Pustka kontra indywidualizm
Jeżeli zabałaganione biurko jest oznaką zabałaganionego umysłu, oznaką czego jest puste biurko? – mawiał Albert Einstein. Zdania na temat tego, czy lepszy jest artystyczny nieład czy pedantyczny porządek są wciąż podzielone. Jedni twierdzą, że uporządkowane biurko wpływa na efektywność pracownika, pozwala mu lepiej się skupić na wykonywanych zadaniach, nie odciągając jego uwagi od niepotrzebnych drobiazgów. Przeciwnicy tej teorii mówią z kolei, że efektywny pracownik to taki, który przy swoim miejscu pracy czuje się dobrze i swobodnie, a niektórzy po prostu lepiej odnajdują się, gdy wszystko leży na wierzchu i pod ręką. Są i tacy, co piszą nawet, że bałagan to rodzaj wicia gniazda. A zatem ci, u których na biurkach panuje chaos bywają bardziej lojalnymi i silniej związanymi z firmą pracownikami, bo przy swoim biurku czują się niemalże jak w domu (co mówi to o stanie ich domów, lepiej nie wiedzieć). Bywa i tak, że pracownik tworzy rozgardiasz, żeby w sterylnej przestrzeni open space poczuć się trochę bardziej u siebie. Nieuporządkowane biurko to wyraz jego indywidualizmu. Czy jednak indywidualizm i lojalność muszą stać w sprzeczności z porządkiem? Niekoniecznie. Zwłaszcza, że brak porządku to konkretne straty – czasu i pieniędzy. O co chodzi?
Gdzie ja to włożyłam?
Amerykanie wyliczyli, że pracownik spędza 2 i pół godziny dziennie na pozyskiwanie potrzebnych danych. Biorąc pod uwagę, że pracujemy zazwyczaj osiem godzin, to ponad ¼ czasu naszej pracy. Kiedy w firmie brakuje porządku, a pracownicy tracą czas na szukanie dokumentów, danych i ważnych informacji, które są niezbędne do realizowania zadań, pracodawca może zacząć liczyć konkretne straty. Brother International Corporation wyliczyło, że z powodu nieporządku, zagubionych dokumentów oraz informacji, straty amerykańskiej gospodarki przekraczają 177 mld dolarów rocznie! Bałagan na biurku nie tylko „wciąga” ważne dokumenty, ale i sprzyja ujawnianiu poufnych informacji. Kiedy nasze biurka zasłane są karteluszkami, na których mamy wynotowane telefony do kontrahentów, dane do kont, informacje na temat projektów, jest większa szansa, że zobaczy je ktoś niepowołany. Zwłaszcza, gdy pracujemy w otwartej przestrzeni, a do naszego biurka ma dostęp każdy. Dlatego wiele korporacji wprowadziło strategię CDP (Clean Desk Policy), czyli politykę czystego biurka. Oznacza ona, że pracownik jest zobowiązany m.in. do tego, by stworzyć system segregacji własnych dokumentów oraz by na koniec dnia pracy uprzątnąć z biurka wszystkie dokumenty, notatki i papiery.
Oto pięć prostych porad, jak stworzyć swój własny CDP, czyli jak wyrazić swój indywidualizm poprzez porządek.
Zwalcz w sobie wewnętrznego chomiczka
Chomiczek zbiera wszystko, co wpadnie mu w łapki. Gromadzi na potem, bo zawsze może się przydać. A nuż kolega poprosi o informacje, które są akurat w folderze sprzed trzech lat. Albo o ważne dane z tego dokumentu, który jest gdzieś w stosie papierów po lewej stronie. A może po prawej? Nie pamiętasz, ale na pewno w końcu go znajdziesz. No chyba że po dwóch dniach bezowocnych poszukiwań dostaniesz ataku szału. Nim to jednak nastąpi możesz przeciwdziałać – wyznacz sobie jeden dzień na biurkowy remanent. Posegreguj papiery według ich ważności i przydatności. Podobnie zrób z gazetami, folderami, katalogami. Sprawdź, czy przypadkiem nie ma ich w sieci. Zapisz link, a wersje papierowe oddaj na makulaturę. Jeśli muszą zostać, wygospodaruj jedną półkę, na której będziesz je trzymać. Nie chowaj ich do szuflady – jeśli nie będą stały na widoku, zapomnisz o nich szybko i nawet, jeśli naprawdę będą potrzebne pewnie nie przyjdzie ci w ogóle do głowy, żeby do nich zajrzeć. Resztę papierów poukładaj w segregatorach i teczkach. W jaki sposób?
Zostań reżyserem własnego porządku
W wielu wypadkach system przechowywania dokumentów narzuca firma. Ale na potrzeby własnego porządku możesz stworzyć także autorski system. Przyda ci się do organizowania sobie bieżącej pracy. Kolorowymi karteczkami możesz odróżniać papiery ważniejsze od mniej ważnych. Dzięki temu na koniec dnia łatwiej będzie ci włożyć je do odpowiedniej przegródki na biurku. Karteczki z notatkami przyklejaj po jednej stronie biurka. Zamiast nich możesz też korzystać z jednego notesu A4 z kolorowymi przekładkami. Najlepsze są te, w które można dodatkowo wpinać kartki lub dokumenty. Masz ochotę na odrobinę szaleństwa? Kup sobie zeszyt w wesołe truskawki lub uśmiechnięte Minionki. Bałagan tworzą jednak nie tylko papiery, ale także wypisane długopisy i flamastry, akcesoria – tubki z kremem do rąk, stare paragony, wazoniki z resztkami kwiatków, świąteczne pocztówki od klientów sprzed dwóch lat. Zniszcz i wyrzuć wszystko, co zepsute i zbędne. A co z resztą?
PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak żyć w świecie spamu i nie zwariować? 4 proste sposoby
Przechowuj tak, żeby wszystko mieć pod ręką
Mądry system przechowywania to taki, w którym wszystko jest w zasięgu wzroku lub ręki, ale nic nie przeszkadza ci w pracy. Co warto postawić na biurku? Poza komputerem i kalendarzem niewiele. Im mniej „przeszkadzajek”, tym łatwiej się skupić na pracy. Dobrze jest mieć tacki na papiery, które pomagają także układać dokumenty według ich ważności. Warunek? Przynajmniej raz na dwa dni musisz zrobić na nich porządek i wyczyścić z dokumentów, które już nie są potrzebne. Wszystkie ołówki, długopisy, flamastry włóż do kubeczka. Pozostałe akcesoria biurowe, schowaj do najwyższej szuflady. Na biurku może stanąć zdjęcie dzieci, a jeśli bardzo lubisz kwiaty, roślina doniczkowa. Zieleń dobrze wpływa na wzrok i pozwala się lepiej zrelaksować w chwili przerwy. Cała reszta to już zbędne zastawianie przestrzeni.
Myśl o środowisku
Za każdym razem, kiedy przypomną o sobie stare nawyki i znów będziesz miała ochotę obłożyć się stosikami papierów, pomyśl o lesie i pięknych, strzelistych drzewach. Za każdym razem, kiedy drukujesz e-mail lub kolejny szkic umowy, który wyląduje na kupce poprzednich, pomyśl ile tych pięknych drzew musi zostać ściętych i zmielonych, żeby na twoim biurku mogły się piętrzyć góry papieru. Działa? To dobrze. Teraz dwa, a lepiej trzy razy, zastanów się, czy to, co zamierzasz wydrukować nie może pozostać w przestrzeni wirtualnej. Wiele papierów można zeskanować zamiast kserować. Pozbywając się nadmiaru papieru z biurka stajesz jednak przed nowym zadaniem – utrzymania porządku w komputerze. Dasz radę. Przecież już wiesz, jak to robić.
PRZECZYTAJ TAKŻE: Ciągle coś cię rozprasza? Oto 13 prostych sposobów na to, jak utrzymać skupienie w pracy!
Rób porządek codziennie
Zła wiadomość jest taka, że nie ma drogi na skróty. Dobra, że z czasem porządkowanie biurka wejdzie ci w nawyk i stanie się codzienną rutyną. Na koniec dnia poukładaj papiery, wyrzuć śmieci, spisz do kalendarza lub notatnika wszystko, co zapisałaś na luźnych kartkach. To także zrób uważnie – numery telefonów wpisuj w książkę adresową, zamiast do kalendarza. Założę się, że później będzie ci trudno sobie przypomnieć, kiedy dokładnie dostałaś numer od pani X i pod jaką datą może się znajdować. Uważność to klucz do porządku. To, co uważnie zrobisz dziś, zaoszczędzi ci bowiem czasu i nerwów w przyszłości.
