Kobieta przy komputerze (Foto. Canva Pro)

4 z艂ote zasady planowania dnia pracy

Joanna Rek-Faber

Jednym z wi臋kszych b艂臋d贸w jakie pope艂nia艂am swego czasu w planowaniu dnia pracy by艂a ch臋膰 wykorzystania czasu do absolutnego maksimum. To przek艂ada艂o si臋 na bardzo szczelne planowanie dnia, niemal偶e co do minuty. Niby dobrze, ale jednak nie do ko艅ca. Jak planowa膰 dzie艅, aby by艂o efektywnie?

1. PLANUJ M膭DRZE I ELASTYCZNIE

Przed艂u偶aj膮ce si臋 spotkanie, sp贸藕nienie klientki, nieprzewidziane trudno艣ci na drodze 鈥 jednym s艂owem – 偶yciowe sprawy, kt贸re s膮 nieod艂膮cznym elementem codzienno艣ci,聽 sprawia艂y kiedy艣, 偶e ca艂y m贸j misterny plan rozsypywa艂 si臋 jak domek z kart, wzbudzaj膮c we mnie fale stresu, z艂o艣ci i frustracji. A to, si艂膮 rzeczy, przek艂ada艂o si臋 i na moj膮 prac臋 i na moje samopoczucie.

Wide艂ki czasowe

Nauczona zatem wielokrotnie pope艂nianym b艂臋dem zacz臋艂am uwzgl臋dnia膰 w planowaniu wide艂ki czasowe. Przesta艂am planowa膰 wszystko na zak艂adk臋, czyli jedno zadanie zaraz po drugim, by wreszcie dotrze膰 do regu艂y 60:40, kt贸ra okaza艂a si臋 zbawienna. Ot贸偶, wedle jej wytycznych, warto zaplanowa膰 sobie 60% czasu (w ramach doby, tygodnia, miesi膮ca), za艣 pozosta艂e 40% zostawi膰 na niespodziewane okoliczno艣ci, niespodzianki codzienno艣ci czy realizowanie tego, co w danej chwili jest na czele potrzeb. I takie podej艣cie przynosi oddech!

Kalendarz

W planowaniu i organizowaniu pracy warto postawi膰 na kalendarze, terminarze, czy inne formy zapisu, kt贸re odci膮偶膮 Twoj膮 g艂ow臋. Jakkolwiek b艂aha by si臋 wyda艂a ta rada, warto pami臋ta膰, 偶e np. sytuacje stresowe lubi膮 wp艂yn膮膰 na nasz膮 pami臋膰 i skutecznie z niej wyrzuci膰 to, o czym akurat pami臋ta膰 by艂oby warto. Zapisuj w kalendarzu zar贸wno sprawy zawodowe jak i te prywatne, jak np. przedstawienie dziecka w przedszkolu, czy wizyta u fryzjera. Mo偶na do tego typu zapisk贸w u偶ywa膰 zarezerwowanego do danego celu koloru.

Czas wolny i regeneracja

Co wi臋cej, do tygodniowego planu dzia艂a艅 nale偶y bezdyskusyjnie wpisa膰 minimum jedn膮 godzin臋 na swoje hobby, pasj臋, regeneracj臋. Badania pokazuj膮, 偶e w sytuacji nadmiaru zada艅, zm臋czenia i stresu w pierwszej kolejno艣ci zrezygnujemy z tego, co nas wzmacnia i regeneruje. Zapisanie tego w kalendarzu mo偶e ten zapa艂 w nas skutecznie ostudzi膰.

Kobieta wykonuj膮ca 膰wiczenia mindfulness w pracy (Foto. Camva Pro)

Priorytety

Uk艂adaj膮c plan dnia warto okre艣li膰 jego g艂贸wne priorytety. Na tej podstawie rozpisujemy zadania i cele. Zadania do siebie podobne warto grupowa膰 鈥 prze艂膮czanie si臋 z jednego typu zada艅 (np. odpowiadania na korespondencj臋 mailow膮) na inne (np. prac臋 kreatywn膮, tw贸rcz膮) zu偶ywa ogromne podk艂ady energii, okradaj膮c nas i nasz m贸zg bardzo skutecznie z wydajno艣ci oraz efektywno艣ci.

Ma艂e kroki

Gdy zadania na pierwszy rzut oka wygl膮daj膮 na mocno obci膮偶aj膮ce, w贸wczas warto zastosowa膰 metod臋 ma艂ych krok贸w: rozpisanie du偶ego wyzwania na poszczeg贸lne, mniejsze zadania i czynno艣ci sprawia, 偶e 艂atwiej si臋 za to zabierzemy, unikaj膮c kolejnego zab贸jcy naszej efektywno艣ci: prokrastynacji.

W strategii planowania dnia pracy warto skorzysta膰 z nast臋puj膮cego podzia艂u zada艅:

  • rzeczy wa偶ne i pilne
  • rzeczy wa偶ne i mniej pilne
  • rzeczy mniej wa偶ne i pilne
  • rzeczy mniej wa偶ne i niepilne.

Pami臋taj, 偶e rzeczy pilne bior膮 g贸r臋 nad wa偶nymi i mniej pilnymi.

2. DBAJ O KONCENTRACJ臉

Jako艣 tak si臋 przyj臋艂o, 偶e oczekujemy od innych, ale i siebie liniowego wysi艂ku w pracy. Mam na my艣li to, 偶e skoro przyj臋to 8-godzinny dzie艅 pracy, to w zasadzie pracujemy (z tymi ma艂ymi wyj膮tkami na kaw臋 lub pokrzepiaj膮c膮 wymian臋 zda艅 z przyjazn膮 dusz膮) w formie constans. Tymczasem my, ludzie, jako gatunek, funkcjonujemy raczej falowo, a nie liniowo.

Oznacza to, 偶e okresy silnej koncentracji, pracy, nale偶y przeplata膰 czasem na odpoczynek. I jest to sp贸jne z natur膮 pracy naszego m贸zgu, kt贸ry pe艂n膮 koncentracj臋 utrzymuje oko艂o 90 minut na raz, potrzebuj膮c potem czasu na regeneracj臋. W zasadzie je艣li chcemy utrzyma膰 dobrostan psychiczny, to na prac臋 bazuj膮c膮 na silnej koncentracji umys艂u, nie powinni艣my przeznacza膰 wi臋cej ni偶 4h. C贸偶, wiedza naukowa jedno, a 偶ycie drugie. Co zrobi膰 zatem by nie przeforsowa膰 siebie i swojego m贸zgu?

Multitasking

Warto przede wszystkim po偶egna膰 si臋 z mitem wielozadaniowo艣ci. M贸zg mo偶e my艣le膰 o jednej rzeczy na raz. Wszelkie pr贸by multitaskingu s膮 de facto podcinaniem sobie skrzyde艂 w艂asnej energii i efektywno艣ci. Wielozadaniowo艣膰 wp艂ywa te偶 na jako艣膰 wykonywanej pracy. Zatem starajmy si臋 robi膰 jedn膮 rzecz na raz.

Z艂odzieje czasu

Unikaj jak ognia wszelkich rozpraszaczy 鈥 tu kr贸luje rzecz jasna telefon oraz media spo艂eczno艣ciowe i maile. Na ich sprawdzanie warto wyznaczy膰 sobie dwa-trzy konkretne momenty w ci膮gu dnia, odczytuj膮c te, na kt贸re mamy zamiar lub potrzeb臋 odpowiedzie膰.  Kiedy potrzebujesz si臋 skupi膰 i masz przed sob膮 okres wyt臋偶onej, umys艂owej pracy, warto wy艂膮czy膰 aplikacje, kt贸re mog膮 kra艣膰 Twoje skupienie. Po przejrzeniu np. medi贸w spo艂eczno艣ciowych czy filmik贸w z radosnymi zwierzakami, m贸zg potrzebuje przynajmniej 12 minut i sporej dawki energii by wr贸ci膰 do pe艂nej koncentracji.

Sztuka skupienia si臋 na jednej rzeczy podnosi nie tylko wydajno艣膰, ale i sprzyja innowacyjno艣ci. Dlatego warto zastanowi膰 si臋 co indywidualnie sprzyja Twojej koncentracji 鈥 by膰 mo偶e trafionym pomys艂em oka偶e si臋 na przyk艂ad dzie艅 bez maili czy s艂uchawki w sytuacji intensywnej pracy nad wymagaj膮cym projektem. Albo ma艂e przemeblowanie i / lub uporz膮dkowanie przestrzeni pracy.

3. TWOJA ENERGIA TO TW脫J RYTM

Gdy planujesz dzie艅, czy tydzie艅 pracy, warto wiedzie膰 kiedy masz swoje momenty najwy偶szej wydajno艣ci. A do tego przyda si臋 jedno z najlepszych narz臋dzi coachingowo-psychologicznych jakim jest samoobserwacja. Zwr贸膰 uwag臋 w jakie dni, w jakich porach dnia praca p艂ynie Ci lekko, a kiedy niemal偶e musisz walczy膰 ze sob膮 by wykrzesa膰 energi臋 na dzia艂ania.

Rozk艂ad energii

Tony Schwartz, ameryka艅ski specjalista do spraw poprawy wydajno艣ci, efektywno艣ci i wynik贸w pracy, opracowa艂 tygodniowy rozk艂ad energii, kt贸ry zachodzi u wi臋kszo艣ci z nas. Wed艂ug wynik贸w jego pracy, nasza energia wzrasta od poniedzia艂ku powoli, by osi膮gn膮膰 sw贸j szczyt we wtorek i 艣rod臋, od czwartku za艣 bardzo wyra藕nie opada. Maj膮c tak膮 wiedz臋 i por贸wnuj膮c j膮 ze swoim indywidualnym, tygodniowym rytmem, warto wyznacza膰 najtrudniejsze i najbardziej wymagaj膮ce czynno艣ci na te dni, w kt贸rych energia jest najwy偶sza. I w drug膮 stron臋 – to, co nie wymaga du偶ej koncentracji czy wydajno艣ci zostawi膰 sobie na czwartek i pi膮tek.

Co do poniedzia艂ku, polecam zawsze zaplanowa膰 na ten dzie艅 co艣 co lubimy lub co艣 co sprawia nam przyjemno艣膰 tak, by troch臋 odczarowa膰 ten chyba najmniej lubiany dzie艅 tygodnia.

Energia dzienna

Analogicznie warto obserwowa膰 swoj膮 energi臋 dzienn膮. Wydajno艣膰 podlega nie tylko wahaniom w obr臋bie tygodnia, dobowo tak偶e energia w spos贸b naturalny i w zasadzie mo偶liwy do przewidzenia, podlega zmianom. I tak: nasza energia wzrasta do mniej wi臋cej po艂udnia, najwi臋kszy natomiast spadek jest tu偶 po obiedzie 鈥 nie bez przyczyny niekt贸re kraje basenu Morza 艢r贸dziemnego w godzinach najmniejszej wydajno艣ci, czyli pomi臋dzy 14:00 a 16:00, uprawiaj膮 tzw. sjest臋 – czyli popo艂udniowy odpoczynek, czasami nawet i drzemk臋. I st膮d wynika kolejna podpowied藕: Zacznij prac臋 nad tym, co wa偶ne, kreatywne czy tw贸rcze przed 12:00. Zwi臋kszy to prawdopodobie艅stwo, 偶e swoje cele osi膮gniesz mniejszym nak艂adem energii i czasu.

Kobieta medytuj膮ca na pomo艣cie (Foto. Canva Pro)

4. BEZ REGENERACJI NIE MA SZANS

Nasze zasoby energii mo偶emy odnawia膰, ale nie w niesko艅czono艣膰. Warto zadba膰 o sw贸j energetyczny dobrostan, bo ka偶dorazowe przekroczenie swoich mo偶liwo艣ci ma swoj膮 cen臋, kt贸ra p艂acimy w zdrowiu i samopoczuciu.

Psychologia pozytywna m贸wi, 偶e dzia艂anie na 70-80% jest dla nas korzystne, dzia艂anie na 80% i wi臋cej cz臋sto odbywa si臋 kosztem nas. Dzia艂anie na 100% to tzw. strefa cudu. Raz na jaki艣 czas mo偶e si臋 zdarzy膰, ale czy jest w艂a艣ciwa standardom codzienno艣ci?

Zatem w ramach regeneracji warto zacz膮膰 od przyjrzenia si臋 jakie wymagania stawiamy sobie sami. Czy nie oczekujemy od siebie za du偶o? Czy potrafimy asertywnie stawia膰 granice i zadba膰 o to, by nie przekracza膰 w艂asnych mo偶liwo艣ci – tych czasowych, biologicznych, fizycznych i psychicznych?

Doba ka偶dego cz艂owieka ma 24h i nie jeste艣my wcale zaprogramowani na to, by ka偶d膮 z nich spo偶ytkowa膰 wydajnie, efektywnie i owocnie.

Regeneracja aktywna i pasywna obejmuje: od偶ywianie, kondycj臋 fizyczn膮 (ruch), sen i odpoczynek. Regularne, warto艣ciowe posi艂ki, pozwalaj膮 na utrzymanie sta艂ego poziomu cukru we krwi, dzi臋ki czemu unikamy spadk贸w energii.

Ruch

Ju偶 nawet najprostszy spacer – to najlepsze narz臋dzie na rozkr臋cenie fabryki energii w naszych cia艂ach. Tak jeste艣my skonstruowani, nie ma co si臋 oszukiwa膰. Ju偶 kilkuminutowe siedzenie powoduje, 偶e nasze kom贸rki spowalniaj膮 proces wytwarzania energii. Dlatego warto w ci膮gu dnia wstawa膰 od biurka, wybiera膰 schody zamiast windy i mniejsze kubki na kaw臋, by鈥 mie膰 pretekst do kr贸tkiego marszu do kuchni po kolejn膮 porcj臋 napoju.

Sen

Jest podstaw膮 naszej energii fizycznej. Jego niedobory maj膮 konsekwencje nie tylko w samopoczuciu, czy zdrowiu, ale tak偶e mo偶liwo艣ciach intelektualnych i wydajno艣ci w pracy. Warto zatem zadba膰 o jego jako艣膰 鈥 odpowiednie zaciemnienie i przewietrzenie sypialni, unikanie ekran贸w na 2 godziny przed za艣ni臋ciem, pilnowanie by przespa膰 minimum 7 godzin. Badania T. Schwartza pokaza艂y, 偶e osoby osi膮gaj膮ce najlepsze wyniki to te, kt贸re 艣pi膮 wi臋cej ni偶 przeci臋tne 7-8 godzin.

Odpoczynek

Powinien by膰 wpisany w sta艂y harmonogram. Je艣li pracujesz intelektualnie 鈥 odpoczniesz ruszaj膮c si臋 fizycznie. Je艣li w pracy stoisz, unikaj tej pozycji odpoczywaj膮c. By si臋 zregenerowa膰, wybierz czynno艣ci odwrotne do聽 tych, kt贸re poch艂aniaj膮 Twoj膮 energi臋.

Warto spisa膰 list臋 aktywno艣ci, kt贸re lubisz, a dzi臋ki kt贸rym dobrze si臋 czujesz. Regeneracja jest skuteczna gdy jest jako艣ciowa. I warto si臋 jej nauczy膰! Najskuteczniej b臋dziemy si臋 regenerowa膰 gdy robimy to w spos贸b regularny.

Na zdj臋ciu Joanna Rek-Faber Ambasadorka programu Sukces TO JA

O Autorce

Joanna Rek-Faber

Coach, trenerka, mentorka, przedsi臋biorczyni. Absolwentka studi贸w podyplomowych z life coachingu, pedagogiki oraz metodyki nauczania j臋zyk贸w obcych. Obecnie zg艂臋bia tajniki psychologii pozytywnej na SWPS. Certyfikowany trener metody Points of You庐. Ambasadorka programu Sukces TO JA Fundacji Sukcesu Pisanego Szmink膮 i wsp贸艂prowadz膮ca podcast 鈥Sukces Talks鈥. Blogerka i autorka e-book贸w 鈥濳ropka mocy鈥, 鈥Zadbaj o siebie jak o najlepsz膮 przyjaci贸艂k臋鈥.聽Prowadzi szkolenia stacjonarne oraz online, a tak偶e konsultacje indywidualne w dw贸ch j臋zykach 鈥 polskim i hiszpa艅skim. Jako ekspert w obszarze rozwoju zawodowego i osobistego realizuje webinary dla uznanych platform edukacyjnych takich jak: sukcestoja.pl czy edunation.pl.

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close