Firma w pierwszej kolejności jest królestwem pracowników. To oni spędzają w niej najwięcej czasu, budują atmosferę i są gospodarzami. Kiedy na horyzoncie pojawiają się goście, trzeba się nimi zająć i sprawić, by poczuli się jak najlepiej. Warto pomyśleć o odpowiednim przywitaniu i sprawnej rozmowie. O czym dobrze wiedzieć, żeby zminimalizować stres związany z ważną wizytą osób spoza firmy?
Czy wiesz, że od kolorów zależy to, jak postrzega nas otoczenie, także to biznesowe? Przeczytaj więcej o tym, jak mogą pomóc nam w kreowaniu swojego wizerunku.
Przede wszystkim, kiedy spodziewamy się klienta lub partnera biznesowego i wiemy, o której godzinie pojawi się w biurze, nie każmy mu na siebie czekać. Przygotujmy wcześniej wszystkie potrzebne materiały, zadbajmy o dostępność salki konferencyjnej i trzymajmy blisko siebie telefon w razie, gdyby gość zadzwonił, by zapytać o drogę. Poczekajmy na niego w hallu lub na korytarzu. Jeżeli pracujemy w większej firmie, która ma swoją recepcję, poinformujemy jej pracownika o tym, kogo się spodziewamy i poprośmy o zaprowadzenie gościa na miejsce rozmowy. Istotne jest to, by nie pozostawiać gościa samemu sobie i liczyć na to, że “jakoś to będzie”.
Kiedy już przyjdzie, witamy się zdecydowanym uściskiem dłoni. Jeżeli gościem jest kobieta poczekajmy na jej ruch. Jeżeli nie wyciągnie do nas dłoni, nie wychodzimy przed szereg. Osoby starsze lub zajmujące wyższe stanowisko również robią pierwszy krok podczas przywitania. Następnie wskażmy naszemu gościowi miejsce, w którym może zostawić swoją odzież wierzchnią. Trzymanie jej na kolanie lub wieszanie na krześle może być kłopotliwe i stresujące.
Rozmowę rozpoczynamy od zaproponowania czegoś do picia. Możemy również tuż przed przyjściem gościa postawić na stole dzbanek z wodą i szklankę. Nie powinniśmy pozostawiać naszego interesanta samego, więc jeśli zaproszona osoba wybierze kawę lub herbatę, zwróćmy się o pomoc w jej przygotowaniu do kogoś, kto ma chwilę wolnego czasu.
W sytuacji, kiedy przychodzi do nas nowy klient lub potencjalny partner biznesowy na początku powinniśmy się przedstawić i zapamiętać imię i nazwisko rozmówcy. Niezręcznie byłoby coś pomylić lub przekręcić. Dodatkowo możemy poprosić o wizytówkę i zaoferować swoją. Jeżeli znamy gościa i jesteśmy z nią na “Ty”, trzymamy się tego i mówimy sobie po imieniu.
Zanim przejdziemy do omówienia interesów, dla których się spotykamy, zacznijmy rozmowę od innego, przyjemnego tematu. Krótka pogawędka wpłynie na rozluźnienie atmosfery. Zadbajmy o to, by nasz rozmówca wiedział, że jest dla nas ważny. Podtrzymujmy kontakt wzrokowy i pokażmy, że naprawdę interesuje nas to, co mówi. Uśmiech na naszej twarzy będzie mile widziany, ale oczywiście nie mówimy tutaj o wymuszonych gestach. Podobnie z dowcipami i zabawnymi anegdotami. Jeżeli widzimy, że nasz rozmówca nie jest skory do żartów, uszanujmy to.
Kiedy prowadzimy rozmowę czy to prywatną, czy służbową, irytuje nas przerywanie w środku zdania i argumentacja, że “muszę teraz Ci to powiedzieć, bo zaraz zapomnę”. Wtrącanie się drugiej osobie w słowo jest niegrzeczne i nawet, jeśli naprawdę zapomnimy, co chcemy powiedzieć, poczekajmy, aż nasz rozmówca dokończy swoje zdanie i zaczętą myśl. Uważne słuchanie gościa zbuduje atmosferę zaufania i pozytywnie wpłynie na odbiór naszej osoby.
To, w jaki sposób przebiegnie spotkanie z klientem czy partnerem biznesowym w dużej mierze zależy od nas. Jeżeli możemy mieć wpływ na pewne sprawy, zajmijmy się nimi i dopilnujemy ich osobiście. Zyskamy wówczas nie tylko większą kontrolę nad sytuacją, ale także satysfakcję, kiedy usłyszymy słowa pochwały z ust naszych gości.
***
Marta Bober jest redaktor naczelną portalu HRownia.pl
***
Źródło:
Wielka księga savoir-vivre’u, Herbert Schwinghammer, Świat Książki Warszawa 2013
