Przejście organizacji na tryb zdalny – jak prowadzić efektywną rekrutację i proces onboardingu online?

Pół roku temu obudziliśmy się w nowej rzeczywistości – ze względu na wybuch pandemii znaczna część firm zdecydowała się na wprowadzenie modelu remote first, który umożliwiał wykonywanie pracy zdalnie i zadbanie o bezpieczeństwo pracowników.

Z badania przeprowadzonego w kwietniu przez portal pracuj.pl wynika, że spośród 1129 respondentów prawie 40% pracowało wówczas w pełni zdalnie, a kolejnych 21% w trybie mieszanym (częściowo w biurze, częściowo na home office). Już wcześniej praca zdalna stawała się coraz bardziej popularna, natomiast niewiele polskich firm zdobyło przed pandemią doświadczenie związane z budowaniem zespołu zdalnego i współpracą w takiej formie.

Nic więc dziwnego, że marzec był momentem, kiedy polscy internauci zgłębiali ten temat, poruszając go ponad 300 tys. razy. Bardziej szczegółowe informacje związane z tym trendem można znaleźć w raporcie przygotowanym przez platformę ClickMeeting. Zawiera on m.in. analizę wyszukiwanych fraz związanych z pracą zdalną, spotkaniami online i webinarami, a także dane statystyczne dotyczące wykorzystania platformy ClickMeeting przez użytkowników. Analizując informacje w nim zawarte, można dostrzec, że od kwietnia temat pracy zdalnej pojawia się znacznie rzadziej niż tuż po ogłoszeniu pandemii. Czy to jednak oznacza, że nie jest już on tak istotny?

Model hybrydowy coraz bardziej popularny

We wspomnianym wcześniej raporcie pracuj.pl respondenci wskazali kilka konsekwencji obecnej sytuacji, które mogą wydarzyć się w przyszłości. Aż 71% spośród 1894 badanych zgodziła się, że umiejętność efektywnej pracy zdalnej będzie jeszcze ważniejszym atutem pracowników niż obecnie.

Z kolei 69% respondentów uważa, że firmy będą więcej inwestować w narzędzia do pracy zdalnej. Przekonanie, że pracodawcy zobaczą zalety i oszczędności wynikające z tego modelu pracy oraz częściej będą decydować się na zorganizowanie pracy w takiej formie, towarzyszy 65% osób, biorących udział w badaniu. Chcąc poznać preferencje pracowników ClickMeeting w zakresie docelowej formy pracy, w maju przeprowadziliśmy ankietę, w której zapytaliśmy o aspekty wiążące się z pracą w trybie home office. Wówczas jedynie 12% osób zadeklarowało chęć stałej pracy z biura, z możliwością sporadycznej pracy zdalnej (1-2 dni w miesiącu). Pozostała część zespołu wyraziła potrzebę większej elastyczności. Często – wskazaną jako preferowaną – była forma pracy w większości w trybie zdalnym, z możliwością pracy z biura 1-2 dni w tygodniu.

Czas pandemii pokazał, że potrafimy efektywnie współpracować zdalnie, a nasi pracownicy wykazują się niezwykłym zaangażowaniem i poczuciem odpowiedzialności. Dzięki temu byliśmy w stanie sprostać wyzwaniu ogromnego skoku liczby naszych klientów i użytkowników platformy ClickMeeting w porównaniu z okresem przed pandemią.

Dlatego jako pracodawca chcemy również wyjść naprzeciw potrzebom naszych przyszłych pracowników i zadbać o przeprojektowanie procesów HR-owych w taki sposób, by również spełniały swoją funkcję zdalnie. Nikt nie jest w stanie powiedzieć, jak długo potrwa aktualna sytuacja, wymuszająca pracę zdalną. W związku z tym pracodawcy, którzy docelowo planują powrót do biura w pełnym wymiarze, powinni przeanalizować czy ich procesy, takie jak rekrutacja i onboarding, przebiegające obecnie zdalnie, nie wymagają zmian.

Zmiany w procesie rekrutacyjnym

Obecnie na wielu portalach, na których publikowane są oferty pracy, istnieje możliwość oznaczenia rekrutacji jako prowadzonej całkowicie zdalnie. Jest to trend, który mocno zaznaczył się od wybuchu pandemii i wiele ogłoszeń zawiera taką informację. Niektóre firmy jeszcze przed marcem tego roku prowadziły rekrutacje zdalnie. Jednak nie zawsze spotykało się to z entuzjazmem kandydatów czy nawet rekruterów. Przekonanie, że tylko spotkanie w biurze daje realną szansę zarówno kandydatowi, jak i osobom reprezentującym firmę na wzajemne poznanie się, było dość silne. Niejednokrotnie, kiedy prowadziłam rekrutację zdalnie, zdarzało się, że kandydat pytał, czy mimo wszystko możemy zorganizować spotkanie bezpośrednie, ponieważ sądził, że to umożliwi mu lepsze zaprezentowanie siebie. Aktualnie zauważam, że takie obawy znikają.

Ze względu na pandemię w ClickMeeting zaprojektowaliśmy w pełni zdalny proces rekrutacyjny, do którego zaprosiliśmy wszystkich kandydatów. Tym sposobem dla każdej osoby biorącej udział w naszej rekrutacji punkty na Candidate Journey Map wyglądają dokładnie tak samo, a doświadczenia zebrane w trakcie, świadczą o tym, że cały proces, mimo bycia online, może mieć ludzką twarz.

Candidate experience w trakcie rekrutacji online

Spośród wszystkich pracowników ClickMeeting aż 20% rozpoczęła pracę po wybuchu pandemii. Poprosiliśmy ich o podzielenie się swoimi doświadczeniami, związanymi z rekrutacją i onboardingiem, przeprowadzonymi w nowej rzeczywistości. Ponad 2/3 z tych osób przeszło proces rekrutacyjny w całości zdalnie (pozostałe osoby uczestniczyły w rekrutacji przed wprowadzeniem ograniczeń związanych z pracą z biura). Etapy procesu rekrutacyjnego, przeprowadzone zdalnie zostały ocenione bardzo wysoko, uzyskując średnią 4,93 (skala 1-5).

Jako argumenty stanowiące podstawę dla tak pozytywnej oceny, pojawiały się m.in. następujące wypowiedzi:

• „Dobrze zorganizowany proces – na każdym etapie dokładna informacja”.
• „Każdy z etapów, pomimo tego, że zdalny, był jak najbardziej rzeczowy i sprawny. Brak problemów technicznych; dobra komunikacja; sprawne przedstawienie samej pozycji, na którą się aplikowało; szybki feedback”.
• „Dobry i szybki kontakt (bezpośredni) z osobą z HR, bardzo pozytywne osoby na rekrutacji (wyjątkowo w porównaniu do innych firm), możliwość zadawania dużej liczby pytań. Podczas rozmowy rekrutacyjnej miałam możliwość poznania osób, z którymi faktycznie będę pracować, otrzymałam rzeczywiste zadanie (związane ze stanowiskiem, a nie wymyślne i niepowiązane ze stanowiskiem)”.

Jako pozytywne aspekty związane ze zdalnymi etapami procesu rekrutacyjnego nasi pracownicy wymienili między innymi:

• możliwość zadbania o bezpieczeństwo (w kontekście COVID-19) – 64%;
• brak konieczności dojazdu na spotkanie (co pomagało znacznie zaoszczędzić czas oraz pozbyć się dodatkowych kosztów podróży) – 71%;
• możliwość poznania produktu firmy w trakcie spotkania online (w tym wypadku – platformy ClickMeeting) – 71%;
• przekazane wcześniej informacje jak poszczególne etapy będą wyglądać – 64%;
• „ludzkie” podejście osób uczestniczących w rekrutacji w razie nieprzewidzianych sytuacji (np. problem z łączem, hałas w trakcie rozmowy) – 64%.

Z kolei wśród trudności, które pojawiły się w trakcie zdalnych etapów rekrutacji, pracownicy wskazali:

• brak możliwości odwiedzenia biura przed rozpoczęciem pracy (zobaczenia siedziby, spotkania w nim innych pracowników) – 29%;
• jakość połączenia telefonicznego lub internetowego kandydata lub jego rozmówcy – 14%;
• nieprzewidziane sytuacje w trakcie spotkania online np. hałasy, wizyta kuriera, obecność innych domowników czy zwierząt u kandydata lub jego rozmówcy – 43%.

Co ciekawe żadna osoba nie zaznaczyła odpowiedzi odnoszącej się do dyskomfortu związanego z rozmową telefoniczną lub spotkaniem online, wynikającą z tego, że spotkania bezpośrednie są dla nich preferowaną formą kontaktu. Kilku pracowników podkreśliło natomiast, że nie dostrzegło żadnych trudności wiążących się ze zdalnym procesem rekrutacyjnym do naszej firmy.

Ważne dla nas pytanie dotyczyło candidate experience, jakie kandydaci zdobyli w trakcie spotkania online na naszej platformie ClickMeeting. Na skali 1-5 średnia wyniosła najwyższy możliwy wynik.

Uzasadnienia tak wysokiej oceny odnosiły się zarówno do dobrej jakości połączenia i funkcjonalności platformy, jak i sposobu prowadzenia samego spotkania, o czym świadczą przykładowe cytaty pracowników:

• „Dobra jakość streamów, liczba osób biorących udział w spotkaniu (wtedy pierwszy raz korzystałam z takiej aplikacji desktopowej)”.
• „Stabilność i prostota narzędzia”.
• „Jakość samego produktu”.
• „Naturalność osoby prowadzącej spotkanie, mimo że było to spotkanie online, miałam poczucie, że się poznałyśmy”.

Rekrutacja zdalna w pigułce

Wyniki ankiety pokazały nam, że można przeprowadzić rekrutację zdalnie, która z jednej strony umożliwi wybranie najlepszych kandydatów, a z drugiej zapewni im pozytywne doświadczenia. Oto lista elementów, które nam w tym pomagają:

• Ustalony wcześniej plan rekrutacji – kandydat w momencie aplikowania na ofertę pracy otrzymuje szczegóły wszystkich etapów rekrutacji wraz z informacją, kto w nich będzie uczestniczył i cały proces będzie przebiegać zdalnie. Kiedy zapraszamy kandydata do kolejnego etapu, raz jeszcze przypominamy, jak będzie on wyglądał, by umożliwić mu przygotowanie się.
• Etap spotkania online – jeśli właściwie się do niego przygotujemy i skorzystamy z narzędzia, które umożliwi nam bezproblemową rozmowę, może ono zastąpić bezpośrednie spotkanie. Rozmowa telefoniczna, bez możliwości zobaczenia rozmówcy, nie jest tak efektywna. Spotkanie online, umożliwiające zobaczenie pozostałych uczestników nabiera bardziej ludzkiego wymiaru i jest bliższe rozmowie face to face.
• Narzędzie do spotkań online – nasza platforma ClickMeeting, z której korzystamy w trakcie rekrutacji, daje nam wszystkie niezbędne funkcje. W spotkaniu z reguły bierze udział kilka osób – każda ma aktywny mikrofon, kamerę oraz możliwość szybkiego udostępnienia swojego ekranu (jednym kliknięciem). Dzięki temu łatwiejsze staje się pokazanie na przykład wykonanego zadania przez kandydata, który nie musi posiadać żadnych dodatkowych uprawnień. Pomocna jest też Tablica, umożliwiająca wszystkim uczestnikom spotkania pisanie w tym samym momencie. Osoby posiadające uprawnienia prezentera mogą załączać pliki oraz prezentacje, co ułatwia pokazanie bardziej obszernych materiałów. Co więcej, korzystanie z ClickMeeting nie wymaga instalowania aplikacji w telefonie czy komputerze, dzięki czemu po kliknięciu linku, uczestnik może od razu do niego dołączyć.
• Dobre wrażenie – w trakcie spotkania bezpośredniego kandydaci budują swoje wyobrażenie o firmie i o przyszłym przełożonym, obserwując, jak wygląda biuro, jak zachowują się ludzie mijani w recepcji, czy zostało mu zaproponowane coś do picia, jak zachowywały się osoby prowadzące spotkanie (mowa ciała, dbanie o komfort kandydata, odprowadzenie go do wyjścia po spotkaniu). Natomiast w trakcie spotkań online pojawiają się inne elementy, które mogą wpłynąć na wrażenia kandydata. Pierwszym z nich może być ustawienie kamery – twarz rozmówcy powinna być dobrze oświetlona i stanowić punkt centralny obrazu, a otoczenie nie powinno rozpraszać. Kolejną kwestią może być robienie innych rzeczy w trakcie spotkania. Czytanie i odpisywanie na maile czy SMS-y jest naprawdę widoczne dla pozostałych uczestników i świadczyć może o braku zaangażowania w spotkanie. Warto także pamiętać o wyłączeniu powiadomień z różnych aplikacji, ponieważ dźwięki przychodzących cały czas maili i wiadomości na komunikatorze wewnętrznym mogą być bardzo rozpraszające.
• Wprowadzenie w trakcie rozmowy online – na początku spotkania warto zakomunikować kilka kluczowych kwestii, wiążących się ze specyfiką spotkań online. Zawsze rozpoczynamy od upewnienia się, czy wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniu widzą i słyszą pozostałe. Następnie warto wspomnieć o szczególnych warunkach wiążących się z pracą zdalną – informacja, że jesteśmy przygotowani na różne sytuacje zarówno po naszej stronie, jak i kandydata, który także łączy się z nami ze swojego mieszkania, obniża stres z tym związany. W efekcie kot domagający się w trakcie spotkania jedzenia czy domownik, który postanawia w tym czasie przygotowywać kolację, są powodem do rozluźnienia atmosfery, a nie czynnikiem stresującym. Warto także powiedzieć kandydatowi, że gdyby wydarzyło się coś, co będzie wymagać jego reakcji w trakcie naszej rozmowy, może spokojnie daną czynność wykonać (przykładem jest odejście od komputera, by zamknąć okno, jeśli na zewnątrz pojawił się hałas).
• Zakończenie spotkania – świetnie sprawdza się kończenie spotkania ok. 5 min wcześniej, niż upływa zarezerwowany na spotkanie czas. Dzięki temu uczestnicy rozmowy będą mogli przygotować się do kolejnych spotkań, które za chwilę rozpoczną, a nawet zdążą mieć krotką przerwę. Co więcej, jeśli zaraz po pierwszym spotkaniu z kandydatem następuje kolejne z drugim, należy zadbać o to, by się na nie nie spóźnić. Taki kandydat nie czeka na swoją rozmowę w biurze, gdzie recepcjonistka lub ktoś inny może się nim zaopiekować, wyjaśniając, że poprzednie spotkanie się przedłuża – siedzi przed własnym komputerem, zastanawiając się zapewne czy kliknął właściwy link, bo „coś nie działa”, a w rzeczywistości jego rozmowa po prostu jeszcze się nie rozpoczęła.
• Częsty kontakt z kandydatem – w szczególności prowadząc rekrutację zdalną, warto kontaktować się z kandydatem po każdym etapie, pytając o jego wrażenia i dając przestrzeń do zadania pytań, jeśli jakieś się pojawiły. Zdecydowanie lepsza będzie krótka rozmowa telefoniczna niż wymiana maili, ponieważ dzięki temu łatwiej jest budować relację, a rekrutując zdalnie, warto szukać ku temu okazji. W momencie złożenia oferty równie ważne jest wyjaśnienie krok po kroku, jak w tym szczególnym czasie wygląda proces zatrudnienia – podpisanie dokumentów, dostarczenie sprzętu czy proces onboardingowy. Jak się okazuje, takie informacje są dla przyszłych pracowników ogromnym ułatwieniem.

Zdalny onboarding

Kolejnym wyzwaniem, przed którym stoi obecnie spora część firm, jest zdalne wdrożenie nowych pracowników. Czy możliwe jest przeprowadzenie onboardingu online w taki sposób, by był pozytywnym doświadczeniem dla nowych osób w organizacji? Próbując znaleźć odpowiedź na to pytanie, zbadaliśmy, jak nasi nowi pracownicy postrzegają ten aspekt. Okazuje się, że zdalny onboarding w ClickMeeting oceniają na 4,71 (skala 1-5).

W wypowiedziach uzasadniających taką ocenę pracownicy zwracali uwagę przede wszystkim na sprawne zorganizowanie całego procesu wdrożenia, możliwość wykorzystywania na co dzień naszej platformy oraz brak konieczności przyjeżdżania do biura:

• „Możliwość poznania wielu osób w krótkim czasie (co ułatwiło wykorzystywanie na co dzień Clicka); do maksymalnej oceny zabrakło mi możliwości zintegrowania się z osobami, z którymi nie pracuję na co dzień”.
• „Wygoda – nie musiałam dojeżdżać do biura. Oraz stopień przygotowania i organizacji osób, które onboarding przeprowadzały”.
• „Spotkania były o wyznaczonej godzinie z dużą dawką informacji (wszystko na temat), bez przeszkód. W razie potrzeby dostawaliśmy dodatkowe materiały”.

Jako pozytywne aspekty wiążące się ze zdalnym wdrożeniem w ClickMeeting, pracownicy najczęściej wymieniali:

• konkretnie zaplanowany harmonogram onboardingu – 88%;
• otrzymanie harmonogramu onboardingu przed rozpoczęciem pracy – 82%;
• osoba w roli „buddy”, czyli firmowego kumpla (niekoniecznie formalnie tak nazwana) – 35%;
• materiały i instrukcje, które otrzymali w trakcie spotkań wdrożeniowych – 47%;
• gotowość innych do pomocy i odpowiadania na zadawane pytania – 76%;
• możliwość wykorzystywania ClickMeeting w trakcie onboardingu – 76%;
• dostępność przełożonego i stały kontakt z nim – 65%.

Wyniki te pokazały nam, jak ważne znaczenie dla nowych osób ma dobrze przygotowany plan ich onboardingu. W ClickMeeting dbamy o to, by kilka dni przed rozpoczęciem pracy nowy pracownik otrzymał od swojego przełożonego szczegółowy harmonogram wdrożenia, zawierający informacje o tym, jakie spotkania odbędzie w pierwszym tygodniu swojej pracy, czego dowie się w ich trakcie oraz kto je poprowadzi. Plan ten zawiera również linki do konkretnych pokoi na platformie ClickMeeting, w których odbywać się będą poszczególne spotkania. Jak pokazała ankieta, jest to znaczne ułatwienie dla nowych pracowników.

Wśród trudności związanych ze zdalnym onboardingiem, osoby biorące udział w ankiecie wskazały:

• brak możliwości bezpośredniego poznania członków zespołu – 41%;
• ograniczona możliwość zintegrowania się „przy kawie” z osobami z różnych działów, z którymi na co dzień nie pracują – 41%;
• wolniejszy proces poznania kultury organizacyjnej (sposobu komunikowania się, atmosfery itd.) – 47%;
• brak wcześniejszego doświadczenia w pracy zdalnej (konieczność wypracowania dobrych praktyk w tym zakresie) – 18%;
• brak możliwości omówienia ad hoc kwestii związanych z pracą z innymi (spotykając ich na kawie, podchodząc do biurka itd.) – 41%;
• brak organizowanych przez firmę wyjść integracyjnych – 12%;
• zbyt duża liczba spotkań online / rozmów telefonicznych – 6%;
• zbyt wiele treści przesyłanej w mailach czy na Slacku – 12%.

Jak widzimy, na pierwszy plan wysuwa się brak możliwości bezpośrednich interakcji i zintegrowania się. O ten ostatni aspekt zapytaliśmy oddzielnie, a odpowiedzi dały średnią 4,12 (skala 1-5). Oczywiście jest to wynik całkiem dobry, biorąc pod uwagę ograniczone możliwości interakcji w modelu remote first. Jednak wiedząc, jak ważną kwestią dla naszych pracowników jest świetna atmosfera i bardzo dobre relacje ze współpracownikami, postanowiliśmy poszukać pomysłów na usprawnienia w tym obszarze.

Jednym z nich okazało się stworzenie pokoju na naszej platformie o nazwie kitchen. Idea jest dość prosta – to miejsce ma pełnić funkcję kuchni w biurze, gdzie pijąc kawę czy jedząc lunch, można porozmawiać z innymi osobami. Nasza kuchnia jest cały czas otwarta, natomiast bot zintegrowany ze Slackiem daje informację, że ktoś pojawił się w kuchni, zachęcając przy okazji inne osoby, by skorzystały z okazji do porozmawiania.

Zdalna rekrutacja i onboarding? Jak najbardziej!

Pandemia z pewnością wymusiła przyspieszenie zmian, które już wcześniej miały miejsce. W pełni zdalna rekrutacja, następnie onboarding, a w końcu praca stały się naszą codziennością. W związku z tym konieczne jest znalezienie rozwiązań, mających na celu ich usprawnienie. Jak się okazuje, dzięki przemyślanym procesom, odpowiednim narzędziom oraz ludzkiemu podejściu, możemy sprawić, że doświadczenia kandydatów i pracowników będą pozytywne, a same procesy efektywne biznesowo. Co więcej, dla firm, które docelowo planują przejście na model hybrydowy, zdalna rekrutacja i wdrożenie nowej osoby może pokazać obu stronom jak taki kontakt i współpraca online będą wyglądać na co dzień.

***

Autorką tekstu jest Justyna Sikora – HR Business Partner w ClickMeeting.