Jeszcze całkiem niedawno wydawało mi się, że w pracy mogę być jak Scarlett O’Hara – „Pomyślę o tym jutro” pojawiało się w mojej głowie częściej niż fantazje o wydawaniu wielkiej wygranej w lotto. Wiedziałam, że tekst, który mam napisać to bułka z masłem – w końcu mam już wszystkie materiały. Ułożenie pytań do wywiadu? Przecież robiłam to setki razy – zajmie mi to najwyżej godzinę, może dwie. W tym czasie mogę przecież napić się kawy, poczytać książkę lub zrobić cokolwiek, co nie jest tym, co robić powinnam.
Na efekty takiego podejścia nie trzeba było długo czekać. I co niezbyt zaskakujące, zazwyczaj były takie same. Tekst pisałam na ostatnią chwilę, w pośpiechu, wieczorami, z rosnącym poczuciem, że ucieczka przed deadlinem tym razem zakończy się porażką. Zdarzało się, że kilka ważnych terminów zawaliłam. Co z tego, że miałam zebrane wszystkie materiały, skoro za pisanie zabrałam się, kiedy byłam zmęczona po całym dniu pracy? Zamiast pisać dwie godziny, pisałam pięć. Wszystko dlatego, że uległam prokrastynacji – zjawisku psychologicznemu, które dopada większość z nas i powoduje, że odkładamy zadania „na później”. Łudzimy się, że pod presją terminu będzie nam się pracować nad nimi łatwiej. Nic bardziej mylnego.
Prokrastynacja, czyli inaczej odroczenie, zwłoka, przekładanie pojawia się najczęściej nie wtedy, kiedy stajemy przed trudnym zadaniem, ale wtedy, gdy jesteśmy pewni siebie. Daje nam to złudne przekonanie, że poradzimy sobie bez problemu, a zatem nie musimy zaczynać z wyprzedzeniem. Ten nieuzasadniony optymizm działa, dopóki nie powinie nam się noga i jednak nie wyrobimy się w terminie. Przyczyny mogą być prozaiczne – awaria internetu, wirus w komputerze albo gorsze samopoczucie. Nagle sytuacja wymyka się spod kontroli, a my narażeni jesteśmy na poważny stres.
Jak poradzić sobie z odkładaniem zadań? Oto kilka przydatnych rad:
1. Przeanalizuj swoją pracę w ciągu ostatniego półrocza
Zadaj sobie kilka ważnych pytań:
Jakie zadania odkładałaś? Dlaczego właśnie te? W jaki sposób podchodzisz do wykonania zadania, gdy zaczyna gonić cię deadline? Czy praca pod presją rzeczywiście dała lepsze rezultaty? Co przeszkadza ci w wykonaniu zadania od razu?
A teraz najważniejsze: W jaki sposób uzasadniałaś przed sobą konieczność przełożenia zadania? Wypisz wszystkie powody, które przyjdą ci do głowy.
Chwilę się zastanów i dla każdego powodu spróbuj wymyślić argument za tym, by zadanie zacząć zgodnie z planem.
2. Każde zadanie, które odkładasz, spróbuj podzielić na kilka mniejszych
Prokrastynacja wynika nie ze złego planowania zadań, ale z niewłaściwego podejścia do zarządzania czasem. Dlatego często mówi się o niej „złodziej czasu”. Tak, jak w moim przykładzie – tekst, który powinnam napisać w ciągu dwóch godzin, pisałam pięć. Jeśli widzisz, że masz problem ze skupieniem się nad czymś przez dłuższy czas albo w twoim planie pojawia się dużo ważnych i czasochłonnych zadań, te, które chcesz odłożyć podziel na mniejsze i wykonuj je codziennie po kawałku.
3. Odetnij się od świata
Portale społecznościowe, strony z informacjami, ciekawostkami, ploteczkami – oto nasi sojusznicy w pielęgnowaniu prokrastynacji. Jak się odciąć, gdy paluszek sam wędruje do aplikacji, a w głowie słyszmy „Tylko szybciutko sprawdzę, co tam słychać na moim wallu”? Są dwa sposoby – mniej i bardziej brutalny. Ten pierwszy podsuwa Miłosz Brzeziński w swojej nowej książce „Wy wszyscy moi ja”. Gdy najdzie cię pokusa, odczekaj kwadrans zanim jej ulegniesz. Po kwadransie najprawdopodobniej ochota ci minie. Nie masz dość samozaparcia? Zainstaluj sobie specjalne narzędzie, które w tym ci pomoże. Ja wypróbowałam dwa – StayFocusd na laptopie oraz AppBlock w smartfonie. Oba programy w wybranych godzinach odcinają dostęp do określonych stron, np. Facebooka, Twittera. Aktualizacja ustawień następuje po dobie, więc jeśli najdzie nas nagła ochotę na ich zmianę, nic z tego. Dostaniemy komunikat „Skup się. Czy ty nie powinnaś teraz pracować?” – działa to cuda. Od kiedy z nich korzystam, przestałam zabierać pracę do domu.
4. Planuj z wyprzedzeniem
Dobry plan to taki, który uwzględnia nie tylko ilość i wagę zadań oraz priorytety, ale także ich rozłożenie w czasie. Jeśli w ciągu jednego dnia postanowisz domknąć cztery duże projekty, żeby mieć je z głowy, jest duża szansa, że polegniesz. Spróbuj wygospodarować czas w piątek, żeby rozplanować nadchodzący tydzień, zostawiając w miarę możliwości okienka na nowe i nieprzewidziane zadania. Nie oznacza to, że wszystko pójdzie jak z płatka, ale będziesz miała mapę, która pozwoli ci wszystkim zarządzić.
PRZECZYTAJ TAKŻE: 4 złote zasady planowania dnia pracy
5. Spójrz na przestrzeń wokół siebie
Tak, to gdzie pracujesz może mieć znaczenie, czy odkładasz zadania na potem. Jeśli musisz się skupić, a wokół panuje hałas, łatwiej będzie ci pomyśleć – „OK, zrobię to jutro. Przecież połowa zespołu będzie na szkoleniu”. Niestety, pracujesz na open space, a druga połowa nadal hałasuje, zostawiasz więc sobie zadanie na weekend. I nadal go nie wykonujesz, bo zmusić się do pracy w czasie wolnym jest jeszcze trudniej niż zwykle. Co możesz zrobić w takiej sytuacji? Rozwiązań jest kilka: można zamknąć się z komputerem w pustej sali konferencyjnej, poprosić o zgodę, by pójść popracować do najbliższej biblioteki, zapytać szefa, czy możesz popracować w domu.
Przeszkodami mogą być także bałagan, a nawet niewygodne krzesło – kiedy boli kręgosłup, trudno skupić się na zadaniu. Na szczęście, takie czynniki bardzo łatwo wyeliminować.
Powodzenia w odzyskiwaniu straconego czasu!
