Masz już dość spotkań odbywających się na popularnych, darmowych platformach i ich ograniczeń? Nie jesteś sama. W najnowszych poradnikach eksperci ClickMeeting pokazują, jak w łatwy sposób tworzyć profesjonalne spotkania, które nie tylko ułatwią Twoją pracę, ale pozwolą Ci także zadbać o kształtowanie wizerunku i świadomość marki.
Dlaczego dwa poradniki? W pierwszym znajdziesz zestaw rad, dzięki którym nauczysz się dobierać właściwy rodzaj spotkania do konkretnej okazji, a przy tym oszczędzać czas. Drugi zawiera natomiast rady dla bardziej zaawansowanych użytkowników. Dowiesz się między innymi, jak stworzyć swoje centrum spotkań, czyli stronę profilową, stronę rejestracji i poczekalnię czy dostosować wygląd treści do swojej marki.
Co znajdziesz w środku? Wszystko o spotkaniach
Wiedzy jest sporo, ale spokojnie: tworzenie spotkań online w ClickMeeting jest naprawdę proste i błyskawicznie opanujesz zarówno podstawy, jak i bardziej zaawansowane funkcje.
Zresztą, możesz przetestować je w praktyce. Skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego ClickMeeting i zacznij już teraz tworzyć profesjonalne spotkania online i webinary!
Poniżej znajdziesz trzy sprawdzone sposoby na tworzenie spotkań w ClickMeeting. Jeśli temat Cię zainteresuje, więcej informacji znajdziesz w poradnikach!
1. Spotkania ad hoc (czyli w mniej niż 4 sekundy)
Zdarzyło Ci się kiedyś uczestniczyć w konwersacji tekstowej, np. dotyczącej ważnego projektu, w której każda kolejna wiadomość tylko utrudniała przekazywanie informacji i zrozumienie tematu?
W takich sytuacjach scenariusz jest prosty: potrzebujesz miejsca, które pozwoli Tobie i Twoim współpracownikom usłyszeć się i zobaczyć oraz skorzystać z dodatkowych funkcji ułatwiających prezentowanie i dzielenie się wiedzą.
Potrzebujecie spotkania online, ale na pewno nie potrzebujecie ani spersonalizowanego pokoju, ani skomplikowanych ustawień, ani formalnych zaproszeń. Wręcz przeciwnie: czas to pieniądz, więc im szybciej spotkacie się w wirtualnym pokoju, tym lepiej.
Tryb Meet now powstał z myślą właśnie o takich sytuacjach.
Dzięki niemu tworzenie spotkania trwa mniej niż 4 sekundy. Po wybraniu odpowiedniej opcji w górnym prawym rogu ekranu wyświetli się okno, w którym możesz od razu zaprosić osoby znajdujące się w Twojej książce adresowej. Ale wcale nie musisz tego robić.
Możesz także przejść bezpośrednio do pokoju i skopiować link dostępny w zakładce Informacji o wydarzeniu. Potem wyślij go osobom, które chcesz zaprosić, na przykład poprzez komunikator, z którego korzystacie. Będą mogły błyskawicznie dołączyć do spotkania. Oczywiście mogą to zrobić również za pośrednictwem urządzeń mobilnych. W pokoju wydarzenia masz także możliwość przesłania zaproszeń mailem lub smsem.
2. Twój własny wirtualny pokój spotkań
Twój gabinet, buro czy salka konferencyjna to idealne miejsce do organizacji spotkań twarzą w twarz. Możesz zaprosić do nich swoich współpracowników, kiedy tylko masz taką potrzebę. Sprawdzą się idealnie zarówno w przypadku planowanych i regularnych spotkań, jak i tych o bardziej spontanicznym lub nieregularnym charakterze. Taki pokój możesz stworzyć dla siebie również na ClickMeeting.
Podczas tworzenia spotkania wybierze rodzaj pokoju „permanentny”. Będzie do niego prowadził zawsze ten sam link. Oczywiście możesz zabezpieczyć pokój hasłem, a następnie przekazać je współpracownikom i innym osobom, które chcesz zaprosić do wzięcia udziału w spotkaniu.
Twój pokój będzie dostępny dla innych osób wtedy, kiedy uruchomisz wydarzenie.
Pamiętaj, że masz możliwość rozbudowanej modyfikacji pokoju: możesz zmienić logo, kolorystykę i obraz tła. Więcej na ten temat przeczytasz w drugiej części poradnika.
3. Jednorazowy pokój
Nie zawsze potrzebujesz dostępu do stałego pokoju. Wręcz przeciwnie – niekiedy chociażby ze względów bezpieczeństwa może zależeć Ci na tym, aby spotkanie było ograniczone czasowo i odbywało się w unikalnym pokoju, z którego nie będzie można potem korzystać.
W ClickMeeting z łatwością utworzysz takie spotkanie (możesz również w ten sposób utworzyć wydarzenie cykliczne, które będzie odbywać się regularnie o stałej porze). To świetny sposób na zorganizowanie chociażby rozmowy rekrutacyjnej, walnego zgromadzenia czy rozmów z ważnymi klientami.
W takich sytuacjach dobrym rozwiązaniem będzie utworzenie jednorazowego pokoju w ClickMeeting i dodatkowe zabezpieczenie go hasłem. Dzięki temu zyskasz pewność, że niepowołane osoby nie uzyskają dostępu do pokoju wydarzenia, nie zakłócą go i nie wejdą w posiadanie chronionych informacji. Poza tym: bez wątpienia zrobisz pozytywne wrażenie na uczestnikach.
Aby utworzyć jednorazowe spotkanie, po wybraniu opcji „Planowane spotkanie” zaznacz rodzaj pokoju „Określony czasowo”.
Wprowadzisz tu także nazwę spotkania. Możesz ustalić unikalny adres URL, który będzie do niego prowadzić, aby ułatwić nawigowanie Twoim uczestnikom.
W ostatniej sekcji masz możliwość wskazania rodzaju dostępu do pokoju. Może być dostępny dla wszystkich (a więc wszystkich osób, które będą posiadać link do pokoju). Warto jednak zabezpieczyć go poprzez ustawienie hasła.
Gotowe! Teraz wystarczy kliknąć „Utwórz i zaproś”, aby rozpocząć wydarzenie lub zaprosić uczestników (możesz to również zrobić bezpośrednio z poziomu pokoju wydarzenia).
Już w tym momencie możesz zaprosić uczestników spotkania, przesyłając im wszystkie dane na adres e-mail.
W tym celu wybierz „Wyślij zaproszenia”, a w następnym oknie określ, że chcesz zaprosić uczestnika. Możesz również zaprosić osoby z uprawnieniami prezenterów, na przykład swoich współpracowników.
Możesz wybrać dane osób, które już wcześniej uczestniczyły w Twoich wydarzeniach na ClickMeeting. Aby dodać nowe adresy e-mail, wybierz opcję „kopiuj-wklej”.
Gotowe! Twoi uczestnicy otrzymają atrakcyjne wiadomości e-mail ze wszystkimi niezbędnymi informacjami!
