Piszemy je codziennie
Dzięki wiadomościom elektronicznym załatwiamy zarówno sprawy prywatne, jak i zawodowe. Próbując oszczędzić czas pozwalamy sobie w nich na wiele skrótów myślowych i rozwiązań językowych, których w tradycyjnej korespondencji nigdy byśmy nie użyli. Raczej trudno wyobrazić sobie w zwykłym liście, że coś ma być zrobione „ASAP” albo że „Jesteśmy w intaczu”. Mimo że e-mail to szybka forma komunikacji i tu obowiązują pewne reguły. Zwłaszcza, gdy chodzi o korespondencję zawodową. Często zapominamy, że od tego, jakie wrażenie zrobimy w pierwszym mailu, może wiele zależeć, np. to, czy zostaniemy zaproszeni na spotkanie albo czy zainteresujemy kogoś produktem lub usługą.
Jakie błędy popełniamy najczęściej? Oto trzy najpopularniejsze:
1. Na dzień dobry i do widzenia
Jak zacząć e-mail do kogoś, kogo nie znamy? Toczą się o to zażarte dyskusje od lat. Wiadomo już, że „Witam” będzie niefortunne – tak wita gościa gospodarz domu. Bardziej na miejscu będzie „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”, a jeśli nie znamy płci osoby, do której piszemy – „Szanowni Państwo”. Do tego możemy dodać także funkcję, np. „Szanowna Pani Prezes” lub „Szanowna Pani Redaktor”.
Jeśli znamy kogoś – poznaliśmy się, korespondowaliśmy – można powitanie nieco skrócić, np. „Pani Anno”, „Panie Marku” lub po prostu „Kasiu”, „Tomku”, ale tylko jeśli jesteśmy z kimś po imieniu.
Z osobami, z którymi dobrze się znamy dopuszczalne są formy bardziej koleżeńskie, np., „Cześć, Kasiu”.
A jak powinno wyglądać zakończenie? Popularne „Pozdrawiam” zarezerwowane jest dla korespondencji z osobami, z którymi się znamy. Pisząc do kogoś po raz pierwszy bezpieczniej jest użyć „Z poważaniem”.
2. Błędy językowe
Żadne „witam” na początku maila nie zniechęci mnie do odbiorcy tak bardzo jak błędy językowe w treści maila. Ortografia, interpunkcja, poprawność stylistyczna mają znaczenie. Gdy ktoś chce nawiązać współpracę dziennikarską, a w jego mailu zdania roją się od błędów, nie wróży to pięknej przyszłości. Od razu zastanawiam się, jak będą wyglądały teksty, skoro te kilka zdań maila trudno zrozumieć. Dotyczy to nie tylko branży dziennikarskiej, ale i każdej innej. Jeśli chcemy budować wizerunek profesjonalisty, nasza polszczyzna musi być bez zarzutu. Gdy mamy wątpliwości, czy mail jest poprawny, można poprosić inną osobę o sprawdzenie. Warto skorzystać z takiego wsparcia zwłaszcza wtedy, gdy od maila może wiele zależeć.
Przeczytaj także: Etykieta w biznesie – zbędny archaizm czy poszukiwana wiedza?
3. Niechlujność
Bałagan w treści, wyrazy nierozdzielone spacją, literówki, błędne imię adresata, informacja o załączniku, którego jednak w mailu nie ma, prośba o kontakt bez podania danych kontaktowych, temat nie mający nic wspólnego z treścią maila – chaos, chaos i jeszcze raz chaos. On też może okazać się poważną barierą w komunikacji. Zwłaszcza, gdy osoba, do której piszemy ma mało czasu. Jeśli zapomnimy podać numeru telefonu, szansa, że prezes firmy, z którą chcemy nawiązać współpracę będzie o niego dopytywał, jest marna. Każdą wiadomość warto przed wysłaniem przeczytać jeszcze raz. Zabierze nam to kilka minut, a pozwoli uchronić się przed gafą.
Kiedy regularnie prowadzimy korespondencję zawodową, górę biorą pewne nawyki. Należy do nich także używanie pewnych wytrychów językowych i zapychaczy treści, które osłabiają treść i zmiękczają to, co chcemy powiedzieć. A przy okazji powodują, że ten, kto czyta naszego maila szybciej kliknie przycisk „usuń”.
Jak zatem pisać maile tak, żeby ktoś chciał je przeczytać do końca? I czego unikać, żeby uznawano nas za profesjonalistów? – Przede wszystkim warto pozbyć się z ich treści kilku słów, tzw. kwantyfikatorów, które albo osłabiają przekaz albo sprawiają, że brzmimy niepewnie. Dzięki temu będziemy dostawać odpowiedzi znacznie częściej – radzi Bartosz Struzik z międzynarodowego serwisu kariery MonsterPolska.pl.
Oto pięć takich słów wyróżnionych przez ekspertów z MonsertPolska.pl
1. Tylko
Przykład: “Chciałem tylko sprawdzić, czy masz już odpowiedz do dokumentu, który ci przesłałem”
Dlaczego nie działa: Bo umniejsza wagę tego, o co prosimy. Daje sygnał, że naszą sprawę można spokojnie zdjąć z listy priorytetowych zadań.
Lepiej napisać: „Czy masz już odpowiedź do dokumentu, który ci przesłałem? Musi być gotowa do końca dnia.”
2. Prawdopodobnie
Przykład: “Prawdopodobnie mógłbym przesłać oświadczenie zarządu około południa”
Dlaczego nie działa: Wprowadza niepewność. Jeśli nie jesteśmy czegoś pewni, lepiej tego nie pisać. Założyć, że zadanie może zająć więcej czasu.
Lepiej napisać: „Nie dam rady przesłać oświadczenia zarządu do południa, bo muszę przygotować także jego wersję online. Prześlę je do końca dnia.”
3. Próbować
Przykład: “Spróbuję zredagować artykuł, który przesłałeś.”
Dlaczego nie działa: Pokazuje, że nie jesteśmy pewni swoich umiejętności. Nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Wtedy wysyłamy sygnał, że dbamy o to, by wykonać zadanie poprawnie.
Lepiej napisać: „Zabieram się za redakcję artykułu. Ale mam kilka pytań, zanim zacznę; czy możesz spotkać się za mną na pięć minut?”
4. Może
Przykład: “Może powinniśmy napisać rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Może mógłbym pojechać na konferencję w marcu.”
Dlaczego nie działa: Sprawia, że brzmimy jakbyśmy byli zaniepokojeni albo obojętni wobec sprawy.
Lepiej napisać: “Napiszmy rozdział o tym, dlaczego powołaliśmy firmę do życia. Mogę pojechać na konferencję w marcu .”
5. Przepraszam
Przykład: “Przepraszam, mam spotkanie o 13, czy 14 będzie w porządku?.”
Dlaczego nie działa: jest zupełnie niepotrzebne, umniejsza naszą stanowczość. Lepiej konstruować jasne przekazy i pytać bez przepraszania.
Lepiej napisać: “Mam spotkanie o 13. Czy o 14 będzie Pan wolny?”
