Brak celu i selekcji treści, bałagan – o najczęstszych błędach pisze Mirosław Pawełko, autor książki „Mniej slajdów, więcej sensu”.

W ramach przygotowań do jednego ze szkoleń, poprosiliśmy przyszłych uczestników o przesłanie ich ostatnich prezentacji. Gdy zestawiłem moje uwagi zauważyłem siedem grup błędów. Myślę sobie do dziś, że w jakimś stopniu są to reprezentatywne, typowe pomyłki, które popełniamy.

1. Brak zrozumienia celu prezentacji

Jest to zaskakująca prawda. Często osoba pracująca nad prezentacją nie ma jasności, po co ją robi. Może być to efekt niejasnej komunikacji ze strony przełożonego, ale także konsekwencja ogólnego podejścia do slajdów – mam zrobić jakąś prezentację, na jakiś temat. Warto zrozumieć, że prezentacja w biznesie to narzędzie wsparcia podejmowania decyzji.

Gdzie Pani widzi siebie za 5-10 lat? Pytając o przyszłość rekruter chce dowiedzieć się, czy myślisz o swoim życiu zawodowym długoterminowo. To pytanie o Twoje ambicje, o to, czy wyznaczasz sobie cele na przyszłość oraz czy chcesz się rozwijać. Przeczytaj więcej o sztuce prezentacji przed rekruterem.

2. Nieadekwatność głównego przesłania do treści slajdu

Typowa konstrukcja wewnętrznego slajdu biznesowego zakłada w górnej części miejsce na nagłówek, który powinien zawierać główne przesłanie slajdu. Pod nim należy umieścić ilustrację przesłania i ewentualnie dodatkowy komentarz. Zbyt często widzę, że przesłanie jest nieadekwatne do ilustracji. Nagłówek mówi o jednej sprawie, podczas gdy reszta o czymś innym. Musimy pamiętać, by tworzenie slajdu zaczynać od nagłówka i resztę do niego dopasować – jest to budowanie story prezentacji.

Dobry i spójny wizerunek to klucz do awansu, ciekawszych projektów i sukcesu. Jak uniknąć błędów i na co zwrócić uwagę w różnych sytuacjach? Przeczytaj więcej!

3. Wrzucanie wszystkich danych, jakie mamy – brak selekcji, brak załączników

Każdy, kto wykonał porządną analizę i poświęcił jej mnóstwo czasu, ma naturalną tendencję do umieszczania wielu szczegółów na slajdzie. Jakbyśmy zakładali, że najważniejsze w naszej prezentacji jest ukazanie wysiłku, a nie jego wyniku. Przeładowujemy często slajd, lub całą prezentację, szczegółami, których odbiorca nie jest w stanie ogarnąć. By osiągnąć lepsze wyniki, skoncentrujmy się na kluczowych wnioskach, a szczegóły wrzućmy do załącznika.

4. Brak porządku w tekście, odchodzenie od reguły SEAL

Bullety na slajdzie bywają chaotyczne. Choć dotyczą jednego zagadnienia, to używane formy gramatyczne są powtarzane, niekompletne lub zbyt ogólne. Wyraźnie wówczas widać bałagan jaki twórca ma w głowie. By nasze równoważniki zdań budziły zaufanie powinny spełniać regułę SEAL i być – podobne (similar), wyczerpujące (exhaustive), trafne (apt), rozdzielne (linear). W literaturze amerykańskiej odpowiednikiem jest reguła MECE (mutually exclusive, collectively exhaustive).

5. Nieczytelna grafika

Zdarza się, że stosujemy wykresy, które nie są właściwe do pokazania naszego przesłania. Chcemy opowiadać o trendzie w ujęciu czasowym, a stosujemy do tego wykresy kołowe. Czasami, przez np. prawą i lewą oś pionową, umieszczamy za dużo danych na jednym wykresie. Dostrzegłem także, że wizualizacje pewnych koncepcji są zbyt przekombinowane. Warto pamiętać, że w biznesie najważniejszy jest porządek i czytelność – lepiej dać mniej, niż za dużo.

6. Niska jakość językowa lub błędne określenia

Dość nagminna jest niedbałość językowa. Albo mieszamy języki, albo próbujemy na siłę używać żargonu, którego dobrze nie rozumiemy. Pisząc zaś w języku angielskim, popełniamy podstawowe błędy gramatyczne. Poprawność językowa nie znajduje się zazwyczaj w liście oczekiwań wobec kandydata. Jeśli jednak mamy wysokie aspiracje, to warto dołożyć starań, by prezentacja była poprawna.

7. Za dużo kolorów, obrazków, logotypów

Wreszcie, spotykam się często ze zbyt kolorowymi prezentacjami. Nieraz mogłem określić slajdy mianem pstrokatych. Wydaje nam się, że im więcej logotypów, kolorów czy zdjęć z sieci, tym prezentacja będzie żywsza. Znacznie lepszą strategią jest umiar. Zamiast zdjęć – piktogramy, zamiast logotypów – po prostu pole tekstowe z nazwą marki czy firmy. Liczbę kolorów ogranicz do czterech – dzięki temu twoje slajdy będą miały bardziej profesjonalny wygląd.

***

Mirosław Pawełko to doświadczony menedżer, który ma za sobą ponad 12 lat aktywnego wykorzystywania w biznesie slajdów PowerPoint. Autor ponad 700 prezentacji i co najmniej 5000 slajdów. Od 2010 roku Pawełko prowadzi szkolenia związane z jego autorską metodą tworzenia prezentacji – MSWS: mniej slajdów, więcej sensu. W tej działalności wspiera go żona, Daria Pawełko, która prowadzi szkolenia z zakresu prezentacji w biznesie.

Z metodą MSWS można zapoznać się w najnowszej publikacji Mirosława Pawełko pt. „Mniej slajdów – więcej sensu”. W książce znajdzie się nie tylko informacje na temat klarownego przedstawiania prezentacji przy pomocy PowerPointa, ale także wskazówki o budowaniu narracji i fabularyzacji wystąpienia.

Więcej informacji na stronie: http://www.mniejslajdow.pl/