spotkania online w wirtualnym zespole

Dlaczego spotkania online maj膮 kluczowe znaczenie dla Twojego wirtualnego zespo艂u?

Magdalena Ciszewska

Badania pokazuj膮, 偶e w czasie pandemii po艣wi臋camy wi臋cej czasu na prac臋. R贸wnie偶 przeci臋tny rozk艂ad dnia pracy w 2020 roku znacznie si臋 zmieni艂, podobnie jak spotkania pracownicze, w kt贸rych znacznie cz臋艣ciej uczestniczymy. Zazwyczaj s膮 one kr贸tsze i oczywi艣cie inne, poniewa偶 odbywaj膮 si臋 online, a to najprawdopodobniej nie zmieni si臋 w najbli偶szej przysz艂o艣ci.
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on email
Share on linkedin

W poni偶szym artykule zwr贸cimy uwag臋 na znaczenie spotka艅 online z wirtualnym zespo艂em i jak je poprowadzi膰 w spos贸b sprzyjaj膮cy komunikacji.

Wzrost pracy zdalnej w ostatnich latach jest starszy ni偶 pandemia

Google wymienia coraz wi臋ksz膮 liczb臋 bada艅 i statystyk dotycz膮cych modelu pracy zdalnej. Szybkie przejrzenie danych powie Ci, 偶e:

Lista jest naprawd臋 d艂uga i prowadzi nas do jednego, kluczowego pytania oraz obaw odczuwanych przez wielu pracownik贸w i mened偶er贸w zespo艂贸w. Co dzieje si臋 z wydajno艣ci膮, gdy Tw贸j zesp贸艂 pracuje przez wi臋kszo艣膰 czasu z domu?

Aby odpowiedzie膰 na to pytanie, powo艂ajmy si臋 raz jeszcze na wyniki bada艅. Wbrew popularnym stereotypom statystyki pokazuj膮, 偶e:

  • Pracownicy zdalni mog膮 by膰 o nawet 25% bardziej produktywni.
  • 85% przedsi臋biorstw twierdzi, 偶e umo偶liwienie elastycznych miejsc pracy przyczyni艂o si臋 do og贸lnej poprawy produktywno艣ci ich firm.
  • Osoby, kt贸re pracuj膮 zdalnie co najmniej raz w miesi膮cu, s膮 o 24% bardziej zadowolone i produktywne.

Dlaczego wi臋c martwimy si臋 o produktywno艣膰?

Opr贸cz stereotyp贸w i uprzedze艅 istnieje prawdziwy, namacalny problem. Cytowane wy偶ej badania w wi臋kszo艣ci odnosz膮 si臋 do czas贸w sprzed wybuchu pandemii COVID-19, kt贸re dzi艣 mo偶emy nazwa膰 鈥瀒dealnym鈥 艣wiatem dla zdalnego pracownika. Przy okazji dotycz膮 r贸wnie偶 i 艣wiata, w kt贸rym obecnie nie 偶yjemy.

Rzeczywisto艣膰 pracy w 2020 roku (i prawdopodobnie r贸wnie偶 p贸藕niej)

Powiedzie膰, 偶e praca zdalna jest idealnym rozwi膮zaniem dla ka偶dego to zdecydowana przesada. Jeste艣my bowiem obecnie dalecy od idealnych warunk贸w do jej wykonywania. Wi臋ksza produktywno艣膰, skupienie oraz zaanga偶owanie, widoczne w wynikach niezliczonych bada艅, prawdopodobnie nie bior膮 pod uwag臋 reali贸w, w jakich si臋 znale藕li艣my. Przymusowe lockdowny czy zamkni臋te szko艂y wymusi艂y przemian臋 dwupokojowych mieszka艅 w miejsca pracy dla co najmniej dw贸ch doros艂ych oraz instytucje edukacyjne dla dzieci i nastolatk贸w. Musieli艣my opracowa膰 nasze harmonogramy na nowo tak, aby ka偶dy cz艂onek rodziny mia艂 szans臋 wykaza膰 si臋 efektywno艣ci膮 鈥 a to nie jest 艂atwe do zrobienia. Wszystko to sprawia, 偶e upragniona przez nas elastyczno艣膰 staje si臋 teraz zupe艂nie nieelastyczna.

W ostatnich, przeprowadzonych przez nas badaniach udowodnili艣my, 偶e 49% ankietowanych nie mia艂o odpowiednich warunk贸w do pracy zdalnej albo nadal zmierza si臋 z takimi problemami. Podczas gdy 59% os贸b jest zadowolonych z mo偶liwo艣ci pracy z domu, 23% t臋skni za biurow膮 rzeczywisto艣ci膮.

Mamy tutaj do czynienia z kilkoma problemami.

Jeste艣my rozkojarzeni

75% os贸b pracuj膮cych z domu przed pandemi膮, korzysta艂o z tej opcji, poniewa偶 napotykali tam mniej rozpraszaczy.

Jednak jest to dok艂adne przeciwie艅stwo tego, z czym boryka si臋 dzi艣 wielu z nas, jak rodzice wychowuj膮cy dzieci w domu, pr贸buj膮cy skupi膰 si臋 na przenoszeniu zada艅 z 鈥瀢 toku鈥 na 鈥瀢ykonane鈥 na wirtualnej tablicy Kanban. Przy okazji musz膮 r贸wnie偶 nad膮偶a膰 z odczytaniem ci膮g艂ych powiadomie艅 ze skrzynki pocztowej lub komunikator贸w. Nie jest to 艣rodowisko sprzyjaj膮ce efektywnej pracy, lecz bardzo rozpraszaj膮ce nasz膮 uwag臋. Jest to szczeg贸lnie istotne dla nowych pracownik贸w, kt贸rzy 鈥 wed艂ug raportu Slack鈥檃 鈥 najbardziej zmagaj膮 si臋 z efektywn膮 prac膮 i komunikacj膮 w nowych miejscach pracy.

Jeste艣my samotni

Bez pracy rami臋 w rami臋 z innymi i bez spotka艅 na kr贸tkie pogaduszki w biurze, cz臋sto trudniej jest zainicjowa膰 rozmowy i 艂atwiej czu膰 si臋 odosobnionym. Szczeg贸lnie je艣li jeste艣 przyzwyczajony do pracy w biurze, mo偶e by膰 Ci trudno poczu膰 si臋 cz臋艣ci膮 zespo艂u. Wzrost w korzystaniu z platform do wideokonferencji mo偶e faktycznie 艣wiadczy膰 o ch臋ci prowadzenia spotka艅 twarz膮 w twarz.

Trudniej jest wsp贸艂pracowa膰 i uczy膰 si臋 od innych

Ciekawostk膮 jest to, 偶e jeste艣my bardziej sk艂onni do poprawy wydajno艣ci w zakresie poszczeg贸lnych zada艅, gdy pracujemy zdalnie, ale odwrotnie jest w przypadku zada艅 wymagaj膮cych wsp贸艂pracy zespo艂owej. Poza tym, badanie przedstawione powy偶ej, pokazuje, 偶e pracownicy czuj膮cy si臋 bardziej zwi膮zani z zespo艂em, maj膮 wi臋ksze szanse na popraw臋 wydajno艣ci w zakresie wsp贸lnych zada艅 ni偶 ci, kt贸rzy czuj膮 si臋 odizolowani.

Ci臋偶ko jest dostrzec szersz膮 perspektyw臋

Pomi臋dzy pomaganiem dzieciom w szkolnych zadaniach a wykre艣laniem obowi膮zk贸w z listy rzeczy do zrobienia w domu lub w pracy danego dnia, nie ma zbyt wiele czasu na to, aby spojrze膰 na wszystko z g贸ry. Mened偶erowie i kadra zarz膮dzaj膮ca mog膮 napotyka膰 trudno艣ci z planowaniem, opracowaniem strategii, my艣leniem o przysz艂ych celach lub sposobach pomiaru wynik贸w. Po prostu robimy wszystko, co w naszej mocy, aby osi膮gn膮膰 chocia偶 to, co zaplanowali艣my sobie na dany dzie艅.

I wszystkie powy偶sze, to powody, aby spotyka膰 si臋 online ze swoim zespo艂em.

Jak spotkania online z zespo艂em mog膮 Ci pom贸c?

Musimy wchodzi膰 w interakcj臋 twarz膮 w twarz, przynajmniej od czasu do czasu, aby zachowa膰 poczucie wi臋zi i przynale偶no艣ci (co, jak wykazano w powy偶szych wynikach bada艅, mo偶e mie膰 bezpo艣redni wp艂yw na produktywno艣膰). Haczyk jednak jest taki sam jak ze spotkaniami na 偶ywo. Im wi臋cej si臋 spotykamy, tym mniej mamy czasu na wykonywanie naszej pracy. Tak wi臋c wa偶ne jest, aby jak najlepiej korzysta膰 ze spotka艅 i dok艂adnie je planowa膰, aby nie sta艂y si臋 one dla nas obci膮偶eniem.

Poni偶ej znajduje si臋 kilka przyk艂ad贸w na to, jak mo偶esz efektywnie przeprowadzi膰 spotkania poprzez po艂膮czenie narz臋dzi do wideokonferencji, takich jak ClickMeeting, z innymi narz臋dziami do wsp贸艂pracy i oprogramowaniem do zarz膮dzania projektem.

Cotygodniowe lub codzienne spotkania statusowe/posiedzenia

Je艣li Tw贸j zesp贸艂 pracuje z wykorzystaniem metod agile, b臋d膮 one oczywist膮 cz臋艣ci膮 Twojego tygodnia pracy. Nawet je艣li nie korzystasz ze Scruma w swoich projektach, dobrym pomys艂em jest regularne spotykanie si臋, upewnienie si臋, 偶e wszyscy wiedz膮, co dzieje si臋 w zespole, znaj膮 og贸lny zarys nadchodz膮cych projekt贸w oraz s膮 艣wiadomi tego, nad czym pracuj膮 inni cz艂onkowie zespo艂u.

Znajd藕 sposoby na unikni臋cie przekszta艂cania spotkania statusowego na nieko艅cz膮c膮 si臋 konferencj臋 opisuj膮c膮 zadania, za kt贸rymi trudno nad膮偶y膰. Pami臋taj, 偶e trudniej jest si臋 skupi膰, gdy jeste艣 przed ekranem swojego komputera ni偶 w sytuacji, gdy jest to osobiste spotkanie. Przygotuj wi臋c szczeg贸艂owy plan wydarzenia i kontroluj czas przeznaczony na ka偶dego cz艂onka zespo艂u.

Za pomoc膮 dost臋pnych dzisiaj narz臋dzi, zadziwiaj膮co 艂atwo mo偶na poczu膰 si臋 jak na spotkaniu twarz膮 w twarz. Korzystaj z narz臋dzi do wsp贸艂pracy online, takich jak wirtualne tablice Kanban lub oprogramowania do zarz膮dzania zadaniami, i udost臋pniaj je na pulpicie, aby zobrazowa膰, nad czym obecnie pracujesz. Cz艂onkowie zespo艂u mog膮 dzieli膰 si臋 plikami, przyk艂adowo, za pomoc膮 opcji Prezentacji, lub ekranem, aby pokaza膰 swoje post臋py.

Upewnij si臋, 偶e ka偶dy w zespole jest za co艣 odpowiedzialny, a ka偶de zadanie ma przypisanego swojego w艂a艣ciciela. Mo偶e by膰 to szczeg贸lnie istotne przy pracy online.

Burze m贸zg贸w

Brak mo偶liwo艣ci wymiany pomys艂贸w ze wsp贸艂pracownikami mo偶e stanowi膰 przeszkod臋 dla kreatywno艣ci. Organizowanie sesji burzy m贸zg贸w to dobry spos贸b na pozyskiwanie nowych pomys艂贸w i wypracowanie tw贸rczych koncept贸w dla kampanii lub wprowadzania nowych produkt贸w na rynek. Korzystaj z interaktywnej tablicy, aby zapisywa膰 pomys艂y i zachowa膰 je na p贸藕niej. Pami臋taj o kluczowych zasadach sesji burzy m贸zg贸w 鈥 na tym etapie nie ma 偶adnych 鈥瀦艂ych鈥 pomys艂贸w. Im wi臋cej ich powstanie podczas takiej sesji, tym lepiej. Wybierzesz p贸藕niej najlepsze i na nich oprzesz swoje dalsze dzia艂ania. Istnieje r贸wnie偶 wiele narz臋dzi do wsp贸艂pracy online w chmurze, kt贸rych mo偶esz u偶ywa膰 podczas sesji burzy m贸zg贸w. Niekt贸re z nich znajdziesz w tym artykule.

Warsztaty strategiczne

Bez wzgl臋du na to, czy przygotowujesz strategi臋 marketingow膮 na 2021 rok, wypuszczenie nowego produktu czy funkcji na rynek lub opracowujesz map臋 customer journey, warsztaty z odpowiednimi osobami w zespole stanowi膮 wa偶ny krok w tym procesie. Mimo wszystko spotkania online maj膮 swoje ograniczenia. Warsztaty cz臋sto wymagaj膮 korzystania z fizycznych przedmiot贸w jak kartki, pisanie na tablicy lub praca w mniejszych grupach nad konkretnymi elementami. Na szcz臋艣cie, wi臋kszo艣膰 z tych opcji jest teraz mo偶liwa r贸wnie偶 w oprogramowaniu do wideokonferencji i opcji udost臋pniania ekranu.

A to prowadzi nas do najnowszej funkcji na platformie ClickMeeting, kt贸r膮 z rado艣ci膮 si臋 dzielimy 鈥 podpokoje:

  • Ka偶de spotkanie online mo偶esz podzieli膰 na 20 podpokoi.
  • Ka偶dy podpok贸j mo偶e pomie艣ci膰 25 os贸b, kt贸re si臋 widz膮, s艂ysz膮, pracuj膮 wsp贸lnie nad zadaniami oraz wymieniaj膮 pomys艂ami.

Przywitanie mo偶esz przeprowadzi膰 w g艂贸wnym pokoju, a nast臋pnie przypisa膰 uczestnik贸w do indywidualnych podpokoi, gdzie mog膮 pracowa膰 nad zadaniami w mniejszych grupach. Pod koniec wr贸膰 do g艂贸wnego pokoju, aby podzieli膰 si臋 spostrze偶eniami i wnioskami.

Spotkania 1:1 z cz艂onkami zespo艂u

Je艣li zarz膮dzasz zespo艂em, niezwykle istotny jest kontakt z ka偶dym jego cz艂onkiem. Nie ograniczaj si臋 do monitorowania zada艅 w narz臋dziach do zarz膮dzania projektem, ale zarezerwuj troch臋 czasu na szczer膮 rozmow臋. Daj zna膰 pracownikom, co na nich czeka, pogratuluj sukces贸w i m贸w o rzeczach wymagaj膮cych poprawy. To wa偶ne, aby szczeg贸lnie teraz monitorowa膰 ich samopoczucie. Czy potrzebuj膮 czego艣, co pozwoli im doko艅czy膰 prac臋 (i co to jest)? Czy dobrze znosz膮 ob艂o偶enie zadaniami, bior膮c pod uwag臋, 偶e ich partner lub dzieci r贸wnie偶 s膮 w domu? Badania pokazuj膮, 偶e pracownicy zdalni doceniaj膮 pomoc niesion膮 przez mened偶era. 艁atwiej czu膰 si臋 odpowiedzialnym i zaanga偶owanym, gdy jest si臋 艣wiadomym pe艂nego wsparcia swojego prze艂o偶onego.

Sesje wymiany wiedzy

Organizuj szkolenia online lub wsp贸lne lunche, aby istotna wiedza dotar艂a do wszystkich. Mo偶e by膰 to wyzwaniem, gdy pracownicy nie maj膮 do siebie natychmiastowego dost臋pu. Mog膮 by膰 to zorganizowane poprzez sesje szkoleniowe, webinary lub warsztaty z udost臋pnian膮 prezentacj膮 albo bardziej nieformalne spotkania skoncentrowane wok贸艂 temat贸w, podczas kt贸rych uczestnicy ch臋tnie wymieniaj膮 si臋 do艣wiadczeniami. Niezale偶nie od formatu, nie pomijaj takich spotka艅, szczeg贸lnie je艣li organizowa艂e艣 je r贸wnie偶 wcze艣niej, gdy ka偶dy znajdowa艂 si臋 w biurze.

Zaplanowane “spotkania przy kawie鈥/spotkanie towarzyskie w Internecie

Poniewa偶 Tw贸j zesp贸艂 nie mo偶e spotka膰 si臋 na kaw臋 lub pizz臋 w biurowej sto艂贸wce, po艣wi臋膰 troch臋 czasu na spotkania towarzyskie i budowanie zespo艂u w formie online. Um贸w si臋 na wsp贸lny lunch, przyk艂adowo, raz w tygodniu lub dwa razy w miesi膮cu. Mo偶liwo艣膰 rozmawiania ze sob膮 bez ogranicze艅 zwi膮zanych z formalnym spotkaniem pomo偶e wzmocni膰 wi臋zi w zespole i z艂agodzi膰 pewne napi臋cia.

Nie spotykaj si臋 jednak zbyt cz臋sto. Ludzie, szczeg贸lnie teraz, potrzebuj膮 przerw od ekran贸w. Zamiast wi臋c dopisywa膰 do swojej listy spotka艅 online kolejne konferencje i sesje, zdecyduj si臋 na nieformalne spotkanie raz na jaki艣 czas. Daj pracownikom swobod臋 przebywania i rozmawiania o wszystkim, ale nie zmuszaj ich do niczego.

Podsumowuj膮c鈥

Spotkania online s膮 niezb臋dne do utrzymania ducha zespo艂u oraz budowania i kontakt贸w 鈥 tak d艂ugo, jak jest to mo偶liwe w ramach mo偶liwo艣ci Twoich wsp贸艂pracownik贸w. Tak wi臋c, planuj膮c sw贸j tydzie艅, nie zapomnij zarezerwowa膰 miejsca na inne dzia艂ania i ich realizacj臋. Nale偶y wzi膮膰 r贸wnie偶 pod uwag臋 fakt, 偶e praca zdalna oznacza d艂u偶sze godziny pracy dla wielu pracownik贸w, wi臋c wa偶ne jest, aby planowa膰 i prowadzi膰 spotkania m膮drze. W przeciwnym razie wszyscy nieuchronnie nara偶amy si臋, pr臋dzej czy p贸藕niej, na spadek wydajno艣ci.

Masz w艂asne, sprawdzone wskaz贸wki, jak prowadzi膰 produktywnie spotkania zespo艂u online? Podziel si臋 nimi w komentarzach!

***

Partnerem materia艂u jest ClickMeeting.

Zarejestruj si臋 aby otrzyma膰 newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost臋p w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid艂owego dzia艂ania strony. Je偶eli nie wyra偶asz na to zgody, mo偶esz zmieni膰 ustawienia w swojej przegl膮darce. Zobacz wi臋cej w Polityce Prywatno艣ci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close