Mądre zarządzanie zespołem to sposób na sukces firmy.
Wiedza, doświadczenie i potencjał leży w ludziach, trzeba tylko umieć wydobyć z nich to, co najlepsze i umiejętnie wykorzystać. Lider musi mieć świadomość, że to od niego wszystko się zaczyna i na nim kończy, zarówno sukces, jak i porażka. Urodzeni przywódcy mają łatwiej, ale nie oznacza to, że nie popełniają błędów. Metodologia Kaizen wychodzi naprzeciw tym, którzy chcą tworzyć efektywne zespoły. Niewielkie zmiany w sposobie zarządzania mogą przynieść wielkie efekty.
Burza mózgów dla zespołu
Dobry lider to przede wszystkim osoba, która zarządza doskonale samym sobą oraz wpływa na usprawnienie pracy innych. Posiada wiedzę o swojej pracy i pracy innych, o odpowiedzialności pracy, potrafi instruować i szkolić personel, posiada umiejętność doskonalenia metod pracy oraz przywództwa. Potrafi utrzymać dobre relacje z pracownikami, bo wie, że wyniki jego pracy zależą w dużej mierze od wydajności pracowników. Dobra współpraca i komunikacja z podwładnymi to sprawy kluczowej wagi. Żeby jednak dążyć do ideału w zarządzaniu zespołem potrzebne są narzędzia, które pomogą osiągać mierzalne wyniki.
Jednym ze sposobów na pracę z zespołem jest burza mózgów, która służy do generowania pomysłów, znajdowania rozwiązań, które nic nie kosztują lub niewiele. Ale przede wszystkim integruje ludzi w firmie i buduje poczucie identyfikacji z miejscem, w którym pracują oraz sprawia, że pracownicy czują się docenieni.
Jak robić ją dobrze?
To niezwykle proste i skuteczne narzędzie, które bazuje na organizowaniu spotkań zespołu, najlepiej w maksymalnie ośmioosobowych grupach i pozwala planować, i delegować zadania. Na początku określa się temat, np. zwiększenie sprzedaży w firmie. Każdą osobę prosisz o wymienienie pomysłów (ok. siedmiu), których nie wolno ci oceniać twoją miarą. A kiedy ilość pomysłów znacząco spadnie, spisujesz sobie je wszystkie na kartce, a następnie szacujesz, ile czasu i pieniędzy będzie kosztować ich wdrożenie.
Później przychodzi czas na konkrety, czyli rozdysponowanie pracy: należy ustalić priorytety, czyli datę wykonania tego zadania, określić, co dokładnie zostanie zrobione i kto ma wdrożyć dany pomysł. Ten sposób realizowania zadań można powtarzać raz w miesiącu i sprawdzać po tym czasie, w jakim stopniu zadanie zostało wykonane i co można jeszcze ulepszyć zgodnie z filozofią Kaizen. Ważne, aby wybierać proste rozwiązania, które są kluczem sukcesu w metodzie Kaizen, a nie czekać na te idealne.
Jakie z tego wynikają korzyści?
Dzięki zastosowaniu burzy mózgów, pracownicy nie mają poczucia narzucania zadań do wykonania, bo sami podsuwają pomysły, mają wpływ na to, co się dzieje w firmie, na jej potencjalne sukcesy i porażki. Czują się współodpowiedzialni, bo w tym stylu przydzielania zadań są zarówno częścią pomysłodawcą, jak i wykonawczą. Nie ma tu bariery „my” i „oni” – jest MY, czyli firma, drużyna, która gra do jednej bramki.
Sposób na zaufanie
Burza mózgów przyczynia się też do budowania dobrej atmosfery w zespole. Komunikacja, która przebiega na innym poziomie, sprawia, że zostaje przełamana bariera strachu przed zwracaniem się do przełożonych. Zdobycie zaufania pracowników to jedno z trudniejszych zadań, z którym zmaga się menedżer, a dzięki temu narzędziu może to zrobić jakby przy okazji, pamiętając oczywiście o tym, żeby nie krytykować pomysłów. Należy stworzyć warunki sprzyjające do otwarcia się i pamiętać, że każda zmiana trwa. Być może twój zespół nie zareaguje od razu entuzjastycznie na zmianę stylu zarządzania, ale kiedy opór przed nowym zmaleje, masz szansę na zbudowanie fajnego i zgranego zespołu.
I rozwój osobisty
Na bazie burzy mózgów możesz też organizować cotygodniowe/comiesięczne spotkania, które posłużą samodoskonaleniu pracowników. Na przykład zawsze na początku nowego miesiąca pracownicy firmy spotykają się na burzę mózgów, aby ustalić cele każdego z nich na najbliższe 30 dni. Odpowiadają sobie na pytanie, co mogą zrobić, aby ulepszyć funkcjonowanie firmy? Co mogą zrobić, aby zwiększyć sprzedaż firmy, poprawić komunikację, zniwelować marnotrawstwo itp. (zależy to od pracy, jaką wykonują i w jakim zespole pracują)?
Każdy z pracowników uczestniczący w burzy mózgów wypisuje przynajmniej 10 pomysłów, następnie w oparciu o prawidłowo przeprowadzoną burzę, ustala plan działania. Na początku wybiera trzy najważniejsze zadania z tych 10, które wdroży w pierwszej kolejności i w jakim czasie je zrealizuje. Czasem jest tak, że jesteśmy w stanie zlecić te działania innym firmom i zadaniem danej osoby jest nadzorowanie postępów prac.
Pracownik dzięki takim regularnym naradom nie tylko decyduje o swoim rozwoju, ale przyczynia się do budowania sukcesu firmy wraz całą drużyną współpracowników. Właściwa kultura organizacji utkana z drobnych elementów prowadzi do tego, abyśmy wszyscy wspierali się w realizacji celów i niezależnie od tego, czy się lubimy, czy nie, osiągali razem ponadprzeciętne rezultaty.
CIEKAWOSTKA:
Kojarzysz takie firmy jak Toyota, Mazda, Sony?
W pierwszej z nich, pracownicy rocznie zgłaszają 1,5 mln nowych propozycji ulepszenia funkcjonowania firmy, z których 95% wprowadzane jest w życie i przyczynia się do lepszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
***
O autorce:
Aneta Wątor – Certyfikowany trener Kaizen, przedsiębiorca, lider, który skutecznie prowadzi klientów do osiągania wielkich sukcesów małymi krokami. Autorka Książki „Kaizen w biznesie – jak rozwinąć biznes metodą małych kroków”. Pomaga przedsiębiorczym Polkom w osiąganiu osobistych i zawodowych celów – stworzyła cieszący się ogromnym powodzeniem projekt „Kobieta w biznesie”, w którym uczestniczyło dotąd ponad 3 000 kobiet i „Program Rozwoju Liderek”, który raz a dobrze rozprawia się z demonami w kobiecym biznesie.
