1. Planuj!
Planowanie, nawet to najbardziej podstawowe, może przyczynić się do odczarowania pędu codzienności i wyłuskania z niej chwil, które są tak cenne. Moment z ołówkiem w ręku potrafi niemal magicznie uspokoić chaos. Ważne by pamiętać, że nie istnieje jedna, złota zasada planowania, skuteczna dla wszystkich zawsze i wszędzie. Metody i sposoby zarzadzania czasem – a może bardziej precyzyjnie: zarządzania sobą w czasie, należy wybierać indywidualnie, dostosowując do swoich potrzeb, charakteru pracy oraz indywidualnych upodobań. Jedno jest pewne: planowania i zarządzania swoim czasem można się nauczyć! I naprawdę warto.
„Gdzie widzi pani/pan siebie za 5 lat?” takie pytanie jest dość częste na rozmowach rekrutacyjnych. To pytanie ni mniej, ni więcej jak o wizję kandydata dotyczącą jego rozwoju zawodowego. Innymi słowy, pytanie o jego plan. Planować można dzień, tydzień, ale i obejmować dalszą perspektywę: miesiąc i rok. Warto podchodzić do planowania wyłączając myślenie życzeniowe i uwzględniając rzeczywiste okoliczności i realia, zaś w planach zawrzeć także koniecznie czas na odpoczynek.
Plany i zadania można zapisywać w formie listy „do zrobienia”. Odhaczanie zrealizowanych punktów daje szansę nadzoru nad postępem w pracach, a także satysfakcję, gdy widzimy, że systematycznie realizowane są kolejne punkty naszego planu działania. Listy są dużym ułatwieniem: np. listy tygodniowych pomysłów na posiłki są rewelacyjnym wyjściem do tworzenia list zakupowych. Listy zakupowe zaś, warto spisywać grupując artykuły tematycznie: nabiał z nabiałem, owoce i warzywa w osobnej grupie. To skuteczna pomoc w skracaniu czasu zakupów i … oszczędzaniu czasu.
Na rynku istnieje naprawdę duży wybór: kalendarzy, planerów, terminarzy i innych udogodnień. Możesz też korzystać z kalendarzy i narzędzi cyfrowych. Wybierz coś dla siebie i zacznij przygodę z planowaniem. Wcale nie musisz z tym czekać do 1 stycznia!
2. Ustal priorytety
Życie niesie za sobą mnóstwo możliwości, bodźców, ofert, propozycji i zadań. Dużą sztuką jest umiejętność wyboru. Nie możemy przecież być wszędzie i robić wszystkiego. Wydajność i efektywność są w dużej mierze oparte na umiejętności wyboru tego, co dla nas istotne, ale i na odrzucaniu tego, co ważne nie jest. Określanie priorytetów jest umiejętnością, która pozwoli uporządkować planowanie i działanie tak, by było ono wydajne i skuteczne.
Małe ćwiczenie
Pamiętaj, że Twoje zasoby: czas i Twoja energia, są ograniczone. Swoje zadania zatem warto dzielić, wg tzw. Macierzy Eisenhowera – matrycy priorytetów, na cztery grupy:
- te, które są ważne i pilne (i od nich zacząć działanie),
- te, które są ważne, ale mniej pilne,
- rzeczy mniej ważne, ale pilne
- i na koniec: rzeczy nieważne i niepilne.
To zaskakujące, jak pojemna jest tak ostatnia grupa! I jak wiele czasu potrafi nam skraść. Zatem najpierw, jak pisał Brian Tracy, „zjedz tę żabę”, czyli rozpraw się z najważniejszym zadaniem. Zwłaszcza, jeśli wcale nie masz na to ochoty. Świadomość „odhaczenia” ważnego i trudnego zadania daje satysfakcję i często napęd do kolejnych kroków. Zatem, do działa! Uważaj tylko na podstępnych złodziei czasu: rozpraszacze. Zerkanie na wyświetlacz telefonu, sieci społecznościowe, bezcelowe przeglądanie maili potrafią zabrać dużo czasu. Na powrót do koncentracji, zabranej przez świat cyfrowy, mózg potrzebuje … czasu.
3. Poznaj swój rytm
Znany jest legendarny niemalże podział ludzi na skowronki i sowy. Ci pierwsi charakteryzują się tym, że wstają wcześnie rano, pełni energii i chęci działania. Ci drudzy, ów przypływ mocy życiowych odczuwają znacznie później, często wybierając godziny wieczorne do pracy, nauki, skupienia. A jak jest z Tobą?
Daj sobie czas i poobserwuj, które pory sprzyjają aktywności, koncentracji, kiedy czujesz przypływ sił, a kiedy organizm woła o odpoczynek? Rób notatki, żeby poznać swój naturalny rytm dobowy. Ta wiedza pozwoli na mądry rozkład sił w ciągu dnia. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem, ważne rozmowy, spotkania czy zadania realizuj właśnie rano, zgodnie ze swoim naturalnym rytmem. Jeśli natomiast godziny poranne są Ci potrzebne na rozruch, to nie planuj wówczas kluczowych zadań czy rozmów. Zostaw je na czas swojej szczytowej energii.
Tony Schwartz, w swojej książce „Taka praca nie ma sensu. Czyli jak zarządzać swoją energią” przedstawił wyniki badań nad tygodniowym rozkładem energii, jaki zachodzi u większości z nas. Według jego wniosków, szczytową formę energetyczną osiągamy we wtorek i środę, i to właśnie na te dni warto planować to, co wymaga od nas większego skupienia, energii, zaangażowania.
4. Delegowanie
Spotykam się na szkoleniach z bardzo niebezpiecznym mitem, zwłaszcza u przedsiębiorców, którzy niekiedy przyznają: należy być mocno zajętym, najlepiej osobiście wszystkiego dopilnowywać, bo przecież nikt nie zrobi tego, tak jak ja! Ale dokładnie ten sam problem miewają rodzice: ja to zrobię lepiej i szybciej, myśli niejedna mama, więc wyręcza dziecko na przykład w zmywaniu. A potem bezskutecznie szuka czasu dla siebie. A dziecko nie nabywa nowych umiejętności. Nikt na tym nie korzysta. Tymczasem, tak jak ustalanie priorytetów jest kluczem do efektywności, tak jego skutecznym sprzymierzeńcem jest umiejętność delegowania zadań.
To narzędzie, które skutecznie wzmacnia i buduje zespół, może być ważnym elementem rozwoju kompetencji pracowników, odciążając jednocześnie osobę u steru. Niezależnie od tego, czy jesteś menagerem, przedsiębiorcą, czy rodzicem, kiedy delegujesz – zyskujesz poprzez oszczędzenie czasu na realizowanie ważnych zadań. Nie będąc pod presją czasu i naciskiem zadań, masz większe szanse na poszerzanie perspektywy i skuteczniejsze i sprawniejsze zarządzanie. Także czasem.
5. Poskromiony perfekcjonizm
Perfekcjonizm kradnie bezlitośnie czas. Zabiera go na szlifowanie tego, co w zasadzie szlifowanym być nie musi. Zabiera na ulepszanie, tego co już jest wystarczająco dobre. Uparte dążenie do doskonałości potrafi zabrać nie tylko radość życia, ale i blokować działania. No bo jakże to mam mówić po angielsku, kiedy nie złożę tego zdania w sposób doskonały? Jakby wszyscy Anglicy mówili akurat jak sama królowa Elżbieta! Podczas gdy jedni uskuteczniają bycie perfekcyjnymi, inni po prostu prą do przodu. Nieidealni, ale skuteczni. Często też szczęśliwsi. Jak to mówi Pani Swojego Czasu – czas nie jest z gumy! A zrobione jest zdecydowanie lepsze od doskonałego. Odpuść sobie. Nie trzeba być idealnym. Wystarczy być sobą. I mieć czas by sobą i z sobą być.
***
O Autorce:
Joanna Rek-Faber
Specjalistka w dziedzinie psychologii pozytywnej, trenerka i przedsiębiorczyni. Jest certyfikowaną trenerką metody Points of You® oraz ekspertką Sukcesu Pisanego Szminką. Prowadzi warsztaty i webinary dla kobiet i młodzieży. Jest autorką felietonów publikowanych na portalach sukcespisanyszminka.pl i onet.pl. Jako ekspertka w obszarze rozwoju zawodowego i osobistego prowadzi webinary i szkolenia dla uznanych platform edukacyjnych, takich jak edunation.pl czy Akademia Pauliny Pastuszak. Na Uczelni Łazarskiego prowadzi zajęcia dla studentów kierunków Neuroprzywództwo. Prywatnie jest kobietą pełną latynoskiej radości życia, mamą Alicji i Gustawa, wielbicielką przyrody, ruchu, podróży, dobrej książki i herbaty. Więcej na: https://www.joannarekfaber.pl/
