Wystąpienia publiczne, prezentacje, pitche to codzienność w świecie biznesu. A jednak dla wielu wciąż są wyzwaniem. Wychodząc przed publiczność popełniamy mnóstwo błędów – mówimy zawile, chaotycznie, bez pomysłu, często siląc się na dowcip lub przesadnie naukowy język. Efekt jest taki, że choćbyśmy mieli najlepszy pomysł, rozwiązanie o globalnym potencjale pies z kulawą nogą nie zwróci na nas uwagi. A nikt przecież nie chce być zapamiętany po swoim wystąpieniu jako ten, który „niemiłosiernie przynudzał i gubił się w zeznaniach”. Celem jest to, by audytorium nas wysłuchało, zrozumiało i zapamiętało na tyle, by dalej dyskutować o naszej usłudze lub produkcie w kuluarach. Łatwo powiedzieć, ale jak to zrobić? Zapytałam o to jednego z czołowych polskich specjalistów od komunikacji, wystąpień publicznych i budowania wizerunku. Z Piotrem Buckim rozmawiamy o tym, jak budować swoje prezentacje, jakich błędów się wystrzegać (zgadliście, slajdy zapaćkane tekstem nigdy nie są dobrym pomysłem), dlaczego tak ważna jest struktura wystąpienia, co to jest klątwa wiedzy i dlaczego nawet sprzedawca marchewki powinien poznać podstawy dobrej komunikacji.

Dziś porozmawiamy o dobrej komunikacji.

Tak, w bardzo szerokiej perspektywie. Często powtarzam, że „Life’s a pitch and then you die”.

Dlaczego?

Ponieważ umiejętność konstruowania i podawania komunikatów w sposób przejrzysty i ciekawy powinna dotyczyć każdego obszaru – od komunikacji biznesowej przez wystąpienia konferencyjne, networking, aż po rozmowy na gruncie towarzyskim.

Zacznijmy w takim razie od tego, co to właściwie jest ten pitch, bo teorii i pomysłów na ten temat jest wiele. Jaka jest twoja definicja?

Moja definicja jest prosta – pitch to prosta narracja zawierająca ważną informację, która przekazana jest w angażujący sposób. Te trzy elementy uważam za niezwykle istotne. Pierwszy z nich dotyczy prostoty przekazu – nie mylić z prostackim przekazem. W polskiej tradycji komunikacji biznesowej i akademickiej panuje przekonanie, że zbyt prosty komunikat odejmuje nam powagi. Brakuje paradygmatu popularno-naukowego, dobrze pojętego infotainment, który pozwala na przekazywanie informacji w przystępny sposób.

Drugi element to ważna informacja.

Ważna, czyli taka, na której nam zależy. O dziwo, wiele osób zapomina lub nie wie, co właściwie jest dla nich tą ważną informacją. Nie zadają sobie pytania, co chcieliby przekazać.

Dla nich wszystko jest najważniejsze?

Jeśli wszystko jest najważniejsze, to nic nie jest ważne. Z kolei angażujący sposób oznacza, że wykorzystujemy cały wachlarz środków werbalnych i pozawerbalnych, które uatrakcyjniają tę narrację. Te trzy elementy są niezbędne do dobrej komunikacji.

Z którą większość z nas średnio sobie radzi. Zwłaszcza, kiedy ma zaprezentować swój pomysł lub siebie szerszej publiczności.

Komunikacja pełni dwie funkcje: informacyjną i perswazyjną. One są nierozłączne. I dlatego komunikat trzeba konstruować, wiedząc jak on będzie przetwarzany przez nasz mózg. Większość osób, z którymi pracuję uważa, że skoro mówią, to wiedzą także jak konstruować komunikaty. Ale robią to źle, bo nie mają wiedzy, jak to robić.

Co dokładnie robią źle?

Tu wymieniłbym dwa główne obszary. Pierwszy to klątwa wiedzy, której i ja czasem ulegam. To nieumiejętność wyobrażenia sobie, że druga strona nie wie tego samego, co my. Ostatnio, kiedy pracowałem nad tekstem z redakcją Fiszki.pl, redaktorka powiedziała mi, że nie mogę używać słowa „prokrastynacja”, bo nawet w redakcji ileś osób nie wiedziało, co to znaczy.

To smutne.

Można tak na to spojrzeć, ale wziąłem pod uwagę to, że faktycznie ileś osób nie zna tego słowa. Zamiast to oceniać wymyśliłem kompromis – używam słowa „prokrastynacja”, ale w nawiasie tłumaczę, co oznacza. Wówczas tekst ma także funkcję edukacyjną. Kodując swój komunikat nie można zakładać, że świat wie to, co my, bo często nie wie. Poza tym, jeśli mamy duże audytorium lub rozproszonych użytkowników, np. czytelników bloga, to musimy brać pod uwagę najmniejszy wspólny mianownik, a nie największy.

Ryzyko jest takie, że będziemy mówić zbyt prosto. Przecież od odbiorcy też musimy czegoś wymagać.

Częściowo się z tobą zgodzę. Jednak trzeba pamiętać, że jeśli postawimy poprzeczkę zbyt wysoko, odbiorca doświadcza trudności poznawczej. I to jest drugi obszar błędów, obok klątwy wiedzy. Tak konstruujemy swój komunikat, że fundujemy mu właśnie trudność poznawczą, czyli sytuację, w której mózg musi wszystkie swoje zasoby poznawcze, percepcję, uwagę poświęcić, żeby coś zrozumieć. Jeśli od czasu do czasu wpleciemy w prezentację nazwisko, ciekawy fakt, to super. Ale jeśli prezentacja usiana będzie skomplikowanymi sformułowaniami, które mało kto rozumie i jeszcze podamy je zawiłym językiem, to mamy problem.

Czyli naszym celem powinna być łatwość poznawcza?

Zdecydowanie. Zwłaszcza, że to kategoria, która dotyczy wielu obszarów – projektowania stron internetowych, umieszczania wejść do budynków, komunikowania. Zadbajmy o to, żeby osoba, która nas słucha miała przyjemne doświadczenie. Ta przyjemność ma wynikać nie tylko z tego, że ładnie wyglądamy i jesteśmy charyzmatyczni. Czasem po wystąpieniach charyzmatycznych mówców pamięta się ich charyzmę i emocje, ale nie pamięta się tego, co mówili. Moim celem jest nie tylko forma, ale także treść. Chcę, żeby moi słuchacze mnie zrozumieli, zapamiętali to, co mówię i czegoś się nauczyli. Tak samo jest w biznesie. Jeśli prezentuje się swoje rozwiązanie w zakresie innowacyjnych rozwiązań, to zależy nam przecież, żeby ludzie zrozumieli, na czym ono polega, zapamiętali je, a potem między sobą o nim rozmawiali.

To prawda, że każdy pomysł można przedstawić w 15 sekund?

To po części prawda, a po części mit. Jeśli chcemy zarysować duet: problem – rozwiązanie, to da się to zrobić w 15 sekund. A już na pewno da się to zrobić w trzy minuty. Akademicki system zajęć, które trwają po 45 minut jest obliczony na ludzi, którzy potrafią przez długi czas skupić swoją uwagę. Większość z nas nie jest w stanie tego zrobić. W praktyce biznesowej stosuje się więc wystąpienia, które trwają od 3 do 8 minut.

Konstruując swój pitch lub prezentację warto pamiętać o tym, żeby była to prostu dobrze opowiedziana historia?

Mózg bardzo lubi schematy i od czasów Arystotelesa nie wymyślono niczego lepszego w teorii komunikacji niż wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Jak mawiał Isaac Newton „wszyscy stoimy na ramionach gigantów” i jest mnóstwo teorii komunikacji, które można zastosować także teraz, np. model piramidy dramatycznej Freytaga, wspomnianego Arystoteles, który nauczał o zachowaniu odpowiednich proporcji między ethos, pathos i logos. Ale tego trzeba się nauczyć. Tymczasem w szkole uczą nas jak się rozmnażają rośliny okrytonasienne i nagonasienne, ale nikt nie mówi, jak dokładnie działa mózg i jak sprawiać mózgowi przyjemność przy odczytywaniu świata. Nikt nie uczy nas, że po każdej prezentacji zapamiętujemy główną myśl i może dodatkowo trzy, cztery elementy – tyle przechowujemy w pamięci krótkotrwałej. Dlatego tak istotne jest, żeby grupować treści. W amerykańskich szkołach uczy się już od dziecka umiejętności wystąpień publicznych. Nazywa się to show and tell – dzieci przynoszą na lekcje różne rzeczy i muszą o nich opowiedzieć. Po takim wystąpieniu inne dzieci dają informacje zwrotne. To cały proces, który kształci umiejętność prezentacji siebie, swoich pomysłów, idei, argumentów, ale i przyjmowania informacji zwrotnej, na podstawie której można kształtować lepsze nawyki w przyszłości.

U nas było robienie prezentacji.

Ale u nas robienie prezentacji oznacza, że odpala się Power Pointa i klepie się to, co widać na slajdach. To najgorszy możliwy scenariusz. W naszych szkołach były przypadki, że dzieci stresowały się deklamując wierszyki, więc wycofano obowiązek uczenia się i prezentowania wierszyków. Pojawia się problem, a my go nie rozwiązujemy, tylko zamiatamy go pod dywan. Te dzieci trafią do mnie później na szkolenie. Mógłbym się nie martwić, bo dzięki temu będę miał co robić do końca życia. Ale jest coś frustrującego w tym, że na dużych konferencjach i konkursach start-upowych mamy do pokazania świetne pomysły, znakomite projekty badawcze, a giniemy, bo nie potrafimy o nich dobrze opowiedzieć.

Od czego właściwie zacząć tę naukę? Zrobić sobie w domu własne show and tell?

Na początek polecam zasadę, która po angielsku nazywa się „3R”, a po polsku „3Z” – „record, reflect, remember”, czyli „zauważ, zastanów się i zapamiętaj”. Zauważenie polega na wychwyceniu jakiegoś błędu, czegoś, co trzeba poprawić, na stwierdzeniu braku jakiejś kompetencji. Można to zrobić samemu, np. nagrywając swoje wystąpienia. Ale to jest bardzo trudne, więc lepiej zdać się na innych. Warto poszukać osób, które są obiektywne i niekoniecznie przyjaźnie nastawione. Jeśli zapytamy naszych przyjaciół i rodzinę, jak nam poszło, to zwykle usłyszymy, że świetnie. Osoba z zewnątrz da nam bardziej wartościową informację zwrotną. Potem trzeba się zastanowić, co z tym można zrobić, jak to poprawić. Na koniec swoje wnioski trzeba zapamiętać i wdrożyć je w działanie. Nauka prezentacji publicznej polega na szlifowaniu kompetencji, powtarzając w kółko to samo.

Trenujemy jak do maratonu?

Mniej więcej. Nie zostaniemy świetnym mówcą po jednym lub dwóch dniach warsztatów. Te kompetencje wymagają ciągłego ćwiczenia i trenowania. Podobnie jest z bieganiem – po jednym treningu nie przebiegniesz maratonu bostońskiego. Komunikacja wymaga treningu długodystansowego. Jeśli kogoś przerażają duże wystąpienia, może zacząć od mniejszych form, przed mniejszą publicznością. Przede wszystkim warto uświadomić sobie, że to wymaga czasu i ten czas warto znaleźć. Tak jak znajduje się czas na dopracowywanie pomysłu, budowanie firmy i szukanie rozwiązań. Osoby, które występują na TEDzie opowiadają, że poświęcają nieraz 90 do 100 godzin na przygotowanie swojego wystąpienia. Przeanalizowałem ok. 400 takich wystąpień. Są bardzo różne, ale mają też cechy wspólne: wszystkie korzystają z narzędzi storytellingowych, mają określoną strukturę i wszystkie są bardzo profesjonalnie przygotowane. Skończyła się epoka, że ludzie sami nas znajdą. Żeby zostać znalezionym, trzeba wybić się z tłumu.

Przejdźmy zatem do konkretów, czyli jak to zrobić. Od czego zaczynamy pracę nad wystąpieniem – pitchem, prezentacją?

Od spaceru, bo wtedy nasz mózg świetnie pracuje. I na spacerze zastanówmy się, jaka jest główna myśl, którą chcemy naszym słuchaczom przekazać. To może być idea, że w zimie warto nosić czerwone czapki. Ale może to też być myśl, że bez nauki dobrego komunikowania przegramy w wyścigu na innowacje. Nasza teza powinna być sformułowana jasno i klarownie. Nie musi być tematem wystąpienia, ale musimy wiedzieć, jaki pomysł chcemy przekazać innym. Następnie trzeba odpowiedzieć sobie na trzy pytania: Co ja chcę, żeby ludzie dowiedzieli się z mojego wystąpienia? Co ja chcę, żeby zrozumieli? Na przykład, że jest jakiś problem lub zagrożenie. Co chcę, żeby czuli? Czy ja chcę, żeby się przestraszyli? Czy ja chcę, żeby byli pełni entuzjazmu i radości? To początek planu. Kiedy już go mamy, wybieramy narzędzia do realizacji – potrzebujemy struktury. Można zacząć od tego, że odmalujemy najpierw szerszy kontekst, a potem płynnie przejdziemy do problemu, który zamierzamy rozwiązać, do dotychczasowych rozwiązań, które były niewystarczające, a potem przenosimy publiczność w obszar ziemi obiecanej, czyli do naszego rozwiązania.

Co dalej?

Dalej opowiadamy, co to właściwie za pomysł i jak działa. Błędem, który popełnia wiele osób jest to, że najpierw mówią jak coś działa, a dopiero potem, czemu to coś w ogóle służy. To nie angażuje uwagi. Uwagę angażuje problem i wyzwanie. Na koniec można powiedzieć, ile to będzie kosztowało, jaki jest model biznesowy. Nie można też przesadzić ze szczegółami, bo prezentacja to nie miejsce na tabelki z Excella. Nikt nie zapamięta wyliczeń finansowych za kwartał.

Są inne struktury prezentacji?

Tych struktur jest wiele. Często polecam strukturę, która nazywa się podróżą bohatera. W tym schemacie na początku opisuje się miejsce akcji i człowieka. Nagle dzieje się coś nowego, pojawia się wyzwanie, któremu trzeba stawić czoła. W środowisku biznesowym jest to najczęściej problem, przed jakim staje organizacja, firma, pracownicy. Potem opowiadamy o walce z przeszkodami, która prowadzi ostatecznie do znalezienia rozwiązania. Ta narracja zakłada, że zarówno problem, jak i ewentualny oponent muszą być wyraziści. Im poważniejszy problem, tym lepiej. Ważne, żeby struktura, którą wybierzemy bazowała na kontrastach, np. problem – rozwiązanie, tak działa konkurencja – tak będziemy działali my, tak wyglądała walka – tak wyglądało zwycięstwo. Cały czas trzeba nad tym panować.

Kiedy mamy już strukturę, jaki będzie kolejny krok?

Typowy research – znalezienie ciekawych przykładów, danych, case studies. To może być też sięgnięcie do własnej historii, żeby wypełnić prezentację treścią. Najważniejsze jest to, żeby wciąż jeszcze nie uruchamiać Power Pointa. Ja zwykle biorę kartkę z flipcharta, rozrysowuję na niej strukturę prezentacji, a na niej robię mapę myśli, na której są notatki. Przygotowanie slajdów zawsze zostawiam na koniec. To ja mam rządzić slajdami, a nie one mną. Slajdy mają wspierać moją narrację, a nie ją dublować.

Na ile podczas wystąpienia można pozwolić sobie na zrobienie show?

To zależy od tego, na ile jest się w tym autentycznym i swobodnym. Nie ma nic gorszego niż złe aktorstwo podczas prezentacji. Kiedy start-upowiec bawi się w stand-upowca albo prelegent próbuje na siłę żartować, to jest po prostu nie na miejscu. Każda prezentacja jest w pewnym sensie show, ale musi bazować na naszych kompetencjach. Jeśli jesteśmy nieśmiali, zróbmy z tego walor. Kiedyś pracowałem z dziewczyną, która była niezwykle introwertyczna. Jej prezentacja była więc bardzo skupiona – ona stała w jednym miejscu, popracowaliśmy nad pauzą i dynamiką jej głosu, do tego przygotowaliśmy przepiękne slajdy. W całym wystąpieniu bawiła się precyzją. Stworzyliśmy piękny obrazek. Ja ze swoją ekspresją bym tego nie wytrzymał. Z kolei ona bardzo źle by się czuła, gdyby musiała chodzić po scenie i gestykulować.

Cały czas rozmawiamy o mówieniu. A co ze słuchaniem? To przecież też część komunikacji.

Dobry biznesowy pitch zawsze zakłada słuchanie. Epiktet powiedział, że natura dała nam dwoje uszu, ale jedne usta, żebyśmy więcej słuchali niż mówili. A my się niespecjalnie przykładamy do tego zalecenia. Większość osób, które chce coś powiedzieć, wypowiada to, ale, kiedy przychodzi komunikat zwrotny, po prostu go nie słucha. Ten czas wykorzystuje na to, żeby już myśleć na zapas o tym, co ma powiedzieć za chwilę. Nauka słuchania to naprawdę duży wysiłek. Ja sam nad tym codzienne pracuję, żeby nie kończyć zdań za innych, odczekać aż skończą swoją wypowiedź. Start-upy na konkursach mają 3 minuty, żeby zaprezentować siebie, ale potem jest czas na pytania. I do rundy pytań naprawdę mało kto się przygotowuje.

A w jaki sposób można się do nich przygotować? Nie przewidzimy, o co może zapytać słuchacz.

Nie chodzi o to, żeby wyklepać coś na pamięć i przygotować się jak do egzaminu. Chodzi o przygotowanie mentalne. O to, żeby posłuchać, o co nas pytają i spokojnie odpowiedzieć. Nawet, jeśli pytanie jest trochę zaczepne.

Na przykład: „A po co mam w ogóle inwestować w twój pomysł?”

Tak. Zamiast traktować to jako atak na siebie, lepiej odczekać chwilę i dopiero zacząć odpowiadać.

A milczenie nie zostanie odczytane jako zagubienie lub słabość?

Wręcz przeciwnie. Kiedy ktoś po wysłuchaniu pytania odczeka sekundę i dopiero zacznie mówić, to dzieje się magia. To jest niewiarygodna umiejętność. Nie bać się ciszy, pauzy. Pauza potrafi świetnie przykuć uwagę.

Każdy może być dobrym mówcą?

Może nie wybitnym, ale dobrym na pewno. Warto nad tym pracować, bo ta kompetencja na pewno nam się przyda, choćby podczas zwykłej rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli potrafimy się dobrze zaprezentować możemy zabłysnąć. Jeśli nie mamy tych kompetencji, łatwo jest zgasnąć. Wciąż widzę ludzi, którzy mają wiele ciekawego do powiedzenia, ale mówią o tym w fatalny sposób. Komunikacja jest takim narzędziem, w którym jeśli nie usłyszysz od kogoś, że mówisz w sposób niezrozumiały i mało przejrzysty, to tego nie wiesz. Częściej człowiek myśli – jak można mnie nie rozumieć? Wydaje nam się, że skoro mówimy, to także się komunikujemy, a to są często dwie różne rzeczy.

Dlatego taką wagę przykładasz do edukacji? Prowadzisz warsztaty, szkolenia, a teraz wspólnie z wydawnictwem Fiszki.pl stworzyliście nowatorski projekt dedykowany sztuce komunikacji.

To projekt, który na szerszą skalę ma zrobić to, co robię na własnych szkoleniach. Pomyśleliśmy, że potrzebne jest rozwiązanie, które w nowoczesny sposób będzie uczyło komunikowania, zarządzania stresem i wystąpień publicznych. Wydawnictwo Fiszki.pl pracuje na metodzie Leitnera, czyli uczy języków obcych przy pomocy fiszek. Uznaliśmy, że to dobry sposób także do tego, by przekazywać wiedzę na temat kompetencji miękkich. Stworzyliśmy cztery produkty pudełkowe, w każdym jest 40 kart z teorią na ten temat i z ćwiczeniami. Do tego powstała cała strefa on-line, gdzie będzie więcej informacji. Na stronie będzie można znaleźć m.in. video, szablony prezentacji. Naszą ambicją było to, żeby dotrzeć z tym produktem jak najszerzej, dlatego nie jest drogi. Uczymy, jak pracować, na co zwracać uwagę, jakie rzeczy są najważniejsze – zrobiliśmy kompendium wiedzy na temat kluczowych kompetencji przydatnych człowiekowi XXI wieku.

Wracamy do tego, co powiedziałeś na początku – „Life’s a pitch”. Pitchuje nie tylko twórca start-upu, ale też pani w warzywniaku, gdy chce sprzedać marchewkę oraz dziennikarz, który na kolegium sprzedaje swój pomysł?

A nawet ukochany, który przekonuje swoją partnerkę, żeby pojechała z nim na wakacje. To też forma komunikacji, która powinna zawierać informację i perswazję. Na bardzo wysokim poziomie ogólności można powiedzieć, że nie ma tu różnicy. Tak, czy siak, warto pamiętać, że każda prezentacja jest ważna. Obojętnie, czy mówiłeś do jednej, pięciu czy pięćdziesięciu osób. Jesteś tak dobry jak twoje ostatnie wystąpienie.

***
Piotr Bucki jest strategiem, researcherem i badaczem trendów oddanym idei copyleft i kulturze remiksu. Jest także certyfikowanym coachem w obszarze Business and Executive Coaching oraz trenerem kompetencji społecznych. Tworzy autorskie programy szkoleniowe w obszarze zintegrowanej komunikacji marketingowej, wystąpień publicznych, komunikacji interpersonalnej oraz motywacji. Prowadzi szkolenia oraz coachingi dla liderów i menedżerów w zakresie technik wzmacniania przekazu oraz perswazji w wystąpieniach publicznych. Jako wykładowca i opiekun merytoryczny współpracuje z Wyższą Szkołą Bankową, Polsko-Japońską Wyższą Szkołą Technik Komputerowych oraz Uniwersytetem Gdańskim.

Więcej na www.bucki.pro