Rzeczywistość polskich przedsiębiorców w branży innowacyjnej i kreatywnej, od fazy pree-sedowej do fazy pozyskania finansowania, to nierzadko liczne godziny negocjacji, prezentacji rozwiązań potencjalnym inwestorom. To także ujawnianie swojego pomysłu, know-how, prototypów. Zbliżone wyzwania stoją przed przedsiębiorcami rozszerzającymi działalność przez współpracę z kontrahentami, czy firmami oferującymi usługi pomocnicze. Bezpośrednio z tym łączy się konieczność zapewnienia ochrony dla informacji poufnych przed ich nieuprawnionym wykorzystaniem.
Przede wszystkim należy mieć jasność, co objęte może zostać porozumieniem o zachowaniu poufności (z angielskiego określanego jako „NDA” – non-disclosure agreement). Standardowo przedmiotem ochrony jest tajemnica przedsiębiorstwa, której ustawowy zakres wyznacza art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W tym ujęciu, są to „informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.”
Warto podkreślić, że tajemnica przedsiębiorstwa nie jest równoznaczna z pojęciem know-how. Mimo braku jednolitej ustawowej definicji, wskazówkę zawierają przepisy podatkowe definiujące know-how jako udokumentowaną wiedzę, która nadaje się do wykorzystania z działalności przemysłowej, naukowej, handlowej. W związku z tym, przedmiot ochrony NDA zasadnie powinien wymieniać jak najszerszy zakres danych przekazywanych przez strony w związku ze współpracą. W przypadku, gdy postanowienia są zbyt ogólne warto stworzyć przykładowy lub rozbudowany katalog, wymieniając w nim poszczególne elementy szczególnie istotne, takie jak: ceny, dane o klientach, umowy, raporty, czy stosowaną metodologię i strategię biznesową, do których druga strona uzyska dostęp w trakcie współpracy.
Określenie jak strony rozumieją zakres informacji poufnych to pierwszy element, który trzeba uzupełnić o obowiązki strony uzyskującej dostęp do informacji poufnych. Jednym ze sposobów ograniczenia wykorzystywania informacji poufnych jest wskazanie konkretnych celów i obszarów współpracy, do realizacji których mogą zostać wykorzystane. Dodatkowo zobowiązania drugiej strony zawierać powinny także obowiązki w zakresie nieujawniania osobom trzecim informacji poufnych, zabezpieczenia za pośrednictwem środków organizacyjnych i technicznych przed umożliwieniem wejścia w ich posiadanie przez osoby nieuprawnione.
Odrębną kategorią postanowień porozumienia o zachowaniu poufności stanowić powinny postanowienia dotyczące odpowiedzialności z tytułu naruszenia obowiązków. W związku z faktem, że obowiązek zachowania poufności jest zobowiązaniem niepieniężnym, istnieje możliwość zabezpieczenia naruszenia obowiązków zachowania poufności karą umowną, której wysokość powinna uwzględniać sumę niezbędną do naprawnienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań z NDA. W przypadku, gdy porozumienie ma złożony charakter, a stronie ujawniającej szczególnie zależy na skonkretyzowaniu przypadków naruszenia obowiązków, możliwe jest przewidzenie kilku kar umownych o zróżnicowanej wysokości zależnie od tego, do naruszenia lub niewykonania których z obowiązków dojdzie. Dodatkowo warto pamiętać o zastrzeżeniu możliwości dochodzenia odszkodowania odpowiadającego wysokości poniesionej szkody, w przypadku gdy kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.
Na koniec, warto zasygnalizować także dwie istotne kwestie związane z NDA, które mogą także zostać bezpośrednio uwzględnione w jego treści. Po pierwsze, w przypadku gdyby dane udostępniane w ramach współpracy miałyby stanowić dane osobowe, ich przetwarzanie powinno zostać uregulowane odrębnie. Po drugie, udostępnione informacje mogą stanowić utwór w rozumieniu prawa autorskiego w i tym przypadku NDA także nie stanowi podstawy do korzystania z utworów, w zakresie w jakim wymagałoby tego zawarcie umowy licencji, czy przeniesienia praw własności intelektualnej.
***
O AUTORCE
Katarzyna Zych – adwokat, członek Izby Adwokackiej w Warszawie.
Od początku kariery zawodowej związana z obsługą korporacyjną spółek kapitałowych z sektora prywatnego i publicznego w ramach współpracy z renomowanymi kancelariami prawnymi. Specjalizuje się w kompleksowym doradztwie z obszaru prawa handlowego, prawa cywilnego, prawa zamówień publicznych oraz własności intelektualnej. Posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie obsługi procesów inwestycyjnych na wszystkich etapach transakcji, finansowania dłużnego przedsiębiorstw, jak również zakładania, przekształcania, łączenia i likwidacji działalności gospodarczej. Wieloletnie doświadczenie w zakresie obsługi korporacyjnej spółek handlowych łączy z aktywnym wspieraniem rozwoju przedsiębiorczości kobiet oraz ochrony przed dyskryminacją i przemocą wobec kobiet.
