Podstawą jakichkolwiek zmian prowadzących do zwiększenia efektywności jest komunikacja.
Metoda Kaizen wskazuje, że należy zacząć od ustalenia zasad współpracy w firmie, gdyż tylko jasny przekaz może przynieść pożądane efekty. Normy te muszą być widoczne i ogólnie dostępne w wielu miejscach w firmie.
Jedna z naczelnych zasad brzmi następująco: Każdy człowiek ma prawo popełniać błędy tak długo, jak wyciąga z nich wnioski i buduje na nich swój rozwój. Należy pozwolić pracownikom na pomyłki, popełnianie błędów, potykanie się, ponieważ tylko dzięki temu daje się im szansę na ulepszenie działań.
Bo jak mawiał Napoleon Hill: „Prawdziwą miarą inteligencji jest działanie”. Daj więc szansę swoim pracownikom, gdyż poczucie docenienia daje siłę i motywację do dalszej pracy.
Burza mózgów – jak zrobić ją dobrze?
Kolejnym sposobem na zwiększenie efektywności w firmie jest burza mózgów, technika opracowana przez A. Osbourne’a , dzięki której osoby w nią zaangażowane podsuwają pomysły, w jaki sposób można udoskonalić dany pomysł czy też rozwiązać problem. To niesamowite narzędzie możesz zastosować, jeżeli chcesz zmniejszyć marnowanie pieniędzy w twojej firmie, lub pragniesz zwiększyć sprzedaż i chcesz, żeby pracownicy byli bardziej wydajni.
Przykładowa sesja burzy mózgów może wyglądać następująco:
– umawiasz się z kilkoma osobami z zespołu na tę metodę,
– na początku określasz temat, np. zwiększenie sprzedaży w firmie,
– prosisz każdą osobę o wymienienie pomysłów. Na tym etapie ich nie oceniasz. Kiedy ilość pomysłów znacząco spadnie, spisujesz sobie wszystkie na kartce, a następne szacujesz i wybierasz te, które kosztują najmniej i są najprostsze do wprowadzenia w najkrótszym czasie. Ustalasz datę wykonania danego działania i testujesz. Możesz robić burzę mózgów raz w miesiącu i sprawdzać po tym czasie, co zostało zrobione. Ważne, abyś wybierał proste rozwiązania, a nie czekał na te idealne.
Cykl Deminga to najważniejsza zasada ciągłego ulepszania. Jego twórca, Edward Deming, amerykański specjalista, przyczynił się do tego, iż Japonia stała się jedną z największych potęg przemysłowych.
Tak zwany cykl PDCA – Plan-Do-Check-Act zawiera się w czterech punktach:
1. ZAPLANUJ
Zaplanuj małe kroki, które wykonasz, by ułatwić sobie realizację celu. Przeanalizuj obecną sytuację oraz potencjalne skutki zmian. Przed rozpoczęciem działania przygotuj się do niego, planując skrupulatnie każdy szczegół. Z góry przemyśl, po czym poznasz, że zamierzony cel został zrealizowany. Pamiętaj, aby przy wdrażaniu działań oddelegować zadania osobom, które są specjalistami w tej dziedzinie.
2. WYKONAJ
Wykonaj zaplanowane powyżej kroki. Zacznij od niewielkiej zmiany i odrzuć perfekcjonizm. Zrobione jest lepsze niż doskonałe. Każdego dnia wykonuj małe kroki, które przybliżą Cię do zamierzonych celów.
3. SPRAWDŹ
Wyciągaj wnioski z działań. Zabezpieczasz się w ten sposób przed ponownym popełnieniem błędu, jednocześnie przyczyniając się do odniesienia sukcesu w przyszłości. Eksperymentuj, każdego tygodnia reasumuj swoje działania.
4. POPRAW TO, CO NIE DZIAŁA I DZIAŁAJ POPRAWNIE
„Jeśli popełnisz błąd poinformuj nas o tym, byśmy mogli zapobiec znacznie poważniejszemu błędowi”. To jeden z cytatów, które Deming życzył sobie umieszczać w firmach, gdzie wdrażał Kaizen. Błędy to czysta statystyka. Tylko podejmując odpowiednie działania, możesz liczyć na efekty. Myśl, planuj, działaj, korzystając z małych kroków Kaizen.
Niech metoda Kaizen będzie dla Ciebie inspiracją, iż bez nakładów finansowych lub przy niewielkich środkach jesteś w stanie zrealizować swój cel i zwiększyć efektywność w firmie. Otwórz się na potencjał ludzki, jaki masz wokół siebie i doceniaj działanie. Życzę Ci takich wyników, które będą zwiększać rezultaty, jednak aby to nastąpiło, należy podjąć odpowiednie działania.
***
Aneta Wątor – certyfikowany praktyk Kaizen. Szkoli zgodnie z metodą małych kroków Kaizen. Jest autorką projektu uwielbianego przez przedsiębiorcze Polki „Kobieta w Biznesie”, w którym uczestniczyło już ponad 3 000 kobiet.
