1. PLANUJ MĄDRZE I ELASTYCZNIE
Przedłużające się spotkanie, spóźnienie klientki, nieprzewidziane trudności na drodze – jednym słowem – życiowe sprawy, które są nieodłącznym elementem codzienności, sprawiały kiedyś, że cały mój misterny plan rozsypywał się jak domek z kart, wzbudzając we mnie fale stresu, złości i frustracji. A to, siłą rzeczy, przekładało się i na moją pracę i na moje samopoczucie.
Widełki czasowe
Nauczona zatem wielokrotnie popełnianym błędem zaczęłam uwzględniać w planowaniu widełki czasowe. Przestałam planować wszystko na zakładkę, czyli jedno zadanie zaraz po drugim, by wreszcie dotrzeć do reguły 60:40, która okazała się zbawienna. Otóż, wedle jej wytycznych, warto zaplanować sobie 60% czasu (w ramach doby, tygodnia, miesiąca), zaś pozostałe 40% zostawić na niespodziewane okoliczności, niespodzianki codzienności czy realizowanie tego, co w danej chwili jest na czele potrzeb. I takie podejście przynosi oddech!
Kalendarz
W planowaniu i organizowaniu pracy warto postawić na kalendarze, terminarze, czy inne formy zapisu, które odciążą Twoją głowę. Jakkolwiek błaha by się wydała ta rada, warto pamiętać, że np. sytuacje stresowe lubią wpłynąć na naszą pamięć i skutecznie z niej wyrzucić to, o czym akurat pamiętać byłoby warto. Zapisuj w kalendarzu zarówno sprawy zawodowe jak i te prywatne, jak np. przedstawienie dziecka w przedszkolu, czy wizyta u fryzjera. Można do tego typu zapisków używać zarezerwowanego do danego celu koloru.
Czas wolny i regeneracja
Co więcej, do tygodniowego planu działań należy bezdyskusyjnie wpisać minimum jedną godzinę na swoje hobby, pasję, regenerację. Badania pokazują, że w sytuacji nadmiaru zadań, zmęczenia i stresu w pierwszej kolejności zrezygnujemy z tego, co nas wzmacnia i regeneruje. Zapisanie tego w kalendarzu może ten zapał w nas skutecznie ostudzić.
Priorytety
Układając plan dnia warto określić jego główne priorytety. Na tej podstawie rozpisujemy zadania i cele. Zadania do siebie podobne warto grupować – przełączanie się z jednego typu zadań (np. odpowiadania na korespondencję mailową) na inne (np. pracę kreatywną, twórczą) zużywa ogromne podkłady energii, okradając nas i nasz mózg bardzo skutecznie z wydajności oraz efektywności.
Małe kroki
Gdy zadania na pierwszy rzut oka wyglądają na mocno obciążające, wówczas warto zastosować metodę małych kroków: rozpisanie dużego wyzwania na poszczególne, mniejsze zadania i czynności sprawia, że łatwiej się za to zabierzemy, unikając kolejnego zabójcy naszej efektywności: prokrastynacji.
W strategii planowania dnia pracy warto skorzystać z następującego podziału zadań:
- rzeczy ważne i pilne
- rzeczy ważne i mniej pilne
- rzeczy mniej ważne i pilne
- rzeczy mniej ważne i niepilne.
Pamiętaj, że rzeczy pilne biorą górę nad ważnymi i mniej pilnymi.
2. DBAJ O KONCENTRACJĘ
Jakoś tak się przyjęło, że oczekujemy od innych, ale i siebie liniowego wysiłku w pracy. Mam na myśli to, że skoro przyjęto 8-godzinny dzień pracy, to w zasadzie pracujemy (z tymi małymi wyjątkami na kawę lub pokrzepiającą wymianę zdań z przyjazną duszą) w formie constans. Tymczasem my, ludzie, jako gatunek, funkcjonujemy raczej falowo, a nie liniowo.
Oznacza to, że okresy silnej koncentracji, pracy, należy przeplatać czasem na odpoczynek. I jest to spójne z naturą pracy naszego mózgu, który pełną koncentrację utrzymuje około 90 minut na raz, potrzebując potem czasu na regenerację. W zasadzie jeśli chcemy utrzymać dobrostan psychiczny, to na pracę bazującą na silnej koncentracji umysłu, nie powinniśmy przeznaczać więcej niż 4h. Cóż, wiedza naukowa jedno, a życie drugie. Co zrobić zatem by nie przeforsować siebie i swojego mózgu?
Multitasking
Warto przede wszystkim pożegnać się z mitem wielozadaniowości. Mózg może myśleć o jednej rzeczy na raz. Wszelkie próby multitaskingu są de facto podcinaniem sobie skrzydeł własnej energii i efektywności. Wielozadaniowość wpływa też na jakość wykonywanej pracy. Zatem starajmy się robić jedną rzecz na raz.
Złodzieje czasu
Unikaj jak ognia wszelkich rozpraszaczy – tu króluje rzecz jasna telefon oraz media społecznościowe i maile. Na ich sprawdzanie warto wyznaczyć sobie dwa-trzy konkretne momenty w ciągu dnia, odczytując te, na które mamy zamiar lub potrzebę odpowiedzieć. Kiedy potrzebujesz się skupić i masz przed sobą okres wytężonej, umysłowej pracy, warto wyłączyć aplikacje, które mogą kraść Twoje skupienie. Po przejrzeniu np. mediów społecznościowych czy filmików z radosnymi zwierzakami, mózg potrzebuje przynajmniej 12 minut i sporej dawki energii by wrócić do pełnej koncentracji.
Sztuka skupienia się na jednej rzeczy podnosi nie tylko wydajność, ale i sprzyja innowacyjności. Dlatego warto zastanowić się co indywidualnie sprzyja Twojej koncentracji – być może trafionym pomysłem okaże się na przykład dzień bez maili czy słuchawki w sytuacji intensywnej pracy nad wymagającym projektem. Albo małe przemeblowanie i / lub uporządkowanie przestrzeni pracy.
3. TWOJA ENERGIA TO TWÓJ RYTM
Gdy planujesz dzień, czy tydzień pracy, warto wiedzieć kiedy masz swoje momenty najwyższej wydajności. A do tego przyda się jedno z najlepszych narzędzi coachingowo-psychologicznych jakim jest samoobserwacja. Zwróć uwagę w jakie dni, w jakich porach dnia praca płynie Ci lekko, a kiedy niemalże musisz walczyć ze sobą by wykrzesać energię na działania.
Rozkład energii
Tony Schwartz, amerykański specjalista do spraw poprawy wydajności, efektywności i wyników pracy, opracował tygodniowy rozkład energii, który zachodzi u większości z nas. Według wyników jego pracy, nasza energia wzrasta od poniedziałku powoli, by osiągnąć swój szczyt we wtorek i środę, od czwartku zaś bardzo wyraźnie opada. Mając taką wiedzę i porównując ją ze swoim indywidualnym, tygodniowym rytmem, warto wyznaczać najtrudniejsze i najbardziej wymagające czynności na te dni, w których energia jest najwyższa. I w drugą stronę – to, co nie wymaga dużej koncentracji czy wydajności zostawić sobie na czwartek i piątek.
Co do poniedziałku, polecam zawsze zaplanować na ten dzień coś co lubimy lub coś co sprawia nam przyjemność tak, by trochę odczarować ten chyba najmniej lubiany dzień tygodnia.
Energia dzienna
Analogicznie warto obserwować swoją energię dzienną. Wydajność podlega nie tylko wahaniom w obrębie tygodnia, dobowo także energia w sposób naturalny i w zasadzie możliwy do przewidzenia, podlega zmianom. I tak: nasza energia wzrasta do mniej więcej południa, największy natomiast spadek jest tuż po obiedzie – nie bez przyczyny niektóre kraje basenu Morza Śródziemnego w godzinach najmniejszej wydajności, czyli pomiędzy 14:00 a 16:00, uprawiają tzw. sjestę – czyli popołudniowy odpoczynek, czasami nawet i drzemkę. I stąd wynika kolejna podpowiedź: Zacznij pracę nad tym, co ważne, kreatywne czy twórcze przed 12:00. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że swoje cele osiągniesz mniejszym nakładem energii i czasu.
4. BEZ REGENERACJI NIE MA SZANS
Nasze zasoby energii możemy odnawiać, ale nie w nieskończoność. Warto zadbać o swój energetyczny dobrostan, bo każdorazowe przekroczenie swoich możliwości ma swoją cenę, która płacimy w zdrowiu i samopoczuciu.
Psychologia pozytywna mówi, że działanie na 70-80% jest dla nas korzystne, działanie na 80% i więcej często odbywa się kosztem nas. Działanie na 100% to tzw. strefa cudu. Raz na jakiś czas może się zdarzyć, ale czy jest właściwa standardom codzienności?
Zatem w ramach regeneracji warto zacząć od przyjrzenia się jakie wymagania stawiamy sobie sami. Czy nie oczekujemy od siebie za dużo? Czy potrafimy asertywnie stawiać granice i zadbać o to, by nie przekraczać własnych możliwości – tych czasowych, biologicznych, fizycznych i psychicznych?
Doba każdego człowieka ma 24h i nie jesteśmy wcale zaprogramowani na to, by każdą z nich spożytkować wydajnie, efektywnie i owocnie.
Regeneracja aktywna i pasywna obejmuje: odżywianie, kondycję fizyczną (ruch), sen i odpoczynek. Regularne, wartościowe posiłki, pozwalają na utrzymanie stałego poziomu cukru we krwi, dzięki czemu unikamy spadków energii.
Ruch
Już nawet najprostszy spacer – to najlepsze narzędzie na rozkręcenie fabryki energii w naszych ciałach. Tak jesteśmy skonstruowani, nie ma co się oszukiwać. Już kilkuminutowe siedzenie powoduje, że nasze komórki spowalniają proces wytwarzania energii. Dlatego warto w ciągu dnia wstawać od biurka, wybierać schody zamiast windy i mniejsze kubki na kawę, by… mieć pretekst do krótkiego marszu do kuchni po kolejną porcję napoju.
Sen
Jest podstawą naszej energii fizycznej. Jego niedobory mają konsekwencje nie tylko w samopoczuciu, czy zdrowiu, ale także możliwościach intelektualnych i wydajności w pracy. Warto zatem zadbać o jego jakość – odpowiednie zaciemnienie i przewietrzenie sypialni, unikanie ekranów na 2 godziny przed zaśnięciem, pilnowanie by przespać minimum 7 godzin. Badania T. Schwartza pokazały, że osoby osiągające najlepsze wyniki to te, które śpią więcej niż przeciętne 7-8 godzin.
Odpoczynek
Powinien być wpisany w stały harmonogram. Jeśli pracujesz intelektualnie – odpoczniesz ruszając się fizycznie. Jeśli w pracy stoisz, unikaj tej pozycji odpoczywając. By się zregenerować, wybierz czynności odwrotne do tych, które pochłaniają Twoją energię.
Warto spisać listę aktywności, które lubisz, a dzięki którym dobrze się czujesz. Regeneracja jest skuteczna gdy jest jakościowa. I warto się jej nauczyć! Najskuteczniej będziemy się regenerować gdy robimy to w sposób regularny.
O autorce
Joanna Rek-Faber
Specjalistka w dziedzinie psychologii pozytywnej, trenerka i przedsiębiorczyni. Jest certyfikowaną trenerką metody Points of You® oraz ekspertką Sukcesu Pisanego Szminką. Prowadzi warsztaty i webinary dla kobiet i młodzieży. Jest autorką felietonów publikowanych na portalach sukcespisanyszminka.pl i onet.pl. Jako ekspertka w obszarze rozwoju zawodowego i osobistego prowadzi webinary i szkolenia dla uznanych platform edukacyjnych, takich jak edunation.pl czy Akademia Pauliny Pastuszak. Na Uczelni Łazarskiego prowadzi zajęcia dla studentów kierunków Neuroprzywództwo. Prywatnie jest kobietą pełną latynoskiej radości życia, mamą Alicji i Gustawa, wielbicielką przyrody, ruchu, podróży, dobrej książki i herbaty.
Więcej na: https://www.joannarekfaber.pl/
