Zachowanie uległo poprawie
Jeden z najważniejszych wniosków płynących z badania, który może dawać sporo powodów do satysfakcji wszystkim uczestnikom wydarzeń online, dotyczy ogólnego porównania standardów w porównaniu do poprzedniego roku. Jak pokazuje ankieta ClickMeeting, aż 53% respondentów sądzi, że zachowanie uczestników uległo w tym czasie poprawie. 29% osób nie zwraca na to uwagi, a jedynie 18% badanych twierdzi, że ogólne standardy nie uległy poprawie.
Nie oznacza to jednak, że próba sformułowania uniwersalnych zasad etykiety online traci sens. Wręcz przeciwnie. Ich wprowadzenia oczekuje 49% badanych. Przed rokiem takiej odpowiedzi udzieliło 53% respondentów.
W jaki sposób firmy regulują zachowanie uczestników?
Jednolity katalog zachowania w trakcie wydarzeń online nie istnieje. Zresztą: wprowadzenie norm uwzględniających praktyki w zróżnicowanych branżach i organizacjach byłoby bardzo trudne. Zdecydowanie łatwiej o ich ustalenie w ramach konkretnej firmy czy nawet działu lub zespołu. To krok, który bez wątpienia może znacząco ułatwić współpracę i jednocześnie przyjść z pomocą osobom, które nie do końca wiedzą, jak się zachować w określonych sytuacjach, ale zależy im na uniknięciu błędów. Jak się okazuje, 30% organizacji zdecydowało się na wprowadzenie takich reguł.
Jakie elementy spotkań, istotne z punktu widzenia pracowników, najczęściej regulują firmy? Przede wszystkim dotyczy to sposobu zgłaszania chęci zabierania głosu – tę odpowiedź wskazało 17,4% spośród wszystkich respondentów. Na drugim miejscu znalazł się zakaz korzystania z telefonu i innych urządzeń w trakcie trwania spotkań (15,6%). W 13% przypadków organizacje odniosły się natomiast do formy powitania i pożegnania. 12,4% respondentów przyznało, że firmy, w których pracują, ustaliły dress code podczas wydarzeń online.
Szukasz odpowiedzi na pytania dotyczące etykiety wydarzeń online? Zapraszamy do zapoznania się z bezpłatnym poradnikiem ClickMeeting Savoir-vivre w czasie spotkań online i webinarów.
Przygotowanie niezmiennie ważne
Oczywiście w trakcie wydarzeń online nie na wszystko mamy wpływ. Bardzo często okazuje się jednak, że dobre przygotowanie pozwoli na uniknięcie poważnych problemów i zapewni wszystkim uczestnikom zdecydowanie lepsze skupienie i przyswajanie informacji.
Jedna z kluczowych kwestii – zwłaszcza w przypadku spotkań służbowych i biznesowych – to przygotowanie plików, które będą prezentowane w ich trakcie. Konieczność ich poszukiwania w trakcie prezentacji nie tylko nie świadczy najlepiej o profesjonalizmie, ale jest także bardzo rozpraszająca dla uczestników. Jak do tego podchodzą respondenci? 31% z nich uznało to za szczególnie rozpraszający czynnik. Co ciekawe, przed rokiem takiej odpowiedzi udzieliło 46% uczestników badania. Może to więc świadczyć o tym, że im częściej korzystamy z platform do komunikacji online, tym łatwiej odnaleźć nam się w przestrzeni wirtualnej i – dla wygody własnej oraz innych osób – wdrażać pozytywne zmiany.
Oczywiście przygotowania dotyczą również zupełnie innych elementów. Największym problemem, wskazanym przez 63% respondentów, są dźwięki przeszkadzające w prawidłowym odbiorze treści, takie jak szepty czy szum. Przynajmniej części z nich uda się zapobiec. Wystarczy korzystać z możliwości oferowanych przez platformy. Dobrą praktyką jest przede wszystkim wyłączanie mikrofonu w momentach, w których nie zabierasz głosu. Okazuje się, że respondenci zwracają na to uwagę i bardzo często korzystają z tej opcji: aż 76% deklaruje, że to robi, a 13% twierdzi, że przynajmniej stara się to robić.
Wielu problemów uda się również uniknąć, dbając w odpowiedni sposób o kwestie techniczne. Podstawowym i szybkim sposobem na upewnienie się, że sprzęt działa tak, jak należy, jest wykonanie testu urządzeń. W ClickMeeting jest to możliwe bezpośrednio po zalogowaniu się do pokoju i zajmuje zaledwie kilka chwil. Okazuje się, że to również chętnie wykorzystywana funkcja! 60% uczestników badania deklaruje, że korzysta z niej zawsze, a 26% robi to czasami. Co dziesiąty badany sięga po nią w przypadku ważnych wydarzeń, a jedynie 3% respondentów nigdy nie korzysta z tej możliwości.
Porządek w trakcie wydarzenia sprzyja skupieniu
Jeżeli uda Ci się wyeliminować problemy techniczne oraz znaleźć miejsce, w którym w spokoju będziesz w stanie uczestniczyć w wydarzeniu, najprawdopodobniej wszystko przebiegnie po myśli Twojej i Twoich współrozmówców. Aby tak było, konieczne stanie się jednak odpowiednie zarządzanie spotkaniem lub webinarem. Co zrozumiałe, jedną z najbardziej uciążliwych z perspektywy uczestników sytuacji jest zabieranie głosu równocześnie przez kilka osób. Wchodzenie sobie w słowo bardzo utrudnia wymianę myśli i zaburza współpracę. Można jednak w łatwy sposób nad tym zapanować.
Rozwiązaniem jest zgłaszanie chęci zabrania głosu poprzez np. wykorzystanie statusu podniesienia ręki. Aż 74% respondentów postrzega nieużywanie jej jako szczególnie rozpraszające. Bez wątpienia warto więc jak najczęściej z niej korzystać oraz wprowadzić to jako dobry zwyczaj do organizowanych przez siebie wydarzeń.
