Potęga listy
Nie ma lepszego ani szybszego sposobu na zapanowanie nad swoim życiem niż wzięcie kartki, przemyślenie wszystkiego, co masz do zrobienia, i zapisanie każdej pozycji jedna po drugiej. Kartka to najpotężniejsze narzędzie zarządzania czasem, jakie odkryłem. Sama czynność zapisywania wszystkiego, co masz do zrobienia w przewidywalnej przyszłości, da Ci ogromne poczucie kontroli, dzięki czemu nie będziesz przytłoczony zadaniami, lecz poczujesz się panem swoich działań. Spisywanie listy zadań natychmiast zaczyna czynić Cię bardziej wydajnym i skutecznym we wszystkim, co robisz.
W 1918 roku Charles M. Schwab (nie mylić z doradcą inwestycyjnym Charlesem R. Schwabem) był prezesem gigantycznej firmy Bethlehem Steel Company. Zatrudnił Ivy’ego Lee, znanego eksperta od zarządzania, i poprosił go:
– Pokaż mi sposób na załatwienie większej liczby spraw.
– Daj mi kwadrans z każdym twoim dyrektorem – odpowiedział Lee.
– Ile mnie to będzie kosztować? – zapytał Schwab.
– Nic – odparł Lee – chyba że zadziała. Po trzech miesiącach możesz mi wysłać czek na kwotę, którą uznasz za stosowną.
Lee spotkał się z każdym dyrektorem i nauczył ich następującej techniki: Na koniec każdego dnia każdy dyrektor miał zapisać sześć najważniejszych zadań, które musiał wykonać następnego dnia, i uporządkować je według ważności. Następnego dnia dyrektor miał zacząć od skupienia się wyłącznie na pierwszym zadaniu. Miał pracować nad tym zadaniem, dopóki nie zostanie ukończone. Potem miał postępować tak samo z każdym kolejnym zadaniem z listy. Na koniec dnia miał przenieść wszystkie nieukończone pozycje na następny dzień. Miał powtarzać ten proces każdego dnia pracy.
Trzy miesiące później Schwab wysłał Ivy’emu Lee czek na 25 000 dolarów, co w 2023 roku stanowiłoby równowartość ponad 509 000 dolarów.
Możesz zrobić to samo
Zanim zaczniesz działać, sporządź listę wszystkiego, co masz do zrobienia. Skonsoliduj listę wszystkich swoich działań w jednym miejscu, najlepiej w jednym planerze czasu. Na rynku dostępnych jest dziś wiele takich planerów. Wszystkie są dobre, jeśli będziesz z nich regularnie korzystać; istota każdego systemu planowania czasu jest taka sama. Zdobądź planer czasu zawierający główną listę i umieść na niej wszystko, co masz do zrobienia w przyszłości. Gdy pojawi się coś nowego, szybko to zanotuj. Jak mówi chińskie przysłowie, najbledszy atrament jest silniejszy niż najlepsza pamięć.
Z głównej listy utwórz listę miesięczną: wypisz na niej wszystko, co musisz zrobić w danym miesiącu. Gdy pojawią się nowe sprawy, zapisz je na głównej liście albo dodaj do listy miesięcznej. Z listy miesięcznej utwórz listę tygodniową. Planuj każdy tydzień z wyprzedzeniem, najlepiej w weekend poprzedzający.
Rozmawiałem z wieloma ludźmi sukcesu, których życie całkowicie się odmieniło (z chaosu i nieporządku przeszli do sukcesu i wysokich osiągnięć) dzięki temu, że w każdy weekend poświęcali czas na planowanie nadchodzącego tygodnia z wyprzedzeniem, godzina po godzinie.
Jeśli chcesz wiedzieć, czy dana osoba odniosła sukces, zapytaj ją, gdzie będzie za dwa lub trzy dni o trzeciej po południu. Ludzie sukcesu natychmiast wiedzą, gdzie będą za kilka dni. Ludzie nieodnoszący sukcesów nie mają pojęcia.
Z listy tygodniowej utwórz listę dzienną.
Najlepszym momentem na utworzenie listy dziennej jest poprzedni wieczór. Pozwala to podświadomości pracować nad listą przez całą noc. Kiedy obudzisz się rano, często będziesz mieć spostrzeżenia i pomysły dotyczące realizacji celów oraz wykonywania działań bardziej wydajnie i skutecznie.
Zawsze zaczynaj od sporządzenia listy.
Pracuj nad nią przez cały dzień. Gdy tylko pojawi się coś nowego, nawet telefon czy prośba o przekazanie wiadomości, zanotuj to na liście. Na koniec dnia możesz ją przejrzeć, dzięki czemu będziesz mieć jasny obraz wszystkiego, co udało Ci się osiągnąć. Głównym źródłem stresu jest uczucie, że ciężko pracowałeś przez cały dzień, ale osiągnąłeś bardzo niewiele. Kiedy pracujesz z listą, nie tylko masz poczucie kontroli i osobistej mocy, ale również podczas przeglądania listy na koniec dnia będziesz mieć poczucie spełnienia.
Na koniec każdego dnia weź listę i utwórz nową listę na nadchodzący dzień
Wszystkie zadania, których nie udało Ci się wykonać, przenieś na następną listę. Gdy lista będzie kompletna, możesz zakończyć dzień. Możesz wtedy odpocząć i zapomnieć o tym, wiedząc, że jesteś zorganizowany i będziesz gotowy do działania, gdy wstaniesz następnego ranka. Aby uprościć sobie życie, ustal na liście priorytety zadań. Pamiętaj o zasadzie 80/20, zgodnie z którą 20 procent rzeczy, które robisz, będzie stanowić 80 procent wartości wszystkich Twoich działań. Musisz zawsze pracować nad tymi 20 procentami działań, które stanowią większość wartości.
***
Ten fragment pochodzi z najnowszej książki Briana Tracy’iego „Mindset zwycięzcy. Sprawdzone strategie na drodze do sukcesu”. To publikacja dla osób, które nie chcą już tylko „wiedzieć więcej”, ale przede wszystkim działać skuteczniej. Autor uczy, jak uczynić koncentrację realną przewagą konkurencyjną, jak wykorzystać siłę informacji i kreatywności oraz jak budować nastawienie, które wspiera osiąganie ambitnych celów.
