case study clickmeeting

Jak wdro偶y膰 prac臋 zdaln膮 w firmie? Case Study ClickMeeting

Dominika Paciorkowska

W marcu 2020 roku ClickMeeting przesz艂o na prac臋 zdaln膮 z dnia na dzie艅. Od tego momentu mija ju偶 blisko rok. Jak nale偶y przygotowa膰 swoj膮 firm臋 na tak膮 zmian臋 i jak wp艂ywa to na jej dzia艂anie i wyniki? Sprawd藕my to na 偶ywym przyk艂adzie.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

Priorytet motywuje

Kiedy w marcu og艂oszono obostrzenia zwi膮zane z pandemi膮 koronawirusa, ClickMeeting postanowi艂o dzia艂a膰 b艂yskawicznie. Zdrowie i bezpiecze艅stwo pracownik贸w stanowi艂o dla nich najwy偶szy priorytet.

Na d艂ugo przed wybuchem pandemii firma wykorzystywa艂a mo偶liwo艣ci zdalnej wsp贸艂pracy, jakie daje ich w艂asne narz臋dzie. Opr贸cz nich w ClickMeeting korzystano z takich rozwi膮za艅 jak Slack czy Jira, kt贸re sprawdzaj膮 si臋 r贸wnie dobrze w pracy z biura, jak i z dowolnego miejsca na 艣wiecie.

Wprowadzenie home office podczas pandemii stanowi艂o dla nich naturalny wyb贸r. Mocno wierzyli, 偶e wdro偶enie pracy w trybie zdalnym w tak kr贸tkim czasie jest mo偶liwe. I rzeczywi艣cie nie pomylili si臋 w tej kwestii.

Najwa偶niejsze decyzje nale偶y podj膮膰 przed opuszczeniem biura przez pracownik贸w

Zanim zesp贸艂 opu艣ci艂 biuro, pojawi艂o si臋 wiele aspekt贸w, kt贸re nale偶a艂o przemy艣le膰 i uzgodni膰, 偶eby ca艂y proces przebiega艂 bez wi臋kszych problem贸w. ClickMeeting bacznie obserwowa艂o rozw贸j sytuacji spowodowanej pandemi膮, wi臋c by艂o przygotowane na r贸偶ne rozwi膮zania.

Przeanalizowali, z jakimi wyzwaniami przyjdzie si臋 im zmierzy膰 od strony logistyczno-administracyjnej oraz jak poradzi膰 sobie z now膮 sytuacj膮. Rzeczy, na kt贸re zwr贸cili szczeg贸ln膮 uwag臋 to:

Administracja i obieg dokument贸w

Do firmy sp艂ywa wiele form korespondencji: paczki, faktury czy umowy. W firmie musi wi臋c by膰 obecna osoba, kt贸ra zarz膮dza obiegiem dokument贸w oraz przekazuje je do podpisu, a nast臋pnie do odpowiedniego dzia艂u.

Niezb臋dne s膮 r贸wnie偶 osoby obs艂uguj膮ce wydawanie sprz臋tu w sytuacji, kiedy pracownicy odbieraj膮 dodatkowe wyposa偶enie konieczne do wykonywania pracy.

Procedury wewn臋trzne

Maj膮c na uwadze ryzyka zwi膮zane z pandemi膮, ClickMeeting stworzy艂o procedury i instrukcje dotycz膮ce zasad pojawiania si臋 pracownik贸w w biurze. Ka偶da obecno艣膰 wymaga zgody prze艂o偶onego i poinformowania dzia艂u HR. Firma przygotowa艂a tak偶e scenariusze na wypadek, gdyby u kt贸rego艣 z pracownik贸w odwiedzaj膮cych biuro, stwierdzono ryzyko lub zaka偶enie koronawirusem.

Komunikacja z pracownikami

Wewn臋trzna komunikacja przesz艂a ewolucj臋, dzi臋ki czemu byli w stanie w najbardziej efektywny spos贸b prze艂膮czy膰 si臋 na tryb pracy zdalnej. Ich celem by艂 transparentny obieg informacji dostosowany do sytuacji, gdy nie spotykaj膮 si臋 ju偶 codziennie w biurze. Dzi臋ki temu ka偶dy w firmie ma 艣wiadomo艣膰, jakie dzia艂ania s膮 na bie偶膮co podejmowane oraz jak wygl膮da przysz艂o艣膰 firmy, zar贸wno w kr贸tkoterminowym, jak i w d艂ugoterminowym kontek艣cie.

W praktyce sprowadzi艂o si臋 to do wprowadzenia codziennych spotka艅 statusowych poszczeg贸lnych dzia艂贸w i zespo艂贸w projektowych czy cotygodniowych zebra艅 managementu. ClickMeeting zadba艂 r贸wnie偶 o to, 偶eby pracownicy mieli poczucie, 偶e s膮 na bie偶膮co z tym, co si臋 dzieje w organizacji i jakie cele s膮 wyznaczane na dany kwarta艂. Po podsumowaniu ka偶dego miesi膮ca firma dzieli si臋 z pracownikami najwi臋kszymi sukcesami, aktualnymi wynikami, ale tak偶e najwa偶niejszymi wyzwaniami.

Benefity pracownicze

Wed艂ug naszych bada艅 64% pracownik贸w oczekuje, 偶e pracodawca powinien dofinansowa膰 prac臋 zdaln膮.

W ClickMeeting zaoferowano pracownikom wiele benefit贸w. W zwi膮zku z prac膮 zdaln膮 wprowadzono nowe rozwi膮zania, kt贸re s膮 lepiej dostosowane do obecnej sytuacji, np. dodatek do wynagrodzenia za prac臋 z domu.

To tylko cz臋艣膰 rzeczy, kt贸re musz膮 zosta膰 dopracowane, zanim zostanie podj臋ta decyzja o przej艣ciu firmy w 100% na prac臋 zdaln膮. W ClickMeeting decyzja o jej wprowadzeniu rzeczywi艣cie zapad艂a niemal z dnia na dzie艅, ale nie oznacza to, 偶e by艂a nieprzemy艣lana lub podejmowana 鈥瀗a szybko鈥. Wr臋cz przeciwnie 鈥 przeprowadzona analiza pokaza艂a, 偶e firma jest w stanie sprawnie wdro偶y膰 takie rozwi膮zanie.

Dodatkowo ogromne zainteresowanie ich produktem sprawi艂o, 偶e musieli wzi膮膰 pod uwag臋 jeszcze jeden wa偶ny czynnik: ca艂y proces musia艂 by膰 neutralny dla klient贸w!

Du偶e zainteresowanie produktem a zmiany organizacyjne w firmie

Z powodu pandemii zapotrzebowanie na narz臋dzia do webinar贸w wzros艂o w nag艂ym i szybkim tempie. Planuj膮c dzia艂ania na 2020 rok, firma zak艂ada艂a stabilny, kilkudziesi臋cioprocentowy wzrost obrot贸w firmy. Sta艂o si臋 jednak zupe艂nie inaczej.

W Polsce ClickMeeting zanotowa艂 wzrost o 1 156%, w Niemczech o 519%, we Francji o 423%, a w Wielkiej Brytanii o 156%. W marcu, za pomoc膮 ClickMeeting, odby艂o si臋 300 tys. wydarze艅 online, w kt贸rych uczestniczy艂o ponad 3,2 mln u偶ytkownik贸w. Pi臋膰 razy wi臋cej ni偶 w tym samym czasie w poprzednim roku.

Sytuacja na rynku mia艂a niebagatelny wp艂yw na to, w jakich warunkach wprowadzano prac臋 zdaln膮 w tej organizacji. Ogromny ruch w produkcie zbieg艂 si臋 ze zmian膮 trybu wykonywania obowi膮zk贸w. Wszyscy znale藕li si臋 pod presj膮 czasu, aby spe艂ni膰 oczekiwania nowych klient贸w i nie zawie艣膰 tych, kt贸rzy s膮 z nimi od lat.

Jakie projekty zrealizowali zdalnie w czasie pandemii?

Firma zacz臋艂a dzia艂a膰 na najwy偶szych obrotach, a wszyscy pracownicy ca艂kowicie przeszli na prac臋 zdaln膮. Projekt贸w do zrealizowania nie uby艂o, lecz pojawi艂y si臋 nowe o jeszcze wy偶szym priorytecie. Co w tym czasie uda艂o im si臋 zrealizowa膰?

Poprawa infrastruktury i bezpiecze艅stwa

ClickMeeting przeprowadzi艂o najwi臋kszy projekt rozbudowy infrastruktury w historii swojej organizacji.

Rozbudowano baz臋 serwer贸w, dodano serwery backupowe i znacznie poprawiono przepustowo艣膰 艂膮cza. Przeniesiono baz臋 serwerow膮 do Europy oraz zwi臋kszono bezpiecze艅stwo danych.聽 Dzi臋ki temu, klienci, kt贸rzy potrzebowali rozwi膮zania do prowadzenia du偶ych event贸w online, zyskali znacznie stabilniejsze narz臋dzie.

Przebudowa dzia艂a艅 w obszarze obs艂ugi klienta

Ogromny wzrost zainteresowania klient贸w wp艂yn膮艂 r贸wnie偶 na prac臋 dzia艂u Customer Success Team, czyli Dzia艂u Obs艂ugi Klienta.

Wyposa偶enie, oprogramowanie i maszyny mo偶na zakupi膰 w ci膮gu kilku dni. Zatrudnienie odpowiednich os贸b oraz ich wyszkolenie to d艂u偶szy proces. Maj膮c to na uwadze, w pierwszych tygodniach ClickMeeting zwi臋kszy艂o liczb臋 pracownik贸w, kt贸rzy pomagali odpowiada膰 na zapytania klient贸w. By艂a to inicjatywa innych dzia艂贸w, kt贸re wspar艂y koleg贸w i kole偶anki z przeci膮偶onego wiadomo艣ciami zespo艂u obs艂ugi klienta. R贸wnolegle prowadzono intensywnie rekrutacje do dzia艂u CS i dzi艣 zesp贸艂 jest dwa razy wi臋kszy ni偶 przed pandemi膮.

Konieczne jest zadbanie o to, aby ka偶dy pracownik mia艂 podstawow膮 wiedz臋 o produkcie. Do Dzia艂u Obs艂ugi Klienta trafia艂y przede wszystkim bardziej skomplikowane zapytania. Te wymagaj膮ce mniej zaawansowanej wiedzy, by艂y pod opiek膮 pracownik贸w z innych dzia艂贸w.

Dzi臋ki temu powsta艂o te偶 kilka ciekawych pomys艂贸w na rozw贸j ClickMeeting oraz na ulepszenie kwestii, kt贸re mog艂y stanowi膰 barier臋 na pocz膮tku dzia艂ania z platform膮.

Bardzo udanym projektem w ramach wsparcia klient贸w, kt贸rzy dopiero zaczynali swoj膮 przygod臋 z webinarami, jest Akademia ClickMeeting. W jej ramach firma edukuje nowe osoby 鈥 od podstaw 鈥 jak organizowa膰 wirtualne spotkania i szkolenia online.

Akademia by艂a ich spontaniczn膮 odpowiedzi膮 na nag艂y wzrost zapotrzebowania na platformy do webinar贸w i wideokonferencji. Ta grupa na Facebooku stanowi艂a wzmocnienie ich tradycyjnych sposob贸w wsparcia klient贸w i sta艂a si臋 miejscem dedykowanym do przekazywania cennych wskaz贸wek i udost臋pniania najnowszych edukacyjnych materia艂贸w.

Wprowadzenie zdalnej rekrutacji i zdalnego onboardingu

W zwi膮zku ze wzrostem zainteresowania platform膮 pojawi艂a si臋 mo偶liwo艣膰 rozbudowy zespo艂u. Warto tutaj zaznaczy膰, 偶e 20% pracownik贸w ClickMeeting to osoby zatrudnione ju偶 w trakcie pandemii. Przesz艂y one ca艂kowicie zdaln膮 rekrutacj臋 i wdro偶enie do pracy w firmie, kt贸ra wci膮偶 aktywnie rekrutuje i planuje nadal powi臋ksza膰 sw贸j zesp贸艂.

Wdro偶ona zosta艂a nowoczesna 艣cie偶ka do艣wiadcze艅 rekrutacyjnych kandydata: Candidate Journey Map oraz system oceny poziomu zadowolenia z procesu rekrutacyjnego. Wed艂ug wynik贸w kandydaci do pracy w ClickMeeting oceniaj膮 rekrutacj臋 w firmie na 4.93/5. Doceniaj膮 przede wszystkim dba艂o艣膰 o bezpiecze艅stwo, brak konieczno艣ci dojazdu do siedziby oraz klarown膮 komunikacj臋 i ludzkie podej艣cie.

Je艣li chodzi o wdro偶enie nowozatrudnionych os贸b, onboarding w tej organizacji ma jasny harmonogram spotka艅, kt贸ry ka偶dy nowy pracownik dostaje przed rozpocz臋ciem pracy. Zapewniaj膮 sprz臋t, wszystkie materia艂y szkoleniowe i instrukcje dotycz膮ce technicznych aspekt贸w dzia艂ania ClickMeeting. Posiadaj膮 system 鈥瀊uddy鈥, czyli pracownika-przewodnika, kt贸ry s艂u偶y rad膮 i wskazuje, u kogo mo偶na uzyska膰 odpowied藕 na pojawiaj膮ce si臋 pytania. Ca艂o艣膰 jest oceniona przez pracownik贸w na 4.71 w pi臋ciostopniowej skali.

Bez efektywnego systemu przep艂ywu informacji nie mogliby zrealizowa膰 istotnych projekt贸w. Kluczem do zapewnienia p艂ynnej komunikacji w rozproszonych zespo艂ach by艂o zapewnienie dedykowanych narz臋dzi i mechanizm贸w, kt贸re nadawa艂yby jej sensowne ramy.

Wszyscy mieli 艣wiadomo艣膰, jak wa偶ne dla dalszego rozwoju firmy s膮 projekty. Zesp贸艂 by艂 w pe艂ni zaanga偶owany.

Czego firma nauczy艂a si臋, wprowadzaj膮c prac臋 zdaln膮?

Po kilku miesi膮cach wyt臋偶onej pracy przyszed艂 czas na przyjrzenie si臋 nowemu ClickMeeting z perspektywy dzia艂ania firmy. Zmiana trybu pracy by艂a zaskakuj膮ca, ale przynios艂a wiele pozytyw贸w.

Najwa偶niejszym wnioskiem i tym, co jeszcze bardziej zmieni nasz膮 codzienno艣膰 w firmie, jest fakt, 偶e praca hybrydowa zostanie wprowadzona na sta艂e.

Zapytano pracownik贸w, jakiego trybu pracy oczekuj膮 w przysz艂o艣ci. Wi臋kszo艣膰, 62%, stawia na elastyczno艣膰, czyli prac臋 hybrydow膮. By艂a to niezwykle cenna informacja zwrotna, kt贸ra w po艂膮czeniu z tym, 偶e jako firma pracuj膮ca w modelu 100% remote nie odnotowa艂a 偶adnego spadku efektywno艣ci, prze艂o偶y艂a si臋 na to, 偶e aktualnie pracuj膮 nad trwa艂ym modelem zarz膮dzania firm膮 w tym systemie.

Pandemia dobitnie pokaza艂a r贸wnie偶, 偶e odpowiedni proces rekrutacji jest kluczowy. Warto, aby 艣wiadomie dobiera膰 pracownik贸w, kt贸rzy wyznaj膮 te same warto艣ci.

ClickMeeting b臋dzie nadal pracowa膰 nad tym, aby zdalna rekrutacja oraz onboarding by艂y jeszcze efektywniejsze i przyja藕niejsze. Chc膮 sprawnie rekrutowa膰 najbardziej warto艣ciowych kandydat贸w. To pozwoli im r贸wnie偶 otworzy膰 si臋 na now膮 pul臋 talent贸w z Polski i ze 艣wiata.

Dojrza艂y i zaanga偶owany zesp贸艂 pracownik贸w ClickMeeting to klucz do sukcesu wszystkich zmian w firmie w ci膮gu ostatnich kilku miesi臋cy.

W modelu pracy zdalnej i hybrydowej zbudowanie zaanga偶owanego teamu jest wyzwaniem. Niemniej jednak ClickMeeting ma wiele pomys艂贸w na integracje online, w kt贸rych pomaga im ich w艂asne narz臋dzie, m.in.: gry, konkursy, dzielenie si臋 zabawnymi i niezwi膮zanymi z prac膮 tre艣ciami, wsp贸lne gotowanie. Pomimo tego, nie maj膮 jednak poczucia, 偶e to wystarczy, dlatego czekaj膮 ju偶 na moment, kiedy wszyscy b臋d膮 mogli si臋 bezpiecznie spotka膰 offline i porozmawia膰 osobi艣cie o przysz艂o艣ci ClickMeeting.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close