spotkania online w wirtualnym zespole

Dlaczego spotkania online maj─ů kluczowe znaczenie dla Twojego wirtualnego zespo┼éu?

Magdalena Ciszewska

Badania pokazuj─ů, ┼╝e w czasie pandemii po┼Ťwi─Öcamy wi─Öcej czasu na prac─Ö. R├│wnie┼╝ przeci─Ötny rozk┼éad dnia pracy w 2020 roku znacznie si─Ö zmieni┼é, podobnie jak spotkania pracownicze, w kt├│rych znacznie cz─Ö┼Ťciej uczestniczymy. Zazwyczaj s─ů one kr├│tsze i oczywi┼Ťcie inne, poniewa┼╝ odbywaj─ů si─Ö online, a to najprawdopodobniej nie zmieni si─Ö w najbli┼╝szej przysz┼éo┼Ťci.

 

W poni┼╝szym artykule zwr├│cimy uwag─Ö na znaczenie spotka┼ä online z wirtualnym zespo┼éem i jak je poprowadzi─ç w spos├│b sprzyjaj─ůcy komunikacji.

Wzrost pracy zdalnej w ostatnich latach jest starszy ni┼╝ pandemia

Google wymienia coraz wi─Öksz─ů liczb─Ö bada┼ä i statystyk dotycz─ůcych modelu pracy zdalnej. Szybkie przejrzenie danych powie Ci, ┼╝e:

Lista jest naprawd─Ö d┼éuga i prowadzi nas do jednego, kluczowego pytania oraz obaw odczuwanych przez wielu pracownik├│w i mened┼╝er├│w zespo┼é├│w. Co dzieje si─Ö z wydajno┼Ťci─ů, gdy Tw├│j zesp├│┼é pracuje przez wi─Ökszo┼Ť─ç czasu z domu?

Aby odpowiedzie─ç na to pytanie, powo┼éajmy si─Ö raz jeszcze na wyniki bada┼ä. Wbrew popularnym stereotypom statystyki pokazuj─ů, ┼╝e:

  • Pracownicy zdalni mog─ů by─ç o nawet 25% bardziej produktywni.
  • 85% przedsi─Öbiorstw twierdzi, ┼╝e umo┼╝liwienie elastycznych miejsc pracy przyczyni┼éo si─Ö do og├│lnej poprawy produktywno┼Ťci ich firm.
  • Osoby, kt├│re pracuj─ů zdalnie co najmniej raz w miesi─ůcu, s─ů o 24% bardziej zadowolone i produktywne.

Dlaczego wi─Öc martwimy si─Ö o produktywno┼Ť─ç?

Opr├│cz stereotyp├│w i uprzedze┼ä istnieje prawdziwy, namacalny problem. Cytowane wy┼╝ej badania w wi─Ökszo┼Ťci odnosz─ů si─Ö do czas├│w sprzed wybuchu pandemii COVID-19, kt├│re dzi┼Ť mo┼╝emy nazwa─ç ÔÇ×idealnymÔÇŁ ┼Ťwiatem dla zdalnego pracownika. Przy okazji dotycz─ů r├│wnie┼╝ i ┼Ťwiata, w kt├│rym obecnie nie ┼╝yjemy.

Rzeczywisto┼Ť─ç pracy w 2020 roku (i prawdopodobnie r├│wnie┼╝ p├│┼║niej)

Powiedzie─ç, ┼╝e praca zdalna jest idealnym rozwi─ůzaniem dla ka┼╝dego to zdecydowana przesada. Jeste┼Ťmy bowiem obecnie dalecy od idealnych warunk├│w do jej wykonywania. Wi─Öksza produktywno┼Ť─ç, skupienie oraz zaanga┼╝owanie, widoczne w wynikach niezliczonych bada┼ä, prawdopodobnie nie bior─ů pod uwag─Ö reali├│w, w jakich si─Ö znale┼║li┼Ťmy. Przymusowe lockdowny czy zamkni─Öte szko┼éy wymusi┼éy przemian─Ö dwupokojowych mieszka┼ä w miejsca pracy dla co najmniej dw├│ch doros┼éych oraz instytucje edukacyjne dla dzieci i nastolatk├│w. Musieli┼Ťmy opracowa─ç nasze harmonogramy na nowo tak, aby ka┼╝dy cz┼éonek rodziny mia┼é szans─Ö wykaza─ç si─Ö efektywno┼Ťci─ů ÔÇô a to nie jest ┼éatwe do zrobienia. Wszystko to sprawia, ┼╝e upragniona przez nas elastyczno┼Ť─ç staje si─Ö teraz zupe┼énie nieelastyczna.

W ostatnich, przeprowadzonych przez nas badaniach udowodnili┼Ťmy, ┼╝e 49% ankietowanych nie mia┼éo odpowiednich warunk├│w do pracy zdalnej albo nadal zmierza si─Ö z takimi problemami. Podczas gdy 59% os├│b jest zadowolonych z mo┼╝liwo┼Ťci pracy z domu, 23% t─Öskni za biurow─ů rzeczywisto┼Ťci─ů.

Mamy tutaj do czynienia z kilkoma problemami.

Jeste┼Ťmy rozkojarzeni

75% os├│b pracuj─ůcych z domu przed pandemi─ů, korzysta┼éo z tej opcji, poniewa┼╝ napotykali tam mniej rozpraszaczy.

Jednak jest to dok┼éadne przeciwie┼ästwo tego, z czym boryka si─Ö dzi┼Ť wielu z nas, jak rodzice wychowuj─ůcy dzieci w domu, pr├│buj─ůcy skupi─ç si─Ö na przenoszeniu zada┼ä z ÔÇ×w tokuÔÇŁ na ÔÇ×wykonaneÔÇŁ na wirtualnej tablicy Kanban. Przy okazji musz─ů r├│wnie┼╝ nad─ů┼╝a─ç z odczytaniem ci─ůg┼éych powiadomie┼ä ze skrzynki pocztowej lub komunikator├│w. Nie jest to ┼Ťrodowisko sprzyjaj─ůce efektywnej pracy, lecz bardzo rozpraszaj─ůce nasz─ů uwag─Ö. Jest to szczeg├│lnie istotne dla nowych pracownik├│w, kt├│rzy ÔÇô wed┼éug raportu SlackÔÇÖa ÔÇô najbardziej zmagaj─ů si─Ö z efektywn─ů prac─ů i komunikacj─ů w nowych miejscach pracy.

Jeste┼Ťmy samotni

Bez pracy rami─Ö w rami─Ö z innymi i bez spotka┼ä na kr├│tkie pogaduszki w biurze, cz─Östo trudniej jest zainicjowa─ç rozmowy i ┼éatwiej czu─ç si─Ö odosobnionym. Szczeg├│lnie je┼Ťli jeste┼Ť przyzwyczajony do pracy w biurze, mo┼╝e by─ç Ci trudno poczu─ç si─Ö cz─Ö┼Ťci─ů zespo┼éu. Wzrost w korzystaniu z platform do wideokonferencji mo┼╝e faktycznie ┼Ťwiadczy─ç o ch─Öci prowadzenia spotka┼ä twarz─ů w twarz.

Trudniej jest współpracować i uczyć się od innych

Ciekawostk─ů jest to, ┼╝e jeste┼Ťmy bardziej sk┼éonni do poprawy wydajno┼Ťci w zakresie poszczeg├│lnych zada┼ä, gdy pracujemy zdalnie, ale odwrotnie jest w przypadku zada┼ä wymagaj─ůcych wsp├│┼épracy zespo┼éowej. Poza tym, badanie przedstawione powy┼╝ej, pokazuje, ┼╝e pracownicy czuj─ůcy si─Ö bardziej zwi─ůzani z zespo┼éem, maj─ů wi─Öksze szanse na popraw─Ö wydajno┼Ťci w zakresie wsp├│lnych zada┼ä ni┼╝ ci, kt├│rzy czuj─ů si─Ö odizolowani.

Ci─Ö┼╝ko jest dostrzec szersz─ů perspektyw─Ö

Pomi─Ödzy pomaganiem dzieciom w szkolnych zadaniach a wykre┼Ťlaniem obowi─ůzk├│w z listy rzeczy do zrobienia w domu lub w pracy danego dnia, nie ma zbyt wiele czasu na to, aby spojrze─ç na wszystko z g├│ry. Mened┼╝erowie i kadra zarz─ůdzaj─ůca mog─ů napotyka─ç trudno┼Ťci z planowaniem, opracowaniem strategii, my┼Ťleniem o przysz┼éych celach lub sposobach pomiaru wynik├│w. Po prostu robimy wszystko, co w naszej mocy, aby osi─ůgn─ů─ç chocia┼╝ to, co zaplanowali┼Ťmy sobie na dany dzie┼ä.

I wszystkie powyższe, to powody, aby spotykać się online ze swoim zespołem.

Jak spotkania online z zespo┼éem mog─ů Ci pom├│c?

Musimy wchodzi─ç w interakcj─Ö twarz─ů w twarz, przynajmniej od czasu do czasu, aby zachowa─ç poczucie wi─Özi i przynale┼╝no┼Ťci (co, jak wykazano w powy┼╝szych wynikach bada┼ä, mo┼╝e mie─ç bezpo┼Ťredni wp┼éyw na produktywno┼Ť─ç). Haczyk jednak jest taki sam jak ze spotkaniami na ┼╝ywo. Im wi─Öcej si─Ö spotykamy, tym mniej mamy czasu na wykonywanie naszej pracy. Tak wi─Öc wa┼╝ne jest, aby jak najlepiej korzysta─ç ze spotka┼ä i dok┼éadnie je planowa─ç, aby nie sta┼éy si─Ö one dla nas obci─ů┼╝eniem.

Poni┼╝ej znajduje si─Ö kilka przyk┼éad├│w na to, jak mo┼╝esz efektywnie przeprowadzi─ç spotkania poprzez po┼é─ůczenie narz─Ödzi do wideokonferencji, takich jak ClickMeeting, z innymi narz─Ödziami do wsp├│┼épracy i oprogramowaniem do zarz─ůdzania projektem.

Cotygodniowe lub codzienne spotkania statusowe/posiedzenia

Je┼Ťli Tw├│j zesp├│┼é pracuje z wykorzystaniem metod agile, b─Öd─ů one oczywist─ů cz─Ö┼Ťci─ů Twojego tygodnia pracy. Nawet je┼Ťli nie korzystasz ze Scruma w swoich projektach, dobrym pomys┼éem jest regularne spotykanie si─Ö, upewnienie si─Ö, ┼╝e wszyscy wiedz─ů, co dzieje si─Ö w zespole, znaj─ů og├│lny zarys nadchodz─ůcych projekt├│w oraz s─ů ┼Ťwiadomi tego, nad czym pracuj─ů inni cz┼éonkowie zespo┼éu.

Znajd┼║ sposoby na unikni─Öcie przekszta┼écania spotkania statusowego na nieko┼äcz─ůc─ů si─Ö konferencj─Ö opisuj─ůc─ů zadania, za kt├│rymi trudno nad─ů┼╝y─ç. Pami─Ötaj, ┼╝e trudniej jest si─Ö skupi─ç, gdy jeste┼Ť przed ekranem swojego komputera ni┼╝ w sytuacji, gdy jest to osobiste spotkanie. Przygotuj wi─Öc szczeg├│┼éowy plan wydarzenia i kontroluj czas przeznaczony na ka┼╝dego cz┼éonka zespo┼éu.

Za pomoc─ů dost─Öpnych dzisiaj narz─Ödzi, zadziwiaj─ůco ┼éatwo mo┼╝na poczu─ç si─Ö jak na spotkaniu twarz─ů w twarz. Korzystaj z narz─Ödzi do wsp├│┼épracy online, takich jak wirtualne tablice Kanban lub oprogramowania do zarz─ůdzania zadaniami, i udost─Öpniaj je na pulpicie, aby zobrazowa─ç, nad czym obecnie pracujesz. Cz┼éonkowie zespo┼éu mog─ů dzieli─ç si─Ö plikami, przyk┼éadowo, za pomoc─ů opcji Prezentacji, lub ekranem, aby pokaza─ç swoje post─Öpy.

Upewnij si─Ö, ┼╝e ka┼╝dy w zespole jest za co┼Ť odpowiedzialny, a ka┼╝de zadanie ma przypisanego swojego w┼éa┼Ťciciela. Mo┼╝e by─ç to szczeg├│lnie istotne przy pracy online.

Burze m├│zg├│w

Brak mo┼╝liwo┼Ťci wymiany pomys┼é├│w ze wsp├│┼épracownikami mo┼╝e stanowi─ç przeszkod─Ö dla kreatywno┼Ťci. Organizowanie sesji burzy m├│zg├│w to dobry spos├│b na pozyskiwanie nowych pomys┼é├│w i wypracowanie tw├│rczych koncept├│w dla kampanii lub wprowadzania nowych produkt├│w na rynek. Korzystaj z interaktywnej tablicy, aby zapisywa─ç pomys┼éy i zachowa─ç je na p├│┼║niej. Pami─Ötaj o kluczowych zasadach sesji burzy m├│zg├│w ÔÇô na tym etapie nie ma ┼╝adnych ÔÇ×z┼éychÔÇŁ pomys┼é├│w. Im wi─Öcej ich powstanie podczas takiej sesji, tym lepiej. Wybierzesz p├│┼║niej najlepsze i na nich oprzesz swoje dalsze dzia┼éania. Istnieje r├│wnie┼╝ wiele narz─Ödzi do wsp├│┼épracy online w chmurze, kt├│rych mo┼╝esz u┼╝ywa─ç podczas sesji burzy m├│zg├│w. Niekt├│re z nich znajdziesz w tym artykule.

Warsztaty strategiczne

Bez wzgl─Ödu na to, czy przygotowujesz strategi─Ö marketingow─ů na 2021 rok, wypuszczenie nowego produktu czy funkcji na rynek lub opracowujesz map─Ö customer journey, warsztaty z odpowiednimi osobami w zespole stanowi─ů wa┼╝ny krok w tym procesie. Mimo wszystko spotkania online maj─ů swoje ograniczenia. Warsztaty cz─Östo wymagaj─ů korzystania z fizycznych przedmiot├│w jak kartki, pisanie na tablicy lub praca w mniejszych grupach nad konkretnymi elementami. Na szcz─Ö┼Ťcie, wi─Ökszo┼Ť─ç z tych opcji jest teraz mo┼╝liwa r├│wnie┼╝ w oprogramowaniu do wideokonferencji i opcji udost─Öpniania ekranu.

A to prowadzi nas do najnowszej funkcji na platformie ClickMeeting, kt├│r─ů z rado┼Ťci─ů si─Ö dzielimy ÔÇô podpokoje:

  • Ka┼╝de spotkanie online mo┼╝esz podzieli─ç na 20 podpokoi.
  • Ka┼╝dy podpok├│j mo┼╝e pomie┼Ťci─ç 25 os├│b, kt├│re si─Ö widz─ů, s┼éysz─ů, pracuj─ů wsp├│lnie nad zadaniami oraz wymieniaj─ů pomys┼éami.

Przywitanie mo┼╝esz przeprowadzi─ç w g┼é├│wnym pokoju, a nast─Öpnie przypisa─ç uczestnik├│w do indywidualnych podpokoi, gdzie mog─ů pracowa─ç nad zadaniami w mniejszych grupach. Pod koniec wr├│─ç do g┼é├│wnego pokoju, aby podzieli─ç si─Ö spostrze┼╝eniami i wnioskami.

Spotkania 1:1 z członkami zespołu

Je┼Ťli zarz─ůdzasz zespo┼éem, niezwykle istotny jest kontakt z ka┼╝dym jego cz┼éonkiem. Nie ograniczaj si─Ö do monitorowania zada┼ä w narz─Ödziach do zarz─ůdzania projektem, ale zarezerwuj troch─Ö czasu na szczer─ů rozmow─Ö. Daj zna─ç pracownikom, co na nich czeka, pogratuluj sukces├│w i m├│w o rzeczach wymagaj─ůcych poprawy. To wa┼╝ne, aby szczeg├│lnie teraz monitorowa─ç ich samopoczucie. Czy potrzebuj─ů czego┼Ť, co pozwoli im doko┼äczy─ç prac─Ö (i co to jest)? Czy dobrze znosz─ů ob┼éo┼╝enie zadaniami, bior─ůc pod uwag─Ö, ┼╝e ich partner lub dzieci r├│wnie┼╝ s─ů w domu? Badania pokazuj─ů, ┼╝e pracownicy zdalni doceniaj─ů pomoc niesion─ů przez mened┼╝era. ┼üatwiej czu─ç si─Ö odpowiedzialnym i zaanga┼╝owanym, gdy jest si─Ö ┼Ťwiadomym pe┼énego wsparcia swojego prze┼éo┼╝onego.

Sesje wymiany wiedzy

Organizuj szkolenia online lub wsp├│lne lunche, aby istotna wiedza dotar┼éa do wszystkich. Mo┼╝e by─ç to wyzwaniem, gdy pracownicy nie maj─ů do siebie natychmiastowego dost─Öpu. Mog─ů by─ç to zorganizowane poprzez sesje szkoleniowe, webinary lub warsztaty z udost─Öpnian─ů prezentacj─ů albo bardziej nieformalne spotkania skoncentrowane wok├│┼é temat├│w, podczas kt├│rych uczestnicy ch─Ötnie wymieniaj─ů si─Ö do┼Ťwiadczeniami. Niezale┼╝nie od formatu, nie pomijaj takich spotka┼ä, szczeg├│lnie je┼Ťli organizowa┼ée┼Ť je r├│wnie┼╝ wcze┼Ťniej, gdy ka┼╝dy znajdowa┼é si─Ö w biurze.

Zaplanowane „spotkania przy kawieÔÇŁ/spotkanie towarzyskie w Internecie

Poniewa┼╝ Tw├│j zesp├│┼é nie mo┼╝e spotka─ç si─Ö na kaw─Ö lub pizz─Ö w biurowej sto┼é├│wce, po┼Ťwi─Ö─ç troch─Ö czasu na spotkania towarzyskie i budowanie zespo┼éu w formie online. Um├│w si─Ö na wsp├│lny lunch, przyk┼éadowo, raz w tygodniu lub dwa razy w miesi─ůcu. Mo┼╝liwo┼Ť─ç rozmawiania ze sob─ů bez ogranicze┼ä zwi─ůzanych z formalnym spotkaniem pomo┼╝e wzmocni─ç wi─Özi w zespole i z┼éagodzi─ç pewne napi─Öcia.

Nie spotykaj si─Ö jednak zbyt cz─Östo. Ludzie, szczeg├│lnie teraz, potrzebuj─ů przerw od ekran├│w. Zamiast wi─Öc dopisywa─ç do swojej listy spotka┼ä online kolejne konferencje i sesje, zdecyduj si─Ö na nieformalne spotkanie raz na jaki┼Ť czas. Daj pracownikom swobod─Ö przebywania i rozmawiania o wszystkim, ale nie zmuszaj ich do niczego.

Podsumowuj─ůcÔÇŽ

Spotkania online s─ů niezb─Ödne do utrzymania ducha zespo┼éu oraz budowania i kontakt├│w ÔÇô tak d┼éugo, jak jest to mo┼╝liwe w ramach mo┼╝liwo┼Ťci Twoich wsp├│┼épracownik├│w. Tak wi─Öc, planuj─ůc sw├│j tydzie┼ä, nie zapomnij zarezerwowa─ç miejsca na inne dzia┼éania i ich realizacj─Ö. Nale┼╝y wzi─ů─ç r├│wnie┼╝ pod uwag─Ö fakt, ┼╝e praca zdalna oznacza d┼éu┼╝sze godziny pracy dla wielu pracownik├│w, wi─Öc wa┼╝ne jest, aby planowa─ç i prowadzi─ç spotkania m─ůdrze. W przeciwnym razie wszyscy nieuchronnie nara┼╝amy si─Ö, pr─Ödzej czy p├│┼║niej, na spadek wydajno┼Ťci.

Masz własne, sprawdzone wskazówki, jak prowadzić produktywnie spotkania zespołu online? Podziel się nimi w komentarzach!

***

Partnerem materiału jest ClickMeeting.

Zarejestruj si─Ö aby otrzyma─ç newsletter

 

Na tej stronie wykorzystujemy cookies. Uzyskujemy do nich dost─Öp w celach analitycznych oraz w celu zapewnienia prawid┼éowego dzia┼éania strony. Je┼╝eli nie wyra┼╝asz na to zgody, mo┼╝esz zmieni─ç ustawienia w swojej przegl─ůdarce. Zobacz wi─Öcej w Polityce Prywatno┼Ťci.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close