Liczby, które mówią więcej niż się wydaje
Z danych Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wynika, że w ubiegłym roku co czwarta nowa firma w Polsce powstała z inicjatywy kobiety, to łącznie 39 proc. wszystkich nowo zarejestrowanych JDG. Polki prowadzą dziś około 37 proc. wszystkich przedsiębiorstw w kraju, co jest wynikiem o 10 punktów procentowych wyższym niż średnia europejska. To liczby, którymi chętnie chwali się polska gospodarka, ale które nie pokazują jaki za tymi sukcesami stoi ogrom pracy.
Z raportu EFL „Kobiety w MŚP. Pod lupą” wynika, że 55 proc. firm prowadzonych przez Polki to mikroprzedsiębiorstwa. Firmy bez działu kadr, bez asystentki, często bez stałej księgowej. Firmy, w których właścicielka jest jednocześnie zarządem, działem sprzedaży, działem płac i recepcją. I, co istotne, robi to wszystko równolegle z „niewidzialną pracą” złożoną z obowiązków domowych.
Osiem etatów w jednym wpisie do CEIDG
Joanna prowadzi gabinet kosmetologiczny pod Krakowem. Zaczynała sama, dziś zatrudnia jedną pracowniczkę. – Najpierw myślałam, że jestem słaba w organizacji – mówi. – Potem policzyłam, ile rzeczy robię tygodniowo poza tym, za co mi się płaci. Wyszło osiem różnych ról. Tylko jedna z nich była tą, dla której w ogóle zakładałam działalność.
Lista obowiązków, którą rekonstruują kobiety pytane o tydzień pracy w mikrofirmie, brzmi zaskakująco podobnie: wystawianie faktur, kontakty z biurem rachunkowym lub samodzielne księgowanie, pilnowanie terminów ZUS i VAT, ewidencja kosztów, przygotowanie dokumentów do PIT, ściganie spóźniających się z zapłatą kontrahentów, odpisywanie na wiadomości od klientów po godzinach, zamawianie materiałów, planowanie grafiku, prowadzenie social mediów, czasem jeszcze obsługa magazynu.
Nawet przy najlepszej organizacji czasu, taki natłok pracy to wręcz strukturalna cecha mikroprzedsiębiorstwa. Małe firmy nie mają nikogo, komu można te zadania powierzyć, więc spadają one na właścicielkę. A ponieważ rzadko da się je wykonać między 9 a 17 (klienci wtedy generują przychód), zabierają czas wieczorami i weekendami.
Na czym przedsiębiorczynie spędzają najwięcej czasu?
Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości w Systim, wymienia jako najbardziej czasochłonne obowiązki administracyjne następujące czynności: “W mikrofirmach najbardziej obciążające administracyjnie są często nie duże, jednorazowe obowiązki, lecz powtarzalne czynności wykonywane po kilka razy w tygodniu. Pojedyncze czynności księgowe mogą wydawać się drobiazgami w porównaniu do całej reszty obowiązków związanych z naszym biznesem. Problem widać dopiero w skali miesiąca, gdy okazuje się, że łączna ilość czasu poświęconego na księgowość jest większa niż możnaby się spodziewać, a jest to czas, który przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na sprzedaż, obsługę klientów albo rozwój firmy.”
To dobrze tłumaczy, dlaczego subiektywne poczucie obciążenia w mikrofirmie często jest większe niż faktyczna lista zadań, każda z tych mikroczynności rozprasza uwagę i przerywa pracę nad tym, co dla firmy najważniejsze.
KSeF to pierwszy krok do większej zmiany
Wątek cyfryzacji księgowości w formach, zyskał szczególne znaczenie po 1 kwietnia 2026 roku. To wtedy obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur objął większość przedsiębiorców, w tym wszystkie JDG ze sprzedażą powyżej 10 tys. zł brutto miesięcznie. Część najmniejszych firm może zostać przy dotychczasowym sposobie do końca 2026 roku, ale od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich już bez wyjątków.
KSeF to pierwszy w historii moment, w którym państwo wymusza na każdej firmie w Polsce uporządkowanie obiegu dokumentów sprzedażowych. Faktur nie wystawia się już „na szybko w Wordzie”, muszą trafić w odpowiednim formacie do centralnej bazy. W tym świetle, coraz większą wartość zyskuje zintegrowane środowisko. Program do faktur z modułami samodzielnej księgowości to narzędzie, które pozwala na przechowywanie i w jednym miejscu: faktur, kosztów, ewidencji, przypomnień o płatnościach, deklaracji.
Delegowanie jako przepis na sukces
Polska przedsiębiorczyni Anna Kałkowska, w jednym z wywiadów dla Sukcesu Pisanego Szminką powiedziała krótko: „Nie bój się delegować”. To zdanie czytane jest zwykle w kontekście oddawania zadań innym ludziom – pracownikom, podwykonawcom. Mało kto wspomina, że pierwszym „pracownikiem”, którego można zatrudnić w mikrofirmie, jest oprogramowanie.
„Często doradzam klientkom, żeby nie zaczynały automatyzacji od najbardziej skomplikowanych obszarów firmy, tylko od czynności, które wykonują regularnie i według tego samego schematu – mówi Beata Tęgowska. – Wystawianie podobnych faktur, rozliczanie powtarzalnych kosztów, kontrola terminów składek czy przypomnienia o płatnościach to miejsca, które warto uporządkować jako pierwsze. Kiedy te zadania przestają zajmować wieczory, właścicielka firmy zyskuje więcej przestrzeni na pracę strategiczną: ofertę, sprzedaż, relacje z klientami i rozwój usług.”
Niewidzialna praca kobiet jest obecna tak samo we własnej działalności jak w domu. Nie zniknie sama i nie łatwo jest ją oddelegować, ale robiąc to, można odzyskać czas na realizowanie pasji, na rozwój firmy, a także dla swoich bliskich.
