Każde szkolenie jest inne. Jego dynamika zależy w dużej mierze od uczestników, ich motywacji, wiedzy, doświadczeń, specyfiki kultury organizacji czy aktualnych wydarzeń. Czasem nawet od osobistego samopoczucia danego dnia. Dlatego praca trenera wymaga nie tylko przygotowania merytorycznego, ale i umiejętności radzenia sobie w problematycznych sytuacjach. Jakie zachowania najczęściej zakłócają przebieg szkoleń i jak na nie reagować?

Ja panu nie przerywałem!

Uciążliwe nie tylko dla trenerów, ale dla wszystkich przebywających na sali może być notoryczne przerywanie wypowiedzi innych. Przytaczanie przez uczestników swoich doświadczeń dodatkowo wzbogaca warsztaty i uwiarygadnia omawiane treści w oczach grupy. Niektórzy z nich jednak za wszelką cenę chcą przy okazji udowodnić, że wszystko wiedzą najlepiej. Podważają też zdanie innych, a nawet ich atakują. Są i tacy, którzy nawet w dobrej wierze doradzają lub wypowiadają się na każdy temat, nawet jeśli nie mają do powiedzenia niczego merytorycznie nawiązującego do tematu. – W sytuacjach, gdy na sali stale słychać tę samą osobę, trener powinien angażować również pozostałych. Na przykład prosząc wszystkich po kolei o wypowiedź. Ewentualnie, dla kontrastu, jedynie osobę, od której spodziewa się odmiennej opinii – komentuje Paulina Węgrzyn z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland.

Milczenie nie zawsze jest złotem

Zdarzają się również milczące grupy. Niechęć do uczestnictwa w dyskusjach czy ćwiczeniach może wynikać między innymi z kiepskiej atmosfery w zespole lub konfliktu stanowisk. – Gdy na sali utrzymuje się napięcie, nikt nie wypowiada się na forum. Wszyscy boją się przedstawić swoje zdanie czy ujawnić ewentualny problem. Warto sięgnąć po ćwiczenia aktywizujące, najlepiej już na samym początku szkolenia – zauważa Paulina Węgrzyn. – W ten sposób nie tylko rozluźnimy atmosferę, ale i na wstępie zyskamy też pewne pojęcie o relacjach w grupie i dynamice zespołu. To cenne informacje, na bazie których możemy przekazywać przewidziane w programie treści, lekko modyfikując jednak sposób prowadzenia zaplanowanych ćwiczeń, by jak najlepiej dostosować je do uczestników. Ważne jest uważne obserwowanie tego, co dzieje się na sali i reagowanie na bieżąco – dodaje.

Czasem też trener powinien rozważyć własny styl prowadzenia zajęć. Może zastanowić się, czy sam nie zagaduje zanadto grupy, nie zabiera jej przestrzeni, czy daje wystarczającą ilość czasu na refleksję i udzielenie odpowiedzi, zanim sam poda rozwiązanie.

Brak szacunku? Reaguj!

Bez reakcji nie należy pozostawiać także zachowania lekceważącego wobec prowadzącego i uczestników. Brak szacunku bowiem dla innych z pewnością wpłynie negatywnie na atmosferę podczas zajęć. Może przejawiać się w różny sposób. Przykładem są spóźnienia, opuszczanie sali bez uprzedzenia, odbieranie telefonów, prowokowanie do śmiechu z kogoś, podbudowywanie własnej pewności siebie kosztem obniżenia czyjejś pozycji lub niesłuchanie, pomijanie czyichś opinii, uwag czy wypowiedzi. W efekcie gotowość grupy do otwartego dzielenia się własnym doświadczeniem i wątpliwościami maleje.

Jak temu przeciwdziałać? Dobrą metodą jest zawarcie na początku zajęć kontraktu. Ustalone zostaną w nim zasady obowiązujące zarówno uczestników, jak i trenera. Później w każdym momencie można odnieść się do tej umowy, zapytać o powody jej łamania i poprosić o przestrzeganie ustaleń. – Podstawą jest uświadomienie wszystkim na sali wspólnej odpowiedzialności za jakość spotkania, jego komfort i atmosferę. Jednocześnie, w zgodzie z zasadami asertywnej komunikacji, warto uczyć uczestników bezpośredniego zwracania się do osoby przeszkadzającej. Gdy takie działania nie przyniosą rezultatu, dobrze spróbować indywidualnej rozmowy. W jej czasie oprócz perspektywy grupy, trener może przywołać również tę biznesową. I wytłumaczyć, że kontynuacja niestosownego zachowania zagraża realizacji zlecenia i może być powodem do poinformowania firmy czy przełożonych – komentuje Paulina Węgrzyn z Integra Consulting Poland.

Nic mi się nie podoba!

Atmosferę na sali, a nawet jeszcze przed nią potrafią pogarszać też narzekania, wylewanie żalów na firmę, dyskredytowanie zajęć na wstępie czy podważanie ich sensu, miejsca i terminu. Warto dowiedzieć się, czy negatywne odczucia podzielają pozostali i wyjaśnić to. Trzeba przy tym zachować ostrożność. Będąc trenerem z zewnątrz, można niechcący przyjąć tylko jedną perspektywę, nie znając czy nie rozumiejąc szerszego kontekstu. Niektórym tego typu wydarzeniom można jednak zapobiec już na etapie organizacyjnym. Jeśli uczestnicy musieli odbyć długą drogę i tuż po niej zaczynają zajęcia, mogą być po prostu zmęczeni, co nie sprzyja nauce.

Zdarzają się też sytuacje, gdy trener spotyka się z oporem, który nie wiadomo z czego wynika. Po drążeniu tematu okazuje się jednak, że nie otrzymał on informacji o ukrytym celu szkolenia, związanym na przykład z istniejącym konfliktem, procesem zmian systemów wynagrodzeń czy redukcjami zatrudnienia. Bywa też tak, że uczestnicy mówią otwarcie lub swym zachowaniem pokazują, że zajęcia powinny dotyczyć czegoś innego. Trener jest zobowiązany do trzymania się spisanych z zamawiającym ustaleń, może jednak rozmawiać z grupą o tym, że w ramach rekomendacji rozwojowych spisywanych w raporcie czy wyrażania opinii w ankietach ewaluacyjnych obie strony mogą się odnieść do realnych potrzeb.

Dopasuje treść do grupy

Niebezpieczeństwo wystąpienia na sali niektórych problematycznych sytuacji można minimalizować już na etapie planowania warsztatu i opracowywania jego programu, dzięki odpowiedniemu badaniu potrzeb szkoleniowych. Każde zachowanie ma swoją przyczynę, często nie wynika ona z charakteru czy złej woli członków grupy, a na przykład z nieodpowiedniego dopasowania tematyki zajęć lub rozbieżnych oczekiwań sponsora projektu i jego uczestników. Zdarza się też, że treningi są organizowane ad hoc, bo na przykład jeden z działów zgłosił taką potrzebę, a zabrakło czasu na zweryfikowanie, co jest jej powodem (brak wiedzy czy motywacji).

– Kluczowe jest bowiem dopasowanie treści do grupy, jej poziomu wiedzy, umiejętności i motywacji, by zajęcia miały jak największą wartość. Ważne, aby program był dostosowany do rzeczywistych potrzeb uczestników, a te, poza samymi pracownikami, najlepiej znają menedżerowie, dlatego tak istotny jest ich udział w wyznaczaniu nie tylko celów szkolenia, ale także w doprecyzowaniu jego oczekiwanych rezultatów, przykładowo: jakie zachowania mają ulec zmianie, co ma działać inaczej niż dotychczas – podkreśla Paulina Węgrzyn z Integra Consulting Poland. – Liderzy nie powinni też poprzestawać na wysłaniu pracowników na szkolenie, lecz także pomagać im we wdrażaniu nabytych umiejętności w codziennej pracy, rozmawiać z zespołem o przebiegu i efektach warsztatów. Następnie wyznaczać indywidualne rozwojowe cele uwzględniające nowo pozyskaną wiedzę i umiejętności oraz eliminować w miarę możliwości organizacyjne przeszkody do ich osiągnięcia – dodaje.