Rozmawiamy na ten temat z ekspertką Karoliną Karolczak od planowania strategicznego, która na co dzień wspiera kobiety i liderki w budowaniu własnej drogi zawodowej i osobistej. Pytamy ją o to, jak formułować cele w sposób motywujący, a nie przytłaczający, jak nie pogubić się w natłoku zadań oraz co zrobić, kiedy motywacja znika. To rozmowa pełna konkretów, praktycznych narzędzi i wartościowej wiedzy. Bez presji. Bez lania wody. Z jasnym planem na siebie.

Jakie najczęstsze błędy popełniamy przy wyznaczaniu celów – i jak ich uniknąć już na starcie?

Karolina Karolczak: Najczęstszy błąd to stawianie sobie zbyt ogólnych albo zbyt dużych celów, bez realnego planu działania. Słyszę często: „chcę więcej zarabiać”, „chcę być bardziej szczęśliwa”, „chcę rozwinąć firmę”. Tylko co to dokładnie znaczy? Więcej o ile? Kiedy? Jakimi krokami? Bez mierzalności, konkretnego czasu realizacji i wskazania, po czym poznamy, że cel został osiągnięty, mamy raczej marzenie niż rzeczywisty plan. A to powoduje frustrację, bo czujemy, że „ciągle jesteśmy daleko”, mimo że coś już się dzieje.

Drugi bardzo częsty błąd to kopiowanie cudzych celów. Podpatrujemy innych – w mediach społecznościowych, w pracy, w otoczeniu – i zakładamy, że skoro ktoś chce napisać książkę, skalować firmę, to może my też powinniśmy. Tylko że bez głębokiej refleksji, czy te cele naprawdę są w zgodzie z naszym stylem życia, wartościami i etapem, w którym jesteśmy, łatwo wpaść w pułapkę porównań i presji.

Dlatego zanim zaczniemy spisywać jakiekolwiek postanowienia, warto się zatrzymać i zadać sobie bardzo proste, ale kluczowe pytania: Dlaczego chcę to osiągnąć? Co to wniesie do mojego życia? Co będzie, jeśli tego nie zrobię? Odpowiedzi mogą zaskoczyć – i pomóc od razu odsiać cele, które są tylko „ładnie brzmiącym hasłem”, a nie realnym kierunkiem.

Dodatkowo wiele osób nie uwzględnia zasobów, jakie mają – czasu, energii, pieniędzy, kompetencji – i planuje tak, jakby każdy dzień miał 48 godzin. To prowadzi do szybkiego przeciążenia. Dlatego dobra praktyka to planowanie „na minimum”, czyli takiego zakresu działań, który jesteśmy w stanie zrealizować nawet w gorszym tygodniu. Jeśli będzie lepszy – zrobimy więcej. Ale nie budujemy od razu gmachu na cienkim fundamencie.

Rozpoczęcie od mniejszych, konkretnych kroków, zgodnych z nami i naszym rytmem życia, daje dużo większą szansę na sukces niż wielkie wizje bez struktury. Cele mają motywować, a nie przytłaczać. I tego warto się nauczyć już na samym początku.

Jak odróżnić cel realistyczny i wspierający od takiego, który jest zbyt ambitny i prowadzi do wypalenia?

Realistyczny cel daje poczucie ekscytacji i mobilizacji, a nie paraliżu. Jeśli na samą myśl o celu masz ochotę uciec pod koc – to może oznaczać, że jest za duży lub źle podzielony. Warto rozbić każdy cel na mniejsze etapy i sprawdzać, jak się z nimi czujemy. Jeśli nawet pierwszy krok Cię przytłacza, to znak, że warto przemyśleć jego sens lub przesunąć termin.

Ambicja jest cenna, ale tylko wtedy, gdy idzie w parze z troską o siebie. W przeciwnym razie cel staje się źródłem presji, a nie rozwoju. Nasze cele mają nas wspierać, nie udowadniać naszej wartości. Dlatego warto regularnie zadawać sobie pytanie: czy to, co planuję, nadal mi służy – czy tylko dobrze wygląda na papierze?

PRZECZYTAJ TEŻ: Jak wyznaczać swoje cele? Oto 5 ważnych zasad!

W jaki sposób emocje i przekonania wpływają na skuteczność realizacji celów? Jak możemy nad tym świadomie pracować?

Ogromnie wpływają – i często są pomijane. Jeśli podświadomie uważasz, że nie zasługujesz na sukces albo boisz się oceny, możesz sabotować swoje działania. Dlatego warto zacząć nie od spisywania listy celów, ale od pracy z przekonaniami: Czy wierzę, że mogę to osiągnąć? Co mnie zatrzymuje? Praca z coachem lub psychologiem może być tu nieoceniona. Sama stosuję technikę „pytania 5xDlaczego”, by dojść do sedna – i bardzo ją polecam.

Czy planowanie „na siebie” powinno uwzględniać także życie prywatne, odpoczynek i przestrzeń na zmiany? Jak to robić w praktyce?

Zdecydowanie tak. Plan, który ignoruje odpoczynek i życie prywatne, nie jest planem – to pułapka. Skuteczne planowanie „na siebie” musi brać pod uwagę fakt, że nie jesteśmy robotami. Potrzebujemy czasu na regenerację, na życie poza pracą, na spontaniczność i relacje. To nie luksus, tylko warunek długofalowej skuteczności i dobrostanu.

W praktyce warto planować nie tylko zadania i cele zawodowe, ale również przestrzeń na ruch, sen, nicnierobienie czy czas z bliskimi. Ja stosuję zasadę 80/20 – 80% planu to działania, a 20% to bufor, czyli zapas przestrzeni na życie, kryzysy, zmiany planów. To daje elastyczność i spokój, bo jeśli coś się przesunie lub „wysypie”, nie mam poczucia porażki. Dobrze zaplanowany tydzień nie jest wypełniony po brzegi – zostawia oddech, a ten oddech to siła.

Jak rozpoznać, że cel, który sobie wyznaczyliśmy, już nas nie wspiera – i jak wtedy modyfikować plan bez poczucia porażki?

Dobrą wskazówką jest brak ekscytacji. Jeśli dany cel przestaje Cię cieszyć lub go unikasz – to może znak, że nie jest już aktualny. To naturalne, że zmieniamy się w czasie, a z nami zmieniają się priorytety. Ważne, by dać sobie przyzwolenie na rewizję celów bez obwiniania się. Czasem odpuszczenie jest bardziej odważne niż ciągnięcie czegoś na siłę.

Czy da się pogodzić strategiczne planowanie z codziennym chaosem i brakiem czasu? Jak to wygląda w rzeczywistości?

Tak, da się pogodzić strategiczne planowanie z codziennym chaosem i brakiem czasu – ale tylko wtedy, gdy planowanie dostosujemy do siebie, a nie odwrotnie. Nie chodzi o tworzenie idealnych harmonogramów na cały rok, które rozsypują się po pierwszym nieprzewidzianym wydarzeniu. Zamiast tego warto postawić na tygodniowe przeglądy, elastyczne priorytety i prosty system, który wspiera, a nie obciąża.

Chaos nie zniknie. Życie bywa nieprzewidywalne – dzieci chorują, klienci zmieniają zdanie, projekty się opóźniają. Ale możemy nauczyć się w tym chaosie funkcjonować z większą świadomością i intencją. Wystarczy 30 minut tygodniowo, żeby zastanowić się: na czym chcę się skupić, co jest najważniejsze, co mogę odpuścić. To nie musi być skomplikowany system. Kluczem jest prostota i konsekwencja – plan ma pomagać, nie stać się kolejnym obowiązkiem do odhaczenia.

Jak planować cele roczne, kwartalne lub miesięczne, by nie utonąć w liście zadań i nie stracić sensu całości?

Zaczynam od „wielkiego obrazu”: co chcę osiągnąć w ciągu roku i dlaczego. Potem dzielę to na 4 kwartały – każdy z jednym głównym celem. Dalej planuję miesiące, a na koniec tygodnie. Zawsze zostawiam przestrzeń na nieprzewidziane sytuacje. Co ważne – nie planuję więcej niż 3 priorytety tygodniowo. Więcej oznacza rozproszenie. Plan ma pomagać, nie przytłaczać.

PRZECZYTAJ TEŻ: Sprawdź, czy tobie także perfekcjonizm komplikuje Ci życie!

Jaką rolę w skutecznym planowaniu odgrywa regularny przegląd celów i na czym on powinien polegać?

Regularny przegląd to najprostsze, a zarazem najpotężniejsze narzędzie. Pozwala zatrzymać się, ocenić postępy, skorygować kurs. Może trwać 10 minut – wystarczy zapytać: Co działa? Co nie działa? Co potrzebuję zmienić? Taki rytuał raz w tygodniu lub miesiącu pozwala utrzymać kontrolę i motywację. Bez przeglądu – działasz na oślep.

Jakie pytania warto sobie zadać przed postawieniem celu, by mieć pewność, że jest on naprawdę nasz i wartościowy?

Warto zadać sobie trzy kluczowe pytania, zanim postawimy sobie cel. Po pierwsze: dlaczego to jest dla mnie ważne. Po drugie: co zmieni się w moim życiu, jeśli ten cel osiągnę. I po trzecie: czy to, co planuję, jest zgodne z moimi wartościami i stylem życia.

Dopiero gdy odpowiedzi są spójne i czujesz wewnętrzną motywację, warto taki cel zapisać i zacząć go realizować. Nie ma sensu gonić za czymś tylko dlatego, że robią to inni. Cel ma Cię wspierać, a nie odciągać od siebie.

____________________________

Karolina Karolczak – Mentorka skutecznego planowania i realizacji celów
Realizacja ambitnych celów wymaga nie tylko wizji, ale przede wszystkim skutecznej strategii i konsekwentnego działania. Dzięki sprawdzonym metodom możliwe jest zwiększanie przychodów, optymalizacja procesów i podejmowanie trafnych decyzji biznesowych, które przekładają się na długofalowy wzrost i stabilność.

 fot. Agnieszka Werecha-Osińska