie p┼éynie, ale na rachunku widzimy, ile jej stracili┼Ťmy. Podobnie jest z czasem. Doba jest wystarczaj─ůco d┼éuga, by┼Ťmy mogli zrobi─ç bardzo wiele rzeczy. Ale poniewa┼╝ nie potrafimy dobrze planowa─ç, czas gdzie┼Ť nam umyka i st─ůd poczucie, ┼╝e mamy go za ma┼éo.

Jak to si─Ö zatem dzieje, ┼╝e jednym czasu starcza, a inni narzekaj─ů, ┼╝e go nie maj─ů?

Wynika to z tego, ┼╝e jedni umiej─ů zarz─ůdza─ç sob─ů w czasie, a inni tego nie potrafi─ů. Prosz─Ö zwr├│ci─ç uwag─Ö na wa┼╝n─ů rzecz: powszechnie si─Ö uwa┼╝a, ┼╝e mo┼╝na zarz─ůdza─ç czasem. Ja jednak s─ůdz─Ö, ┼╝e czasem nie da si─Ö zarz─ůdza─ç. Mo┼╝na natomiast zarz─ůdza─ç sob─ů w czasie. I niekt├│rzy radz─ů sobie z tym ┼Ťwietnie, poniewa┼╝ planuj─ů, inni natomiast dzia┼éaj─ů bardzo spontanicznie, ad hoc, i dlatego czasu im brakuje.

Jaki procent czasu w ci─ůgu dnia powinni┼Ťmy planowa─ç? Bo rozumiem, ┼╝e stu procent si─Ö po prostu nie da.

Pytanie, czy rzeczywi┼Ťcie si─Ö nie da. Ludzie boj─ů si─Ö planowa─ç. My┼Ťl─ů, ┼╝e je┼Ťli co┼Ť zaplanuj─ů, to stan─ů si─Ö niewolnikami kalendarza, swojego planu. Jest wr─Öcz przeciwnie. Je┼╝eli dobrze zaplanujemy dzie┼ä, tylko cz─Ö┼Ť─ç czasu przeznaczymy na to, co zaplanowali┼Ťmy, i dzi─Öki temu zostanie nam jeszcze bardzo du┼╝o czasu na inne, przyjemniejsze rzeczy. Je┼Ťli b─Ödziemy wiedzie─ç, ile zada┼ä nas czeka, ┼éatwiej nam b─Ödzie si─Ö zmobilizowa─ç, by zrealizowa─ç je w okre┼Ťlonym czasie. Mniej czasu stracimy na niepotrzebne przygotowywanie si─Ö, odk┼éadanie na p├│┼║niej. Poniewa┼╝ b─Ödziemy wiedzie─ç, co mamy do zrobienia, b─Ödziemy mogli to zrobi─ç szybciej, nie trac─ůc czasu na zastanawianie si─Ö, czym by si─Ö tu teraz zaj─ů─ç, co zrobi─ç w nast─Öpnej kolejno┼Ťci.

A jak sobie radzi─ç z tak zwanymi gor─ůcymi kartoflami, kt├│rych nie mo┼╝na przewidzie─ç, ale kt├│rymi trzeba si─Ö zaj─ů─ç?

To ju┼╝ kwestia priorytet├│w. Cz─Östo bywa tak, ┼╝e w pracy mamy wiele w┼éasnych, jak pani powiedzia┼éa, gor─ůcych kartofli, a jednocze┼Ťnie, poniewa┼╝ kto┼Ť stale podrzuca nam nowe, czujemy si─Ö w obowi─ůzku od razu je z┼éapa─ç i si─Ö nimi zaj─ů─ç. Je┼Ťli mamy plan, je┼Ťli wiemy, co mamy do zrobienia, nie b─Ödziemy ┼éapa─ç kolejnych gor─ůcych kartofli.

Czyli musimy by─ç asertywni.

Tak, asertywni i ┼Ťwiadomi tego, co robimy. Bo cz─Östo bywa tak, ┼╝e wiemy, ┼╝e mamy du┼╝o do zrobienia, ale bez planu, na szybko nie potrafimy tego zobaczy─ç i przekona─ç o tym prze┼éo┼╝onego, wi─Öc przyjmujemy kolejne obowi─ůzki. Je┼Ťli mamy plan i wiemy, co po kolei robi─ç, ┼éatwiej nam powiedzie─ç: ÔÇ×OK, ch─Ötnie zrobi─Ö jeszcze to, ale teraz zajmuj─Ö si─Ö inn─ů bardzo piln─ů spraw─ů. Prosz─Ö zdecydowa─ç, co jest wa┼╝niejsze, czym mam si─Ö zaj─ů─ç w pierwszej kolejno┼ŤciÔÇŁ. Dzi─Öki temu mamy szans─Ö nie dopu┼Ťci─ç do tego, ┼╝eby tych pilnych obowi─ůzk├│w mie─ç wi─Öcej ni┼╝ czasu.

Czy w zarz─ůdzaniu sob─ů w czasie mog─ů nam pom├│c jakie┼Ť techniki, narz─Ödzia? Czy podstaw─ů jest kalendarz?

To nie musi by─ç skomplikowane narz─Ödzie. Musi nam by─ç w miar─Ö ┼éatwo z niego korzysta─ç. To mo┼╝e by─ç zwyk┼éy kalendarz albo kartka, na kt├│rej na przyk┼éad rano albo wieczorem, w zale┼╝no┼Ťci od tego, jak nam wygodniej, b─Ödziemy zapisywa─ç, co mamy do za┼éatwienia. Planowanie pozwala wszystko kontrolowa─ç. I tu dochodzimy do dw├│ch wa┼╝nych zasad, kt├│rych powinni┼Ťmy przestrzega─ç przy planowaniu. Pierwsza to regu┼éa 60/40. M├│wi ona, ┼╝e nie nale┼╝y planowa─ç ca┼éego czasu, jaki mamy do dyspozycji, a jedynie jego sze┼Ť─çdziesi─ůt procent. Pozosta┼ée czterdzie┼Ťci procent to wszelkie sytuacje, kt├│rych nie jeste┼Ťmy w stanie przewidzie─ç, a do kt├│rych mo┼╝e doj┼Ť─ç, kiedy wykonujemy jakie┼Ť zadanie, i kt├│re mog─ů op├│┼║ni─ç jego wykonanie.

Czyli pierwsza reguła to 60/40. A druga?

Druga to tak zwana regu┼éa Parkinsona. Chodzi o to…

Przyznam, ┼╝e nazwa brzmi strasznie.

Brzmi strasznie, ale chodzi tylko o to, ┼╝eby ka┼╝da czynno┼Ť─ç trwa┼éa tyle czasu, ile na ni─ů przeznaczymy. Dotyczy to oczywi┼Ťcie tych rzeczy, na kt├│re mamy wp┼éyw. Je┼Ťli na przyk┼éad zaplanujemy, ┼╝e zebranie ze wsp├│┼épracownikami potrwa godzin─Ö, to pod┼Ťwiadomie b─Ödziemy robi─ç wszystko, ┼╝eby w┼éa┼Ťnie tyle trwa┼éo, nawet je┼╝eli po p├│┼égodzinie wyczerpiemy temat. Jest tak dlatego, ┼╝e nie lubimy si─Ö myli─ç i chcemy we w┼éasnych oczach by─ç mistrzami planowania. Dlatego planuj─ůc, trzeba pami─Öta─ç po pierwsze o regule 60/40 i nieprzewidzianych sytuacjach, kt├│re mog─ů nam zak┼é├│ci─ç prac─Ö, a po drugie o regule Parkinsona, czyli o tym, ┼╝eby umie─ç ko┼äczy─ç przed czasem, bez poczucia pora┼╝ki, z satysfakcj─ů, ┼╝e zosta┼éo nam kilka wolnych chwil.

Podsumowuj─ůc, pewna elastyczno┼Ť─ç jest wskazana.

Zdecydowanie tak.

Kobiety cz─Östo przyjmuj─ů na siebie wiele obowi─ůzk├│w, ┼é─ůcz─ů kilka r├│l ┼╝yciowych. Jak sobie radzi─ç z tyloma wyzwaniami? Czy rozwi─ůzaniem mo┼╝e by─ç przekazywanie innym obowi─ůzk├│w?

Przede wszystkim apelowa┼éabym do pa┼ä, kt├│re decyduj─ů si─Ö na prac─Ö zawodow─ů, ┼╝eby nie mia┼éy poczucia, ┼╝e wszystkie domowe obowi─ůzki s─ů ich obowi─ůzkami. To, ┼╝e kobietom uda┼éo si─Ö wyj┼Ť─ç z domu i podj─ů─ç prac─Ö zawodow─ů, sprawi┼éo, ┼╝e spad┼éy na nie dodatkowe obowi─ůzki, a nie straci┼éy dotychczasowych, to jest obowi─ůzku opiekowania si─Ö dzie─çmi, domem, gotowania, prasowania, robienia zakup├│w… A doba si─Ö nie wyd┼éu┼╝y┼éa.

Ostatnio, rozmawiaj─ůc z kim┼Ť, us┼éysza┼éam, ┼╝e przyszed┼é czas, by kobiety by┼éy nie tylko dobrymi mened┼╝erkami domu, ale by prowadzi┼éy w┼éasne firmy, pracowa┼éy zawodowo, zarabia┼éy pieni─ůdze. To by oznacza┼éo, ┼╝e mamy robi─ç wszystko, a chyba nie o to wsp├│┼éczesnej kobiecie chodzi.

Nie, zdecydowanie nie o to. Dlatego niezwykle wa┼╝ne jest, by wsp├│┼éczesna kobieta umia┼éa dzieli─ç si─Ö obowi─ůzkami z partnerem, z dzie─çmi. I niekoniecznie chodzi o przerzucanie obowi─ůzk├│w. W moim odczuciu oznacza to, ┼╝e to ja za co┼Ť odpowiadam i w okre┼Ťlonej sytuacji zlecam wykonanie tego zadania komu┼Ť innemu. W dobrze funkcjonuj─ůcym domu ka┼╝dy powinien mie─ç swoje obowi─ůzki i wykonywa─ç je bez konieczno┼Ťci przypominania o tym. Powinien czu─ç, ┼╝e za co┼Ť odpowiada. Je┼╝eli kobieta bierze odpowiedzialno┼Ť─ç za wszystko, musi si─Ö liczy─ç z tym, ┼╝e to ona b─Ödzie musia┼éa pilnowa─ç, ┼╝eby zadania zosta┼éy wykonane. A przecie┼╝ powinno jej zale┼╝e─ç na tym, ┼╝eby si─Ö pozby─ç pewnych obowi─ůzk├│w, a wolny czas po┼Ťwi─Öci─ç sobie. My┼Ťl─Ö, ┼╝e wiele kobiet nie ufa swoim partnerom na tyle, by powierzy─ç im pe┼én─ů odpowiedzialno┼Ť─ç za dane czynno┼Ťci. Wtr─ůcaj─ů si─Ö, sprawdzaj─ů, czy wszystko jest zrobione na czas, a tym samym zdejmuj─ů z partner├│w odpowiedzialno┼Ť─ç. We┼║my banalny przyk┼éad ÔÇô ┼Ťmieci: je┼╝eli ustalimy z partnerem, ┼╝e to on b─Ödzie je wyrzuca┼é, to nie powinny┼Ťmy co chwila zagl─ůda─ç do kosza i przypomina─ç, ┼╝e jest pe┼ény. Je┼Ťli tak robimy, partner zwalnia samego siebie z obowi─ůzku kontrolowania tego, a my mamy poczucie, ┼╝e jak zwykle wszystko jest na naszej g┼éowie. Je┼╝eli b─Ödziemy potrafi┼éy odda─ç cz─Ö┼Ť─ç obowi─ůzk├│w innym i nie zamartwia─ç si─Ö, zyskamy czas dla siebie, na rozwijanie pasji, zainteresowa┼ä, na spotkania z przyjaci├│┼émi. Prosz─Ö zwr├│ci─ç uwag─Ö, ┼╝e bez wzgl─Ödu na liczb─Ö obowi─ůzk├│w niemal ka┼╝da kobieta zawsze zd─ů┼╝y odebra─ç dziecko z przedszkola, zrobi─ç zakupy, obiad. Czasu braknie jej dla siebie. Nie p├│jdzie do kosmetyczki, nie poczyta ksi─ů┼╝ki, nie spotka si─Ö z przyjaci├│┼ék─ů. A to wa┼╝ne sprawy w naszym ┼╝yciu i musimy umie─ç znale┼║─ç na nie czas. Zatem nie b├│jmy si─Ö dzieli─ç obowi─ůzkami z partnerem. Poradzi sobie.

PRZECZYTAJ TAK┼╗E: 7 nawyk├│w, dzi─Öki kt├│rym b─Ödziesz skuteczniejszy w ┼╝yciu i w pracy

Zak┼éada pani, ┼╝e partner to zrozumie, ale niecz─Östo to si─Ö sprawdza. Jakich argument├│w powinny┼Ťmy zatem u┼╝y─ç, by podzieli─ç domowe obowi─ůzki sprawiedliwie?

Najprostszych. Oczywi┼Ťcie naj┼éatwiej przeforsowa─ç taki podzia┼é na pocz─ůtku wsp├│lnego ┼╝ycia, ale na zmiany nigdy nie jest za p├│┼║no. Przede wszystkim potrzebna jest szczera rozmowa. Kobieta powinna uczciwie powiedzie─ç o tym, ┼╝e jest jej trudno znajdowa─ç czas na wszystkie obowi─ůzki. Nast─Öpnie razem z partnerem powinni si─Ö zastanowi─ç, jakie obowi─ůzki mog─ů przerzuci─ç na innych, a czym musz─ů si─Ö zaj─ů─ç sami. Wspomnia┼éa pani, ┼╝e niewielu partner├│w to rozumie. Owszem, s─ů pewnie niereformowalni panowie, kt├│rzy nie czuj─ů potrzeby w┼é─ůczania si─Ö w prace domowe, niemniej najcz─Ö┼Ťciej odpowiadaj─ů za to kobiety. Cz─Östo si─Ö zdarza, ┼╝e kobieta chce nie tylko, ┼╝eby jej m─Ö┼╝czyzna co┼Ť w domu zrobi┼é, ale r├│wnie┼╝ ┼╝eby to zrobi┼é w okre┼Ťlony spos├│b i koniecznie natychmiast. To mo┼╝e oczywi┼Ťcie budzi─ç niech─Ö─ç do wsp├│┼épracy. Je┼╝eli uwa┼╝am, ┼╝e m├│j partner myje naczynia nie do┼Ť─ç dok┼éadnie, to powinnam albo si─Ö z tym pogodzi─ç, albo wzi─ů─ç si─Ö do tego sama. My te┼╝ wielu rzeczy nie potrafimy zrobi─ç perfekcyjnie i nikt nam ko┼ék├│w na g┼éowie o to nie ciosa. I jeszcze jedno: sprawiedliwy podzia┼é to nie zawsze pi─Ö─çdziesi─ůt na pi─Ö─çdziesi─ůt procent. Je┼╝eli b─Ödziemy chcia┼éy przerzuci─ç na partnera na przyk┼éad gotowanie, podczas gdy on nie ma o tym zielonego poj─Öcia, nie mo┼╝emy liczy─ç na sukces. Niech przy takich rozmowach towarzyszy nam jedna my┼Ťl: ÔÇ×Dziel─Ö si─Ö obowi─ůzkami z cz┼éowiekiem, kt├│rego kocham, i nie chc─Ö mu dokuczy─ç. Robi─Ö to po to, ┼╝eby nam si─Ö ┼╝y┼éo lepiej, nie gorzej.

Jakie s─ů najwi─Öksze pu┼éapki czasowe? Jak mo┼╝emy sobie z nimi poradzi─ç?

Najgro┼║niejsz─ů pu┼éapk─ů jest brak planu. Dzia┼éanie spontaniczne sprawia, ┼╝e nie mamy ┼Ťwiadomo┼Ťci, ┼╝e czas przelatuje nam przez palce, dop├│ki kto┼Ť si─Ö nie upomni o efekt naszej pracy. ┼╗eby zapanowa─ç nad czasem, musimy si─Ö nauczy─ç rozpoznawa─ç i radzi─ç sobie z tak zwanymi po┼╝eraczami czasu. Do najpowszechniejszych nale┼╝─ů: rozmowy telefoniczne jako chwilowa odskocznia od pracy, mog─ů trwa─ç kilkadziesi─ůt minut i wywo┼éa─ç lawin─Ö kolejnych telefon├│w; sprawdzanie podczas pracy poczty elektronicznej (nie ma znaczenia, czy chodzi o konto prywatne,
czy s┼éu┼╝bowe), internet, gry komputerowe i tak dalej. Wpadamy w pu┼éapk─Ö r├│wnie┼╝ wtedy, gdy przeskakujemy z zadania na zadanie. Na przyk┼éad: pisz─Ö sprawozdanie, dzwoni telefon, odbieram go, zaczynam szuka─ç papier├│w, o kt├│re mnie poproszono, id─Ö je zanie┼Ť─ç, po drodze mijam kuchni─Ö, wi─Öc wracaj─ůc, zagl─ůdam tam, ┼╝eby sobie zrobi─ç kaw─Ö. W kuchni w┼é─ůczam si─Ö do rozmowy o wakacjach, przypominam sobie, ┼╝e mia┼éam wys┼éa─ç zapytanie do biura turystycznego, wracam do biurka, uruchamiam internet i tak dalej. A po trzech godzinach spanikowana u┼Ťwiadamiam sobie, ┼╝e szef czeka na raport, kt├│ry ledwo zacz─Ö┼éam pisa─ç. Aby nie dopuszcza─ç do takich sytuacji, powinni┼Ťmy my┼Ťle─ç o tym, co robimy. Je┼╝eli pisz─Ö raport i to jest w tej chwili najwa┼╝niejsze, nie powinnam odbiera─ç telefonu. A je┼╝eli ju┼╝ to zrobi┼éam, powinnam powiedzie─ç, ┼╝e zrobi─Ö to, o co mnie prosz─ů, jak sko┼äcz─Ö to, co mam do zrobienia. To oczywi┼Ťcie trudne, zw┼éaszcza gdy robimy co┼Ť niezbyt przyjemnego. W├│wczas ch─Ötniej ┼éapiemy wszelkie okazje, by si─Ö zaj─ů─ç czym┼Ť innym. Pami─Ötajmy jednak, ┼╝e to, co przerwali┼Ťmy, b─Ödzie na nas czeka┼éo.

Mamy te┼╝ sk┼éonno┼Ť─ç do odwlekania. Odwlekamy wykonanie pewnych zada┼ä, trudne rozmowy, przej┼Ťcie na diet─ÖÔÇŽ Czy mo┼╝emy jako┼Ť z tym walczy─ç?

Jest jedna prosta metoda: u┼Ťwiadomi─ç sobie, ┼╝e to moje zadanie i ┼╝e nikt tego za mnie nie zrobi. Im szybciej to zrobi─Ö, tym szybciej b─Ödzie efekt. To kwestia odpowiedzialno┼Ťci. Tak d┼éugo, jak b─Ödziemy si─Ö oszukiwa─ç, ┼╝e to nas nie dotyczy, ┼╝e mo┼╝e si─Ö zdarzy cud, ┼╝e problem sam si─Ö rozwi─ů┼╝e, b─Ödziemy odwleka─ç. Musimy sobie u┼Ťwiadomi─ç, ┼╝e nie lubimy by─ç oszukiwani przez innych, wi─Öc i sami nie traktujmy siebie w ten spos├│b. Najlepszym sposobem na wewn─Ötrznego lenia jest doros┼ée podej┼Ťcie do sprawy. Jak ju┼╝ si─Ö przekonamy, ┼╝e zdecydowanie chcemy co┼Ť zrobi─ç, zaplanujmy to. Je┼╝eli to mo┼╝liwe, zacznijmy od razu, na przyk┼éad zadzwo┼ämy do osoby, z kt├│r─ů mamy odby─ç trudn─ů rozmow─Ö, i um├│wmy si─Ö na spotkanie, wyszukajmy w internecie, gazecie, ksi─ů┼╝ce najlepsz─ů diet─Ö dla siebie albo spakujmy w reklam├│wk─Ö wszystkie s┼éodycze, jakie mamy w domu, i ofiarujmy je komu┼Ť. Chodzi o to, by zrobi─ç ten pierwszy krok.

Szkole┼ä z zarz─ůdzania sob─ů w czasie jest mn├│stwo, ale na to te┼╝ trzeba mie─ç czas. Co mo┼╝emy zrobi─ç tu i teraz, by sobie pom├│c? Poprosz─Ö o trzy z┼éote zasady.

Po pierwsze we┼║my odpowiedzialno┼Ť─ç za to, co mamy do zrobienia. Po drugie zr├│bmy szczeg├│┼éowy plan pracy, pami─Ötaj─ůc o regu┼éach skutecznego planowania. Po trzecie wyznaczmy nagrod─Ö za planowe wykonanie zadania, aby si─Ö zmotywowa─ç do dzia┼éania. To naprawd─Ö dzia┼éa. Powodzenia!

***

Joanna Karpeta jest dyplomowan─ů trenerk─ů i coachem. Uko┼äczy┼éa Stosunki Mi─Ödzynarodowe na Uniwersytecie Marii Curie-Sk┼éodowskiej w Lublinie, Studium Psychologii Interakcji o specjalno┼Ťci Public Relations oraz Podyplomowe Studia Terapii i Treningu Grupowego na Uniwersytecie Warszawskim oraz Szko┼é─Ö Trener├│w Biznesu House of Skills.

Wi─Öcej na www.joannakarpeta.pl

***

Wywiad pochodzi z ksi─ů┼╝ki Olgi Kozierowskiej Sukces Pisany Szmink─ů.

Zarejestruj si─Ö aby otrzyma─ç newsletter